設(shè)立學(xué)校綜合辦公作業(yè)指導(dǎo)書一、總則

設(shè)立學(xué)校綜合辦公作業(yè)指導(dǎo)書旨在規(guī)范學(xué)校行政、教學(xué)及后勤等綜合辦公流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展。本指導(dǎo)書適用于學(xué)校各部門及工作人員，涵蓋日常行政事務(wù)、教學(xué)支持、后勤保障等核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域。

二、行政事務(wù)管理

（一）文件處理流程

1.文件收發(fā)：

(1)接收文件時(shí)，需核對(duì)文件完整性，并在《文件收發(fā)登記簿》中記錄文件名稱、來源、日期及收件人。

(2)發(fā)送文件前，確認(rèn)收件人信息準(zhǔn)確，使用標(biāo)準(zhǔn)信封并加蓋學(xué)校公章。

(3)重要文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后發(fā)出。

2.文件歸檔：

(1)按季度對(duì)文件進(jìn)行分類整理，包括行政文件、教學(xué)資料、財(cái)務(wù)憑證等。

(2)電子文件需備份至服務(wù)器，紙質(zhì)文件存放在檔案柜中，標(biāo)注清晰索引。

(3)超過一年的文件按規(guī)定定期銷毀，并記錄銷毀時(shí)間及責(zé)任人。

（二）會(huì)議管理

1.會(huì)議籌備：

(1)提前3天發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議題。

(2)準(zhǔn)備會(huì)議材料，如議程、報(bào)告、演示文稿等，并提前分發(fā)給參會(huì)者。

(3)安排會(huì)議室，檢查設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）是否正常工作。

2.會(huì)議記錄：

(1)指定專人記錄會(huì)議內(nèi)容，包括決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)限。

(2)會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送至參會(huì)人員，并存檔備查。

三、教學(xué)支持事務(wù)

（一）課程安排

1.學(xué)期初課程設(shè)置：

(1)教學(xué)部門根據(jù)教學(xué)計(jì)劃制定課程表，并提交教務(wù)處審核。

(2)課程表需考慮教室資源、教師時(shí)間及學(xué)生選課需求，確保合理分配。

(3)最終課程表經(jīng)校長(zhǎng)簽字后，發(fā)布至學(xué)校官網(wǎng)及各班級(jí)通知群。

2.調(diào)課流程：

(1)因故需調(diào)課時(shí)，教師需提前24小時(shí)提交《調(diào)課申請(qǐng)表》，說明原因及替代課程安排。

(2)教務(wù)處審核后，更新課程表并通知相關(guān)班級(jí)及教師。

(3)調(diào)課信息需同步更新至學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)。

（二）教學(xué)資源管理

1.教材征訂：

(1)教學(xué)部門匯總各年級(jí)教材需求，編制《教材征訂清單》。

(2)清單需經(jīng)財(cái)務(wù)部門確認(rèn)預(yù)算后，交由采購(gòu)組執(zhí)行采購(gòu)。

(3)教材到貨后，由教務(wù)處組織驗(yàn)貨并分發(fā)給各班級(jí)。

2.實(shí)驗(yàn)室設(shè)備維護(hù)：

(1)定期（每學(xué)期一次）檢查實(shí)驗(yàn)室設(shè)備，記錄運(yùn)行狀態(tài)及故障情況。

(2)故障設(shè)備需立即報(bào)修，并聯(lián)系專業(yè)維修人員處理。

(3)維修完成后，更新設(shè)備使用手冊(cè)及操作指南。

四、后勤保障事務(wù)

（一）物資采購(gòu)

1.采購(gòu)流程：

(1)需采購(gòu)物資需填寫《物資采購(gòu)申請(qǐng)單》，注明用途、數(shù)量及預(yù)算。

(2)申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交由采購(gòu)組比價(jià)采購(gòu)。

(3)采購(gòu)物資到貨后，由使用部門驗(yàn)收并簽字確認(rèn)。

2.倉(cāng)儲(chǔ)管理：

(1)物資入庫(kù)時(shí)需登記《入庫(kù)清單》，注明名稱、規(guī)格、數(shù)量及入庫(kù)日期。

(2)倉(cāng)儲(chǔ)區(qū)需分類存放，貼標(biāo)簽明確標(biāo)識(shí)。

(3)定期盤點(diǎn)庫(kù)存，對(duì)過期或損壞物資及時(shí)處理。

（二）校園環(huán)境維護(hù)

1.日常保潔：

(1)保潔人員需按《保潔作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行，包括教室、走廊、衛(wèi)生間等區(qū)域的清潔。

(2)每周進(jìn)行一次校園大掃除，重點(diǎn)清理綠化帶、垃圾站等區(qū)域。

(3)發(fā)現(xiàn)設(shè)施損壞（如路燈、座椅等），立即報(bào)修至維修組。

2.水電安全管理：

(1)定期檢查校園水電線路，記錄運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)報(bào)修。

(2)冬季防凍、夏季防暑期間，加強(qiáng)水電巡查頻率。

(3)組織師生參與安全用電宣傳，張貼《安全用電須知》海報(bào)。

五、附則

1.本指導(dǎo)書由學(xué)校行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。

2.各部門需根據(jù)本指導(dǎo)書制定具體實(shí)施細(xì)則，并定期更新。

3.如遇特殊情況需調(diào)整流程，需經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

一、總則

設(shè)立學(xué)校綜合辦公作業(yè)指導(dǎo)書旨在規(guī)范學(xué)校行政、教學(xué)及后勤等綜合辦公流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展。本指導(dǎo)書適用于學(xué)校各部門及工作人員，涵蓋日常行政事務(wù)、教學(xué)支持、后勤保障等核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域。其目的是通過標(biāo)準(zhǔn)化操作，減少冗余環(huán)節(jié)，提升協(xié)同效率，并為新員工提供清晰的工作指引。本指導(dǎo)書將根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況定期修訂，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需求。

二、行政事務(wù)管理

（一）文件處理流程

1.文件收發(fā)：

(1)接收文件時(shí)，需核對(duì)文件完整性，包括份數(shù)、附件、印章等，并在《文件收發(fā)登記簿》中記錄文件編號(hào)、來源單位、日期、密級(jí)（如有）、收件部門及簽收人。對(duì)涉密文件需特別標(biāo)注，并安排雙人交接。

(2)發(fā)送文件前，需確認(rèn)收件人信息準(zhǔn)確無誤，檢查文件是否按要求蓋章或簽字。使用標(biāo)準(zhǔn)化信封（根據(jù)文件重要性選擇不同規(guī)格），并在封口處加蓋“機(jī)密”或“加急”標(biāo)識(shí)（如適用）。

(3)重要文件（如合同、協(xié)議、批復(fù)等）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字后發(fā)出，并留存簽字復(fù)印件存檔。

2.文件歸檔：

(1)按季度對(duì)文件進(jìn)行分類整理，分為永久、長(zhǎng)期（10-30年）、短期（1-10年）三類。行政文件按“年份-部門-類型”排序，教學(xué)文件按“年份-年級(jí)-科目”排序。

(2)電子文件需備份至專用服務(wù)器，采用雙硬盤陣列或云存儲(chǔ)同步備份，設(shè)置自動(dòng)歸檔規(guī)則（如按月歸檔）。紙質(zhì)文件需使用無酸紙檔案盒，按順序排列并粘貼標(biāo)簽。

(3)超過一年的文件需按規(guī)定定期銷毀，由檔案室編制《文件銷毀清單》，經(jīng)校長(zhǎng)簽字后交由有資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)處理，銷毀過程需錄像存證，并在清單上記錄銷毀時(shí)間及經(jīng)辦人。

（二）會(huì)議管理

1.會(huì)議籌備：

(1)發(fā)布會(huì)議通知時(shí)，需明確會(huì)議主題、目的、議程、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)及需提前準(zhǔn)備的資料（如PPT、報(bào)告草稿等）。通知需至少提前3天發(fā)布，并通過郵件、內(nèi)部通訊軟件及公告欄多渠道傳達(dá)。

(2)準(zhǔn)備會(huì)議材料時(shí)，需校對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，統(tǒng)一格式（如使用學(xué)校模板），并檢查演示設(shè)備（投影儀亮度、麥克風(fēng)靈敏度、網(wǎng)絡(luò)連接等）。對(duì)于大型會(huì)議，需安排專人負(fù)責(zé)簽到、資料分發(fā)及設(shè)備調(diào)試。

(3)安排會(huì)議室時(shí)，需考慮參會(huì)人數(shù)（預(yù)留20%座位余量）、采光（避免逆光）、聲音傳播（測(cè)試回音）及網(wǎng)絡(luò)覆蓋情況。重要會(huì)議需提前申請(qǐng)攝像設(shè)備。

2.會(huì)議記錄：

(1)會(huì)議記錄需涵蓋會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、缺席人員及原因、主要討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)限。建議使用結(jié)構(gòu)化模板（如STAR原則：Situation-Task-Action-Result）。

(2)會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門，抄送校領(lǐng)導(dǎo)。紀(jì)要需明確哪些內(nèi)容需要執(zhí)行，哪些需要反饋意見。存檔時(shí)需附上會(huì)議簽到表、材料清單及現(xiàn)場(chǎng)照片（如有）。

三、教學(xué)支持事務(wù)

（一）課程安排

1.學(xué)期初課程設(shè)置：

(1)教學(xué)部門根據(jù)學(xué)生選課意向（通過在線系統(tǒng)收集）、教師課時(shí)量、教室資源（如實(shí)驗(yàn)室、階梯教室）及教學(xué)計(jì)劃，編制《課程設(shè)置草案》。草案需考慮課程銜接性（如先修課安排）。

(2)草案提交教務(wù)處后，需組織教師代表、實(shí)驗(yàn)室管理員等召開協(xié)調(diào)會(huì)，討論教室沖突、設(shè)備需求等問題。協(xié)調(diào)會(huì)后形成《課程安排初稿》，并在校內(nèi)公示5個(gè)工作日，收集反饋意見。

(3)最終課程表經(jīng)校長(zhǎng)簽字后，通過學(xué)校官網(wǎng)、班級(jí)群、教務(wù)系統(tǒng)等多渠道發(fā)布，并制作紙質(zhì)版張貼在教學(xué)樓公告欄。同時(shí)需向?qū)W生提供《選課調(diào)整指南》，說明退補(bǔ)選流程及截止日期。

2.調(diào)課流程：

(1)教師提交《調(diào)課申請(qǐng)表》時(shí)，需詳細(xì)說明調(diào)課原因（如教師生病、設(shè)備故障、考試安排等），并注明原課程時(shí)間、班級(jí)、替代課程安排。如涉及多班級(jí)，需同時(shí)提交所有相關(guān)班級(jí)的申請(qǐng)。

(2)教務(wù)處審核時(shí)，需檢查替代課程是否合規(guī)，并協(xié)調(diào)教室資源。如遇教室沖突，需優(yōu)先保障考試、實(shí)驗(yàn)課需求。審核通過后，更新教務(wù)系統(tǒng)及所有發(fā)布渠道的課程表，并及時(shí)通知受影響班級(jí)的學(xué)生。

(3)調(diào)課信息需同步更新至學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)，以便學(xué)生查詢。對(duì)于頻繁調(diào)課的教師，教務(wù)處需約談了解情況。

（二）教學(xué)資源管理

1.教材征訂：

(1)教學(xué)部門匯總各年級(jí)教材需求時(shí)，需核對(duì)出版社推薦版本、學(xué)生用書差異（如有）、特殊需求（如精裝版、雙語(yǔ)版）等，并編制《教材征訂清單》。清單需附上封面圖片、ISBN號(hào)及參考價(jià)格。

(2)清單經(jīng)財(cái)務(wù)部門核對(duì)預(yù)算后，由采購(gòu)組通過官方指定供應(yīng)商或?qū)W校合作渠道進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過程中需比價(jià)，并留存采購(gòu)合同、發(fā)票等憑證。教材到貨前，需提前通知教學(xué)部門準(zhǔn)備驗(yàn)收。

(3)驗(yàn)收時(shí)，需檢查教材數(shù)量、版本、印刷質(zhì)量，并核對(duì)清單。驗(yàn)收合格后，由教學(xué)部門分發(fā)給各班級(jí)，并建立《教材發(fā)放登記簿》。對(duì)破損或錯(cuò)發(fā)的教材，需及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商更換。

2.實(shí)驗(yàn)室設(shè)備維護(hù)：

(1)定期檢查實(shí)驗(yàn)室設(shè)備時(shí)，需編制《設(shè)備檢查表》，涵蓋項(xiàng)目（如顯微鏡、離心機(jī)、電腦等），并記錄運(yùn)行狀態(tài)（正常、待修、已報(bào)修）、使用頻率、上次維護(hù)時(shí)間。對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)設(shè)備（如高壓滅菌鍋）需增加檢查頻次。

(2)故障設(shè)備需立即貼上“故障待修”標(biāo)簽，并聯(lián)系專業(yè)維修人員。維修過程中需填寫《維修記錄表》，注明故障現(xiàn)象、維修方案、更換零件（如有）、工時(shí)費(fèi)等。維修完成后，需由設(shè)備管理員驗(yàn)收并恢復(fù)設(shè)備使用權(quán)限。

(3)更新設(shè)備使用手冊(cè)時(shí)，需補(bǔ)充故障案例及解決方法，并標(biāo)注重要操作的安全注意事項(xiàng)。定期組織教師參加設(shè)備操作培訓(xùn)，考試合格后方可獨(dú)立操作。

四、后勤保障事務(wù)

（一）物資采購(gòu)

1.采購(gòu)流程：

(1)需采購(gòu)物資需填寫《物資采購(gòu)申請(qǐng)單》，注明用途（如辦公用紙、清潔用品、體育器材）、數(shù)量、預(yù)算、期望到貨日期。申請(qǐng)單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，金額超過1萬(wàn)元的需加簽分管校領(lǐng)導(dǎo)。

(2)采購(gòu)組根據(jù)申請(qǐng)單選擇供應(yīng)商，原則上通過學(xué)校合格供應(yīng)商名錄選擇，如需新增供應(yīng)商，需提交《供應(yīng)商考察報(bào)告》經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)。采購(gòu)時(shí)需索要樣品（如適用），并進(jìn)行比價(jià)。

(3)物資到貨后，由使用部門指定專人驗(yàn)收，檢查數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，并在《入庫(kù)清單》上簽字確認(rèn)。對(duì)不合格物資，需拍照留證并拒收，同時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退貨或更換。

2.倉(cāng)儲(chǔ)管理：

(1)物資入庫(kù)時(shí)需填寫《入庫(kù)清單》，按物資類型分區(qū)存放（如辦公區(qū)、食堂區(qū)、實(shí)驗(yàn)室區(qū)），并粘貼電子標(biāo)簽及紙質(zhì)標(biāo)簽，標(biāo)簽需包含名稱、規(guī)格、入庫(kù)日期、保質(zhì)期（如有）。

(2)倉(cāng)儲(chǔ)區(qū)需保持通風(fēng)、防潮、防蟲，對(duì)易損品（如玻璃器皿）需單獨(dú)存放并加保護(hù)措施。定期檢查庫(kù)存物資，對(duì)臨期物資（如食品、消毒液）提前預(yù)警。

(3)庫(kù)存盤點(diǎn)采用循環(huán)盤點(diǎn)與全面盤點(diǎn)相結(jié)合的方式，每季度進(jìn)行一次循環(huán)盤點(diǎn)，每年末進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)果與賬面不符的，需追查責(zé)任人并調(diào)整庫(kù)存記錄。

（二）校園環(huán)境維護(hù)

1.日常保潔：

(1)保潔人員需按《保潔作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行，包括每日清掃（教室、走廊、衛(wèi)生間）、每周深度清潔（樓梯間、垃圾站）、每月消毒（門把手、電梯按鈕等高頻接觸點(diǎn)）。

(2)每周進(jìn)行一次校園大掃除，重點(diǎn)清理綠化帶雜草、落葉，清洗垃圾桶、公交站牌等公共設(shè)施。對(duì)校園內(nèi)施工區(qū)域（如有），需派人監(jiān)督灑水降塵。

(3)發(fā)現(xiàn)設(shè)施損壞（如路燈、座椅、健身器材），立即拍照并記錄在《設(shè)施報(bào)修系統(tǒng)》中，按損壞程度分類（一般、嚴(yán)重），嚴(yán)重?fù)p壞需聯(lián)系專業(yè)維修單位。

2.水電安全管理：

(1)定期檢查校園水電線路時(shí)，需編制《水電巡檢表》，涵蓋供水管道、排水溝、配電箱、消防栓等項(xiàng)目，記錄檢查結(jié)果（正常、隱患、故障）。對(duì)老化線路（使用超過10年）需重點(diǎn)標(biāo)注并制定更換計(jì)劃。

(2)冬季防凍期間，需對(duì)露天水管、消防栓、實(shí)驗(yàn)室冷卻液等采取保溫措施，每日巡查有無結(jié)冰現(xiàn)象。夏季防暑期間，需檢查空調(diào)運(yùn)行狀態(tài)，確保教學(xué)生活區(qū)制冷效果。

(3)組織師生參與安全用電宣傳時(shí)，需張貼《安全用電須知》海報(bào)（內(nèi)容涵蓋插座使用規(guī)范、大功率電器限制等），并定期開展消防演練，講解滅火器使用方法及應(yīng)急疏散路線。

五、附則

1.本指導(dǎo)書由學(xué)校行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。各部門需根據(jù)本指導(dǎo)書制定具體實(shí)施細(xì)則，并納入員工培訓(xùn)內(nèi)容。

2.每學(xué)期末，行政部需組織各部門負(fù)責(zé)人召開流程優(yōu)化會(huì)議，根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況修訂本指導(dǎo)書，并于下學(xué)期初發(fā)布更新版本。

3.如遇特殊情況需調(diào)整流程（如疫情期間的特殊要求），需經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行，并另行發(fā)布通知。

一、總則

設(shè)立學(xué)校綜合辦公作業(yè)指導(dǎo)書旨在規(guī)范學(xué)校行政、教學(xué)及后勤等綜合辦公流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展。本指導(dǎo)書適用于學(xué)校各部門及工作人員，涵蓋日常行政事務(wù)、教學(xué)支持、后勤保障等核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域。

二、行政事務(wù)管理

（一）文件處理流程

1.文件收發(fā)：

(1)接收文件時(shí)，需核對(duì)文件完整性，并在《文件收發(fā)登記簿》中記錄文件名稱、來源、日期及收件人。

(2)發(fā)送文件前，確認(rèn)收件人信息準(zhǔn)確，使用標(biāo)準(zhǔn)信封并加蓋學(xué)校公章。

(3)重要文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后發(fā)出。

2.文件歸檔：

(1)按季度對(duì)文件進(jìn)行分類整理，包括行政文件、教學(xué)資料、財(cái)務(wù)憑證等。

(2)電子文件需備份至服務(wù)器，紙質(zhì)文件存放在檔案柜中，標(biāo)注清晰索引。

(3)超過一年的文件按規(guī)定定期銷毀，并記錄銷毀時(shí)間及責(zé)任人。

（二）會(huì)議管理

1.會(huì)議籌備：

(1)提前3天發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議題。

(2)準(zhǔn)備會(huì)議材料，如議程、報(bào)告、演示文稿等，并提前分發(fā)給參會(huì)者。

(3)安排會(huì)議室，檢查設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）是否正常工作。

2.會(huì)議記錄：

(1)指定專人記錄會(huì)議內(nèi)容，包括決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)限。

(2)會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送至參會(huì)人員，并存檔備查。

三、教學(xué)支持事務(wù)

（一）課程安排

1.學(xué)期初課程設(shè)置：

(1)教學(xué)部門根據(jù)教學(xué)計(jì)劃制定課程表，并提交教務(wù)處審核。

(2)課程表需考慮教室資源、教師時(shí)間及學(xué)生選課需求，確保合理分配。

(3)最終課程表經(jīng)校長(zhǎng)簽字后，發(fā)布至學(xué)校官網(wǎng)及各班級(jí)通知群。

2.調(diào)課流程：

(1)因故需調(diào)課時(shí)，教師需提前24小時(shí)提交《調(diào)課申請(qǐng)表》，說明原因及替代課程安排。

(2)教務(wù)處審核后，更新課程表并通知相關(guān)班級(jí)及教師。

(3)調(diào)課信息需同步更新至學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)。

（二）教學(xué)資源管理

1.教材征訂：

(1)教學(xué)部門匯總各年級(jí)教材需求，編制《教材征訂清單》。

(2)清單需經(jīng)財(cái)務(wù)部門確認(rèn)預(yù)算后，交由采購(gòu)組執(zhí)行采購(gòu)。

(3)教材到貨后，由教務(wù)處組織驗(yàn)貨并分發(fā)給各班級(jí)。

2.實(shí)驗(yàn)室設(shè)備維護(hù)：

(1)定期（每學(xué)期一次）檢查實(shí)驗(yàn)室設(shè)備，記錄運(yùn)行狀態(tài)及故障情況。

(2)故障設(shè)備需立即報(bào)修，并聯(lián)系專業(yè)維修人員處理。

(3)維修完成后，更新設(shè)備使用手冊(cè)及操作指南。

四、后勤保障事務(wù)

（一）物資采購(gòu)

1.采購(gòu)流程：

(1)需采購(gòu)物資需填寫《物資采購(gòu)申請(qǐng)單》，注明用途、數(shù)量及預(yù)算。

(2)申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交由采購(gòu)組比價(jià)采購(gòu)。

(3)采購(gòu)物資到貨后，由使用部門驗(yàn)收并簽字確認(rèn)。

2.倉(cāng)儲(chǔ)管理：

(1)物資入庫(kù)時(shí)需登記《入庫(kù)清單》，注明名稱、規(guī)格、數(shù)量及入庫(kù)日期。

(2)倉(cāng)儲(chǔ)區(qū)需分類存放，貼標(biāo)簽明確標(biāo)識(shí)。

(3)定期盤點(diǎn)庫(kù)存，對(duì)過期或損壞物資及時(shí)處理。

（二）校園環(huán)境維護(hù)

1.日常保潔：

(1)保潔人員需按《保潔作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行，包括教室、走廊、衛(wèi)生間等區(qū)域的清潔。

(2)每周進(jìn)行一次校園大掃除，重點(diǎn)清理綠化帶、垃圾站等區(qū)域。

(3)發(fā)現(xiàn)設(shè)施損壞（如路燈、座椅等），立即報(bào)修至維修組。

2.水電安全管理：

(1)定期檢查校園水電線路，記錄運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)報(bào)修。

(2)冬季防凍、夏季防暑期間，加強(qiáng)水電巡查頻率。

(3)組織師生參與安全用電宣傳，張貼《安全用電須知》海報(bào)。

五、附則

1.本指導(dǎo)書由學(xué)校行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。

2.各部門需根據(jù)本指導(dǎo)書制定具體實(shí)施細(xì)則，并定期更新。

3.如遇特殊情況需調(diào)整流程，需經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

一、總則

設(shè)立學(xué)校綜合辦公作業(yè)指導(dǎo)書旨在規(guī)范學(xué)校行政、教學(xué)及后勤等綜合辦公流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展。本指導(dǎo)書適用于學(xué)校各部門及工作人員，涵蓋日常行政事務(wù)、教學(xué)支持、后勤保障等核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域。其目的是通過標(biāo)準(zhǔn)化操作，減少冗余環(huán)節(jié)，提升協(xié)同效率，并為新員工提供清晰的工作指引。本指導(dǎo)書將根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況定期修訂，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需求。

二、行政事務(wù)管理

（一）文件處理流程

1.文件收發(fā)：

(1)接收文件時(shí)，需核對(duì)文件完整性，包括份數(shù)、附件、印章等，并在《文件收發(fā)登記簿》中記錄文件編號(hào)、來源單位、日期、密級(jí)（如有）、收件部門及簽收人。對(duì)涉密文件需特別標(biāo)注，并安排雙人交接。

(2)發(fā)送文件前，需確認(rèn)收件人信息準(zhǔn)確無誤，檢查文件是否按要求蓋章或簽字。使用標(biāo)準(zhǔn)化信封（根據(jù)文件重要性選擇不同規(guī)格），并在封口處加蓋“機(jī)密”或“加急”標(biāo)識(shí)（如適用）。

(3)重要文件（如合同、協(xié)議、批復(fù)等）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字后發(fā)出，并留存簽字復(fù)印件存檔。

2.文件歸檔：

(1)按季度對(duì)文件進(jìn)行分類整理，分為永久、長(zhǎng)期（10-30年）、短期（1-10年）三類。行政文件按“年份-部門-類型”排序，教學(xué)文件按“年份-年級(jí)-科目”排序。

(2)電子文件需備份至專用服務(wù)器，采用雙硬盤陣列或云存儲(chǔ)同步備份，設(shè)置自動(dòng)歸檔規(guī)則（如按月歸檔）。紙質(zhì)文件需使用無酸紙檔案盒，按順序排列并粘貼標(biāo)簽。

(3)超過一年的文件需按規(guī)定定期銷毀，由檔案室編制《文件銷毀清單》，經(jīng)校長(zhǎng)簽字后交由有資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)處理，銷毀過程需錄像存證，并在清單上記錄銷毀時(shí)間及經(jīng)辦人。

（二）會(huì)議管理

1.會(huì)議籌備：

(1)發(fā)布會(huì)議通知時(shí)，需明確會(huì)議主題、目的、議程、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)及需提前準(zhǔn)備的資料（如PPT、報(bào)告草稿等）。通知需至少提前3天發(fā)布，并通過郵件、內(nèi)部通訊軟件及公告欄多渠道傳達(dá)。

(2)準(zhǔn)備會(huì)議材料時(shí)，需校對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，統(tǒng)一格式（如使用學(xué)校模板），并檢查演示設(shè)備（投影儀亮度、麥克風(fēng)靈敏度、網(wǎng)絡(luò)連接等）。對(duì)于大型會(huì)議，需安排專人負(fù)責(zé)簽到、資料分發(fā)及設(shè)備調(diào)試。

(3)安排會(huì)議室時(shí)，需考慮參會(huì)人數(shù)（預(yù)留20%座位余量）、采光（避免逆光）、聲音傳播（測(cè)試回音）及網(wǎng)絡(luò)覆蓋情況。重要會(huì)議需提前申請(qǐng)攝像設(shè)備。

2.會(huì)議記錄：

(1)會(huì)議記錄需涵蓋會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、缺席人員及原因、主要討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)限。建議使用結(jié)構(gòu)化模板（如STAR原則：Situation-Task-Action-Result）。

(2)會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門，抄送校領(lǐng)導(dǎo)。紀(jì)要需明確哪些內(nèi)容需要執(zhí)行，哪些需要反饋意見。存檔時(shí)需附上會(huì)議簽到表、材料清單及現(xiàn)場(chǎng)照片（如有）。

三、教學(xué)支持事務(wù)

（一）課程安排

1.學(xué)期初課程設(shè)置：

(1)教學(xué)部門根據(jù)學(xué)生選課意向（通過在線系統(tǒng)收集）、教師課時(shí)量、教室資源（如實(shí)驗(yàn)室、階梯教室）及教學(xué)計(jì)劃，編制《課程設(shè)置草案》。草案需考慮課程銜接性（如先修課安排）。

(2)草案提交教務(wù)處后，需組織教師代表、實(shí)驗(yàn)室管理員等召開協(xié)調(diào)會(huì)，討論教室沖突、設(shè)備需求等問題。協(xié)調(diào)會(huì)后形成《課程安排初稿》，并在校內(nèi)公示5個(gè)工作日，收集反饋意見。

(3)最終課程表經(jīng)校長(zhǎng)簽字后，通過學(xué)校官網(wǎng)、班級(jí)群、教務(wù)系統(tǒng)等多渠道發(fā)布，并制作紙質(zhì)版張貼在教學(xué)樓公告欄。同時(shí)需向?qū)W生提供《選課調(diào)整指南》，說明退補(bǔ)選流程及截止日期。

2.調(diào)課流程：

(1)教師提交《調(diào)課申請(qǐng)表》時(shí)，需詳細(xì)說明調(diào)課原因（如教師生病、設(shè)備故障、考試安排等），并注明原課程時(shí)間、班級(jí)、替代課程安排。如涉及多班級(jí)，需同時(shí)提交所有相關(guān)班級(jí)的申請(qǐng)。

(2)教務(wù)處審核時(shí)，需檢查替代課程是否合規(guī)，并協(xié)調(diào)教室資源。如遇教室沖突，需優(yōu)先保障考試、實(shí)驗(yàn)課需求。審核通過后，更新教務(wù)系統(tǒng)及所有發(fā)布渠道的課程表，并及時(shí)通知受影響班級(jí)的學(xué)生。

(3)調(diào)課信息需同步更新至學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)，以便學(xué)生查詢。對(duì)于頻繁調(diào)課的教師，教務(wù)處需約談了解情況。

（二）教學(xué)資源管理

1.教材征訂：

(1)教學(xué)部門匯總各年級(jí)教材需求時(shí)，需核對(duì)出版社推薦版本、學(xué)生用書差異（如有）、特殊需求（如精裝版、雙語(yǔ)版）等，并編制《教材征訂清單》。清單需附上封面圖片、ISBN號(hào)及參考價(jià)格。

(2)清單經(jīng)財(cái)務(wù)部門核對(duì)預(yù)算后，由采購(gòu)組通過官方指定供應(yīng)商或?qū)W校合作渠道進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過程中需比價(jià)，并留存采購(gòu)合同、發(fā)票等憑證。教材到貨前，需提前通知教學(xué)部門準(zhǔn)備驗(yàn)收。

(3)驗(yàn)收時(shí)，需檢查教材數(shù)量、版本、印刷質(zhì)量，并核對(duì)清單。驗(yàn)收合格后，由教學(xué)部門分發(fā)給各班級(jí)，并建立《教材發(fā)放登記簿》。對(duì)破損或錯(cuò)發(fā)的教材，需及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商更換。

2.實(shí)驗(yàn)室設(shè)備維護(hù)：

(1)定期檢查實(shí)驗(yàn)室設(shè)備時(shí)，需編制《設(shè)備檢查表》，涵蓋項(xiàng)目（如顯微鏡、離心機(jī)、電腦等），并記錄運(yùn)行狀態(tài)（正常、待修、已報(bào)修）、使用頻率、上次維護(hù)時(shí)間。對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)設(shè)備（如高壓滅菌鍋）需增加檢查頻次。

(2)故障設(shè)備需立即貼上“故障待修”標(biāo)簽，并聯(lián)系專業(yè)維修人員。維修過程中需填寫《維修記錄表》，注明故障現(xiàn)象、維修方案、更換零件（如有）、工時(shí)費(fèi)等。維修完成后，需由設(shè)備管理員驗(yàn)收并恢復(fù)設(shè)備使用權(quán)限。

(3)更新設(shè)備使用手冊(cè)時(shí)，需補(bǔ)充故障案例及解決方法，并標(biāo)注重要操作的安全注意事項(xiàng)。定期組織教師參加設(shè)備操作培訓(xùn)，考試合格后方可獨(dú)立操作。

四、后勤保障事務(wù)

（一）物資采購(gòu)

1.采購(gòu)流程：

(1)需采購(gòu)物資需填寫《物資采購(gòu)申請(qǐng)單》，注明用途（如辦公用紙、清潔用品、體育器材）、數(shù)量、預(yù)算、期望到貨日期。申請(qǐng)單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，金額超過1萬(wàn)元的需加簽分管校領(lǐng)導(dǎo)。

(2)采購(gòu)組根據(jù)申請(qǐng)單選擇供應(yīng)商，原則上通過學(xué)校合格供應(yīng)商名錄選擇，如需新增供應(yīng)商，需提交《供應(yīng)商考察報(bào)告》經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)。采購(gòu)時(shí)需索要樣品（如適用），并進(jìn)行比價(jià)。