某音樂(lè)家協(xié)會(huì)檔案室管理辦法

第一章總則第一條目的為加強(qiáng)某音樂(lè)家協(xié)會(huì)檔案室的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案資源，更好地服務(wù)于協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作及音樂(lè)事業(yè)的發(fā)展，特制定本管理辦法。第二條適用范圍本辦法適用于某音樂(lè)家協(xié)會(huì)檔案室對(duì)各類檔案的收集、整理、保管、利用等管理活動(dòng)。第三條基本原則檔案室管理遵循集中統(tǒng)一、科學(xué)規(guī)范、安全保密、便于利用的原則，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)工作中的重要作用。第二章管理職責(zé)第四條檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會(huì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理協(xié)會(huì)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類檔案，包括文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。3.對(duì)協(xié)會(huì)各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案收集齊全、整理規(guī)范。4.積極開(kāi)展檔案的編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案的安全保管和保護(hù)工作，確保檔案實(shí)體和信息的安全。第五條檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和協(xié)會(huì)檔案管理制度，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常工作，保證檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案的查閱、借閱登記和利用效果反饋工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，確保檔案信息不泄露。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中的問(wèn)題，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全。第三章檔案收集第六條收集范圍1.協(xié)會(huì)在日常行政管理、組織活動(dòng)、會(huì)議等工作中形成的各類文件、報(bào)告、決議、通知等文書(shū)檔案。2.協(xié)會(huì)開(kāi)展音樂(lè)創(chuàng)作、演出、培訓(xùn)、比賽等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的策劃方案、活動(dòng)記錄、成果資料等業(yè)務(wù)檔案。3.協(xié)會(huì)在各類活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像檔案。4.協(xié)會(huì)獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、錦旗等實(shí)物檔案。5.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。第七條收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料收集齊全、完整。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在檔案材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案室。文書(shū)檔案一般應(yīng)在次年上半年移交，業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)移交。3.移交的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。第八條收集流程1.檔案形成部門(mén)按照檔案收集范圍和要求，對(duì)本部門(mén)的檔案材料進(jìn)行初步整理，分類裝訂，并填寫(xiě)《檔案移交清單》。2.檔案形成部門(mén)將整理好的檔案和《檔案移交清單》一并移交檔案室。3.檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全、整理不規(guī)范等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知檔案形成部門(mén)補(bǔ)充或整改。審核無(wú)誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。第四章檔案整理第九條整理原則檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。第十條分類方法1.文書(shū)檔案按照年度-組織機(jī)構(gòu)-保管期限進(jìn)行分類。先將檔案按形成年度分開(kāi)，再按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，最后根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如音樂(lè)創(chuàng)作檔案、演出活動(dòng)檔案、培訓(xùn)檔案等，每個(gè)業(yè)務(wù)類型再按照項(xiàng)目或活動(dòng)的時(shí)間順序進(jìn)行整理。3.聲像檔案按照照片、錄音、錄像等不同載體形式進(jìn)行分類，然后分別按照時(shí)間或主題進(jìn)行編號(hào)整理。4.實(shí)物檔案按照獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、錦旗等不同類型進(jìn)行分類，每件實(shí)物應(yīng)編號(hào)并附上相關(guān)說(shuō)明。第十一條編目要求1.對(duì)整理好的檔案應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、保管期限等項(xiàng)目。2.檔號(hào)應(yīng)按照一定的編號(hào)規(guī)則編制，確保唯一性和系統(tǒng)性。文號(hào)應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)。責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或個(gè)人。題名應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容。日期應(yīng)填寫(xiě)文件的形成日期。保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定。3.檔案目錄應(yīng)打印裝訂成冊(cè)，一式兩份，一份留存檔案室，一份作為檢索工具供查閱使用。第十二條裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用三孔一線的裝訂方法，確保裝訂牢固、整齊。2.聲像檔案應(yīng)按照一定的規(guī)格進(jìn)行裝盒，并在盒上標(biāo)明檔案的內(nèi)容、時(shí)間、編號(hào)等信息。3.實(shí)物檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行妥善包裝和存放，確保實(shí)物不受損壞。第五章檔案保管第十三條庫(kù)房建設(shè)與管理1.協(xié)會(huì)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防光等基本條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)堆放雜物。4.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。第十四條檔案上架與排列1.整理好的檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。2.不同類型的檔案應(yīng)分區(qū)存放，如文書(shū)檔案區(qū)、業(yè)務(wù)檔案區(qū)、聲像檔案區(qū)、實(shí)物檔案區(qū)等。3.每個(gè)檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年份等信息，便于快速定位檔案。第十五條檔案保管期限與鑒定1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（一般為10-30年）、短期（一般為1-5年）三種。保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值等因素綜合考慮。2.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每3-5年進(jìn)行一次。鑒定工作由檔案室牽頭，會(huì)同相關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行審查，確定是否仍有保存價(jià)值。3.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，報(bào)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。第十六條檔案?jìng)浞菖c信息化管理1.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)。備份檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。2.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用檔案管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、查閱和利用。檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。第六章檔案利用第十七條利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、保密的原則，在確保檔案安全的前提下，充分滿足協(xié)會(huì)工作和社會(huì)公眾的合理需求。第十八條查閱手續(xù)1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、檔號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，說(shuō)明查閱目的和范圍，經(jīng)協(xié)會(huì)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、污損檔案。第十九條借閱手續(xù)1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、檔案名稱、檔號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，歸還時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.外單位人員一般不得借閱檔案，如因特殊情況確需借閱，應(yīng)經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》，明確借閱期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)。第二十條檔案編研與利用服務(wù)1.檔案室應(yīng)積極開(kāi)展檔案編研工作，根據(jù)協(xié)會(huì)工作和音樂(lè)事業(yè)發(fā)展的需要，編寫(xiě)檔案資料匯編、大事記、組織沿革等編研成果，為協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。2.加強(qiáng)檔案利用服務(wù)工作，主動(dòng)了解協(xié)會(huì)各部門(mén)和社會(huì)公眾的檔案需求，及時(shí)提供檔案信息支持。通過(guò)電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)查詢等方式，為利用者提供便捷的服務(wù)。第七章附則第二十一條解釋權(quán)本辦法由某音樂(lè)家協(xié)會(huì)檔案室負(fù)責(zé)解釋。第二十二條