機關單位信息化辦公系統(tǒng)使用規(guī)范引言隨著機關單位信息化建設的深入推進，信息化辦公系統(tǒng)已成為政務運轉的核心載體，其規(guī)范使用關乎辦公效率、數(shù)據(jù)安全與政務公信力。為統(tǒng)籌系統(tǒng)應用的規(guī)范性、安全性與效能性，結合單位業(yè)務特點及信息安全要求，特制定本《機關單位信息化辦公系統(tǒng)使用規(guī)范》，為全體使用者提供清晰的操作指引與安全遵循，推動系統(tǒng)從“可用”向“好用、安全用”進階。第一章總則本規(guī)范以保障信息化辦公系統(tǒng)穩(wěn)定運行、數(shù)據(jù)資產(chǎn)安全及政務辦公效能為核心目標，明確系統(tǒng)使用的行為邊界與管理要求。凡通過賬號登錄系統(tǒng)開展公文處理、協(xié)同審批、信息發(fā)布、移動辦公等業(yè)務的機關工作人員（含借調(diào)、外包服務人員等經(jīng)授權主體），均適用本規(guī)范。系統(tǒng)使用管理實行“技術保障+業(yè)務監(jiān)督+個人自律”協(xié)同機制：信息技術部門承擔系統(tǒng)運維、權限配置、安全監(jiān)測及技術支持職責，確保系統(tǒng)架構穩(wěn)定、功能可用；各業(yè)務部門負責本部門人員的使用培訓、流程合規(guī)監(jiān)督，推動業(yè)務需求與系統(tǒng)功能深度適配；使用者需恪守操作規(guī)范，妥善維護個人賬號及操作行為的合規(guī)性，共同筑牢系統(tǒng)安全與效率的“雙防線”。第二章賬號與權限管理賬號是使用者接入系統(tǒng)的唯一身份憑證，其申請、使用與維護需遵循“實名申領、權限適配、動態(tài)管控”原則。賬號申請使用者需填報《信息化辦公系統(tǒng)賬號申請表》，經(jīng)部門負責人審核崗位適配性后，提交信息技術部門核驗身份信息。賬號開通后僅限本人使用，禁止轉借、冒用他人賬號，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將暫停賬號使用并追究相關責任。權限分配權限配置嚴格遵循“最小必要”原則，信息技術部門根據(jù)崗位說明書與業(yè)務需求，精準配置公文處理、數(shù)據(jù)查閱、流程審批等權限（例如，普通文員僅開放公文擬稿、文件查閱權限，部門負責人則疊加審批、數(shù)據(jù)導出權限）。權限變更需由使用者提出書面申請，經(jīng)部門負責人簽字確認后，由信息技術部門在2個工作日內(nèi)完成調(diào)整，確保權限與崗位職能動態(tài)匹配。賬號維護使用者崗位調(diào)整、離職或權限需求變化時，需在3個工作日內(nèi)提交《賬號變更/注銷申請表》。離職人員需完成工作交接（含系統(tǒng)內(nèi)未辦結事項、電子文件移交）后，由信息技術部門注銷賬號，同步回收所有權限，從源頭杜絕“僵尸賬號”與權限濫用風險。第三章系統(tǒng)操作規(guī)范系統(tǒng)操作的規(guī)范性直接影響辦公效率與數(shù)據(jù)質(zhì)量，使用者需嚴格遵循“流程合規(guī)、操作審慎、協(xié)同高效”的行為準則。日常操作規(guī)范登錄系統(tǒng)時，需使用本人賬號及合規(guī)密碼（含字母、數(shù)字、特殊字符，長度≥8位），每季度強制更換密碼，禁止使用生日、電話號碼等易猜解組合。登錄后若離開工位超過30分鐘，需通過快捷鍵鎖屏或退出系統(tǒng)，避免賬號被冒用。業(yè)務操作需嚴格遵循系統(tǒng)預設流程，例如公文流轉需依次完成擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，不得跳過節(jié)點或偽造審批記錄；文件上傳需確保格式（PDF、DOCX等）、大小符合系統(tǒng)要求，避免因格式錯誤導致流程卡頓。接收的電子文件需在3個工作日內(nèi)完成查閱、處理，確因特殊情況逾期的，需標注原因并反饋至發(fā)件人，避免延誤工作。協(xié)同辦公要求系統(tǒng)內(nèi)置的即時通訊、任務管理功能為公務溝通的優(yōu)先渠道，禁止傳播與工作無關的信息（如謠言、娛樂內(nèi)容、非公務文件）。任務分配需明確責任人、時間節(jié)點，進度更新需真實反映工作狀態(tài)，避免“虛報進度”影響協(xié)同效率。審批環(huán)節(jié)需秉持“高效、負責”原則，常規(guī)事項需在1個工作日內(nèi)完成審批（特殊情況除外），審批意見需清晰明確（同意、駁回、補充材料等），駁回時需附具體理由，便于經(jīng)辦人精準修正，減少重復溝通成本。移動辦公安全使用手機、平板等移動終端登錄系統(tǒng)時，需安裝單位認可的安全防護軟件（如殺毒、加密工具），并保持系統(tǒng)版本最新。禁止在開放WiFi（如商場、咖啡館公共網(wǎng)絡）環(huán)境下處理涉密或敏感信息，確需移動辦公的，需連接單位VPN或使用流量網(wǎng)絡。若移動設備丟失或被盜，需立即聯(lián)系信息技術部門，申請遠程鎖定賬號或清除緩存數(shù)據(jù)；移動辦公產(chǎn)生的文件需及時同步至辦公終端，避免長期存儲在移動設備中，降低數(shù)據(jù)泄露風險。第四章安全管理系統(tǒng)安全是政務運轉的“生命線”，需從數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全、行為規(guī)范三方面構建“立體防護網(wǎng)”。數(shù)據(jù)安全管控信息技術部門需建立“定期備份+異地容災”機制：每周開展增量備份，每月進行全量備份，備份數(shù)據(jù)存儲在專用存儲設備，異地備份副本需離線保存（如存儲在銀行保險箱），確保極端情況下數(shù)據(jù)可快速恢復。系統(tǒng)安全防護后臺密碼（數(shù)據(jù)庫、服務器等）需由專人保管，每半年輪換一次，密碼信息需加密存儲，禁止明文記錄。系統(tǒng)服務器需部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS），終端設備需安裝正版殺毒軟件并實時更新病毒庫，信息技術部門每月開展漏洞掃描與滲透測試，發(fā)現(xiàn)安全隱患立即整改，筑牢系統(tǒng)“防火墻”。禁止私自搭建與辦公系統(tǒng)互聯(lián)的網(wǎng)絡環(huán)境，外部設備（如打印機、掃描儀）接入需經(jīng)信息技術部門檢測，確保無惡意程序或漏洞后，方可接入使用，從源頭阻斷外部攻擊路徑。違規(guī)行為禁令嚴禁任何形式的惡意攻擊：包括篡改數(shù)據(jù)、偽造電子簽章、使用破解工具獲取他人權限，或在系統(tǒng)中植入病毒、惡意代碼。此類行為一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將立即停權并移交紀檢、司法部門處理。外接存儲設備（U盤、移動硬盤）需經(jīng)殺毒處理后方可接入辦公終端，禁止使用來源不明的設備。確因工作需要使用的，需在《外接設備使用登記表》中備案，詳細記錄設備編號、使用時間、傳輸文件類型，便于追溯管理。第五章運維與保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行依賴高效的運維機制與持續(xù)的能力建設，需從故障處理、系統(tǒng)升級、培訓考核三方面夯實保障基礎。故障應急處理使用者遇到系統(tǒng)登錄異常、功能報錯、數(shù)據(jù)丟失等問題，需立即聯(lián)系信息技術部門，提交《系統(tǒng)故障報告單》，詳細說明問題現(xiàn)象、操作步驟及報錯提示。信息技術部門需在2個工作日內(nèi)響應并反饋處理進度，緊急故障（如系統(tǒng)癱瘓、核心功能不可用）需啟動應急預案，4小時內(nèi)恢復核心業(yè)務功能，同步通過OA系統(tǒng)、短信等渠道告知全體使用者。系統(tǒng)升級管理系統(tǒng)功能優(yōu)化、版本升級需提前7個工作日發(fā)布通知，明確升級時間、影響范圍（如是否暫停公文流轉）及操作注意事項。升級期間需做好數(shù)據(jù)備份與回滾預案，若升級過程中出現(xiàn)意外，需立即回滾至穩(wěn)定版本，確保業(yè)務連續(xù)性。升級完成后，信息技術部門需組織專項培訓，講解新功能操作要點，降低使用者學習成本。培訓與考核機制新入職人員需參加“理論+實操”系統(tǒng)操作培訓，考核合格后方可獨立使用系統(tǒng)；每年組織全員復訓，重點講解新功能、安全規(guī)范及典型違規(guī)案例（如賬號轉借導致數(shù)據(jù)泄露、違規(guī)傳輸涉密文件等），提升全員安全意識與操作能力。培訓考核結果納入個人績效，未通過者需補考直至合格；連續(xù)兩次考核不合格的，暫停系統(tǒng)使用權限，待補考通過后恢復，倒逼使用者重視系統(tǒng)操作規(guī)范。第六章附則本規(guī)范由單位信息技術部門會同辦公室負責解