2026年能源供應(yīng)公司公章證照分級(jí)審批管理制度第一章總則第一條制度目的為加強(qiáng)公司公章與證照管理，明確分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)與審批流程，規(guī)范使用行為，防范濫用、冒用風(fēng)險(xiǎn)，保障公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合法有序開展，維護(hù)公司財(cái)產(chǎn)與信譽(yù)安全，依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《中華人民共和國(guó)印章管理辦法》及公司內(nèi)部管理規(guī)定，結(jié)合能源供應(yīng)行業(yè)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)與公司實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有公章（含公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、部門專用章等）及證照（含營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、經(jīng)營(yíng)許可證、資質(zhì)證書、特種設(shè)備使用登記證等）的申領(lǐng)、使用、保管、變更、注銷等全流程管理，覆蓋公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全資、控股子公司。第三條管理原則（一）分級(jí)分類原則：根據(jù)公章證照的重要性、使用頻次及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，劃分不同管理級(jí)別，對(duì)應(yīng)差異化審批權(quán)限與流程。（二）審批管控原則：所有公章使用、證照借閱均需履行審批程序，未經(jīng)審批不得擅自使用或借出，杜絕“先使用后補(bǔ)批”情況。（三）專人保管原則：公章與證照指定專人保管，保管人需簽訂保管責(zé)任書，明確保管責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)方式。（四）痕跡可溯原則：建立公章使用登記臺(tái)賬與證照借閱臺(tái)賬，詳細(xì)記錄使用/借閱時(shí)間、事由、審批人、經(jīng)辦人等信息，確保全流程可追溯。第二章公章證照分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)第四條公章分級(jí)（一）一級(jí)公章：包括公司公章、法定代表人章、合同專用章，此類公章涉及公司重大經(jīng)營(yíng)決策、對(duì)外承諾及法律責(zé)任，使用風(fēng)險(xiǎn)最高，實(shí)行最高級(jí)別管理。（二）二級(jí)公章：包括財(cái)務(wù)專用章、稅務(wù)專用章，此類公章關(guān)聯(lián)公司資金收付、稅務(wù)申報(bào)等關(guān)鍵財(cái)務(wù)活動(dòng)，使用風(fēng)險(xiǎn)較高，實(shí)行較高級(jí)別管理。（三）三級(jí)公章：包括部門專用章（如行政部章、人力資源部章）、項(xiàng)目專用章，此類公章僅用于部門內(nèi)部事務(wù)或特定項(xiàng)目范圍內(nèi)的非核心業(yè)務(wù)，使用風(fēng)險(xiǎn)較低，實(shí)行常規(guī)級(jí)別管理。第五條證照分級(jí)（一）一級(jí)證照：包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照（正副本）、能源經(jīng)營(yíng)許可證、核心業(yè)務(wù)資質(zhì)證書（如電力業(yè)務(wù)許可證、燃?xì)饨?jīng)營(yíng)許可證），此類證照是公司合法經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)，遺失或?yàn)E用將直接影響公司存續(xù)與經(jīng)營(yíng)，實(shí)行最高級(jí)別管理。（二）二級(jí)證照：包括組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、特種設(shè)備使用登記證（如輸油輸氣管道設(shè)備登記證）、銀行開戶許可證，此類證照關(guān)聯(lián)公司日常運(yùn)營(yíng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實(shí)行較高級(jí)別管理。（三）三級(jí)證照：包括員工職業(yè)資格證書（公司統(tǒng)一保管部分）、榮譽(yù)證書、非核心業(yè)務(wù)輔助資質(zhì)證書，此類證照對(duì)公司核心經(jīng)營(yíng)影響較小，實(shí)行常規(guī)級(jí)別管理。第三章分級(jí)審批流程第六條一級(jí)公章使用審批流程（一）經(jīng)辦人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用事由、使用文件名稱及份數(shù)、使用時(shí)間，附需蓋章的文件原件或復(fù)印件。（二）部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)事由的真實(shí)性、文件內(nèi)容的合規(guī)性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。（三）分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)的高管（如總經(jīng)理）終審，終審?fù)ㄟ^后方可交由公章保管人蓋章。（四）若涉及重大合同（單份合同金額超過公司規(guī)定重大合同標(biāo)準(zhǔn)）、對(duì)外擔(dān)保、資產(chǎn)處置等特殊事項(xiàng)，需額外經(jīng)公司法務(wù)部門審核合規(guī)性，再按上述流程審批。第七條二級(jí)公章使用審批流程（一）經(jīng)辦人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，附相關(guān)文件資料，報(bào)部門負(fù)責(zé)人初審。（二）部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報(bào)分管相關(guān)業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)（如財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)）終審，終審?fù)ㄟ^后交由公章保管人蓋章。（三）財(cái)務(wù)專用章用于資金支付時(shí)，需額外提供財(cái)務(wù)部門審核通過的支付憑證，方可按流程審批。第八條三級(jí)公章使用審批流程（一）經(jīng)辦人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，說明使用事由并附相關(guān)文件，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。（二）部門負(fù)責(zé)人審核通過后，直接交由公章保管人蓋章；若用于跨部門事務(wù)，需額外經(jīng)對(duì)方部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽確認(rèn)。第九條一級(jí)證照借閱審批流程（一）經(jīng)辦人填寫《證照借閱申請(qǐng)表》，明確借閱事由、使用期限、使用地點(diǎn)（如用于政務(wù)辦理、項(xiàng)目投標(biāo)），附相關(guān)業(yè)務(wù)證明材料（如投標(biāo)邀請(qǐng)函、政務(wù)辦理通知）。（二）部門負(fù)責(zé)人初審后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審，復(fù)審?fù)ㄟ^后報(bào)公司行政負(fù)責(zé)人（如行政總監(jiān)）終審。（三）終審?fù)ㄟ^后，經(jīng)辦人需與證照保管人辦理交接手續(xù)，簽字確認(rèn)證照狀態(tài)（如是否有破損、頁(yè)數(shù)是否完整）；若需攜帶證照外出，需額外簽訂《證照外帶承諾書》，明確保管責(zé)任與歸還時(shí)限。第十條二級(jí)證照借閱審批流程（一）經(jīng)辦人填寫《證照借閱申請(qǐng)表》，附相關(guān)業(yè)務(wù)材料，報(bào)部門負(fù)責(zé)人初審。（二）部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人終審，終審?fù)ㄟ^后與保管人辦理交接手續(xù)。第十一條三級(jí)證照借閱審批流程（一）經(jīng)辦人填寫《證照借閱申請(qǐng)表》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。（二）部門負(fù)責(zé)人審核通過后，直接與保管人辦理交接手續(xù)；借閱時(shí)間超過3個(gè)工作日的，需報(bào)行政部門備案。第四章保管與使用規(guī)范第十二條保管責(zé)任（一）一級(jí)公章與一級(jí)證照由行政部門指定專人集中保管，保管人需具備良好職業(yè)素養(yǎng)與保密意識(shí)，保管地點(diǎn)需配備保險(xiǎn)柜，實(shí)行“雙人雙鎖”管理（如公司公章與法定代表人章分由不同人保管），鑰匙由保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。（二）二級(jí)公章與二級(jí)證照由對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)部門（如財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部、稅務(wù)專用章由稅務(wù)部）指定專人保管，保管地點(diǎn)需設(shè)置帶鎖文件柜，每日下班前需檢查保管設(shè)備是否上鎖，確保安全。（三）三級(jí)公章與三級(jí)證照由部門內(nèi)部指定專人保管，保管人需定期向行政部門報(bào)備保管情況，行政部門每季度進(jìn)行一次抽查。（四）保管人因離職、調(diào)崗等原因需交接保管物品時(shí)，需填寫《公章證照交接清單》，詳細(xì)列明物品名稱、數(shù)量、狀態(tài)，由交接雙方、監(jiān)交人（部門負(fù)責(zé)人或行政部門人員）共同簽字確認(rèn)，交接完成后方可辦理離職或調(diào)崗手續(xù)。第十三條使用規(guī)范（一）公章使用時(shí)，保管人需核對(duì)《公章使用申請(qǐng)表》審批手續(xù)是否完整，文件內(nèi)容與申請(qǐng)事由是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后方可蓋章，嚴(yán)禁在空白文件、未審批文件上蓋章。（二）證照使用時(shí)，若用于復(fù)印件蓋章確認(rèn)，需在復(fù)印件上注明“本復(fù)印件僅用于XX事項(xiàng)，再次復(fù)印無(wú)效”，并加蓋公司公章或證照專用章。（三）公章與證照不得擅自外借他人使用，不得用于與公司經(jīng)營(yíng)無(wú)關(guān)的活動(dòng)；嚴(yán)禁偽造、變?cè)旃禄蜃C照，嚴(yán)禁使用作廢公章或過期證照。（四）每日下班前，保管人需對(duì)公章與證照進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬記錄與實(shí)物是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后存入保管設(shè)備并上鎖；法定節(jié)假日期間，一級(jí)公章與一級(jí)證照需交由行政部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一保管，或存放于公司指定的安全保管場(chǎng)所。第十四條變更與注銷（一）公章或證照需變更（如公司名稱變更導(dǎo)致公章重刻、證照換發(fā)）時(shí)，由對(duì)應(yīng)部門提出申請(qǐng)，附相關(guān)變更依據(jù)（如工商變更通知書、主管部門批復(fù)文件），按原審批流程報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一辦理變更手續(xù)，舊公章或舊證照需按規(guī)定銷毀（如公章需交由公安機(jī)關(guān)指定機(jī)構(gòu)銷毀），并留存銷毀記錄。（二）公章或證照需注銷（如項(xiàng)目結(jié)束后項(xiàng)目專用章注銷、過期資質(zhì)證書注銷）時(shí)，由保管部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后，將物品交回行政部門，由行政部門按規(guī)定辦理注銷手續(xù)，注銷過程需全程記錄，確保物品不得流入外部。第五章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十五條監(jiān)督檢查（一）行政部門作為公章證照管理牽頭部門，每月對(duì)各部門公章使用臺(tái)賬、證照借閱臺(tái)賬進(jìn)行一次檢查，每季度開展一次全面盤點(diǎn)，核查臺(tái)賬記錄與實(shí)物是否一致，審批流程是否完整，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)通報(bào)并督促整改。（二）審計(jì)部門每年對(duì)公章證照管理情況進(jìn)行一次專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查是否存在違規(guī)使用、擅自外借、臺(tái)賬缺失等問題，審計(jì)結(jié)果向公司管理層匯報(bào)。（三）鼓勵(lì)員工對(duì)公章證照管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司對(duì)舉報(bào)信息嚴(yán)格保密，經(jīng)查證屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。第十六條責(zé)任追究（一）對(duì)未按審批流程擅自使用、外借公章或證照，或在保管過程中因疏忽導(dǎo)致物品遺失、損壞的，視情節(jié)輕重給予責(zé)任人通報(bào)批評(píng)、績(jī)效考核扣分、經(jīng)濟(jì)處罰（如承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)用）等處理。（二）對(duì)偽造、變?cè)旃禄蜃C照，或利用公章、證照從事違法違規(guī)活動(dòng)，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或信譽(yù)損害的，除追回?fù)p失外，