行政辦公自動化設備使用規(guī)范一、總則隨著行政辦公自動化水平的提升，打印機、復印機、電腦等設備已成為高效辦公的核心支撐。為規(guī)范設備操作流程、延長使用壽命、保障信息安全，結合行政辦公場景的實際需求，制定本使用規(guī)范。本規(guī)范適用于本單位所有行政辦公區(qū)域內的自動化設備（含打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、辦公電腦及外設等），全體工作人員均需嚴格遵守。設備管理由行政部統(tǒng)籌，使用者承擔日常操作與基礎維護責任，管理員負責耗材管理、故障報修及安全監(jiān)督。二、設備使用規(guī)范（一）打印機1.操作流程：根據設備類型（激光、噴墨、針式），開機后等待預熱完成（激光機約1-2分鐘，噴墨機可直接使用）；加載紙張時需注意規(guī)格（A4/A3等）、方向（打印面朝上/朝下依機型而定），避免褶皺或歪斜；通過辦公軟件或打印服務器提交任務，選擇正確打印機型號；打印完成后及時取紙，防止卡紙。2.注意事項：激光打印機避免短時間內頻繁開關機（易損壞硒鼓）；噴墨打印機若長期閑置（超過一周），建議每周打印1頁測試頁，防止噴頭堵塞；針式打印機需正確安裝色帶，打印票據時根據紙張厚度調整“厚度桿”。3.故障處理：卡紙時，打開對應機倉（進紙口/出紙口），順著紙張走向緩慢取出，避免撕裂；缺墨/缺粉時，聯(lián)系設備管理員更換耗材，禁止非專業(yè)人員拆解硒鼓/墨盒；打印模糊時，檢查耗材安裝是否到位，或用專用清潔紙擦拭噴墨打印頭。（二）復印機1.操作流程：開機后等待預熱完成（指示燈變綠），放置原稿（平板式需蓋蓋板，送稿器需整理紙張、去除訂書釘）；設置復印份數（單次≤50張）、縮放比例（100%/75%等）、色彩模式（黑白/彩色）、雙面復?。ㄈ糁С郑磫渔I；復印完成后，同步取走復印件和原稿，避免遺漏。2.注意事項：禁止復印易燃、潮濕或帶金屬物的文件（如照片、硬幣）；單次連續(xù)復印量不超過設備額定負荷（A4紙≤50張），防止過熱；每周用干軟布清潔掃描玻璃和送稿器滾輪，去除灰塵、紙屑。3.故障處理：卡紙時，打開機倉（進紙口/定影器/出紙口），輕輕拉出紙張，若紙張破碎，需取出殘留碎片；出現“墨粉不足”提示時，聯(lián)系管理員添加墨粉；復印有黑邊時，檢查原稿是否有污漬，或清潔掃描玻璃。（三）傳真機1.操作流程：發(fā)送傳真時，整理文件（展平折疊處、去除金屬物），放入送稿器（或掃描平板）；輸入接收方號碼（含區(qū)號、分機號），選擇傳真模式（普通/精細），按發(fā)送鍵；接收傳真時，確保紙卷安裝正確（熱敏紙需平整，普通紙需放入紙盒），自動接收時無需操作，手動接收需按“接收”鍵。2.注意事項：傳真號碼僅限工作用途，禁止發(fā)送與工作無關的內容；長途傳真前確認號碼準確性，避免資源浪費；設備閑置時設置為“節(jié)能模式”，減少功耗。3.故障處理：傳真發(fā)送失敗時，檢查線路是否插好、對方是否占線，重新發(fā)送或改用郵件；接收傳真紙中斷時，更換紙卷后按“繼續(xù)”鍵，若紙張卡住，打開機蓋取出；傳真模糊時，清潔掃描頭或調整分辨率。（四）掃描儀1.操作流程：開啟設備后，放置原稿（正面朝下，對齊邊角）；打開掃描軟件（如Windows傳真和掃描、第三方OCR工具），設置分辨率（常規(guī)文檔____dpi，圖片可適當提高）、色彩模式（黑白/灰度/彩色）、文件格式（PDF/JPG等）；點擊“掃描”，完成后保存文件至指定路徑（如部門共享文件夾）。2.注意事項：禁止掃描過厚、過硬的物品（如書籍裝訂處、金屬卡片），避免損壞玻璃面板；掃描涉密文件后，及時刪除臨時文件，確保數據安全；每周用微濕軟布（擰干水分）清潔掃描玻璃，去除指紋、灰塵。3.故障處理：掃描出現條紋/模糊時，清潔掃描玻璃和原稿；軟件報錯時，重啟設備和電腦，重新安裝驅動；掃描速度慢時，降低分辨率或關閉其他占用資源的程序。（五）投影儀1.操作流程：連接電源和信號源（HDMI/VGA等），開機后等待燈泡預熱（指示燈變綠）；通過遙控器調整亮度、對比度、投影比例，確保畫面清晰；使用完畢后按“關機”鍵，等待風扇停止（指示燈變紅后熄滅）再斷電。2.注意事項：避免在高溫、多塵環(huán)境使用，每月清理一次濾網（打開后蓋，取出濾網輕拍除塵）；投影幕布表面禁止用尖銳物劃傷，清潔時用干布或專用清潔劑；長時間不用時，拔掉電源插頭，防止待機耗電。3.故障處理：畫面偏色/模糊時，檢查信號線是否松動，調整色彩設置；無法開機時，檢查電源、燈泡是否損壞，聯(lián)系管理員更換；風扇噪音大時，清理濾網或檢查散熱通道。（六）辦公電腦及外設1.電腦操作：開機后等待系統(tǒng)加載完成，禁止在啟動時強制關機；工作時定期保存文檔（建議每30分鐘一次），避免意外斷電丟失數據；安裝軟件需經管理員同意，禁止安裝盜版、惡意程序；下班前關閉電腦（或設置睡眠模式），斷開外設連接。2.外設使用：鍵盤、鼠標保持清潔，定期用壓縮空氣清理縫隙，液體濺灑后立即斷電擦干；U盤使用前需查殺病毒，禁止在涉密電腦和非涉密電腦間交叉使用；打印機、掃描儀等外設按說明書正確連接，禁止熱插拔（關機后插拔數據線）。3.數據安全：重要文件加密存儲（如使用系統(tǒng)自帶加密工具），定期備份至移動硬盤或云盤；禁止將涉密文件存儲在非涉密設備，離職前需清空個人數據并經管理員核查。三、維護保養(yǎng)要求（一）日常清潔設備表面：每日工作結束后，用干凈軟布擦拭機身，去除灰塵、指紋，禁止使用酒精、汽油等腐蝕性液體。關鍵部件：打印機進紙口、復印機掃描玻璃、掃描儀面板每周清潔一次，用微濕軟布（擰干水分）擦拭，干燥后使用。（二）定期檢查每月檢查設備電源線、數據線是否破損，接口是否松動；每季度檢查打印機硒鼓/墨盒剩余量、復印機墨粉倉、傳真機紙卷，提前報備耗材需求；每年聯(lián)系廠家或售后進行一次全面檢修（如投影儀燈泡壽命、電腦硬件檢測）。（三）耗材管理耗材（墨粉、硒鼓、色帶、紙張、傳真紙）由設備管理員統(tǒng)一采購、登記，使用者按需領取，禁止浪費（如打印測試頁需經批準）；廢舊耗材（如空硒鼓、墨盒）由管理員回收，聯(lián)系廠家處理，禁止隨意丟棄。（四）軟件維護電腦系統(tǒng)定期更新補丁，殺毒軟件實時開啟，每周進行一次全盤掃描；辦公軟件（如Office、PDF閱讀器）保持最新版本，禁止破解或使用非授權版本；設備驅動程序由管理員統(tǒng)一更新，禁止使用者私自安裝未知驅動。四、安全與保密規(guī)定（一）使用權限涉密設備（如處理機密文件的電腦、打印機）僅限授權人員使用，需設置開機密碼、屏幕保護密碼，密碼每季度更換一次；公共設備（如大廳復印機、傳真機）使用后需退出個人賬戶（如有），清除操作記錄。（二）數據安全禁止利用辦公設備處理、存儲或傳輸與工作無關的涉密內容（如個人隱私、商業(yè)機密）；外接存儲設備（U盤、移動硬盤）使用前必須殺毒，使用后及時移除，重要數據禁止僅存儲在移動設備中。（三）網絡安全辦公電腦禁止連接非單位授權的無線網絡，禁止私自搭建熱點；郵件收發(fā)涉密文件需使用加密協(xié)議（如SSL/TLS），禁止通過即時通訊軟件發(fā)送未加密的涉密內容。（四）應急處理設備出現異常（如冒煙、漏電、數據丟失）時，立即斷電并報告管理員，保護現場等待專業(yè)人員處理；發(fā)生涉密信息泄露時，第一時間上報保密管理部門，配合調查并采取補救措施。五、違規(guī)處理與責任劃分1.人為損壞設備（如違規(guī)操作導致硬件故障、故意破壞），由責任人承擔維修或賠償費用，情節(jié)嚴重者按單位規(guī)章制度處理；2.因未按規(guī)范操作導致數據丟失、泄密，視情節(jié)輕重給予警告、記過、調離崗位等處分，觸犯法律的移交司法機關；3.耗材浪費、違規(guī)使用公共設備（如私用傳真、大量打印個人文件），給予批評教育，累計