行政部門工作流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)一、前言為規(guī)范行政部門工作流程，提升工作效率與服務(wù)質(zhì)量，確保各項(xiàng)行政事務(wù)合規(guī)、有序開(kāi)展，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)。本手冊(cè)涵蓋行政工作核心模塊，明確流程節(jié)點(diǎn)、操作標(biāo)準(zhǔn)及責(zé)任要求，適用于行政部門全體人員及涉及行政協(xié)作的相關(guān)崗位，為日常工作提供清晰指引與執(zhí)行依據(jù)。二、文件管理工作流程（一）收文處理流程1.簽收與登記收到外部來(lái)文（含公文、函件、郵件等）或內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件時(shí)，由行政部指定專人進(jìn)行簽收，核對(duì)文件份數(shù)、文號(hào)、密級(jí)（如有）等信息，填寫《收文登記表》，記錄文件來(lái)源、收文時(shí)間、文件標(biāo)題、文號(hào)、緊急程度等要素，確保文件可追溯。2.初審與分流簽收后1個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)文件內(nèi)容、緊急程度、辦理要求進(jìn)行初審：若為普通事務(wù)性文件，按業(yè)務(wù)歸屬流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)承辦部門；若為需多部門協(xié)同或需領(lǐng)導(dǎo)決策的文件，標(biāo)注“擬辦意見(jiàn)”后提交行政部負(fù)責(zé)人審核；若為緊急文件（如特急、加急），立即電話通知相關(guān)負(fù)責(zé)人，并同步紙質(zhì)/電子文件，啟動(dòng)“加急處理”標(biāo)識(shí)。3.擬辦與批辦承辦部門收到文件后，2個(gè)工作日內(nèi)提出擬辦意見(jiàn)（含辦理措施、責(zé)任人員、完成時(shí)限），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后返回行政部；行政部根據(jù)擬辦意見(jiàn)，呈送分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批辦，領(lǐng)導(dǎo)批示后流轉(zhuǎn)至承辦部門執(zhí)行。4.承辦與督辦承辦部門須嚴(yán)格按批示要求執(zhí)行，重要文件需每周反饋進(jìn)展，緊急文件須在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦結(jié)并提交《辦理結(jié)果報(bào)告》；行政部對(duì)超期或進(jìn)展緩慢的文件，以書面或口頭形式督辦，確保事項(xiàng)閉環(huán)。5.歸檔與保管文件辦結(jié)后，承辦部門整理文件及相關(guān)材料，移交行政部檔案管理人員；檔案員按《檔案管理辦法》分類編號(hào)，存入檔案柜或電子檔案系統(tǒng)，建立借閱登記制度，確保文件安全與可查性。（二）發(fā)文處理流程1.擬稿與審核發(fā)文部門起草文件時(shí)，須遵循《公文格式規(guī)范》（見(jiàn)附錄），確保內(nèi)容準(zhǔn)確、表述規(guī)范；擬稿完成后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核（重點(diǎn)核查內(nèi)容合規(guī)性、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性），提交行政部復(fù)核格式、文號(hào)、附件等要素。2.會(huì)簽與簽發(fā)涉及多部門的文件，須經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽（會(huì)簽部門3個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)）；會(huì)簽完成后，由行政部呈送分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)，簽發(fā)人簽署意見(jiàn)、姓名及日期。3.排版與印發(fā)行政部根據(jù)簽發(fā)意見(jiàn)，統(tǒng)一編制文號(hào)（格式：XX〔年份〕XX號(hào)），進(jìn)行排版（字體、行距、頁(yè)碼等符合規(guī)范），并按簽發(fā)范圍確定印發(fā)份數(shù)；紙質(zhì)文件須加蓋公章，電子文件通過(guò)OA系統(tǒng)或指定郵箱發(fā)布，確保傳遞準(zhǔn)確。4.存檔與備案發(fā)文后，行政部留存發(fā)文原稿、會(huì)簽單、簽發(fā)件及正式文件副本，按年度、文號(hào)分類歸檔；同時(shí)，重要發(fā)文需同步備案至公司檔案室，便于長(zhǎng)期查閱。（三）檔案管理流程1.分類與立卷檔案按“年度—類型—部門”原則分類（如“2023年—行政類—人力資源部”），紙質(zhì)檔案需去除金屬物、折疊頁(yè)，用檔案盒裝訂；電子檔案以PDF或Word格式存儲(chǔ)，命名規(guī)則為“年份_類型_文件標(biāo)題”，確保檢索便捷。2.保管與維護(hù)檔案存放環(huán)境須干燥、避光、防盜，溫度控制在15-25℃，濕度45%-65%；檔案員每季度檢查檔案完整性，每年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)破損、霉變及時(shí)修復(fù)；電子檔案定期備份（至少2份，異地存儲(chǔ)1份），防止數(shù)據(jù)丟失。3.借閱與銷毀內(nèi)部人員借閱檔案須填寫《檔案借閱單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；密級(jí)檔案僅限指定人員查閱，借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日；檔案銷毀前，須經(jīng)檔案鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部組成）審核，列出銷毀清單，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由2人以上監(jiān)督銷毀，留存銷毀記錄。三、會(huì)議組織工作流程（一）會(huì)前籌備流程1.需求確認(rèn)會(huì)議發(fā)起部門提前3個(gè)工作日提交《會(huì)議需求表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、材料要求（如PPT、報(bào)告等）；行政部審核需求合理性，協(xié)調(diào)時(shí)間沖突（優(yōu)先保障重要會(huì)議）。2.場(chǎng)地與設(shè)備準(zhǔn)備根據(jù)參會(huì)人數(shù)選擇會(huì)議室（如10人以下用小會(huì)議室，30人以上用大會(huì)議室），提前1天檢查音響、投影、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備；如需視頻會(huì)議，提前測(cè)試連線穩(wěn)定性，準(zhǔn)備備用網(wǎng)絡(luò)。3.通知與材料分發(fā)行政部提前2個(gè)工作日發(fā)送會(huì)議通知（含時(shí)間、地點(diǎn)、議程、材料），重要會(huì)議須電話確認(rèn)參會(huì)情況；會(huì)議材料須在會(huì)前1個(gè)工作日完成審核，紙質(zhì)材料按參會(huì)人數(shù)+5份備用的標(biāo)準(zhǔn)打印，電子材料上傳至?xí)h群或OA系統(tǒng)。4.會(huì)場(chǎng)布置按會(huì)議類型布置會(huì)場(chǎng)：正式會(huì)議采用“U型”或“劇院式”座位，擺放桌簽、茶水、紙筆；研討類會(huì)議采用“圓桌式”，準(zhǔn)備白板、馬克筆；會(huì)場(chǎng)入口放置引導(dǎo)牌，確保環(huán)境整潔、溫度適宜。（二）會(huì)中服務(wù)流程1.簽到與引導(dǎo)提前15分鐘在會(huì)場(chǎng)入口組織簽到，使用紙質(zhì)簽到表或電子簽到系統(tǒng)；對(duì)遲到或臨時(shí)參會(huì)人員，及時(shí)引導(dǎo)至座位，更新參會(huì)名單。2.設(shè)備保障與記錄會(huì)議期間，行政人員全程在崗，隨時(shí)響應(yīng)設(shè)備故障（如投影卡頓、麥克風(fēng)無(wú)聲），并安排專人記錄會(huì)議要點(diǎn)（含決議事項(xiàng)、任務(wù)分工、完成時(shí)限），重要會(huì)議同步錄音或錄像。3.服務(wù)支持根據(jù)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)提供茶水服務(wù)（每小時(shí)一次），如需餐飲，提前協(xié)調(diào)食堂或外部供應(yīng)商，確保餐品及時(shí)供應(yīng)；會(huì)議中途休息時(shí)，整理會(huì)場(chǎng)、補(bǔ)充物資。（三）會(huì)后跟進(jìn)流程1.紀(jì)要撰寫與發(fā)布會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，行政部根據(jù)記錄整理《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門；紀(jì)要須明確任務(wù)歸屬、完成節(jié)點(diǎn)，便于后續(xù)督辦。2.任務(wù)督辦與反饋行政部按紀(jì)要要求，每周跟蹤任務(wù)進(jìn)展，對(duì)逾期未完成的任務(wù)，向責(zé)任部門發(fā)出《督辦函》，要求說(shuō)明原因并提交整改計(jì)劃；任務(wù)完成后，收集結(jié)果報(bào)告，更新任務(wù)臺(tái)賬。3.資料歸檔與復(fù)盤整理會(huì)議材料（含簽到表、紀(jì)要、PPT、錄音等），按“年度—會(huì)議類型”歸檔；每季度對(duì)會(huì)議組織情況復(fù)盤，分析流程漏洞（如設(shè)備故障、材料延誤），提出改進(jìn)措施。四、后勤管理工作流程（一）辦公環(huán)境維護(hù)流程1.日常清潔管理行政部與保潔公司簽訂服務(wù)協(xié)議，明確清潔范圍（辦公區(qū)、衛(wèi)生間、走廊等）、頻率（每日兩次：早8點(diǎn)前、午間12點(diǎn)-13點(diǎn)）、標(biāo)準(zhǔn)（地面無(wú)雜物、桌面無(wú)灰塵、垃圾日產(chǎn)日清）；行政人員每周抽查清潔質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即要求整改。2.設(shè)施設(shè)備巡檢每周對(duì)辦公設(shè)備（空調(diào)、打印機(jī)、照明）、消防設(shè)施（滅火器、煙感報(bào)警器）、水電系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，填寫《設(shè)施巡檢表》；發(fā)現(xiàn)故障（如空調(diào)漏水、電路跳閘），24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系維修人員，跟蹤維修進(jìn)度，確保48小時(shí)內(nèi)恢復(fù)使用（緊急故障須2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)）。3.安全管理制定《辦公區(qū)安全制度》，嚴(yán)禁私拉電線、使用大功率電器；行政部每月組織安全培訓(xùn)（含消防、防詐騙），每季度開(kāi)展消防演練；下班前檢查門窗、電源關(guān)閉情況，節(jié)假日安排值班人員巡查。（二）固定資產(chǎn)管理流程1.登記與建檔新購(gòu)固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具）到貨后，行政部驗(yàn)收（核對(duì)型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量），7個(gè)工作日內(nèi)錄入《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（含名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門、責(zé)任人），并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號(hào)規(guī)則：XX-部門-年份-序號(hào)）。2.盤點(diǎn)與維護(hù)每年6月、12月開(kāi)展固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，使用部門自查與行政部抽查結(jié)合，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物一致性；發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)損壞，責(zé)任部門提交《維修申請(qǐng)》，行政部聯(lián)系售后或第三方維修，費(fèi)用按公司制度報(bào)銷；資產(chǎn)閑置時(shí)，由行政部統(tǒng)籌調(diào)配，避免浪費(fèi)。3.報(bào)廢與處置資產(chǎn)達(dá)到使用年限或無(wú)法修復(fù)時(shí)，使用部門提交《報(bào)廢申請(qǐng)》，附資產(chǎn)照片、維修記錄；行政部組織鑒定（技術(shù)、財(cái)務(wù)部門參與），報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按《報(bào)廢資產(chǎn)處置辦法》處理（如變賣、捐贈(zèng)），處置收入入賬，更新臺(tái)賬。（三）車輛管理流程1.調(diào)度與使用用車部門提前1個(gè)工作日提交《用車申請(qǐng)》（含事由、時(shí)間、起止點(diǎn)、人數(shù)），行政部根據(jù)申請(qǐng)優(yōu)先級(jí)（公務(wù)出差＞客戶接待＞內(nèi)部事務(wù)）調(diào)度車輛，填寫《車輛使用登記表》（含出車時(shí)間、里程、油耗）；緊急用車可電話申請(qǐng)，事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填申請(qǐng)。2.保養(yǎng)與維修駕駛員須按《車輛保養(yǎng)手冊(cè)》定期保養(yǎng)（如每五千公里換油、每年年檢），保養(yǎng)前提交《保養(yǎng)計(jì)劃》，經(jīng)行政部批準(zhǔn)后執(zhí)行；車輛故障時(shí)，駕駛員立即報(bào)告，行政部聯(lián)系定點(diǎn)維修廠，維修費(fèi)用超一千元須報(bào)總經(jīng)理審批，維修后索要清單存檔。3.安全與考核駕駛員須遵守交通法規(guī)，嚴(yán)禁酒駕、疲勞駕駛；行政部每月統(tǒng)計(jì)違章情況，對(duì)多次違章者進(jìn)行培訓(xùn)或調(diào)崗；每年對(duì)駕駛員進(jìn)行安全考核（含理論測(cè)試、實(shí)操評(píng)估），考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤。五、辦公用品管理流程（一）需求申報(bào)與匯總各部門每月25日前提交《辦公用品需求表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（如“A4紙，70g，5箱，日常打印”）；行政部匯總需求，結(jié)合庫(kù)存情況（通過(guò)《辦公用品臺(tái)賬》查詢），制定《月度采購(gòu)計(jì)劃》，報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審批。（二）采購(gòu)與驗(yàn)收1.供應(yīng)商管理行政部建立《供應(yīng)商名錄》，選擇3家以上合格供應(yīng)商（如晨光、得力），每半年評(píng)估一次（考核價(jià)格、質(zhì)量、交貨期）；采購(gòu)時(shí)優(yōu)先從名錄中選擇，特殊物品可臨時(shí)詢價(jià)，確保性價(jià)比。2.采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)金額≤四千元，行政部直接采購(gòu)；金額＞四千元，須進(jìn)行比價(jià)（至少3家報(bào)價(jià)），填寫《比價(jià)單》，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后簽訂合同；采購(gòu)周期一般不超過(guò)7個(gè)工作日，緊急需求可加急處理（如24小時(shí)內(nèi)到貨）。3.驗(yàn)收與入庫(kù)辦公用品到貨后，行政部核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量（如紙張無(wú)破損、筆芯書寫流暢），填寫《驗(yàn)收單》，與發(fā)票、合同一并存檔；驗(yàn)收合格后，錄入《辦公用品臺(tái)賬》，標(biāo)注入庫(kù)時(shí)間、批次。（三）發(fā)放與庫(kù)存管理1.領(lǐng)用與登記各部門指定專人作為“辦公用品管理員”，憑《需求表》到行政部領(lǐng)用；行政部按“以舊換新”原則（如舊筆芯換新手筆）發(fā)放，填寫《領(lǐng)用登記表》（含領(lǐng)用人、部門、物品、數(shù)量、日期），確保賬實(shí)一致。2.庫(kù)存盤點(diǎn)與預(yù)警行政部每周盤點(diǎn)庫(kù)存，更新《臺(tái)賬》；當(dāng)庫(kù)存低于“安全線”（如A4紙剩余1箱）時(shí)，觸發(fā)采購(gòu)預(yù)警，自動(dòng)生成《補(bǔ)貨清單》，提交采購(gòu)流程；同時(shí)，定期清理滯銷物品（如多余的文件夾），協(xié)調(diào)其他部門領(lǐng)用或打折處理。六、對(duì)外接待工作流程（一）接待申請(qǐng)與方案制定1.申請(qǐng)?zhí)峤粯I(yè)務(wù)部門提前3個(gè)工作日提交《接待申請(qǐng)》，明確接待對(duì)象（身份、人數(shù)）、事由（如商務(wù)洽談、參觀考察）、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)（按《接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行，如高管接待人均200元/餐）；申請(qǐng)須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人審核。2.方案策劃行政部根據(jù)申請(qǐng)制定接待方案，含行程安排（接送機(jī)、會(huì)議、參觀、餐飲、住宿）、陪同人員（業(yè)務(wù)部門+行政部）、物資準(zhǔn)備（禮品、宣傳冊(cè)）；方案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，通知相關(guān)部門執(zhí)行。（二）接待執(zhí)行與服務(wù)1.接送與陪同提前確認(rèn)接待對(duì)象的航班/車次信息，安排車輛接送（重要客人須高管陪同）；接待期間，陪同人員全程跟進(jìn)，及時(shí)響應(yīng)需求（如調(diào)整行程、解決突發(fā)問(wèn)題），并做好拍照、記錄，為后續(xù)總結(jié)提供素材。2.餐飲與住宿安排餐飲選擇符合預(yù)算、口味的餐廳，提前預(yù)訂包間，確認(rèn)菜單（避免禁忌食材）；住宿選擇交通便利、檔次匹配的酒店，提前辦理入住，準(zhǔn)備歡迎信、水果等；結(jié)賬時(shí)索要明細(xì)發(fā)票，確保費(fèi)用合規(guī)。（三）費(fèi)用結(jié)算與總結(jié)1.報(bào)銷與歸檔接待結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，行政部整理發(fā)票、消費(fèi)清單、接待方案，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部審核后，報(bào)總經(jīng)理審批；審批通過(guò)后，費(fèi)用由財(cái)務(wù)部報(bào)銷，相關(guān)材料存檔。2.復(fù)盤與改進(jìn)行政部與業(yè)務(wù)部門溝通接待效果，收集反饋意見(jiàn)（如接待對(duì)象滿意度、流程漏洞）；每季度總結(jié)接待案例，優(yōu)化流程（如縮短接送等待時(shí)間、豐富禮品選擇），提升接待質(zhì)量。七、應(yīng)急處理工作流程（一）突發(fā)事件分類與響應(yīng)1.事件分類突發(fā)事件分為四類：安全類（火災(zāi)、盜竊）、設(shè)備類（電梯困人、網(wǎng)絡(luò)癱瘓）、輿情類（負(fù)面新聞、客戶投訴）、公共衛(wèi)生類（疫情、食物中毒）；行政部制定《應(yīng)急預(yù)案》，明確各類事件的處置流程、責(zé)任分工。2.應(yīng)急響應(yīng)發(fā)現(xiàn)突發(fā)事件后，第一時(shí)間報(bào)告行政部負(fù)責(zé)人（電話+書面），啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案：安全類：組織人員疏散（按消防通道），聯(lián)系消防、公安部門；設(shè)備類：通知維修人員，設(shè)置警示標(biāo)識(shí)，保障人員安全；輿情類：第一時(shí)間回應(yīng)（對(duì)外口徑統(tǒng)一），聯(lián)合法務(wù)、公關(guān)部門處理；公共衛(wèi)生類：隔離病患，聯(lián)系疾控中心，消毒辦公區(qū)。（二）現(xiàn)場(chǎng)處置與后續(xù)跟進(jìn)1.現(xiàn)場(chǎng)指揮行政部負(fù)責(zé)人到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，統(tǒng)籌指揮（如火災(zāi)時(shí)安排滅火、救人、報(bào)警），確保現(xiàn)場(chǎng)秩序；關(guān)鍵崗位（如安全員、設(shè)備管理員）須持證上崗，熟練使用應(yīng)急工具（滅火器、急救箱）。2.后續(xù)處理事件處置后，行政部24小