2026年跨境電商物流服務(wù)公司海外倉(cāng)保稅備貨管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司各海外倉(cāng)保稅備貨業(yè)務(wù)全流程管理，確保符合目的國(guó)海關(guān)保稅監(jiān)管要求，實(shí)現(xiàn)商品備貨計(jì)劃精準(zhǔn)化、庫(kù)存管理透明化、清關(guān)流程高效化，降低保稅合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，保障跨境電商客戶(hù)訂單履約效率，維護(hù)公司與客戶(hù)的合法權(quán)益，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有開(kāi)展保稅備貨業(yè)務(wù)的海外倉(cāng)，涵蓋海外倉(cāng)管理人員、保稅操作專(zhuān)員、清關(guān)對(duì)接人員、系統(tǒng)維護(hù)人員及與保稅備貨相關(guān)的運(yùn)營(yíng)、財(cái)務(wù)部門(mén)，涉及備貨計(jì)劃制定、商品進(jìn)口清關(guān)、保稅入庫(kù)、存儲(chǔ)監(jiān)管、出庫(kù)核驗(yàn)、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)、保稅核銷(xiāo)等全環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)活動(dòng)，同時(shí)作為員工培訓(xùn)、崗位考核及合規(guī)檢查的依據(jù)。第三條基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守目的國(guó)海關(guān)關(guān)于保稅商品監(jiān)管的法律法規(guī)，所有備貨操作符合保稅倉(cāng)注冊(cè)備案要求，商品品類(lèi)、數(shù)量、存儲(chǔ)期限等均在海關(guān)許可范圍內(nèi)，杜絕超范圍備貨、違規(guī)出庫(kù)等行為。計(jì)劃性原則：基于客戶(hù)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)及海外倉(cāng)庫(kù)存容量，制定科學(xué)的保稅備貨計(jì)劃，避免過(guò)度備貨導(dǎo)致庫(kù)存積壓或備貨不足影響訂單履約。透明化原則：建立保稅備貨全流程臺(tái)賬，實(shí)時(shí)記錄商品進(jìn)口、入庫(kù)、存儲(chǔ)、出庫(kù)、核銷(xiāo)等信息，確保海關(guān)監(jiān)管部門(mén)可隨時(shí)核查，同時(shí)向客戶(hù)同步庫(kù)存動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。安全性原則：加強(qiáng)保稅商品存儲(chǔ)安全管理，采取物理隔離、視頻監(jiān)控、權(quán)限管控等措施，防止商品丟失、損壞或調(diào)換，保障保稅貨物所有權(quán)歸屬清晰。第二章保稅備貨計(jì)劃管理第四條備貨需求確認(rèn)客戶(hù)需根據(jù)自身銷(xiāo)售計(jì)劃，提前15個(gè)工作日向公司運(yùn)營(yíng)部門(mén)提交《保稅備貨需求單》，明確商品名稱(chēng)、HS編碼、規(guī)格型號(hào)、預(yù)計(jì)備貨數(shù)量、目標(biāo)入庫(kù)時(shí)間、存儲(chǔ)周期及銷(xiāo)售區(qū)域等信息，未提供完整HS編碼或不符合目的國(guó)保稅政策的商品，不予受理備貨申請(qǐng)。運(yùn)營(yíng)部門(mén)收到需求單后5個(gè)工作日內(nèi)，聯(lián)合海外倉(cāng)、清關(guān)部門(mén)對(duì)備貨需求進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)核查商品是否屬于目的國(guó)允許保稅存儲(chǔ)的品類(lèi)、備貨數(shù)量是否匹配海外倉(cāng)保稅庫(kù)容、清關(guān)所需資料是否齊全，評(píng)估通過(guò)后反饋客戶(hù)確認(rèn)備貨方案。第五條備貨計(jì)劃制定運(yùn)營(yíng)部門(mén)根據(jù)客戶(hù)確認(rèn)的備貨需求，結(jié)合目的國(guó)海關(guān)保稅監(jiān)管要求及海外倉(cāng)歷史庫(kù)存周轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)，制定《海外倉(cāng)保稅備貨執(zhí)行計(jì)劃》，明確商品進(jìn)口清關(guān)時(shí)效、入庫(kù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、庫(kù)存安全閾值、備貨補(bǔ)充周期等內(nèi)容。備貨計(jì)劃需預(yù)留10%-15%的庫(kù)存彈性空間，應(yīng)對(duì)突發(fā)銷(xiāo)售需求；對(duì)于季節(jié)性商品，需提前30個(gè)工作日制定備貨計(jì)劃，確保旺季前完成商品入庫(kù)；對(duì)于臨期商品，備貨數(shù)量不得超過(guò)商品保質(zhì)期的50%，避免保稅期內(nèi)商品過(guò)期?！逗Ｍ鈧}(cāng)保稅備貨執(zhí)行計(jì)劃》經(jīng)運(yùn)營(yíng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，同步發(fā)送至客戶(hù)、海外倉(cāng)及清關(guān)部門(mén)，各相關(guān)方需在3個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)，如有異議需及時(shí)溝通調(diào)整。第三章保稅商品進(jìn)口與入庫(kù)管理第六條進(jìn)口清關(guān)對(duì)接清關(guān)部門(mén)根據(jù)備貨執(zhí)行計(jì)劃，提前7個(gè)工作日收集客戶(hù)提供的清關(guān)資料，包括商業(yè)發(fā)票、裝箱單、原產(chǎn)地證明、HS編碼確認(rèn)函、保稅備案申請(qǐng)表等，確保資料真實(shí)、完整且符合目的國(guó)海關(guān)要求。清關(guān)部門(mén)委托合作的合規(guī)清關(guān)代理機(jī)構(gòu)辦理保稅商品進(jìn)口清關(guān)手續(xù)，實(shí)時(shí)跟蹤清關(guān)進(jìn)度，如遇海關(guān)查驗(yàn)，需配合提供補(bǔ)充資料，確保清關(guān)流程在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成，避免因清關(guān)延誤影響備貨入庫(kù)。清關(guān)完成后，清關(guān)部門(mén)需獲取海關(guān)出具的《保稅商品進(jìn)口放行單》，并在2個(gè)工作日內(nèi)將放行單及清關(guān)明細(xì)同步至海外倉(cāng)及運(yùn)營(yíng)部門(mén)，作為商品保稅入庫(kù)的憑證。第七條保稅入庫(kù)驗(yàn)收海外倉(cāng)收到清關(guān)放行信息后，提前做好入庫(kù)準(zhǔn)備，劃分專(zhuān)屬保稅存儲(chǔ)區(qū)域，配備專(zhuān)職保稅操作專(zhuān)員負(fù)責(zé)入庫(kù)驗(yàn)收，非保稅商品不得進(jìn)入保稅存儲(chǔ)區(qū)域。商品到倉(cāng)后，保稅操作專(zhuān)員首先核對(duì)運(yùn)輸單據(jù)與《保稅商品進(jìn)口放行單》信息是否一致，包括商品名稱(chēng)、HS編碼、數(shù)量、外包裝狀況等，如發(fā)現(xiàn)外包裝破損、數(shù)量短缺等問(wèn)題，需立即拍照留存，并通知清關(guān)部門(mén)與運(yùn)輸方核實(shí)。核對(duì)無(wú)誤后，對(duì)商品進(jìn)行開(kāi)箱檢驗(yàn)，重點(diǎn)檢查商品規(guī)格、標(biāo)識(shí)是否與清關(guān)資料一致，是否存在質(zhì)量問(wèn)題，檢驗(yàn)比例不得低于總數(shù)量的5%，高價(jià)值商品需100%全檢。檢驗(yàn)合格后，在《保稅商品入庫(kù)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。驗(yàn)收合格的商品，由保稅操作專(zhuān)員錄入保稅倉(cāng)管理系統(tǒng)，標(biāo)注“保稅在庫(kù)”狀態(tài)，記錄商品入庫(kù)時(shí)間、批次、存儲(chǔ)庫(kù)位等信息，系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)海關(guān)監(jiān)管臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步。第四章保稅商品存儲(chǔ)與監(jiān)管第八條存儲(chǔ)區(qū)域管理海外倉(cāng)保稅存儲(chǔ)區(qū)域需與非保稅區(qū)域物理隔離，設(shè)置明顯“保稅區(qū)域”標(biāo)識(shí)，配備獨(dú)立的門(mén)禁系統(tǒng)和24小時(shí)視頻監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)至少保存90天，滿(mǎn)足海關(guān)監(jiān)管追溯要求。保稅區(qū)域內(nèi)按商品品類(lèi)、存儲(chǔ)要求分區(qū)存放，易燃易爆、易變質(zhì)等特殊商品需單獨(dú)存放，并配備相應(yīng)的消防、溫控設(shè)備，存儲(chǔ)環(huán)境需符合目的國(guó)海關(guān)對(duì)保稅商品存儲(chǔ)條件的規(guī)定。非保稅操作專(zhuān)員不得進(jìn)入保稅區(qū)域，確需進(jìn)入的需經(jīng)海外倉(cāng)負(fù)責(zé)人審批，登記進(jìn)入時(shí)間、事由及陪同人員，離開(kāi)時(shí)需核對(duì)攜帶物品，防止保稅商品違規(guī)帶出。第九條庫(kù)存動(dòng)態(tài)監(jiān)管保稅操作專(zhuān)員每日核對(duì)保稅倉(cāng)管理系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)與實(shí)際庫(kù)存，重點(diǎn)核查高價(jià)值、高周轉(zhuǎn)商品，確保賬實(shí)一致；每周生成《保稅商品庫(kù)存動(dòng)態(tài)報(bào)表》，上報(bào)運(yùn)營(yíng)部門(mén)及客戶(hù)，同步至海關(guān)監(jiān)管平臺(tái)（如有）。當(dāng)保稅商品庫(kù)存低于備貨計(jì)劃設(shè)定的安全閾值時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警，運(yùn)營(yíng)部門(mén)需在3個(gè)工作日內(nèi)通知客戶(hù)確認(rèn)是否補(bǔ)充備貨，客戶(hù)確認(rèn)后按本制度第二章流程啟動(dòng)新的備貨計(jì)劃。保稅商品存儲(chǔ)期限不得超過(guò)目的國(guó)海關(guān)規(guī)定的保稅周期，保稅操作專(zhuān)員需在到期前30個(gè)工作日提醒客戶(hù)辦理核銷(xiāo)或轉(zhuǎn)口手續(xù)，避免因超期導(dǎo)致海關(guān)處罰。第五章保稅商品出庫(kù)與核銷(xiāo)第十條保稅出庫(kù)核驗(yàn)客戶(hù)生成訂單后，通過(guò)系統(tǒng)提交《保稅商品出庫(kù)申請(qǐng)》，注明訂單號(hào)、商品名稱(chēng)、HS編碼、數(shù)量、收件人信息等，運(yùn)營(yíng)部門(mén)審核申請(qǐng)信息是否符合保稅出庫(kù)要求，重點(diǎn)核查商品是否在保稅備案范圍內(nèi)、訂單信息是否完整。審核通過(guò)后，海外倉(cāng)保稅操作專(zhuān)員根據(jù)出庫(kù)申請(qǐng)生成《保稅商品出庫(kù)單》，攜帶單據(jù)前往保稅區(qū)域揀貨，揀貨過(guò)程需通過(guò)手持終端（PDA）掃描商品條碼與出庫(kù)單信息核對(duì)，確保商品品類(lèi)、數(shù)量無(wú)誤。揀貨完成后，需進(jìn)行出庫(kù)核驗(yàn)，核驗(yàn)人員對(duì)照《保稅商品出庫(kù)單》與實(shí)際商品，檢查包裝是否完好、標(biāo)識(shí)是否清晰，核驗(yàn)合格后在出庫(kù)單上簽字，同步在保稅倉(cāng)管理系統(tǒng)中更新商品狀態(tài)為“已出庫(kù)”，生成出庫(kù)明細(xì)臺(tái)賬。保稅商品出庫(kù)后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成清關(guān)放行（如目的國(guó)需二次清關(guān)），清關(guān)部門(mén)需跟蹤放行進(jìn)度，確保商品順利送達(dá)客戶(hù)指定收件人，避免因清關(guān)問(wèn)題導(dǎo)致訂單延誤。第十一條保稅核銷(xiāo)管理每月結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，海外倉(cāng)聯(lián)合財(cái)務(wù)部門(mén)整理當(dāng)月保稅商品入庫(kù)、出庫(kù)、損耗等數(shù)據(jù)，生成《保稅商品月度核銷(xiāo)報(bào)表》，報(bào)表需包含商品進(jìn)口數(shù)量、出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存結(jié)余、損耗數(shù)量及原因等信息，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。清關(guān)部門(mén)根據(jù)核銷(xiāo)報(bào)表及海關(guān)要求，準(zhǔn)備核銷(xiāo)所需資料，包括進(jìn)口清關(guān)單據(jù)、出庫(kù)明細(xì)、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄等，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向目的國(guó)海關(guān)提交核銷(xiāo)申請(qǐng)，配合海關(guān)進(jìn)行核銷(xiāo)核查。如核銷(xiāo)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異，需立即查明原因，屬于商品損耗的需提供損耗證明，屬于操作失誤的需制定整改措施；差異處理完成后，重新提交核銷(xiāo)申請(qǐng)，確保按時(shí)完成保稅核銷(xiāo)，避免產(chǎn)生海關(guān)罰款。第六章風(fēng)險(xiǎn)防控與應(yīng)急處理第十二條合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)防控公司定期組織保稅相關(guān)崗位員工參加目的國(guó)海關(guān)政策培訓(xùn)，每季度至少開(kāi)展1次保稅合規(guī)知識(shí)考核，確保員工熟悉保稅監(jiān)管要求，掌握合規(guī)操作流程，考核不合格者需重新培訓(xùn)后方可上崗。運(yùn)營(yíng)部門(mén)每月對(duì)海外倉(cāng)保稅備貨業(yè)務(wù)進(jìn)行合規(guī)檢查，重點(diǎn)核查備貨計(jì)劃是否合規(guī)、入庫(kù)驗(yàn)收是否規(guī)范、出庫(kù)核驗(yàn)是否完整、核銷(xiāo)資料是否齊全，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并記錄檢查結(jié)果。建立保稅合規(guī)舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工舉報(bào)違規(guī)操作行為，對(duì)查實(shí)的違規(guī)行為嚴(yán)肅處理，同時(shí)完善制度漏洞，避免同類(lèi)問(wèn)題再次發(fā)生。第十三條應(yīng)急處理若遇海關(guān)臨時(shí)查驗(yàn)，海外倉(cāng)需立即啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)，安排專(zhuān)人配合查驗(yàn)，提供所需的臺(tái)賬、單據(jù)及庫(kù)存數(shù)據(jù)，確保查驗(yàn)順利進(jìn)行；查驗(yàn)結(jié)束后，及時(shí)整理查驗(yàn)結(jié)果，更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)。如發(fā)生保稅商品丟失、損壞，保稅操作專(zhuān)員需立即上報(bào)海外倉(cāng)負(fù)責(zé)人，封鎖現(xiàn)場(chǎng)，調(diào)取監(jiān)控錄像，查明原因；屬于人為失誤的，追究相關(guān)人員責(zé)任；屬于外部因素的，聯(lián)系保險(xiǎn)公司理賠，并向海關(guān)提交情況說(shuō)明，按海關(guān)要求處理剩余商品。若因目的國(guó)海關(guān)政策調(diào)整導(dǎo)致保稅備貨業(yè)務(wù)無(wú)法正常開(kāi)展，運(yùn)營(yíng)部門(mén)需在3個(gè)工作日內(nèi)通知客戶(hù)，共同制定應(yīng)對(duì)方案，如調(diào)整備貨計(jì)劃、轉(zhuǎn)為非保稅備貨等，最大限度降低