舞蹈家協(xié)會(huì)文件歸檔管理管理制度

一、總則（一）目的為加強(qiáng)舞蹈家協(xié)會(huì)文件資料的科學(xué)管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于查詢和利用，更好地服務(wù)于協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作及舞蹈事業(yè)的發(fā)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于舞蹈家協(xié)會(huì)總部及各分支機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生和處理的各類文件資料的歸檔管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：在協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一指揮下開展文件歸檔管理工作，確保工作的協(xié)調(diào)性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)：各部門、各分支機(jī)構(gòu)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門、本機(jī)構(gòu)文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，協(xié)會(huì)檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理和最終歸檔。3.完整準(zhǔn)確：保證歸檔文件資料的內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，真實(shí)反映協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作的開展情況。4.便于利用：歸檔工作要以方便文件資料的查詢、借閱和使用為出發(fā)點(diǎn)，建立科學(xué)合理的歸檔體系。二、歸檔文件范圍（一）行政文件1.協(xié)會(huì)章程、制度、規(guī)定等規(guī)范性文件的制定、修訂及審批文件。2.協(xié)會(huì)各類會(huì)議的通知、議程、會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等文件。3.協(xié)會(huì)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、人事任免、職稱評(píng)定等相關(guān)文件。4.協(xié)會(huì)與上級(jí)主管部門、其他單位的往來公文，包括請(qǐng)示、批復(fù)、函件等。（二）業(yè)務(wù)文件1.各類舞蹈活動(dòng)的策劃方案、組織實(shí)施文件、總結(jié)報(bào)告等，如舞蹈比賽、演出、培訓(xùn)、研討會(huì)等活動(dòng)資料。2.舞蹈創(chuàng)作相關(guān)文件，包括舞蹈作品的創(chuàng)作思路、腳本、音樂資料、排練記錄等。3.會(huì)員管理文件，如會(huì)員入會(huì)申請(qǐng)、審批文件、會(huì)員檔案資料、會(huì)員表彰與處分文件等。4.協(xié)會(huì)與其他機(jī)構(gòu)或單位開展合作項(xiàng)目的協(xié)議、合同、合作計(jì)劃及執(zhí)行情況報(bào)告等文件。（三）財(cái)務(wù)文件1.協(xié)會(huì)年度預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)審批文件。2.各類財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目明細(xì)、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.資金使用申請(qǐng)、審批文件，以及重大財(cái)務(wù)支出的相關(guān)憑證和記錄。（四）宣傳文件1.協(xié)會(huì)宣傳資料，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳單頁(yè)等的設(shè)計(jì)與制作文件。2.新聞報(bào)道、媒體合作協(xié)議、網(wǎng)絡(luò)宣傳推廣記錄等相關(guān)文件。3.協(xié)會(huì)官方網(wǎng)站、社交媒體賬號(hào)的管理文件，包括發(fā)布內(nèi)容的審核記錄等。（五）其他文件1.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、調(diào)研協(xié)會(huì)工作時(shí)的講話、指示及相關(guān)活動(dòng)記錄文件。2.協(xié)會(huì)獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等的相關(guān)文件資料。3.具有保存價(jià)值的照片、錄像、錄音等多媒體資料。三、文件收集（一）收集責(zé)任主體1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人為本部門、本機(jī)構(gòu)文件收集工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織和督促本部門人員開展文件收集工作。2.具體工作人員在工作過程中產(chǎn)生或獲取的文件資料，應(yīng)及時(shí)整理并移交本部門指定的文件收集人員。（二）收集時(shí)間要求1.一般性文件資料應(yīng)在工作完成后的一周內(nèi)完成收集整理，并移交本部門文件收集人員。2.重要會(huì)議、大型活動(dòng)等產(chǎn)生的文件資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后的三個(gè)工作日內(nèi)完成收集。（三）收集質(zhì)量要求1.收集的文件資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正文、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、相關(guān)說明等。2.文件資料應(yīng)保持原始面貌，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，且存儲(chǔ)載體無損壞。四、文件整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照文件的來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類。行政文件可分為綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等類別；業(yè)務(wù)文件可按舞蹈活動(dòng)類型、創(chuàng)作項(xiàng)目等進(jìn)行分類。2.電子文件與紙質(zhì)文件應(yīng)分別整理，但應(yīng)保持對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于查找和核對(duì)。（二）編號(hào)規(guī)則1.對(duì)整理好的文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)由類別代碼、年份代碼、順序號(hào)等部分組成，例如：XZ2023001，表示2023年的第一份行政文件。2.電子文件的編號(hào)應(yīng)與紙質(zhì)文件編號(hào)一致，并在存儲(chǔ)文件名中體現(xiàn)編號(hào)信息。（三）編目要求1.編制文件目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.文件目錄應(yīng)打印成冊(cè)，一式兩份，一份隨文件一同歸檔，另一份作為檢索工具單獨(dú)保存。五、文件裝訂與裝盒（一）紙質(zhì)文件裝訂1.對(duì)于紙張較多的文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和使用。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件中的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止文件損壞。（二）裝盒要求1.將裝訂好的文件或單頁(yè)文件按照分類和編號(hào)順序裝入檔案盒。每個(gè)檔案盒應(yīng)標(biāo)明類別、年份、起止編號(hào)等信息。2.檔案盒應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的無酸紙制品，以保證文件的長(zhǎng)期保存。六、電子文件歸檔（一）存儲(chǔ)要求1.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，如光盤、移動(dòng)硬盤等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明存儲(chǔ)的文件類別、年份等信息，便于查找和管理。（二）格式轉(zhuǎn)換對(duì)于一些特殊格式的電子文件，應(yīng)在歸檔時(shí)轉(zhuǎn)換為通用的、易于長(zhǎng)期保存的格式，如PDF、JPEG等。（三）元數(shù)據(jù)采集在歸檔電子文件時(shí)，應(yīng)同時(shí)采集其元數(shù)據(jù)，包括文件的創(chuàng)建日期、作者、修改記錄等信息，以保證電子文件的真實(shí)性和完整性。七、檔案保管（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（二）保管期限1.根據(jù)文件的重要性和保存價(jià)值，確定不同的保管期限，一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長(zhǎng)期（5年以上）。2.對(duì)于涉及協(xié)會(huì)重大歷史事件、重要權(quán)益等的文件，應(yīng)永久保存。（三）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每季度至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。八、檔案借閱與利用（一）借閱申請(qǐng)1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案，需經(jīng)協(xié)會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為兩周，如需延期，應(yīng)在借閱期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限最長(zhǎng)為一周。2.珍貴或易損檔案原則上不允許外借，如有特殊情況，需經(jīng)協(xié)會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且借閱期限不得超過一天。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和完好性。2.對(duì)于逾期未還的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，并記錄相關(guān)情況。（四）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為協(xié)會(huì)內(nèi)部人員提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需求提供檔案查閱、復(fù)印、掃描等服務(wù)。2.對(duì)于外部單位或個(gè)人的合理利用需求，在符合規(guī)定的前提下，應(yīng)予以支持，促進(jìn)舞蹈文化的傳播和交流。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由協(xié)會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容的重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)協(xié)會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、數(shù)據(jù)擦除等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。