報銷流程規(guī)范操作手冊一、總則（一）目的為規(guī)范公司費用報銷管理，確保流程合規(guī)高效、資金合理使用，明確員工報銷操作標準與責任邊界，特制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于全體員工（含正式員工、實習生、勞務派遣人員）的日常辦公費、差旅費、采購費、業(yè)務招待費等常規(guī)及專項費用報銷。（三）基本原則1.真實性：報銷事項與票據必須真實有效，嚴禁虛構業(yè)務、虛開發(fā)票或篡改票據。2.合規(guī)性：流程、票據及費用標準需符合法規(guī)與公司制度。3.及時性：費用發(fā)生后應在1個月內（或次月初）完成申請，逾期影響審批效率。4.權責清晰：員工對真實性負責，審批人對合規(guī)性負責，財務審核流程合規(guī)性。二、報銷前期準備（一）票據要求1.發(fā)票有效性需為稅務機關監(jiān)制的合法票據，加蓋開票單位發(fā)票專用章（電子發(fā)票簽章需清晰）。內容完整準確（日期、項目、金額、數(shù)量等），不得涂改挖補。電子發(fā)票需打印并留存電子檔，紙質發(fā)票保持整潔無破損。2.非發(fā)票類票據行政事業(yè)性收費票據、火車票等需印有財政/主管部門監(jiān)制章，內容填寫完整（如火車票需含乘車人、日期、車次）。3.票據粘貼規(guī)范采用“魚鱗式”粘貼，按從小到大、從左到右順序粘貼在報銷單上，避免重疊、超出邊界。票據較多時分張粘貼，標注“共X頁，第X頁”，確保粘貼牢固。（二）報銷單填寫要求1.基礎信息：填寫姓名、部門、工號、日期、聯(lián)系電話（辦公短號即可），注明報銷類型（如“差旅費”“辦公費”）。2.費用明細：逐項填寫時間、事由、金額，同一類型可合并但需備注明細（如“辦公用品：A4紙1包、中性筆2支，合計XX元”）。3.附件說明：注明票據及證明材料總張數(shù)，簡要說明附件內容（如“發(fā)票X張，出差申請單1份”）。三、不同類型費用報銷流程（一）日常辦公費用報銷1.范圍：辦公用品、快遞費、水電費等日常運營費用。2.流程：申請采購：零星采購可墊付后報銷，大額采購需OA提交“采購申請”，經部門負責人審批后由行政統(tǒng)一采購。票據收集：保留采購發(fā)票、付款憑證（轉賬記錄/收據）。報銷申請：填寫《日常費用報銷單》，粘貼票據后提交部門初審，再送財務審核。支付：財務審核無誤后提交終審，通過后安排對公轉賬或個人報銷打款。（二）差旅費報銷1.范圍：交通費、住宿費、伙食補貼、市內交通費等。2.流程：出差申請：出差前OA提交“出差申請單”，注明事由、時間、地點，經部門負責人及分管領導審批（超3天需總經理審批）。票據收集：交通費：優(yōu)先選協(xié)議供應商，保留行程單、發(fā)票；火車/汽車票留存原件（電子票打印后標注信息）。住宿費：選協(xié)議酒店，發(fā)票注明住宿日期、人數(shù)、房型；定額發(fā)票需附明細單。補貼：按公司標準執(zhí)行，無需票據但需注明天數(shù)（如“伙食補貼：3天×100元/天=300元”）。報銷申請：填寫《差旅費報銷單》，粘貼票據并附出差申請單，提交部門初審。支付：部門初審后送財務審核（重點查補貼標準、票據合規(guī)性），終審通過后支付。（三）采購費用報銷（含固定資產、低值易耗品）1.范圍：設備、物資、服務采購（大額需簽合同）。2.流程：采購申請：提交“采購申請單”（注明物品、預算、供應商），經部門、采購、財務、總經理審批（超預算需額外說明）。合同簽訂：金額超5000元需簽合同，明確付款、交貨、質量標準，經法務審核后存檔。收貨驗收：貨物送達后，使用部門與行政/采購共同驗收，填寫《驗收單》并簽字（固定資產需登記臺賬）。報銷：收集發(fā)票（專票需30天內認證）、驗收單、合同復印件，填寫《采購報銷單》，按流程審批后支付。（四）業(yè)務招待費報銷1.范圍：餐飲、禮品、娛樂等（需符合公司標準）。2.流程：事前申請：招待前OA提交“業(yè)務招待申請單”，注明對象、事由、人數(shù)、金額，經部門及分管領導審批（超標準需總經理審批）。票據收集：餐飲發(fā)票需注明日期、單位、人數(shù)、明細（定額發(fā)票附點菜單）；禮品發(fā)票需注明物品、數(shù)量、單價。報銷申請：填寫《業(yè)務招待費報銷單》，粘貼票據并附申請單、點菜單，提交部門初審。支付：部門初審后送財務審核（查標準合規(guī)性、票據真實性），終審通過后支付（優(yōu)先對公轉賬）。四、審批與支付流程（一）審批層級1.部門負責人：審核事項真實性、必要性，簽署初審意見。2.財務部門：審核票據合規(guī)性、報銷單準確性、費用標準符合性，核對預算。3.總經理（或授權人）：終審重大費用或超權限事項，簽署最終意見。（二）審批時效部門初審：1-2個工作日；財務審核：1個工作日；總經理終審：2個工作日（特殊情況除外）。（三）支付方式與時效1.支付方式：對公支付：適用于采購款、大額費用，需提供供應商對公賬戶信息。個人報銷：員工墊付費用，審核通過后3-5個工作日內轉賬至工資卡（需確認賬戶信息）。2.支付時效：終審通過后，對公支付3個工作日內完成，個人報銷5個工作日內到賬（節(jié)假日順延）。五、注意事項（一）時效要求費用發(fā)生后1個月內提交申請（差旅費需出差結束后7個工作日內提交），逾期無正當理由的，財務不予受理。（二）票據與事項一致性票據需與實際業(yè)務完全對應，嚴禁“張冠李戴”，否則退回報銷并追究責任。（三）虛假報銷處理虛構業(yè)務、虛開發(fā)票等行為，公司將追回款項，視情節(jié)給予警告、解除合同等處分，違法移交司法。（四）預算管理報銷需在部門預算內，超預算需提前提交“預算調整申請”，經審批后方可報銷。六、常見問題及解答（一）電子發(fā)票重復報銷怎么辦？財務通過“電子發(fā)票查重系統(tǒng)”驗真查重，員工需標注“首次報銷”并承諾未重復提交，否則按虛假報銷處理。（二）發(fā)票丟失或損毀如何處理？丟失需取得開票方“存根聯(lián)復印件”（蓋發(fā)票專用章），并出具情況說明（部門負責人簽字）；損毀嚴重需重新取得發(fā)票。（三）差旅費補貼標準調整后，之前的出差如何報銷？按“出差時間”執(zhí)行標準：出差期間在新標準生效前的按舊標準，生效后的按新標準，報銷時注明日期及對應標準。（四）報銷被財務退回后如何處