通用商業(yè)合同審核流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊第一章適用范圍與業(yè)務(wù)場景本手冊適用于各類企業(yè)（含國有企業(yè)、民營企業(yè)、外資企業(yè)等）在日常經(jīng)營活動中開展的商業(yè)合同審核工作，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作開發(fā)合同、租賃合同等常見商業(yè)合同類型。通過標(biāo)準(zhǔn)化審核流程，可保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險可控，同時提高合同審核效率，保障企業(yè)合法權(quán)益。具體業(yè)務(wù)場景包括但不限于：企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的采購/供貨合同；企業(yè)與客戶簽訂的銷售/服務(wù)合同；企業(yè)與合作伙伴簽訂的聯(lián)合開發(fā)、委托加工等協(xié)作合同；企業(yè)與物業(yè)、中介等第三方簽訂的服務(wù)類合同；涉及跨境業(yè)務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)安全等特殊條款的復(fù)雜合同。第二章標(biāo)準(zhǔn)化審核操作流程2.1合同接收與初步登記操作內(nèi)容：合同提交：業(yè)務(wù)部門（或合同發(fā)起人）通過企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)/合同管理系統(tǒng)提交合同審核申請，同步合同草案、對方主體資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）、背景說明（如合作背景、交易目的等）材料。材料完整性檢查：合同管理部門（或指定審核牽頭部門）收到材料后，1個工作日內(nèi)完成完整性檢查，重點核對：合同文本是否為最終版本；對方主體資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)（如營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件需加蓋公章）；是否附有必要的附件（如技術(shù)協(xié)議、驗收標(biāo)準(zhǔn)等）。合同登記編號：材料齊全后，合同管理部門按“年份-合同類型-序號”規(guī)則編制合同編號（如“2024采-001”），在系統(tǒng)中登記合同基本信息（合同名稱、雙方主體、標(biāo)的金額、預(yù)計簽署日期等），并同步推送至各審核部門。責(zé)任主體：合同管理部門（接收、登記）；業(yè)務(wù)部門（材料提交）。輸出成果：《合同接收登記表》（詳見第三章3.1）。2.2初步形式審查操作內(nèi)容：審查主體：由合同管理部門或法務(wù)部門（根據(jù)企業(yè)職責(zé)劃分）負(fù)責(zé)，重點審核合同形式要件是否符合法律規(guī)定及企業(yè)內(nèi)部要求。審查要點：合同主體：簽約方名稱是否與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書一致，自然人簽約需核對證件號碼信息；合同簽署：是否包含雙方基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式）、簽約主體蓋章/簽字（企業(yè)需加蓋公章或合同專用章，自然人需簽字并按手?。?；合同結(jié)構(gòu)：是否具備合同基本要素（如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等），條款是否邏輯清晰、無歧義；份數(shù)與文本：合同文本是否為打印件（手寫部分需雙方確認(rèn)），正本份數(shù)是否符合約定（如“一式三份，雙方各執(zhí)一份，一份留存”）。審查反饋：對形式要件不符合要求的，合同管理部門需在1個工作日內(nèi)退回業(yè)務(wù)部門并說明修改意見；符合要求的，同步推送至法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)等專項審核部門。責(zé)任主體：合同管理部門/法務(wù)部門。輸出成果：形式審查意見（通過/退回修改）。2.3專項內(nèi)容審核根據(jù)合同類型及風(fēng)險點，由法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)等部門分別開展專項審核，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、商業(yè)條款合理、財務(wù)風(fēng)險可控。2.3.1法務(wù)專項審核審核要點：合法性：合同內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效條款（如違反法律強制性規(guī)定、損害社會公共利益等）；權(quán)利義務(wù)：雙方權(quán)利義務(wù)是否對等，是否存在單方不合理限制或免責(zé)條款（如“對方違約后，我方有權(quán)單方解除合同且不承擔(dān)違約責(zé)任”）；違約責(zé)任：違約責(zé)任是否明確、具體（如違約金計算方式、賠償范圍是否可執(zhí)行），是否與違約行為相當(dāng)；爭議解決：爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確，管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否約定清晰（如“由合同簽訂地有管轄權(quán)的人民法院管轄”）；知識產(chǎn)權(quán)：涉及知識產(chǎn)權(quán)（如專利、商標(biāo)、著作權(quán)）的合同，是否明確權(quán)利歸屬、使用范圍及侵權(quán)責(zé)任；特殊條款：跨境合同需關(guān)注準(zhǔn)據(jù)法選擇、外匯管制條款；數(shù)據(jù)安全相關(guān)合同需符合《數(shù)據(jù)安全法》《個人信息保護(hù)法》要求。時限要求：收到合同后2個工作日內(nèi)完成審核，反饋書面意見至合同管理部門。2.3.2財務(wù)專項審核審核要點：價款與支付：合同價款是否明確（含單價、總價、幣種），支付方式（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例及支付條件）是否合理，是否與企業(yè)財務(wù)流程匹配；稅費承擔(dān)：稅費（如增值稅、企業(yè)所得稅）承擔(dān)方是否明確，是否符合稅法規(guī)定；履約擔(dān)保：大額合同是否要求對方提供履約保證金、保函等擔(dān)保措施，擔(dān)保方式是否有效；財務(wù)風(fēng)險：是否存在資金支付風(fēng)險（如“對方未交貨即支付全款”），是否涉及關(guān)聯(lián)方交易（如涉及，需履行內(nèi)部審批程序）。時限要求：收到合同后2個工作日內(nèi)完成審核，反饋書面意見至合同管理部門。2.3.3業(yè)務(wù)部門專項審核審核要點：商業(yè)條款：合同標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)）是否符合企業(yè)業(yè)務(wù)需求，技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確（可引用附件中的技術(shù)協(xié)議）；履行期限：交貨/服務(wù)期限是否合理，是否影響企業(yè)生產(chǎn)/銷售計劃；驗收標(biāo)準(zhǔn)：驗收流程、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收期限是否具體（如“按GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)驗收，驗收周期不超過15個工作日”）；合作背景：對方是否具備履約能力（如生產(chǎn)資質(zhì)、技術(shù)團(tuán)隊、過往業(yè)績），合作是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃。時限要求：收到合同后2個工作日內(nèi)完成審核，反饋書面意見至合同管理部門。輸出成果：《分部門審核意見表》（詳見第三章3.2），各審核部門需明確標(biāo)注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并說明具體修改意見。2.4風(fēng)險復(fù)核與意見匯總操作內(nèi)容：意見匯總：合同管理部門收集法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)等部門的審核意見，梳理共性問題（如條款表述模糊、違約責(zé)任不對等）及個性問題（如財務(wù)部門要求調(diào)整支付節(jié)點）。風(fēng)險復(fù)核：由合同管理部門或法務(wù)部門牽頭，組織召開審核協(xié)調(diào)會（必要時邀請分管領(lǐng)導(dǎo)參與），對爭議問題進(jìn)行討論，形成統(tǒng)一的修改意見；對于重大風(fēng)險（如對方主體無資質(zhì)、核心條款違法），需及時上報企業(yè)決策層。反饋修改：將匯總后的修改意見反饋至業(yè)務(wù)部門，要求對方（或內(nèi)部業(yè)務(wù)部門）根據(jù)意見調(diào)整合同文本，調(diào)整后重新提交審核。責(zé)任主體：合同管理部門（牽頭）；法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)部門（配合）。輸出成果：審核意見匯總報告（含修改建議及風(fēng)險提示）。2.5最終審批與簽署操作內(nèi)容：審批流程：根據(jù)合同金額、類型及重要性，確定審批權(quán)限（如：10萬元以下由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；10萬-50萬元由分管副總審批；50萬元以上由總經(jīng)理審批）。審批人需審核《分部門審核意見表》《審核意見匯總報告》，確認(rèn)合同無重大風(fēng)險后簽署審批意見。簽署準(zhǔn)備：審批通過后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)最終版合同文本，協(xié)調(diào)雙方簽署時間，準(zhǔn)備簽署所需材料（如合同正本、授權(quán)委托書、簽約代表證件號碼復(fù)印件等）。合同簽署：雙方簽約代表需當(dāng)面簽署合同，保證簽字/蓋章清晰、完整；若為異地簽署，可采用電子簽章（符合《電子簽名法》要求）或授權(quán)委托方式（需提供加蓋公章的授權(quán)委托書）。簽署登記：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門將簽署完成的合同正本提交至合同管理部門，合同管理部門在系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已簽署”，并掃描存檔電子版。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（簽署協(xié)調(diào)）；合同管理部門（登記存檔）；各審批人（最終審批）。輸出成果：已簽署合同正本、電子掃描件；《合同審批流程記錄表》（詳見第三章3.3）。2.6合同歸檔與履約跟蹤操作內(nèi)容：歸檔管理：合同管理部門在合同簽署后3個工作日內(nèi)完成歸檔，歸檔材料包括：合同正本、審核過程中的所有材料（如合同草案、資質(zhì)文件、審核意見表、審批記錄等）、附件（如技術(shù)協(xié)議、驗收單等）。歸檔需建立臺賬，保證“一合同一檔案”，檔案保管期限符合企業(yè)檔案管理規(guī)定（一般為合同終止后5-10年）。履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履約跟蹤，重點監(jiān)控：對方是否按合同約定履行義務(wù)（如按時交貨、提供服務(wù)）；我方是否按合同約定支付款項、提供配合；履約過程中是否出現(xiàn)變更、違約等情況（如對方延遲交貨，需及時發(fā)函催告并保留證據(jù)）。履約記錄：業(yè)務(wù)部門定期（如每月/每季度）向合同管理部門反饋履約情況，重大問題（如對方嚴(yán)重違約）需及時上報，并啟動爭議解決程序（如協(xié)商、仲裁、訴訟）。責(zé)任主體：合同管理部門（歸檔）；業(yè)務(wù)部門（履約跟蹤）。輸出成果：合同檔案、履約跟蹤報告。第三章審核工具與模板表格3.1合同接收登記表合同編號合同名稱合同類型對方主體名稱我方主體名稱合同金額（元）接收日期接收人當(dāng)前狀態(tài)備注2024采-001原材料采購合同采購合同A科技有限公司B有限公司500,0002024-03-01*審核中附對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件3.2分部門審核意見表合同編號審核部門審核內(nèi)容摘要審核意見修改建議審核人審核日期2024采-001法務(wù)部合同違約責(zé)任條款修改后同意第5條“違約金為合同總額的20%”調(diào)整為“違約金為逾期付款金額的每日萬分之五”*2024-03-022024采-001財務(wù)部支付方式同意預(yù)付款比例調(diào)整為30%，剩余款項在驗收合格后30日內(nèi)支付*2024-03-022024采-001采購部交貨期限修改后同意交貨期限由“2024年4月30日前”調(diào)整為“2024年5月15日前”*趙六2024-03-023.3合同審批流程記錄表合同編號審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批日期備注2024采-001業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*孫七同意2024-03-032024采-001分管副總*周八同意2024-03-042024采-001總經(jīng)理*吳九最終審批通過2024-03-05金額50萬元以下第四章審核關(guān)鍵控制點與注意事項4.1主體資格審查企業(yè)主體：需核對對方營業(yè)執(zhí)照（副本復(fù)印件加蓋公章）、法定代表人證件號碼明，授權(quán)簽約的需提供授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限）及代理人證件號碼；特殊行業(yè)主體：對方需具備相應(yīng)資質(zhì)（如食品行業(yè)需《食品生產(chǎn)許可證》，建筑行業(yè)需《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書》），并在合同中注明資質(zhì)編號及有效期；自然人主體：核對證件號碼原件，留存復(fù)印件，確認(rèn)簽約人具有完全民事行為能力。4.2合同條款完整性合同核心條款不得遺漏，包括但不限于：標(biāo)的條款：明確產(chǎn)品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)（可引用附件）；數(shù)量與質(zhì)量：約定數(shù)量單位（如“噸”“件”）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“國家標(biāo)準(zhǔn)”“行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”及驗收方法）；價款與支付：明確總價、單價、幣種、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、支付節(jié)點（如“預(yù)付款30%發(fā)貨前支付，尾款70%驗收合格后30日內(nèi)支付”）；履行期限與地點：明確交貨/服務(wù)時間、履行地點（如“交貨地點：我方倉庫”）；違約責(zé)任：約定違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格）及違約金計算方式、賠償范圍；爭議解決：明確爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄機(jī)構(gòu)（如“由合同簽訂地人民法院管轄”或“提交仲裁委員會仲裁”）。4.3風(fēng)險點識別法律風(fēng)險：避免“霸王條款”（如“本合同最終解釋權(quán)歸我方所有”），保證條款不違反法律強制性規(guī)定；商業(yè)風(fēng)險：警惕“先付款后發(fā)貨”模式對大額交易，可要求對方提供擔(dān)保；財務(wù)風(fēng)險：關(guān)注對方履約能力，避免與資信不良主體合作；合規(guī)風(fēng)險：涉及數(shù)據(jù)跨境、知識產(chǎn)權(quán)等特殊領(lǐng)域，需符合《數(shù)據(jù)安全法》《個人信息保護(hù)法》《專利法》等法律法規(guī)要求。4.4保密與信息安全審核過程中接觸的合同文本、對方信息等屬于企業(yè)商業(yè)秘密，審核人員需遵守保密規(guī)定，不得泄露；合同中可約定保密條款（如“雙方對合作過程中獲知的對方商業(yè)秘密承擔(dān)保密義務(wù)，保密期限至合同終止后3年”）。4.5審核時限管理合同管理部門接收材料后1個工作日內(nèi)完成登記；各專項審核部門（法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)）在收到合同后2個工作日內(nèi)反饋