2026年跨境電商公司應(yīng)付賬款管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司應(yīng)付賬款的確認(rèn)、審核、支付、臺賬管理及風(fēng)險防控全流程工作，保障資金支付安全合規(guī)，維護公司與境內(nèi)外供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，提升資金使用效率，防范應(yīng)付賬款管理過程中的舞弊、逾期支付等風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國企業(yè)會計準(zhǔn)則》《中華人民共和國電子商務(wù)法》及跨境電商行業(yè)相關(guān)財務(wù)規(guī)范，結(jié)合公司跨境運營業(yè)務(wù)特性（涉及多平臺、多幣種結(jié)算、境外供應(yīng)商合作等）及實際運營情況，制定本制度。第二條本制度所稱應(yīng)付賬款，是指公司因采購貨物、接受服務(wù)（包括境內(nèi)外采購、物流倉儲服務(wù)、營銷推廣服務(wù)、技術(shù)服務(wù)等）而產(chǎn)生的，應(yīng)向供應(yīng)商、服務(wù)商等債權(quán)人支付但尚未支付的款項，包括境內(nèi)應(yīng)付賬款及跨境應(yīng)付賬款（涉及多幣種結(jié)算）。本制度適用于公司所有涉及應(yīng)付賬款管理的部門及全體員工，包括財務(wù)部門、采購部、運營部、倉儲物流部、市場部等；覆蓋應(yīng)付賬款從確認(rèn)、審核、支付到臺賬管理、對賬核銷的全生命周期；同時適用于與公司發(fā)生業(yè)務(wù)往來的境內(nèi)外供應(yīng)商、服務(wù)商等合作方。第三條應(yīng)付賬款管理遵循“合規(guī)優(yōu)先、權(quán)責(zé)明晰、流程規(guī)范、風(fēng)險可控、協(xié)同高效”的原則，實行“誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)，誰審核、誰把關(guān)”的責(zé)任制，確保應(yīng)付賬款確認(rèn)準(zhǔn)確、支付及時、臺賬清晰、風(fēng)險可控。第四條公司建立應(yīng)付賬款管理動態(tài)監(jiān)控機制，財務(wù)部門牽頭負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與規(guī)范執(zhí)行，定期開展應(yīng)付賬款管理專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)并整改管理中的問題，保障本制度有效落地。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)第五條財務(wù)部門是應(yīng)付賬款管理的核心責(zé)任部門，整體職責(zé)包括：制定應(yīng)付賬款管理具體操作細(xì)則，統(tǒng)籌應(yīng)付賬款的確認(rèn)、審核、支付、臺賬管理、對賬核銷等工作；對接境內(nèi)外金融機構(gòu)，處理跨境支付相關(guān)事宜；開展應(yīng)付賬款管理培訓(xùn)與監(jiān)督檢查；建立應(yīng)付賬款風(fēng)險預(yù)警機制，防范資金支付風(fēng)險。第六條財務(wù)部門各崗位應(yīng)付賬款管理具體職責(zé)：（一）應(yīng)付會計：負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的日常核算與確認(rèn)，審核供應(yīng)商發(fā)票、業(yè)務(wù)合同、入庫單等憑證的一致性與合規(guī)性；建立并維護應(yīng)付賬款明細(xì)臺賬，及時更新賬款信息；定期與供應(yīng)商開展對賬工作，編制對賬差異調(diào)節(jié)表；負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款支付申請的初步審核；整理應(yīng)付賬款相關(guān)資料并歸檔；（二）費用會計：協(xié)助審核與費用相關(guān)的應(yīng)付賬款憑證，核查服務(wù)類應(yīng)付賬款對應(yīng)的合同、服務(wù)成果證明等資料的完整性；配合應(yīng)付會計開展費用類應(yīng)付賬款的對賬工作；（三）跨境賬務(wù)會計：負(fù)責(zé)跨境應(yīng)付賬款的核算與確認(rèn)，處理多幣種結(jié)算相關(guān)的匯率折算工作；審核跨境供應(yīng)商發(fā)票的境外合規(guī)性及境內(nèi)稅務(wù)認(rèn)可性；配合應(yīng)付會計開展跨境應(yīng)付賬款的對賬與支付審核工作；對接境外金融機構(gòu)處理跨境支付相關(guān)事宜；（四）出納：嚴(yán)格按照審批通過的支付申請辦理應(yīng)付賬款支付手續(xù)，確保支付金額、收款人信息準(zhǔn)確無誤；及時登記資金支付臺賬，反饋支付結(jié)果；保管支付相關(guān)票據(jù)及憑證；（五）財務(wù)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核應(yīng)付賬款管理相關(guān)制度及操作細(xì)則；審批重大應(yīng)付賬款支付申請；監(jiān)督應(yīng)付賬款管理全流程的合規(guī)性；協(xié)調(diào)處理應(yīng)付賬款管理中的重大問題，統(tǒng)籌解決跨境支付相關(guān)的合規(guī)與風(fēng)險問題。第七條各業(yè)務(wù)部門職責(zé)：（一）采購部：負(fù)責(zé)境內(nèi)外采購業(yè)務(wù)相關(guān)應(yīng)付賬款的發(fā)起與初步審核，確保采購合同條款清晰、采購流程合規(guī)；及時提交采購發(fā)票、入庫單、合同等資料至財務(wù)部門；配合財務(wù)部門開展采購類應(yīng)付賬款的對賬工作；跟蹤供應(yīng)商賬款結(jié)算情況，及時反饋異常信息；（二）運營部、倉儲物流部、市場部等業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)應(yīng)付賬款（如物流服務(wù)費、營銷推廣費、技術(shù)服務(wù)費等）的發(fā)起與初步審核，提交相關(guān)合同、服務(wù)成果證明、發(fā)票等資料至財務(wù)部門；配合財務(wù)部門開展對應(yīng)應(yīng)付賬款的對賬工作；跟蹤賬款結(jié)算進度，協(xié)調(diào)解決業(yè)務(wù)層面的賬款爭議；（三）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核本部門業(yè)務(wù)相關(guān)應(yīng)付賬款的真實性、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性及合理性；審批本部門應(yīng)付賬款支付申請；監(jiān)督本部門員工規(guī)范辦理應(yīng)付賬款相關(guān)業(yè)務(wù)，確保提交資料完整合規(guī)。第三章應(yīng)付賬款確認(rèn)與審核第八條應(yīng)付賬款確認(rèn)基本要求：（一）確認(rèn)依據(jù)：應(yīng)付賬款確認(rèn)需以真實的業(yè)務(wù)交易為基礎(chǔ)，憑合規(guī)有效的憑證辦理，包括但不限于業(yè)務(wù)合同、供應(yīng)商發(fā)票、入庫單（采購類）、服務(wù)成果證明（服務(wù)類）、驗收單等；跨境應(yīng)付賬款還需提供符合境內(nèi)外稅務(wù)要求的跨境發(fā)票及相關(guān)憑證；（二）確認(rèn)時限：業(yè)務(wù)部門應(yīng)在收到供應(yīng)商發(fā)票及相關(guān)憑證后5個工作日內(nèi)，完成初步審核并提交至財務(wù)部門；財務(wù)部門在收到完整資料后5個工作日內(nèi)完成審核確認(rèn)，錄入應(yīng)付賬款臺賬；特殊情況（如跨境憑證審核）可適當(dāng)延長，但需報財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。第九條境內(nèi)應(yīng)付賬款確認(rèn)與審核流程：（一）業(yè)務(wù)部門發(fā)起：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員收集供應(yīng)商發(fā)票、業(yè)務(wù)合同、入庫單/驗收單等資料，核對資料信息一致后，填寫《應(yīng)付賬款確認(rèn)申請表》，注明供應(yīng)商名稱、金額、款項性質(zhì)、付款期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至財務(wù)部門；（二）財務(wù)部門審核：應(yīng)付會計接收資料后，審核發(fā)票的真實性、合規(guī)性（包括發(fā)票抬頭、稅號、稅率、金額等信息），核對發(fā)票與合同、入庫單/驗收單的一致性；審核通過后，確認(rèn)應(yīng)付賬款，錄入應(yīng)付賬款明細(xì)臺賬；審核不通過的，退回業(yè)務(wù)部門補充完善。第十條跨境應(yīng)付賬款確認(rèn)與審核特殊規(guī)范：（一）憑證要求：跨境應(yīng)付賬款確認(rèn)需提供境外供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（符合當(dāng)?shù)囟悇?wù)規(guī)定）、跨境業(yè)務(wù)合同（明確結(jié)算幣種、匯率、付款方式等條款）、海關(guān)報關(guān)單（采購貨物類）、服務(wù)成果跨境交付證明等資料；境外發(fā)票需提供中文翻譯件（注明翻譯人員及日期），確保境內(nèi)財務(wù)核算與稅務(wù)審核可識別；（二）匯率折算：跨境應(yīng)付賬款以人民幣為記賬本位幣，結(jié)算幣種為外幣的，按業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)日或當(dāng)月1日的人民幣匯率中間價折算；匯率選擇后12個月內(nèi)不得變更，確需變更的，需報財務(wù)負(fù)責(zé)人審批并說明理由；（三）合規(guī)審核：跨境賬務(wù)會計需審核跨境應(yīng)付賬款對應(yīng)的業(yè)務(wù)是否符合境內(nèi)外外匯管理規(guī)定及稅收政策；涉及跨境支付備案的，需提前完成相關(guān)備案手續(xù)；審核通過后，協(xié)同應(yīng)付會計確認(rèn)應(yīng)付賬款并錄入臺賬。第四章應(yīng)付賬款支付流程第十一條支付申請發(fā)起：（一）業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員根據(jù)應(yīng)付賬款確認(rèn)信息及合同約定的付款期限，填寫《應(yīng)付賬款支付申請表》，注明供應(yīng)商名稱、賬號、開戶銀行（跨境支付需注明境外銀行SWIFT碼）、支付金額、結(jié)算幣種、付款事由、對應(yīng)的應(yīng)付賬款確認(rèn)單號等信息；（二）經(jīng)辦人員附上應(yīng)付賬款確認(rèn)申請表、供應(yīng)商發(fā)票、合同等相關(guān)資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。第十二條支付審核流程：（一）財務(wù)初步審核：應(yīng)付會計對支付申請資料的完整性、信息的準(zhǔn)確性進行審核，核對支付金額與應(yīng)付賬款臺賬記錄的一致性；跨境支付申請還需由跨境賬務(wù)會計審核外匯結(jié)算合規(guī)性及備案手續(xù)完整性；審核通過后，提交財務(wù)負(fù)責(zé)人審批；（二）財務(wù)負(fù)責(zé)人審批：財務(wù)負(fù)責(zé)人對支付申請的合規(guī)性、合理性進行審核，重點審批大額應(yīng)付賬款支付（具體額度標(biāo)準(zhǔn)由公司另行制定）、跨境支付及特殊付款事項；審批通過后，移交出納辦理支付手續(xù)；（三）特殊審批：單筆支付金額超過公司規(guī)定大額標(biāo)準(zhǔn)的，需經(jīng)公司管理層（總經(jīng)理/分管副總）審批；涉及緊急支付、逾期支付的，需在支付申請中說明理由，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人及管理層審批后辦理。第十三條支付執(zhí)行規(guī)范：（一）境內(nèi)支付：出納根據(jù)審批通過的支付申請，通過公司網(wǎng)銀系統(tǒng)辦理支付手續(xù)，確保收款人名稱、賬號、開戶銀行、支付金額準(zhǔn)確無誤；支付完成后，及時打印支付回單，登記資金支付臺賬，并將支付回單傳遞給應(yīng)付會計更新應(yīng)付賬款臺賬；（二）跨境支付：出納根據(jù)審批通過的跨境支付申請，按照境內(nèi)外外匯管理規(guī)定及銀行要求，提交相關(guān)支付資料，辦理跨境支付手續(xù)；跟蹤支付進度，及時獲取境外銀行支付回執(zhí)；支付完成后，將支付回執(zhí)傳遞給跨境賬務(wù)會計及應(yīng)付會計，同步更新資金支付臺賬及應(yīng)付賬款臺賬；（三）支付異常處理：支付過程中出現(xiàn)賬號錯誤、銀行拒付等異常情況的，出納需立即向財務(wù)負(fù)責(zé)人匯報，并及時與供應(yīng)商、銀行溝通解決；處理完成后，重新辦理支付手續(xù)或調(diào)整應(yīng)付賬款信息。第十四條支付時限要求：財務(wù)部門應(yīng)在支付申請審批通過后3個工作日內(nèi)辦理境內(nèi)支付手續(xù)；跨境支付應(yīng)在審批通過后5個工作日內(nèi)辦理（不含銀行及外匯管理部門審核時間）；確需延遲支付的，需說明理由并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。第五章應(yīng)付賬款臺賬管理與對賬第十五條臺賬管理規(guī)范：（一）應(yīng)付會計建立并維護應(yīng)付賬款明細(xì)臺賬，臺賬內(nèi)容應(yīng)包括但不限于供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商類型（境內(nèi)/跨境）、應(yīng)付金額、結(jié)算幣種、匯率、付款期限、確認(rèn)日期、支付日期、支付金額、未付余額、對應(yīng)合同號、發(fā)票號、經(jīng)辦人、審核人等信息；（二）應(yīng)付賬款臺賬實行動態(tài)更新，應(yīng)付會計在確認(rèn)應(yīng)付賬款、辦理支付手續(xù)后，需在1個工作日內(nèi)更新臺賬信息；跨境賬務(wù)會計協(xié)助更新跨境應(yīng)付賬款的匯率折算及跨境支付相關(guān)信息；（三）應(yīng)付會計每月對應(yīng)付賬款臺賬進行核對，確保臺賬記錄與財務(wù)賬務(wù)記錄一致；發(fā)現(xiàn)差異的，及時查明原因并整改。第十六條對賬管理要求：（一）對賬頻率：境內(nèi)供應(yīng)商每月對賬一次；跨境供應(yīng)商每季度對賬一次；年度終了，需與所有供應(yīng)商開展年度對賬工作；（二）對賬流程：應(yīng)付會計每月/季度結(jié)束后10個工作日內(nèi)，整理應(yīng)付賬款臺賬信息，向供應(yīng)商發(fā)送對賬函（境內(nèi)供應(yīng)商發(fā)送中文對賬函，跨境供應(yīng)商可發(fā)送中英文對照對賬函）；供應(yīng)商反饋對賬結(jié)果后，應(yīng)付會計核對差異，編制《應(yīng)付賬款對賬差異調(diào)節(jié)表》，明確差異原因及處理措施，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)部門及供應(yīng)商解決差異；（三）對賬資料留存：對賬函、供應(yīng)商對賬反饋單、差異調(diào)節(jié)表等資料由應(yīng)付會計整理歸檔，保存期限不少于規(guī)定年限；跨境對賬資料需同時留存中文翻譯件。第十七條逾期賬款管理：應(yīng)付會計建立逾期應(yīng)付賬款專項臺賬，記錄逾期供應(yīng)商名稱、逾期金額、逾期天數(shù)、逾期原因、處理進展等信息；每月向財務(wù)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門報送《逾期應(yīng)付賬款明細(xì)表》；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤逾期賬款的協(xié)商解決，財務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督逾期賬款的處理進度。第六章應(yīng)付賬款風(fēng)險防控第十八條憑證審核風(fēng)險防控：嚴(yán)格審核應(yīng)付賬款相關(guān)憑證的真實性、合規(guī)性、完整性，杜絕虛假發(fā)票、偽造合同等情況；對境內(nèi)發(fā)票通過稅務(wù)系統(tǒng)查驗真?zhèn)危粚缇嘲l(fā)票重點審核境外稅務(wù)合規(guī)性及境內(nèi)稅務(wù)認(rèn)可性，必要時咨詢法務(wù)部門或外部專業(yè)機構(gòu)意見。第十九條支付安全風(fēng)險防控：實行支付申請多級審核制度，嚴(yán)格區(qū)分審批權(quán)限；出納辦理支付前，再次核對收款人信息、支付金額與審批資料的一致性；定期更換網(wǎng)銀支付密碼，加強支付設(shè)備安全管理；跨境支付前，嚴(yán)格審核外匯結(jié)算合規(guī)性，確保符合境內(nèi)外外匯管理規(guī)定。第二十條供應(yīng)商管理風(fēng)險防控：建立供應(yīng)商準(zhǔn)入審核機制，業(yè)務(wù)部門牽頭對供應(yīng)商資質(zhì)、信用狀況、合作能力等進行評估；定期對供應(yīng)商進行信用評級，對信用不良、存在違規(guī)行為的供應(yīng)商，暫停合作或納入黑名單；加強與核心供應(yīng)商的溝通，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，降低賬款結(jié)算風(fēng)險。第二十一條匯率風(fēng)險防控：跨境應(yīng)付賬款結(jié)算涉及多幣種的，財務(wù)部門跟蹤匯率波動情況，合理選擇匯率折算時間；對大額、長期跨境應(yīng)付賬款，可在財務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，采取合理的匯率對沖措施（如遠(yuǎn)期結(jié)售匯），降低匯率波動對公司成本的影響。第七章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第二十二條監(jiān)督機制：（一）日常監(jiān)督：財務(wù)負(fù)責(zé)人每月對應(yīng)付賬款臺賬、支付審核資料、對賬記錄等進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正管理中的不規(guī)范行為；（二）專項檢查：公司內(nèi)部審計部門每季度開展一次應(yīng)付賬款管理專項審計，重點檢查應(yīng)付賬款確認(rèn)的準(zhǔn)確性、支付的合規(guī)性、臺賬的完整性、風(fēng)險防控措施的落實情況；（三）外部監(jiān)督：積極配合境內(nèi)外稅務(wù)機關(guān)、審計機構(gòu)等外部單位的應(yīng)付賬款核查工作，如實提供相關(guān)資料。第二十三條考核評估：公司將應(yīng)付賬款管理工作納入財務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的年度績效考核體系，考核指標(biāo)包括應(yīng)付賬款確認(rèn)準(zhǔn)確率、支付及時率、對賬完成率、逾期賬款控制率、憑證審核合規(guī)率等；考核結(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先直接掛鉤。第二十四條激勵機制：對在應(yīng)付賬款管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司給予表彰及物質(zhì)獎勵，具體包括：（一）嚴(yán)格遵守本辦法規(guī)定，全年應(yīng)付賬款管理無差錯、合規(guī)率100%的；（二）及時發(fā)現(xiàn)應(yīng)付賬款管理中的重大風(fēng)險或違規(guī)行為，避免公司經(jīng)濟損失的；（三）提出應(yīng)付賬款管理優(yōu)化建議，被采納后顯著提升管理效率或降低資金風(fēng)險的；（四）在跨境應(yīng)付賬款匯率風(fēng)險防控、境外合規(guī)管理中表現(xiàn)優(yōu)異的。第二十五條責(zé)任追究：對違反本辦法規(guī)定的部門或個人，公司根據(jù)情節(jié)輕重給予通報批評、績效扣分、降薪、調(diào)崗等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動合同；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任；造成公司經(jīng)濟損失的，依法追究賠償責(zé)任。具體違規(guī)情形包括：（一）提供虛假憑證、虛構(gòu)應(yīng)付賬款的；（二）應(yīng)付賬款確認(rèn)不準(zhǔn)確、審核不嚴(yán)格，導(dǎo)致資金損失或稅務(wù)風(fēng)險的；（三）未經(jīng)審批擅自辦理應(yīng)付賬款支付，或違規(guī)調(diào)整應(yīng)付賬款信息的；（四）臺賬管理混亂、對賬不及時，導(dǎo)致應(yīng)付賬款信息失真或出現(xiàn)重大