企業(yè)行政管理文件歸檔制度模板一、總則為規(guī)范企業(yè)行政管理文件的歸檔管理工作，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性、安全性及可追溯性，提高檔案利用效率，依據(jù)《_________檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，結(jié)合行政管理實際，制定本制度。本制度適用于企業(yè)總部及各分支機構(gòu)的行政管理文件歸檔管理，涵蓋文件形成、收集、整理、歸檔、保管、利用及銷毀全流程。二、文件歸檔責(zé)任分工（一）部門負責(zé)人職責(zé)各部門負責(zé)人為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，需督促本部門人員及時、完整、規(guī)范形成文件，并定期檢查文件歸檔完成情況，保證應(yīng)歸檔文件無遺漏。（二）文件形成人員職責(zé)各部門文件形成人員（如行政專員、人事專員、綜合管理員等）負責(zé)本崗位文件的起草、審核、簽發(fā)及初步整理，保證文件內(nèi)容準確、格式規(guī)范，并在規(guī)定時間內(nèi)移交至檔案管理部門。（三）檔案管理部門職責(zé)檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌企業(yè)文件歸檔工作，制定歸檔分類標準，指導(dǎo)各部門文件整理；接收、審核、登記移交的歸檔文件；負責(zé)檔案的保管、維護、利用及鑒定銷毀工作；定期開展檔案管理培訓(xùn)，提升各部門歸檔規(guī)范性。三、文件歸檔范圍行政管理文件是指企業(yè)在行政組織、人事管理、后勤保障、會議活動、印章管理等方面形成的具有保存價值的各種形式文件（含紙質(zhì)、電子文件），主要包括以下類別：一級類別二級類別包含文件類型綜合管理類制度規(guī)范行政管理、辦公流程、保密制度等企業(yè)級制度文件公文函件請示、報告、通知、批復(fù)、函等正式公文印證管理印章刻制、啟用、銷毀申請及登記表，印章使用記錄人事管理類員工管理入職登記表、勞動合同、離職申請、人事任免通知、獎懲文件培訓(xùn)考核年度培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、職稱評定材料會議管理類會議文件會議通知、議程、簽到表、會議紀要、決議、會議材料（PPT、匯報稿等）后勤保障類資產(chǎn)管理辦公設(shè)備采購合同、資產(chǎn)臺賬、維修記錄、報廢申請后勤服務(wù)辦公用品采購清單、供應(yīng)商合同、車輛使用記錄、食堂管理文件審計監(jiān)督類審計文件內(nèi)部審計計劃、審計報告、整改通知書、審計工作底稿檢查記錄行政檢查、專項督查、安全隱患排查報告及整改結(jié)果四、文件歸檔工作流程（一）文件形成與收集文件起草：文件形成人員根據(jù)工作需求起草文件，保證內(nèi)容真實、格式規(guī)范（如公文需包含標題、主送機關(guān)、附件、發(fā)文機關(guān)、成文日期等要素）。審核簽發(fā)：文件經(jīng)部門負責(zé)人審核后，按權(quán)限報請企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)，保證文件效力。及時收集：文件簽發(fā)后，形成人員需在3個工作日內(nèi)將文件正本（含電子版）及定稿過程稿（如有）收集齊全，避免文件散失。（二）文件分類與整理分類歸集：按照本制度“文件歸檔范圍”將文件分為一級類別及二級類別，同類文件集中存放。例如：“2024年綜合管理類-公文函件-通知”。排序編頁：每類文件按形成時間順序排列；紙質(zhì)文件需編寫頁碼（正面右下角，背面左下角），電子文件需在文件名中標注頁碼（如“通知_20240301_01”）。填寫備考表：對文件中存在的問題（如缺頁、修改處）需在備考表中說明，并由整理人簽字確認；電子文件需附加“元數(shù)據(jù)說明”，包括形成時間、作者、修改記錄等。（三）文件立卷與歸檔組卷要求：紙質(zhì)文件：按“年度-類別-問題”組卷，每卷厚度不超過2cm，加裝卷皮（注明檔號、題名、年度、保管期限等）；電子文件：按“年度/類別/文件名”結(jié)構(gòu)存儲，采用通用格式（如PDF、DOC、XLS），保證長期可讀。移交登記：每年3月底前，各部門將整理完畢的紙質(zhì)文件（含卷內(nèi)目錄、備考表）及電子文件檔案清單移交至檔案管理部門；檔案管理部門核對文件數(shù)量、完整性無誤后，填寫《文件歸檔移交清單》（見附件1），雙方簽字確認，各執(zhí)一份備查。（四）檔案保管與維護保管場所：紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，庫房需具備防火、防盜、防潮、防蟲、防光等條件，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；電子檔案存儲于專用服務(wù)器或云平臺，定期（每季度）進行備份，異地備份介質(zhì)需單獨存放。定期檢查：檔案管理部門每半年對庫存檔案進行全面檢查，查看是否有霉變、蟲蛀、損壞等情況，發(fā)覺問題及時處理并記錄。（五）檔案利用與借閱借閱權(quán)限：企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，需經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意；涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準；外部單位借閱檔案，需持單位介紹信及有效證件號碼件，經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理批準。借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱登記表》（見附件2），注明借閱檔號、題名、用途、借閱期限（一般不超過15個工作日）；檔案管理部門核對無誤后提供檔案，借閱人當(dāng)場檢查檔案完整性，歸還時需由檔案管理員檢查并簽字確認。保密要求：借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播涉密檔案，違者將按企業(yè)規(guī)定追究責(zé)任。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定周期：檔案管理部門每5年組織一次檔案鑒定工作，對到期檔案（保管期限屆滿）進行價值評估。鑒定流程：由檔案管理部門、法務(wù)部、行政部組成鑒定小組，逐卷審查檔案內(nèi)容及保管期限；對仍有保存價值的檔案重新劃定保管期限；對無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清單》（見附件3），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批后銷毀。銷毀要求：紙質(zhì)檔案采用碎紙機銷毀，保證無法識別；電子檔案徹底刪除并覆蓋存儲介質(zhì)；銷毀過程需有2人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人簽字確認《檔案銷毀清單》，檔案管理部門留存?zhèn)洳?。五、歸檔管理要求（一）責(zé)任落實各部門負責(zé)人需將文件歸檔工作納入部門年度考核，保證本部門文件歸檔及時率、完整率達到100%；檔案管理部門定期向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報歸檔工作情況，對未按要求歸檔的部門進行通報。（二）時間要求年度文件需在次年3月底前完成歸檔；重大活動、專項工作文件需在活動結(jié)束后1個月內(nèi)完成歸檔；電子文件需在形成后3個工作日內(nèi)至檔案管理系統(tǒng)。（三）電子檔案管理電子文件需采用“雙套制”管理（紙質(zhì)+電子）或“單套制”管理（僅電子，需符合國家電子檔案管理規(guī)范）；電子文件管理系統(tǒng)需具備權(quán)限控制、操作留痕、備份恢復(fù)等功能，保證文件真實性、安全性。（四）監(jiān)督檢查檔案管理部門每季度對各部門文件歸檔情況進行抽查，重點檢查文件完整性、分類準確性、移交及時性，發(fā)覺問題及時督促整改，整改情況納入部門績效考核。六、附則本制度由企業(yè)檔案管理部門負責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。各分支機構(gòu)可根據(jù)本制度結(jié)合實際情況制定實施細則，報企業(yè)總部備