合同信息管理及風(fēng)險評估手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理流程，明確各環(huán)節(jié)操作要點與風(fēng)險防控要求，幫助法務(wù)、商務(wù)、財務(wù)等崗位人員系統(tǒng)化開展合同管理工作，有效防范合同簽訂及履行過程中的法律風(fēng)險、商業(yè)風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益。手冊內(nèi)容涵蓋合同管理全流程操作、風(fēng)險評估方法、實用工具模板及關(guān)鍵注意事項，適用于企業(yè)各類合同（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同等）的管理場景，相關(guān)崗位人員需嚴(yán)格遵照執(zhí)行。一、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用主體企業(yè)法務(wù)部門、商務(wù)部門、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)崗位人員（包括合同起草人、審核人、簽約人、履行跟蹤人等）。（二）適用合同類型本手冊適用于企業(yè)經(jīng)營管理中各類民商事合同，主要包括但不限于：采購類合同（原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等）；銷售類合同（產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制開發(fā)等）；合作類合同（戰(zhàn)略合作、聯(lián)合研發(fā)、委托加工等）；勞動人事類合同（勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等）；其他重要合同（租賃合同、借款合同、知識產(chǎn)權(quán)合同等）。（三）核心應(yīng)用場景合同簽訂前：主體資格審查、條款合規(guī)性審核、風(fēng)險評估；合同履行中：進(jìn)度跟蹤、變更管理、異常情況處理；合同終止后：歸檔管理、糾紛復(fù)盤、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。二、合同全生命周期管理流程（一）合同準(zhǔn)備與立項操作目標(biāo)：明確合同需求，保證立項依據(jù)充分，規(guī)避“無需求簽約”“超需求簽約”風(fēng)險。操作步驟：需求發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)營目標(biāo)填寫《合同立項申請表》（模板見附件1），明確合同目的、合作方初步意向、預(yù)算金額、履行周期等核心信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。預(yù)算審核：財務(wù)部門對立項申請中的預(yù)算金額進(jìn)行合規(guī)性、合理性審核，重點核查預(yù)算是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分需履行額外審批流程。立項審批：分管領(lǐng)導(dǎo)召開立項評審會（必要時邀請法務(wù)部門參與），評估合同必要性與可行性，審批通過后正式啟動合同起草工作。責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門（發(fā)起）、財務(wù)部門（預(yù)算審核）、分管領(lǐng)導(dǎo)（審批）。（二）合同起草與內(nèi)部審核操作目標(biāo)：保證合同條款清晰、合法、完整，覆蓋核心商業(yè)訴求與風(fēng)險防控點。操作步驟：模板選擇：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購合同模板》《銷售合同模板》），無模板時由法務(wù)部門起草或指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門起草。條款填充：根據(jù)立項信息填寫合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、價格、履行方式、違約責(zé)任等核心條款，保證與合作方前期溝通內(nèi)容一致，避免“口頭約定替代書面條款”。內(nèi)部審核：業(yè)務(wù)部門初審：審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準(zhǔn)等是否準(zhǔn)確；財務(wù)部門復(fù)審：審核付款方式、稅務(wù)條款、發(fā)票要求等是否符合財務(wù)制度，避免“預(yù)付款比例過高”“發(fā)票類型錯誤”等風(fēng)險；法務(wù)部門終審：審核合同合法性、合規(guī)性，重點排查主體資格、條款效力、爭議解決、知識產(chǎn)權(quán)等法律風(fēng)險（審核要點見“三、合同風(fēng)險評估”）。責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門（起草）、財務(wù)部門（復(fù)審）、法務(wù)部門（終審）。（三）合同評審與修訂操作目標(biāo)：通過多部門協(xié)同評審，消除合同漏洞，保證條款權(quán)責(zé)對等。操作步驟：召開評審會：法務(wù)部門牽頭組織業(yè)務(wù)、財務(wù)、技術(shù)等部門召開合同評審會，逐條說明合同條款，各部門針對審核意見提出修改建議。修訂確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)評審意見修訂合同，重大條款變更（如價格調(diào)整、履行期限延長）需重新履行立項審批流程；修訂后合同經(jīng)各部門確認(rèn)無誤，形成《合同評審記錄表》（模板見附件2）。合作方確認(rèn)：將最終版合同文本發(fā)送合作方確認(rèn)，保證雙方對條款無異議（保留溝通記錄，如郵件、函件等）。責(zé)任部門：法務(wù)部門（組織）、業(yè)務(wù)/財務(wù)/技術(shù)等部門（參與）、業(yè)務(wù)部門（與合作方溝通）。（四）合同簽訂與用印操作目標(biāo)：規(guī)范簽約流程，保證合同簽訂主體合法、形式合規(guī)。操作步驟：主體資格復(fù)核：簽訂前再次核對合作方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明（或授權(quán)委托書）、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等），保證簽約人有權(quán)代表合作方簽署合同（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)最新狀態(tài)）。用印申請：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》，附最終版合同文本、評審記錄、合作方主體資格材料，經(jīng)法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到行政部門加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁“空白合同用印”“未經(jīng)審批用印”）。文本交付：簽訂完成后，將合同正本至少一式兩份（或按合作方要求份數(shù)）交付合作方，同時留存一份正本+復(fù)印件/掃描件歸檔，并做好《合同簽訂臺賬》登記。責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門（申請）、法務(wù)部門（審核）、行政部門（用?。?、檔案管理部門（歸檔）。（五）合同履行與跟蹤操作目標(biāo)：實時監(jiān)控合同履行進(jìn)度，及時發(fā)覺并處理履約異常，避免“履約失控”。操作步驟：履行計劃制定：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定制定《合同履行計劃表》（模板見附件3），明確各階段節(jié)點（如交付時間、驗收時間、付款節(jié)點）、責(zé)任人及輸出成果，同步抄送法務(wù)、財務(wù)部門。進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)部門按計劃跟蹤履約情況，每月填寫《合同履行跟蹤表》（模板見附件4），記錄實際進(jìn)度、存在問題及整改措施，重大異常（如延遲交付、質(zhì)量不合格）需24小時內(nèi)上報分管領(lǐng)導(dǎo)。驗收與確認(rèn)：合同標(biāo)的交付后，業(yè)務(wù)部門聯(lián)合技術(shù)、質(zhì)量部門按照合同約定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，形成《驗收確認(rèn)單》（模板見附件5），由雙方簽字蓋章確認(rèn)；涉及付款的，憑驗收單、發(fā)票等材料財務(wù)部門辦理付款。責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門（主導(dǎo)）、技術(shù)/質(zhì)量部門（驗收）、財務(wù)部門（付款）、法務(wù)部門（風(fēng)險支持）。（六）合同變更與終止操作目標(biāo)：規(guī)范變更與終止流程，避免因擅自變更或無序終止引發(fā)糾紛。操作步驟：變更申請：因客觀原因需變更合同（如履行期限、標(biāo)的數(shù)量、價格等），由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請表》，說明變更原因、內(nèi)容及對合同履行的影響，附合作方初步同意變更的書面材料。變更審批與簽署：變更流程參照原合同審批流程，經(jīng)各部門審核、領(lǐng)導(dǎo)審批后，簽訂《合同變更協(xié)議》（作為原合同補充文件），明確變更條款及生效時間。終止處理：合同到期或符合約定終止條件（如一方違約、不可抗力）時，業(yè)務(wù)部門發(fā)起《合同終止申請》，明確終止原因、后續(xù)責(zé)任（如款項結(jié)算、資料返還），經(jīng)法務(wù)部門審核后，與合作方簽訂《合同終止協(xié)議》，完成終止手續(xù)。責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門（申請）、法務(wù)/財務(wù)/技術(shù)等部門（審核）、分管領(lǐng)導(dǎo)（審批）。（七）合同歸檔與復(fù)盤操作目標(biāo)：保證合同檔案完整可查，通過復(fù)盤總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，優(yōu)化后續(xù)管理。操作步驟：歸檔整理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同正本、附件（評審記錄、變更協(xié)議、驗收單等）、溝通函件、付款憑證等材料整理成冊，填寫《合同歸檔清單》（模板見附件6），移交檔案管理部門統(tǒng)一保存（電子檔案同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)）。復(fù)盤總結(jié)：法務(wù)部門牽頭組織業(yè)務(wù)、財務(wù)等部門對重大合同（金額超萬元/風(fēng)險等級高）進(jìn)行復(fù)盤，分析履約過程中的風(fēng)險點、管理漏洞及改進(jìn)措施，形成《合同復(fù)盤報告》，報管理層參考。責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門（整理）、檔案管理部門（歸檔）、法務(wù)部門（復(fù)盤）。三、合同風(fēng)險評估與應(yīng)對（一）風(fēng)險識別合同風(fēng)險貫穿全生命周期，需重點關(guān)注以下類型：風(fēng)險類別具體表現(xiàn)主體資格風(fēng)險合作方無民事行為能力/限制行為能力、超越經(jīng)營范圍、無相關(guān)資質(zhì)、被吊銷執(zhí)照等。條款合規(guī)風(fēng)險條款違反法律法規(guī)（如“霸王條款”）、約定不明確（如“驗收標(biāo)準(zhǔn)以對方滿意為準(zhǔn)”）、缺失必備條款（如違約責(zé)任、爭議解決方式）。履約能力風(fēng)險合作方資金不足、技術(shù)能力欠缺、履約記錄差（如歷史違約、訴訟纏身）。商業(yè)道德風(fēng)險合作方惡意欺詐、侵犯知識產(chǎn)權(quán)、泄露企業(yè)商業(yè)秘密。爭議解決風(fēng)險爭議解決方式（訴訟/仲裁）約定不明、管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)選擇錯誤。（二）風(fēng)險評估方法采用“風(fēng)險矩陣評估法”，從“發(fā)生可能性”和“影響程度”兩個維度對風(fēng)險進(jìn)行量化打分，確定風(fēng)險等級：風(fēng)險等級發(fā)生可能性（P）影響程度（C）風(fēng)險描述高風(fēng)險P≥70%（很可能）C≥70%（嚴(yán)重影響）可能導(dǎo)致企業(yè)重大損失或法律糾紛，需立即規(guī)避。中風(fēng)險30%≤P＜70%（可能）30%≤C＜70%（中度影響）可能對企業(yè)造成一定損失，需制定應(yīng)對措施。低風(fēng)險P＜30%（不太可能）C＜30%（輕微影響）影響較小，需關(guān)注并監(jiān)控。（三）風(fēng)險應(yīng)對策略風(fēng)險等級應(yīng)對策略高風(fēng)險規(guī)避：終止合作，選擇其他合作方；或徹底整改（如補充資質(zhì)協(xié)議、修改核心條款）。中風(fēng)險降低：增加擔(dān)保措施（如保證金、保函）、約定分階段履行；或轉(zhuǎn)移（購買相關(guān)保險）。低風(fēng)險接受：保留風(fēng)險，加強監(jiān)控；或簡化處理（如標(biāo)準(zhǔn)化條款無需重復(fù)審核）。（四）風(fēng)險評估流程風(fēng)險識別：合同起草階段，法務(wù)部門聯(lián)合業(yè)務(wù)部門對照風(fēng)險清單識別潛在風(fēng)險；風(fēng)險分析與評級：填寫《合同風(fēng)險評估表》（模板見附件7），對風(fēng)險點打分，確定等級；制定應(yīng)對措施：針對中高風(fēng)險制定具體應(yīng)對方案，明確責(zé)任人和完成時限；跟蹤更新：合同履行中，定期重新評估風(fēng)險（如合作方經(jīng)營狀況惡化、政策變化），動態(tài)調(diào)整應(yīng)對措施。四、常用工具模板表單附件1：合同立項申請表合同名稱合同編號（暫定）需求部門經(jīng)辦人合作方名稱聯(lián)系方式合同標(biāo)的履行期限預(yù)算金額大寫：小寫：立依據(jù)□年度計劃□臨時需求□其他：部門意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：財務(wù)審核意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：領(lǐng)導(dǎo)審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：日期：附件2：合同評審記錄表合同名稱合同編號評審日期評審地點參與部門法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)、技術(shù)等評審意見匯總業(yè)務(wù)部門財務(wù)部門法務(wù)部門技術(shù)部門最終結(jié)論□通過□修改后通過□不通過評審人簽字附件3：合同履行計劃表合同名稱合同編號履行階段節(jié)點時間責(zé)任人輸出成果階段一（如預(yù)付款）階段二（如交付）階段三（如驗收）階段四（如尾款）備注附件4：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號跟蹤日期跟蹤人計劃進(jìn)度實際進(jìn)度異常情況整改措施責(zé)任人完成時限備注附件5：驗收確認(rèn)單合同名稱合同編號標(biāo)的名稱數(shù)量驗收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同條款填寫）驗收結(jié)果□合格□不合格□有條件合格不合格說明驗收小組簽字甲方：乙方：日期附件6：合同歸檔清單合同名稱合同編號歸檔日期歸檔人歸檔材料清單1.合同正本份數(shù)：2.評審記錄3.變更協(xié)議4.驗收單5.付款憑證6.其他材料檔案管理人員簽字附件7：合同風(fēng)險評估表合同名稱合同編號風(fēng)險點描述發(fā)生可能性（P）□高（70%-100%）□中（30%-69%）□低（0%-29%）影響程度（C）□高（70%-100%）□中（30%-69%）□低（0%-29%）風(fēng)險等級□高□中□低應(yīng)對措施責(zé)任人完成時限備注五、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作要點（一）主體資格審查：杜絕“假合作、真風(fēng)險”必須審查合作方最新《營業(yè)執(zhí)照》（加蓋公章），核對經(jīng)營范圍、注冊資本、存續(xù)狀態(tài)（避免與“吊銷”“注銷”企業(yè)合作）；特殊行業(yè)需審查資質(zhì)證書（如建筑行業(yè)需“建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書”，食品行業(yè)需“食品經(jīng)營許可證”），保證在有效期內(nèi)；授權(quán)代表簽約時，需提供《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、權(quán)限、期限）及授權(quán)人身份證明，避免“無權(quán)代理”風(fēng)險。（二）核心條款審核：守住“法律與商業(yè)底線”標(biāo)的條款：明確名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量，避免“模糊描述”（如“一批設(shè)備”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”）；價格條款：明確單價、總價、計價貨幣、價格調(diào)整機(jī)制（如原材料波動時的調(diào)價公式），避免“口頭議價無書面確認(rèn)”；履行條款：明確時間、地點、方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)，避免“約定不明導(dǎo)致履約爭議”；違約責(zé)任：明確違約情形、違約金計算方式（不超過實際損失的30%）、爭議解決方式（優(yōu)先約定“企業(yè)所在地法院訴訟”，避免“異地訴訟增加成本”）。（三）履約動態(tài)監(jiān)控：避免“放任不管釀糾紛”業(yè)務(wù)部門需定期（如每周/每月）與合作方溝通履約進(jìn)度，留存溝通記錄（郵件、函件等）；發(fā)覺合作方履約能力下降（如資金鏈緊張、生產(chǎn)停滯）時，立即啟動風(fēng)險評估，采取“要求提供擔(dān)保”“暫停履行合同”等措施；驗收環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格按照合同標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，避免“人情驗收”“走過場”，驗收單需由雙方簽字蓋章確認(rèn)，作為付款依據(jù)。（四）證據(jù)留存與管理：筑牢“維權(quán)第一道防線”合同簽訂前、中、后的所有書面材料（郵件、函件、會議紀(jì)要、變更協(xié)議等）需妥善保存，原件歸檔，電子備份；履行過程中涉及款項支付、貨物交付的通知、確認(rèn)函等，務(wù)必要求合作方加蓋公章或簽字確認(rèn)，避免“口頭承諾無證據(jù)”；發(fā)生糾紛時，第一時間固定證據(jù)（如公證送達(dá)《催告函》），避免“證據(jù)滅失導(dǎo)致維權(quán)困