2026年跨境電商物流服務(wù)公司行政部部門(mén)職責(zé)管理制度第一章總則第一條為明確公司行政部的職能定位與工作范圍，規(guī)范行政事務(wù)管理流程，保障公司日常運(yùn)營(yíng)有序開(kāi)展，提升行政服務(wù)效率與質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)行政管理規(guī)范》及公司組織架構(gòu)與運(yùn)營(yíng)實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于公司行政部全體人員及與行政事務(wù)相關(guān)的各部門(mén)，覆蓋行政部職能定位、核心職責(zé)、崗位分工、工作流程、監(jiān)督考核等全方面，涉及辦公環(huán)境管理、固定資產(chǎn)管理、后勤保障、會(huì)議管理、公文管理、印章管理、檔案管理、行政協(xié)調(diào)等行政事務(wù)。第三條行政部工作遵循“服務(wù)優(yōu)先、高效務(wù)實(shí)、規(guī)范有序、協(xié)同配合”的原則，以“行政事務(wù)處理及時(shí)率≥95%、部門(mén)服務(wù)滿意度≥90%、辦公資源利用率≥85%、行政成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)”為核心目標(biāo)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化管理，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的行政支撐。第四條行政部作為公司綜合管理與服務(wù)部門(mén)，接受公司管理層直接領(lǐng)導(dǎo)，需主動(dòng)對(duì)接各業(yè)務(wù)部門(mén)（如運(yùn)營(yíng)部、清關(guān)部、海運(yùn)部、海外倉(cāng)團(tuán)隊(duì)），了解業(yè)務(wù)需求，提供精準(zhǔn)行政服務(wù)；同時(shí)建立與外部供應(yīng)商（如辦公物資供應(yīng)商、物業(yè)、保潔、維修團(tuán)隊(duì)）的協(xié)作機(jī)制，確保行政資源穩(wěn)定供應(yīng)。第二章行政部職能定位與核心職責(zé)第五條行政部職能定位為“管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)、保障”四大維度：管理維度：負(fù)責(zé)公司行政制度建設(shè)與執(zhí)行監(jiān)督，規(guī)范辦公秩序、固定資產(chǎn)、印章、檔案等核心行政事項(xiàng)管理；服務(wù)維度：為各部門(mén)提供辦公物資、后勤保障、會(huì)議支持等服務(wù)，滿足日常運(yùn)營(yíng)需求；協(xié)調(diào)維度：統(tǒng)籌公司內(nèi)部跨部門(mén)行政事務(wù)協(xié)調(diào)，對(duì)接外部政府部門(mén)、供應(yīng)商、合作單位，處理行政類(lèi)對(duì)外溝通；保障維度：負(fù)責(zé)辦公環(huán)境安全、消防安全、后勤設(shè)施維護(hù)，保障員工工作環(huán)境穩(wěn)定與安全。第六條行政部核心職責(zé)具體包括以下八大模塊：行政制度管理：牽頭制定、修訂公司行政類(lèi)管理制度（如辦公秩序管理、固定資產(chǎn)管理、印章管理），組織制度宣貫，監(jiān)督制度執(zhí)行，每季度檢查制度落地情況，確保行政工作有章可循；辦公環(huán)境管理：負(fù)責(zé)公司總部及分支機(jī)構(gòu)（如國(guó)內(nèi)倉(cāng)庫(kù)、辦事處）辦公場(chǎng)所的租賃、裝修、維護(hù)，管理物業(yè)、保潔、安保團(tuán)隊(duì)，保持辦公環(huán)境整潔、安全；制定辦公區(qū)域規(guī)劃方案（如工位分配、功能區(qū)劃分），根據(jù)人員變動(dòng)及時(shí)調(diào)整；固定資產(chǎn)管理：統(tǒng)籌公司固定資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、電腦、打印機(jī)、車(chē)輛、辦公家具）的采購(gòu)、登記、分配、維護(hù)、報(bào)廢全流程管理，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，每半年組織一次資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，確保資產(chǎn)賬實(shí)一致，避免資產(chǎn)流失；后勤保障管理：負(fù)責(zé)辦公物資（如文具、紙張、耗材）的采購(gòu)、庫(kù)存管理與發(fā)放，制定采購(gòu)計(jì)劃（每月一次），控制采購(gòu)成本；管理員工食堂、茶水間、休息室等后勤區(qū)域，保障員工飲食安全、后勤設(shè)施正常使用；統(tǒng)籌員工差旅預(yù)訂（機(jī)票、酒店、高鐵票），協(xié)助辦理差旅報(bào)銷(xiāo)所需行政證明；會(huì)議與活動(dòng)管理：負(fù)責(zé)公司內(nèi)部會(huì)議（如管理層會(huì)議、部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議）的組織協(xié)調(diào)，包括會(huì)議室預(yù)訂、會(huì)議通知、會(huì)議資料準(zhǔn)備、會(huì)議記錄整理；統(tǒng)籌公司大型活動(dòng)（如年會(huì)、員工團(tuán)建、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、客戶接待）的策劃與執(zhí)行，協(xié)調(diào)場(chǎng)地、物資、人員，確?；顒?dòng)順利開(kāi)展；公文與印章管理：負(fù)責(zé)公司行政類(lèi)公文（如通知、通告、函件）的起草、審核、印發(fā)、歸檔，規(guī)范公文格式，確保公文傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確；管理公司公章、合同專(zhuān)用章、法人章等重要印章，制定印章使用流程，審核用印申請(qǐng)，登記用印記錄，確保印章使用合規(guī)、安全；檔案管理：負(fù)責(zé)公司行政類(lèi)檔案（如制度文件、合同、會(huì)議記錄、固定資產(chǎn)臺(tái)賬、公文）的收集、整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)、借閱管理，建立檔案臺(tái)賬，設(shè)置檔案存放區(qū)域（配備防火、防潮、防蟲(chóng)設(shè)施），檔案保存期限按國(guó)家規(guī)定及公司要求執(zhí)行（如合同保存期限不少于10年）；行政協(xié)調(diào)管理：協(xié)調(diào)公司內(nèi)部跨部門(mén)行政事務(wù)（如跨部門(mén)會(huì)議組織、共同物資采購(gòu)），解決行政類(lèi)協(xié)作問(wèn)題；對(duì)接外部政府部門(mén)（如市場(chǎng)監(jiān)管、稅務(wù)、街道辦）、供應(yīng)商、合作單位，處理行政類(lèi)對(duì)外事務(wù)（如資質(zhì)辦理、備案、投訴處理）；協(xié)助人力資源部門(mén)開(kāi)展員工入職、離職行政手續(xù)辦理（如工位分配、設(shè)備交接、門(mén)禁權(quán)限開(kāi)通/注銷(xiāo)）。第三章行政部崗位分工與工作流程第七條行政部崗位設(shè)置及分工需明確，根據(jù)公司規(guī)?？稍O(shè)置以下核心崗位（可根據(jù)實(shí)際情況合并或調(diào)整）：行政部經(jīng)理：統(tǒng)籌行政部全面工作，制定行政部年度工作計(jì)劃與預(yù)算，審批重要行政事項(xiàng)（如大額采購(gòu)、固定資產(chǎn)報(bào)廢、印章使用），協(xié)調(diào)跨部門(mén)與外部合作，向公司管理層匯報(bào)行政工作情況；行政主管：協(xié)助經(jīng)理管理行政事務(wù)，負(fù)責(zé)行政制度制定、會(huì)議與活動(dòng)組織、公文管理，對(duì)接各部門(mén)行政需求，監(jiān)督行政專(zhuān)員工作進(jìn)度，解決行政工作中的復(fù)雜問(wèn)題；行政專(zhuān)員（辦公環(huán)境與后勤方向）：負(fù)責(zé)辦公環(huán)境維護(hù)、后勤保障、辦公物資采購(gòu)與發(fā)放，管理物業(yè)、保潔團(tuán)隊(duì)，處理員工后勤需求反饋，定期檢查后勤設(shè)施狀態(tài)；行政專(zhuān)員（資產(chǎn)與印章方向）：負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理、印章管理、檔案管理，建立資產(chǎn)臺(tái)賬與檔案臺(tái)賬，辦理資產(chǎn)采購(gòu)、維護(hù)、報(bào)廢手續(xù)，審核用印申請(qǐng)，登記用印記錄，管理檔案借閱；前臺(tái)接待：負(fù)責(zé)公司前臺(tái)接待（客戶、訪客、應(yīng)聘者），登記訪客信息，引導(dǎo)訪客至指定區(qū)域；接聽(tīng)前臺(tái)電話，轉(zhuǎn)接來(lái)電，記錄留言；管理公司快遞收發(fā)，登記快遞信息，確?？爝f及時(shí)分發(fā)。第八條行政部核心工作流程需標(biāo)準(zhǔn)化，確保高效執(zhí)行：固定資產(chǎn)采購(gòu)流程：各部門(mén)提交《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)單》（注明采購(gòu)物品、數(shù)量、用途、預(yù)算）→行政部審核（確認(rèn)需求合理性、預(yù)算是否在范圍內(nèi)）→行政部經(jīng)理審批（大額采購(gòu)需報(bào)公司管理層審批）→行政專(zhuān)員組織采購(gòu)（通過(guò)合格供應(yīng)商庫(kù)選擇供應(yīng)商，比價(jià)后確定合作方）→采購(gòu)物品到貨驗(yàn)收→登記固定資產(chǎn)臺(tái)賬→分配至申請(qǐng)部門(mén)；印章使用流程：用印部門(mén)提交《印章使用申請(qǐng)表》（注明用印事由、用印文件、用印數(shù)量）→部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)→行政專(zhuān)員審核（核對(duì)文件內(nèi)容與申請(qǐng)一致、確認(rèn)用印合規(guī)）→行政部經(jīng)理審批（重要文件如合同需報(bào)法務(wù)部門(mén)審核后再審批）→行政專(zhuān)員登記用印記錄→加蓋印章→用印文件歸檔；辦公物資申領(lǐng)流程：各部門(mén)提交《辦公物資申領(lǐng)單》（注明申領(lǐng)物品、數(shù)量）→行政專(zhuān)員審核（核對(duì)庫(kù)存情況、確認(rèn)申領(lǐng)合理性）→行政主管審批（大額申領(lǐng)需行政部經(jīng)理審批）→行政專(zhuān)員發(fā)放物資→登記發(fā)放記錄；會(huì)議組織流程：會(huì)議發(fā)起部門(mén)提交《會(huì)議申請(qǐng)單》（注明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議需求）→行政專(zhuān)員審核（確認(rèn)會(huì)議室可用、參會(huì)人員可協(xié)調(diào)）→行政主管審批→行政專(zhuān)員發(fā)送會(huì)議通知、準(zhǔn)備會(huì)議資料（如PPT、議程、簽到表）→組織會(huì)議召開(kāi)→整理會(huì)議記錄→會(huì)議資料歸檔。第四章監(jiān)督考核與改進(jìn)第九條行政部工作監(jiān)督需多維度開(kāi)展：內(nèi)部監(jiān)督：行政部經(jīng)理每周檢查部門(mén)工作進(jìn)度（對(duì)照年度計(jì)劃、月度計(jì)劃），每月召開(kāi)部門(mén)例會(huì)，總結(jié)工作成果，指出問(wèn)題并督促整改；行政主管監(jiān)督行政專(zhuān)員日常工作，確保流程規(guī)范、執(zhí)行到位；外部反饋：每季度向各業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)放《行政服務(wù)滿意度調(diào)查問(wèn)卷》，收集對(duì)行政部服務(wù)的意見(jiàn)（如辦公物資供應(yīng)、后勤保障、會(huì)議支持、問(wèn)題響應(yīng)速度），統(tǒng)計(jì)滿意度得分，分析存在的不足；數(shù)據(jù)監(jiān)督：建立行政部工作數(shù)據(jù)臺(tái)賬，跟蹤核心指標(biāo)（如行政事務(wù)處理及時(shí)率、固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)確率、印章用印合規(guī)率、辦公物資采購(gòu)成本控制率），每月分析數(shù)據(jù)變化，識(shí)別工作短板。第十條行政部考核納入公司整體績(jī)效考核體系，考核對(duì)象包括行政部整體及部門(mén)員工：部門(mén)考核指標(biāo)：行政事務(wù)處理及時(shí)率（目標(biāo)≥95%）、部門(mén)服務(wù)滿意度（目標(biāo)≥90%）、固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)確率（目標(biāo)100%）、行政成本控制率（目標(biāo)≤預(yù)算金額）、制度執(zhí)行達(dá)標(biāo)率（目標(biāo)≥90%）；員工考核指標(biāo)：崗位任務(wù)完成率（目標(biāo)≥98%）、工作差錯(cuò)率（目標(biāo)≤2%）、跨部門(mén)協(xié)作滿意度（目標(biāo)≥85%）、問(wèn)題解決效率（如后勤問(wèn)題24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)、3個(gè)工作日內(nèi)解決）；考核實(shí)施：部門(mén)考核每季度一次，由公司管理層牽頭，結(jié)合工作數(shù)據(jù)、部門(mén)反饋評(píng)分；員工考核每月一次（日常考核）、每季度一次（綜合考核），由行政部經(jīng)理、主管根據(jù)工作表現(xiàn)、任務(wù)完成情況評(píng)分；考核結(jié)果分為優(yōu)秀（90分及以上）、合格（70-89分）、不合格（70分以下），優(yōu)秀員工給予獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)、通報(bào)表?yè)P(yáng)，不合格員工需參加培訓(xùn)、制定整改計(jì)劃，連續(xù)兩個(gè)月不合格的按公司規(guī)定調(diào)整崗位或處理。第十一條持續(xù)改進(jìn)機(jī)制需常態(tài)化運(yùn)行：?jiǎn)栴}整改：針對(duì)監(jiān)督、考核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題（如行政事務(wù)處理延遲、部門(mén)滿意度低、成本超支），行政部需在1周內(nèi)制定整改方案，明確整改責(zé)任人、整改措施、完成時(shí)限，整改完成后組織驗(yàn)證，確保問(wèn)題徹底解決；流程優(yōu)化：每半年組織一次行政工作流程復(fù)盤(pán)，分析流程中存在的冗余環(huán)節(jié)、效率瓶頸（如采購(gòu)流程過(guò)長(zhǎng)、用印審批繁瑣），結(jié)合各部門(mén)反饋優(yōu)化流程（如簡(jiǎn)化小額采購(gòu)審批、線上化用印申請(qǐng)），提升行政工作效率；能力提升：每月組織行政部?jī)?nèi)部培訓(xùn)（如公文寫(xiě)作、固定資產(chǎn)管理、會(huì)議組織技巧），每季度邀請(qǐng)外部專(zhuān)家（如行政管理顧問(wèn)、檔案管理專(zhuān)員）開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，提升行政人員專(zhuān)業(yè)能力；鼓勵(lì)行政人員參與行業(yè)交流（如行政管理者論壇），學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用于實(shí)際工作。第五章附則第十二條本制度未盡事宜，參照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、公司《公司章程》《人力資源管理制度》《財(cái)務(wù)管理制度》執(zhí)行；若公司組織架構(gòu)