企業(yè)行政公文格式規(guī)范公文撰寫指導(dǎo)一、公文撰寫的常見應(yīng)用場景與價值企業(yè)行政公文是企業(yè)內(nèi)部及對外傳遞信息、部署工作、請示匯報、規(guī)范管理的重要載體，其規(guī)范性直接影響溝通效率與專業(yè)形象。常見應(yīng)用場景包括：工作部署與傳達：如發(fā)布公司年度工作計劃、月度任務(wù)通知、會議紀(jì)要等，保證各部門明確工作要求與時間節(jié)點；請示與匯報：如部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請示資源調(diào)配、項目立項，或匯報階段性工作進展、專項活動成果等；制度與規(guī)范發(fā)布：如制定《員工考勤管理辦法》《財務(wù)報銷流程》等，明確管理標(biāo)準(zhǔn)與執(zhí)行要求；對外溝通與函件往來：如與合作伙伴簽訂合作意向書、向客戶發(fā)送感謝信、與部門對接事項等；事務(wù)性通知：如放假通知、辦公區(qū)域調(diào)整通知、活動組織通知等，保證信息及時觸達相關(guān)人員。規(guī)范撰寫公文可提升信息傳遞的準(zhǔn)確性、權(quán)威性，避免因格式混亂或表述模糊導(dǎo)致的執(zhí)行偏差，是企業(yè)精細化管理的基礎(chǔ)。二、公文撰寫的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）前期準(zhǔn)備：明確發(fā)文目的與基礎(chǔ)信息確定核心目標(biāo)：明確公文需解決什么問題、傳遞什么信息（如“要求各部門提交Q3工作總結(jié)”“通知新員工入職培訓(xùn)安排”）。收集背景資料：梳理相關(guān)政策依據(jù)、數(shù)據(jù)支撐、歷史文件（如需延續(xù)既有制度，需參考原文件條款）。確認受眾范圍：明確主送機關(guān)（需執(zhí)行或知曉的主體）、抄送機關(guān)（需知曉信息的關(guān)聯(lián)部門），避免“一鍋燼”式發(fā)文。（二）規(guī)范格式排版：遵循公文格式標(biāo)準(zhǔn)公文格式需嚴(yán)格遵循《政機關(guān)公文處理工作條例》及企業(yè)內(nèi)部規(guī)范，核心要素及排版要求要素規(guī)范要求示例文號由“發(fā)文機關(guān)代字〔年份〕序號號”組成，年份用六角括號“〔〕”，序號不編虛位（如“辦〔2024〕5號”）“公司〔2024〕12號”簽發(fā)人上行文（請示、報告）需標(biāo)注，由“簽發(fā)人：+姓名+職務(wù)”組成，居右排布，文號左側(cè)簽發(fā)人：*總經(jīng)理（文號：公司〔2024〕12號）標(biāo)題2號小標(biāo)宋體字，居中排布，一般由“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”組成（如“公司關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)檢查的通知”）“公司關(guān)于舉辦新員工入職培訓(xùn)的通知”主送機關(guān)3號仿宋體字，頂格編排，后加冒號；多個機關(guān)間用頓號分隔，最后用逗號或句號“各部門、各子公司：”3號仿宋體字，首行縮進2字符，行距28磅，一級標(biāo)題用黑體、二級標(biāo)題用楷體、三級標(biāo)題仿宋加粗一、培訓(xùn)目的幫助新員工快速知曉公司文化、規(guī)章制度及崗位職責(zé)……附件下空1行左空2字編排“附件：”，后標(biāo)附件名稱全稱（如“附件：1.2024年培訓(xùn)安排表”）；附件另頁編排附件：1.新員工入職培訓(xùn)日程表2.培訓(xùn)簽到表發(fā)文機關(guān)署名下空1行右空4字編排，若為聯(lián)合行文，主辦機關(guān)在前“公司辦公室”成文日期署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期，聯(lián)合行文時署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期；用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全（如“2024年3月15日”）“2024年3月15日”印章上行文只署發(fā)文機關(guān)名稱，加蓋印章；聯(lián)合行文時，將各發(fā)文機關(guān)名稱全部署上，并將印章一一對應(yīng)，主辦機關(guān)印章在前（印章）公司2024年3月15日（三）內(nèi)容撰寫：邏輯清晰、表述準(zhǔn)確開頭：簡明扼要說明發(fā)文依據(jù)或目的，常用“根據(jù)……要求”“為……特通知如下”等表述。示例：“為規(guī)范公司辦公用品管理，降低行政成本，根據(jù)《公司費用管理辦法》，現(xiàn)就辦公用品申領(lǐng)流程通知”主體：分條列項闡述具體事項，條理清晰（建議用“一、”“（一）”“1.”“（1）”四級序號）。每條內(nèi)容單一，避免交叉；數(shù)據(jù)、時間、責(zé)任主體需明確（如“各部門需于每月25日前提交下月辦公用品需求表，經(jīng)部門負責(zé)人*審批后報行政部”）。結(jié)尾：根據(jù)文種提出要求或展望，如通知類可寫“請各部門認真遵照執(zhí)行”，請示類可寫“妥否，請批示”。（四）審核校對：保證無誤后印發(fā)自審：擬稿人檢查內(nèi)容是否符合發(fā)文目的、格式是否規(guī)范、有無錯別字、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。部門審核：部門負責(zé)人*審核內(nèi)容的專業(yè)性與可行性，重點核對涉及本部門的職責(zé)、數(shù)據(jù)是否一致。會簽（如需）：涉及多部門職責(zé)的公文，需送相關(guān)部門會簽（如財務(wù)部審核涉及費用的條款、人力資源部審核涉及員工管理的條款）。簽發(fā)：按權(quán)限報領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（一般性通知由部門負責(zé)人簽發(fā)，重要事項由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理*簽發(fā)）。編號印發(fā)：由行政部統(tǒng)一編號、排版、打印，正式文件需加蓋公章，電子版同步存檔。三、公文格式規(guī)范模板表格（一）公文首頁模板（以“通知”為例）要素排版位置字體/字號示例內(nèi)容份號左上角第1行（如需標(biāo)注）3號阿拉伯?dāng)?shù)字0001密級和保密期限左上角第2行（如需標(biāo)注）3號黑體秘密★1年緊急程度左上角第3行（如需標(biāo)注）3號黑體特急文號紅色分隔線以上，版頭部分居中2號小標(biāo)宋體公司〔2024〕12號簽發(fā)人文號右側(cè)（上行文）3號楷體簽發(fā)人：*總經(jīng)理紅色分隔線文號下方，寬度版心————標(biāo)題紅色分隔線下方，居中2號小標(biāo)宋體公司關(guān)于舉辦2024年度新員工入職培訓(xùn)的通知主送機關(guān)標(biāo)題下方，頂格編排3號仿宋體各部門、各子公司：主送機關(guān)下方，首行縮進2字符3號仿宋體，行距28磅一、培訓(xùn)目的幫助新員工快速融入公司……附件下空1行，左空2字編排3號仿宋體附件：1.2024年新員工入職培訓(xùn)日程表2.培訓(xùn)簽到表發(fā)文機關(guān)署名成文日期上方，右空4字編排2號小標(biāo)宋體公司人力資源部成文日期發(fā)文機關(guān)署名下方，右空4字編排3號仿宋體2024年3月15日印章成文日期中間，騎年蓋月——（印章）公司2024年3月15日（二）發(fā)文稿紙模板（內(nèi)部流轉(zhuǎn)用）項目填寫內(nèi)容擬稿部門（如：人力資源部）擬稿人*擬稿日期2024年3月10日審核人意見內(nèi)容符合培訓(xùn)管理要求，同意上報。審核人：*部門負責(zé)人2024年3月12日簽發(fā)人意見同意印發(fā)，請按通知要求組織落實。簽發(fā)人：*分管領(lǐng)導(dǎo)2024年3月13日標(biāo)題公司關(guān)于舉辦2024年度新員工入職培訓(xùn)的通知主送機關(guān)各部門、各子公司抄送機關(guān)總經(jīng)理辦公室、行政部摘要為幫助新員工快速融入公司，定于3月20日-22日開展新員工入職培訓(xùn)，內(nèi)容包括公司文化、規(guī)章制度、崗位技能等，請各部門組織新員工準(zhǔn)時參加。附件1.培訓(xùn)日程表2.簽到表分發(fā)范圍各部門負責(zé)人、新員工印發(fā)份數(shù)50份四、公文撰寫中的關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）格式規(guī)范：避免“格式錯亂”影響專業(yè)性字體字號統(tǒng)一：標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體，用3號仿宋體，標(biāo)題層級字體不混淆（如一級標(biāo)題黑體、二級楷體）；頁碼規(guī)范：頁碼用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編在頁下端左右居中位置，頁碼數(shù)字左右各放一條4號一字線；行距與頁邊距：行距一般固定為28磅，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（可根據(jù)企業(yè)微調(diào)，但需保持一致）。（二）語言表述：杜絕“口語化”“模糊化”用詞準(zhǔn)確：避免“大概”“可能”“差不多”等模糊詞匯，需用“預(yù)計”“原則上”“約%”等規(guī)范表述；莊重簡潔：公文語言需正式、嚴(yán)肅，避免網(wǎng)絡(luò)用語、方言（如“搞定”“OK”改為“完成”“同意”）；邏輯清晰：段落間過渡自然，避免內(nèi)容重復(fù)或前后矛盾（如“要求3月15日前提交”與“逾期將不予受理”需在同一事項中明確）。（三）文種使用：避免“文種混用”導(dǎo)致效力爭議“請示”與“報告”區(qū)分：請示需上級批復(fù)（如“關(guān)于申請辦公經(jīng)費的請示”），報告只需知曉（如“2023年度工作總結(jié)報告”），不得將“請示”寫成“報告”；“通知”與“函”區(qū)分：通知用于批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件或部署工作（主送機關(guān)為下屬部門），函用于不相隸屬機關(guān)間商洽工作（如“關(guān)于商請協(xié)助開展員工體檢的函”）。（四）審核把關(guān)：杜絕“帶病印發(fā)”數(shù)據(jù)核對：涉及時間、金額、數(shù)量等數(shù)據(jù)需與財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門確認，避免“筆誤”（如“培訓(xùn)費用5萬元”誤寫為“50萬元”）；政策合規(guī)：引用的政策文件需標(biāo)注文號及全稱（如“根據(jù)《公司員工考勤管理辦法》（人〔2023〕8號）第三條規(guī)定”），保證依據(jù)有效；印章管理：印章需與發(fā)文機關(guān)署名一致，騎年蓋月（印章下弧壓在成文日期上，印章中