企業(yè)文件資料檔案管理規(guī)范一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)文件資料檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀工作，保證檔案的完整性、安全性、保密性及可追溯性，提高檔案管理效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)）在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件資料檔案，包括但不限于行政文件、人事檔案、財(cái)務(wù)憑證、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料、會(huì)議紀(jì)要等。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門（如行政部/檔案室）負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度及流程，監(jiān)督各部門執(zhí)行；負(fù)責(zé)檔案的接收、分類、編目、保管、利用、鑒定及銷毀工作；負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房（含電子檔案存儲(chǔ)）的管理，保證存儲(chǔ)環(huán)境符合要求；組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門開展文件資料整理工作。（二）各業(yè)務(wù)部門指定專人（兼職檔案管理員）負(fù)責(zé)本部門文件資料的日常收集、整理、初步歸檔；保證文件資料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性，及時(shí)向檔案管理部門移交；配合檔案管理部門開展檔案鑒定、借閱等工作。三、文件分類與編號(hào)規(guī)則（一）文件分類根據(jù)文件來(lái)源及性質(zhì)，分為以下大類（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：行政管理類：制度文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃/總結(jié)、對(duì)外函件等；人力資源管理類：?jiǎn)T工招聘資料、勞動(dòng)合同、人事任免、培訓(xùn)記錄、薪酬福利、離職檔案等；財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、合同付款審批等；業(yè)務(wù)管理類：客戶資料、銷售合同、采購(gòu)合同、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)計(jì)劃、技術(shù)圖紙、專利文件、工藝流程、測(cè)試報(bào)告、成果鑒定等；其他類：無(wú)法歸入上述類別的特殊文件。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“部門代碼-文件大類代碼-年份-流水號(hào)”格式，示例：行政管理類：XZ-01-2024-001（XZ為行政部代碼，01為行政管理類，2024為年份，001為流水號(hào)）；業(yè)務(wù)管理類：YW-03-2024-015（YW為業(yè)務(wù)部代碼，03為業(yè)務(wù)管理類）。注：部門代碼及文件大類代碼需由檔案管理部門統(tǒng)一編制并公布。四、檔案管理全流程操作說(shuō)明（一）文件形成與整理文件形成：各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中需使用統(tǒng)一規(guī)范的文件模板（如合同模板、報(bào)告模板），保證內(nèi)容完整、格式清晰、簽字蓋章齊全。初步整理：文件辦理完畢后，由經(jīng)辦人按“一事一檔”原則收集相關(guān)材料（如附件、審批單），檢查是否有缺頁(yè)、字跡模糊等問(wèn)題，保證文件成套性。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)整理后的文件進(jìn)行審核，確認(rèn)其真實(shí)性和完整性后，交部門兼職檔案管理員集中保管。（二）移交歸檔歸檔時(shí)間：年度工作文件：次年3月底前完成上一年度文件歸檔；專項(xiàng)工作文件：項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔；即時(shí)性文件：辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔。移交流程：（1）部門兼職檔案填寫《檔案移交清單》（詳見模板1），注明文件名稱、編號(hào)、頁(yè)數(shù)、形成日期、移交人等信息；（2）將檔案及移交清單提交檔案管理部門，雙方核對(duì)無(wú)誤后在清單上簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份；（3）檔案管理部門接收檔案后，在1個(gè)工作日內(nèi)完成分類、編目、登記。（三）檔案保管實(shí)體檔案保管：庫(kù)房需配備防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；檔案盒使用無(wú)酸紙盒，按編號(hào)順序整齊存放，定期（每季度）檢查檔案狀況，發(fā)覺問(wèn)題及時(shí)處理；嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。電子檔案保管：電子檔案需存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或加密存儲(chǔ)設(shè)備中，定期（每月）進(jìn)行備份，異地備份至少保存1份；電子文件格式統(tǒng)一采用PDF、DOC、XLS等通用格式，重要文件需保留修改痕跡；定期（每半年）檢查電子檔案的可讀性，對(duì)損壞或格式過(guò)時(shí)的文件及時(shí)轉(zhuǎn)換格式。（四）檔案借閱與利用借閱權(quán)限：普通檔案：經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后，可向檔案管理部門申請(qǐng)借閱；涉密檔案：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（如總）審批，借閱人簽署《保密承諾書》。借閱流程：（1）借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（詳見模板2），注明借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限；（2）經(jīng)審批后，檔案管理人員核對(duì)借閱人身份，提供檔案副本（原則上不借閱原件，特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）；（3）借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，到期需歸還，如需續(xù)借需提前3個(gè)工作日申請(qǐng)；（4）借閱期間不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，不得轉(zhuǎn)借或復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)審批），歸還時(shí)檔案管理人員檢查檔案完整性。（五）檔案鑒定與銷毀鑒定：檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定，由分管領(lǐng)導(dǎo)總、檔案管理員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，確定“繼續(xù)保存”或“銷毀”。銷毀流程：（1）對(duì)擬銷毀檔案，鑒定小組編制《檔案銷毀清單》（詳見模板3），注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因；（2）《檔案銷毀清單》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門和監(jiān)銷部門（如審計(jì)部）共同監(jiān)銷；（3）銷毀時(shí)需有2人以上在場(chǎng)，核對(duì)檔案信息無(wú)誤后，采用粉碎、焚燒等方式銷毀，并在清單上簽字確認(rèn)；（4）電子檔案銷毀需徹底刪除存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)據(jù)，并寫入覆蓋3次，保證無(wú)法恢復(fù)。五、檔案管理工具模板模板1：檔案移交清單序號(hào)文件名稱文件編號(hào)頁(yè)數(shù)形成日期保管期限移交人接收人備注12024年度工作計(jì)劃XZ-01-2024-001152024-01-0510年張*李*2項(xiàng)目合同YW-03-2024-015282024-03-10長(zhǎng)期張*李*含附件3份模板2：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門聯(lián)系方式王*業(yè)務(wù)部138借閱檔案信息文件名稱文件編號(hào)借閱原因客戶合同YW-03-2024-015項(xiàng)目跟進(jìn)審批意見部門負(fù)責(zé)人：__________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)：__________日期：______檔案管理員：__________日期：______模板3：檔案銷毀清單序號(hào)文件名稱文件編號(hào)保管期限形成日期銷毀原因監(jiān)銷人銷毀日期12022年會(huì)議紀(jì)要XZ-01-2022-00510年2022-12-20保管期滿無(wú)價(jià)值趙、錢2024-05-202臨時(shí)通知XZ-01-2022-0103年2022-06-15保管期滿無(wú)價(jià)值趙、錢2024-05-20六、常見問(wèn)題與注意事項(xiàng)（一）文件歸檔常見問(wèn)題文件不完整：如缺少審批簽字、附件缺失等，需在歸檔前由經(jīng)辦人補(bǔ)充完整；格式不規(guī)范：使用非統(tǒng)一模板、字跡潦草等，需重新打印或謄寫；歸檔延遲：未按時(shí)移交導(dǎo)致檔案散失，各部門需建立歸檔臺(tái)賬，明確責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（二）檔案保管注意事項(xiàng)涉密檔案需單獨(dú)存放，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，電子涉密文件需加密存儲(chǔ)；實(shí)體檔案嚴(yán)禁隨意堆放，避免陽(yáng)光直射和潮濕環(huán)境；電子檔案需定期更新備份介質(zhì)，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（三）借閱與利用注意事項(xiàng)借閱人需對(duì)檔案內(nèi)容保密，不得擅自復(fù)制、傳播涉密信息；歸還檔案時(shí)如發(fā)覺損壞或丟失，需按企業(yè)規(guī)定承擔(dān)責(zé)任；檔案原件原則上不外借，確需借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由檔案管理人員全程陪同。（四）銷毀管理注意事項(xiàng)銷毀清單需經(jīng)審批后執(zhí)行，嚴(yán)禁擅自銷毀檔案；銷毀過(guò)程需有完整記錄，包括監(jiān)銷人、銷毀日期、方式等，存檔備查