企業(yè)物流管理流程與運(yùn)輸跟蹤工具模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值定位本工具模板適用于需要系統(tǒng)化管理物流運(yùn)輸流程的企業(yè)場(chǎng)景，尤其適合以下類型企業(yè)：制造型企業(yè)：涉及原材料采購(gòu)、生產(chǎn)物料調(diào)撥、成品分銷等多批次、多路線運(yùn)輸，需協(xié)調(diào)內(nèi)部部門(mén)（采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售）與外部承運(yùn)商；電商/零售企業(yè)：訂單量波動(dòng)大，需高效對(duì)接倉(cāng)儲(chǔ)、配送環(huán)節(jié)，保障末端交付時(shí)效；貿(mào)易型企業(yè)：跨區(qū)域、長(zhǎng)距離運(yùn)輸頻繁，需實(shí)時(shí)掌握貨物狀態(tài)，降低運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)；第三方物流服務(wù)商：需標(biāo)準(zhǔn)化管理客戶運(yùn)輸需求，提升服務(wù)透明度與客戶滿意度。通過(guò)該工具，企業(yè)可實(shí)現(xiàn)運(yùn)輸需求規(guī)范化、流程可視化、異常處理及時(shí)化，最終降低物流成本、提升運(yùn)輸效率、強(qiáng)化供應(yīng)鏈協(xié)同能力。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與信息錄入目標(biāo)：明確運(yùn)輸需求，保證基礎(chǔ)信息完整，為后續(xù)方案制定提供依據(jù)。操作人：需求部門(mén)（如采購(gòu)部經(jīng)理、銷售部主管）步驟：需求提報(bào)：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)物料緊急調(diào)撥、客戶訂單發(fā)貨），通過(guò)企業(yè)物流管理平臺(tái)或線下《運(yùn)輸需求申請(qǐng)表》提交運(yùn)輸需求，需包含以下核心信息：貨物信息：名稱、規(guī)格、數(shù)量（件/重量/體積）、包裝類型（紙箱/托盤(pán)/裸裝）；路線信息：起運(yùn)地（詳細(xì)地址）、目的地（詳細(xì)地址）；時(shí)間要求：期望提貨時(shí)間、最晚到達(dá)時(shí)間；特殊要求：是否需要冷鏈、危險(xiǎn)品運(yùn)輸、保險(xiǎn)、簽收回單等。需求審核：物流管理部門(mén)（如物流部*專員）收到需求后，1個(gè)工作日內(nèi)審核信息完整性（如貨物體積與重量是否匹配、時(shí)間要求是否合理），審核通過(guò)后進(jìn)入方案制定環(huán)節(jié)；若信息不全或需求不合理，反饋需求部門(mén)補(bǔ)充修正。（二）運(yùn)輸方案制定與承運(yùn)商選擇目標(biāo)：根據(jù)需求匹配最優(yōu)運(yùn)輸方案，保證時(shí)效、成本與服務(wù)質(zhì)量平衡。操作人：物流管理部門(mén)步驟：需求分析：物流專員結(jié)合貨物特性（如易碎品需優(yōu)先選擇帶氣囊車輛）、路線距離（如跨省優(yōu)先選擇干線運(yùn)輸）、時(shí)效要求（如“次日達(dá)”優(yōu)先選擇航空/高鐵快運(yùn)），初步確定運(yùn)輸方式（公路/鐵路/航空/水路）及車型（4.2米/9.6米/17.5米貨車、冷藏車等）。承運(yùn)商篩選：從企業(yè)合格承運(yùn)商庫(kù)中篩選符合資質(zhì)（如道路運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)許可證、危險(xiǎn)品運(yùn)輸資質(zhì)）的承運(yùn)商；評(píng)估承運(yùn)商歷史數(shù)據(jù)：近3個(gè)月準(zhǔn)時(shí)到達(dá)率（≥95%）、貨損率（≤0.5%）、價(jià)格水平（對(duì)比市場(chǎng)均價(jià)±5%）；對(duì)比2-3家承運(yùn)商的報(bào)價(jià)、時(shí)效、服務(wù)能力（如是否提供GPS跟蹤、簽收回單），形成《承運(yùn)商評(píng)估表》。方案確認(rèn)：物流專員將選定方案（含運(yùn)輸方式、承運(yùn)商、預(yù)計(jì)費(fèi)用、時(shí)效）提交至物流部*經(jīng)理審批，審批通過(guò)后通知承運(yùn)商確認(rèn)運(yùn)力。（三）訂單執(zhí)行與發(fā)運(yùn)準(zhǔn)備目標(biāo)：保證貨物按時(shí)、按量交付承運(yùn)商，運(yùn)輸單據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。操作人：物流管理部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)步驟：訂單：物流專員在企業(yè)系統(tǒng)中《運(yùn)輸訂單》，關(guān)聯(lián)需求編號(hào)、承運(yùn)商信息、貨物清單、路線及時(shí)效要求，同步發(fā)送至承運(yùn)商及倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)。貨物交接：倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)根據(jù)訂單備貨，核對(duì)貨物名稱、數(shù)量、包裝是否與訂單一致，粘貼貨物標(biāo)簽（含訂單編號(hào)、目的地、聯(lián)系方式）；承運(yùn)商司機(jī)憑《提貨單》到倉(cāng)庫(kù)提貨，倉(cāng)儲(chǔ)人員與司機(jī)共同清點(diǎn)貨物并簽字確認(rèn)，留存《貨物交接單》（掃描件存檔）。發(fā)運(yùn)確認(rèn)：承運(yùn)商司機(jī)提貨后，實(shí)時(shí)提貨憑證（如裝車照片、GPS定位）至物流平臺(tái)，物流專員確認(rèn)發(fā)運(yùn)狀態(tài)，更新訂單狀態(tài)為“運(yùn)輸中”。（四）實(shí)時(shí)跟蹤與狀態(tài)更新目標(biāo)：動(dòng)態(tài)掌握貨物運(yùn)輸進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺(jué)并預(yù)警異常情況。操作人：物流專員、需求部門(mén)步驟：跟蹤工具使用：通過(guò)物流管理平臺(tái)（如TMS系統(tǒng)）或承運(yùn)商提供的GPS跟蹤系統(tǒng)，實(shí)時(shí)查看貨物位置、運(yùn)輸軌跡、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間；系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置預(yù)警規(guī)則：如延誤超過(guò)2小時(shí)、偏離預(yù)設(shè)路線、貨物溫濕度異常（冷鏈運(yùn)輸），觸發(fā)預(yù)警通知（短信/系統(tǒng)消息）至物流專員及需求部門(mén)。狀態(tài)同步：物流專員每日16:00前更新《運(yùn)輸執(zhí)行跟蹤表》，記錄當(dāng)日貨物位置、異常情況（若有）及處理進(jìn)展，同步至需求部門(mén)；需求部門(mén)可通過(guò)平臺(tái)自行查詢，減少溝通成本。（五）異常處理與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)目標(biāo)：快速響應(yīng)運(yùn)輸異常，降低貨損、延誤等風(fēng)險(xiǎn)，保障客戶滿意度。操作人：物流專員、承運(yùn)商、需求部門(mén)步驟：異常定義與上報(bào)：常見(jiàn)異常類型：延誤（未按時(shí)到達(dá)）、貨損（包裝破損/貨物變質(zhì)）、丟失（貨物短少）、信息錯(cuò)誤（目的地錯(cuò)誤）；發(fā)覺(jué)異常后，操作人（如司機(jī)、倉(cāng)庫(kù)人員）需30分鐘內(nèi)通過(guò)物流平臺(tái)上報(bào)，填寫(xiě)《異常處理記錄表》，包含異常類型、發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、問(wèn)題描述、初步原因分析。協(xié)調(diào)處理：物流專員接到異常上報(bào)后，1小時(shí)內(nèi)聯(lián)合承運(yùn)商制定處理方案：延誤：協(xié)調(diào)承運(yùn)商調(diào)整路線（如繞開(kāi)擁堵路段）、增派車輛，更新預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間；貨損/丟失：要求承運(yùn)商提供現(xiàn)場(chǎng)照片/視頻，聯(lián)系保險(xiǎn)公司啟動(dòng)理賠流程，同時(shí)安排補(bǔ)發(fā)貨物（如需）；信息錯(cuò)誤：立即聯(lián)系司機(jī)核實(shí)目的地，修正導(dǎo)航信息，避免二次延誤。結(jié)果反饋：異常處理完成后，物流專員將處理結(jié)果（如“已重新安排車輛，預(yù)計(jì)今日18:00到達(dá)”“貨物已理賠，3個(gè)工作日內(nèi)完成補(bǔ)發(fā)”）同步至需求部門(mén)及客戶，并在《異常處理記錄表》中歸檔。（六）費(fèi)用結(jié)算與復(fù)盤(pán)優(yōu)化目標(biāo)：規(guī)范費(fèi)用核算，分析運(yùn)輸成本，持續(xù)優(yōu)化物流流程。操作人：物流管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)步驟：費(fèi)用核對(duì)：運(yùn)輸完成后，承運(yùn)商提交《費(fèi)用結(jié)算單》（含運(yùn)費(fèi)、附加費(fèi)如燃油費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)），物流專員根據(jù)《運(yùn)輸訂單》《貨物交接單》《異常處理記錄表》核對(duì)費(fèi)用準(zhǔn)確性（如是否含超時(shí)費(fèi)、異常處理費(fèi)），確認(rèn)無(wú)誤后提交財(cái)務(wù)部門(mén)。費(fèi)用支付：財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，按合同約定周期（如月結(jié)）支付運(yùn)費(fèi)，更新《成本結(jié)算表》記錄支付狀態(tài)。復(fù)盤(pán)優(yōu)化：每月召開(kāi)物流復(fù)盤(pán)會(huì)，分析當(dāng)月運(yùn)輸數(shù)據(jù)：準(zhǔn)時(shí)到達(dá)率、貨損率、人均處理訂單量、單位運(yùn)輸成本等；針對(duì)問(wèn)題制定改進(jìn)措施：如某承運(yùn)商延誤率高，暫停合作并替換新承運(yùn)商；某路線成本過(guò)高，優(yōu)化運(yùn)輸方式（如公路轉(zhuǎn)鐵路）；更新《承運(yùn)商庫(kù)》《運(yùn)輸需求申請(qǐng)表》等模板，固化優(yōu)化成果。三、核心工具模板清單（一）運(yùn)輸需求申請(qǐng)表序號(hào)字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明示例1需求編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)（格式：WL+年月日+流水號(hào)，如WL20231001001）WL202310010012申請(qǐng)部門(mén)提交需求的部門(mén)采購(gòu)部3申請(qǐng)人需求部門(mén)對(duì)接人（用號(hào)代替，如張）張*4聯(lián)系方式申請(qǐng)人電話（虛擬號(hào)，如138）1385貨物名稱具體貨物名稱原材料A（鋼材）6規(guī)格型號(hào)貨物規(guī)格（如直徑、長(zhǎng)度）Φ6mm×12m7數(shù)量件數(shù)/重量（噸）/體積（立方米）（按貨物特性選擇）50件/25噸/30m38包裝類型紙箱/托盤(pán)/裸裝/木箱托盤(pán)9起運(yùn)地詳細(xì)地址（省市區(qū)街道門(mén)牌號(hào)）北京市朝陽(yáng)區(qū)工業(yè)園1號(hào)10目的地詳細(xì)地址上海市浦東新區(qū)路88號(hào)11期望提貨時(shí)間年月日時(shí)分（需留足備貨時(shí)間）2023-10-0509:0012最晚到達(dá)時(shí)間年月日時(shí)分（根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定，如生產(chǎn)上線時(shí)間）2023-10-0718:0013特殊要求冷鏈/危險(xiǎn)品/保險(xiǎn)/簽收回單/限行區(qū)域等需購(gòu)買(mǎi)貨運(yùn)險(xiǎn)，要求簽收回單14備注其他說(shuō)明（如“易碎品，輕拿輕放”）無(wú)15申請(qǐng)日期提交申請(qǐng)的年月日2023-10-0116審批人物流部門(mén)審批人（用號(hào)代替，如李）李*17審批狀態(tài)待審核/已通過(guò)/已駁回已通過(guò)（二）運(yùn)輸執(zhí)行跟蹤表序號(hào)字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明示例1訂單編號(hào)關(guān)聯(lián)《運(yùn)輸需求申請(qǐng)表》編號(hào)WL202310010012承運(yùn)商名稱合作承運(yùn)商全稱物流有限公司3車牌號(hào)運(yùn)輸車輛車牌號(hào)京A·54司機(jī)姓名承運(yùn)商司機(jī)（用號(hào)代替，如王）王*5貨物信息貨物名稱+數(shù)量（簡(jiǎn)述）原材料A（50件/25噸）6起運(yùn)時(shí)間貨物實(shí)際提貨時(shí)間（年月日時(shí)分）2023-10-0510:307預(yù)計(jì)到達(dá)系統(tǒng)計(jì)算的預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間（年月日時(shí)分）2023-10-0718:008實(shí)時(shí)位置最新GPS定位（經(jīng)緯度/地址）江蘇省蘇州市高速服務(wù)區(qū)9運(yùn)輸狀態(tài)待提貨/運(yùn)輸中/已到達(dá)/異常/已完成運(yùn)輸中10異常描述若為異常狀態(tài)，填寫(xiě)具體原因（如“高速擁堵，延誤3小時(shí)”）無(wú)11更新人最后更新信息的人員（用號(hào)代替，如趙）趙*12更新時(shí)間最后更新信息的年月日時(shí)分2023-10-0614:00（三）異常處理記錄表序號(hào)字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明示例1異常編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)（格式：YTC+年月日+流水號(hào)，如YTC20231001001）YTC202310010012訂單編號(hào)關(guān)聯(lián)《運(yùn)輸需求申請(qǐng)表》編號(hào)WL202310010013異常類型延誤/貨損/丟失/信息錯(cuò)誤/其他延誤4發(fā)覺(jué)時(shí)間異常被發(fā)覺(jué)的年月日時(shí)分2023-10-0615:005異常地點(diǎn)異常發(fā)生時(shí)的詳細(xì)地址江蘇省南京市收費(fèi)站6異常描述詳細(xì)說(shuō)明異常情況（如“因前方交通，車輛擁堵，預(yù)計(jì)延誤4小時(shí)”）因前方交通，車輛擁堵，預(yù)計(jì)延誤4小時(shí)7責(zé)任方企業(yè)/承運(yùn)商/第三方（如天氣不可抗力）承運(yùn)商8處理措施針對(duì)異常采取的行動(dòng)（如“協(xié)調(diào)承運(yùn)商聯(lián)系交警，繞行路線”）協(xié)調(diào)承運(yùn)商聯(lián)系交警，繞行路線9處理結(jié)果異常處理后的狀態(tài)（如“已重新規(guī)劃路線，預(yù)計(jì)延誤1小時(shí)”）已重新規(guī)劃路線，預(yù)計(jì)延誤1小時(shí)10處理人負(fù)責(zé)處理異常的人員（用號(hào)代替，如孫）孫*11處理時(shí)間異常處理完成的年月日時(shí)分2023-10-0616:3012后續(xù)跟進(jìn)需持續(xù)關(guān)注的事項(xiàng)（如“跟蹤新路線到達(dá)時(shí)間，通知客戶”）跟蹤新路線到達(dá)時(shí)間，通知客戶（四）成本結(jié)算表序號(hào)字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明示例1結(jié)算周期費(fèi)用統(tǒng)計(jì)周期（如2023年10月1日-2023年10月31日）2023年10月2訂單編號(hào)關(guān)聯(lián)《運(yùn)輸需求申請(qǐng)表》編號(hào)WL202310010013承運(yùn)商名稱合作承運(yùn)商全稱物流有限公司4貨物信息貨物名稱+數(shù)量（簡(jiǎn)述）原材料A（50件/25噸）5運(yùn)輸里程實(shí)際運(yùn)輸路線總里程（公里）12006車型運(yùn)輸車輛類型（如4.2米廂式車）9.6米廂式車7單價(jià)每公里/每噸單價(jià)（元）2.5元/公里8運(yùn)費(fèi)基礎(chǔ)運(yùn)費(fèi)（運(yùn)輸里程×單價(jià)）3000元9附加費(fèi)燃油附加費(fèi)/保險(xiǎn)費(fèi)/超時(shí)費(fèi)等（需注明明細(xì)）燃油附加費(fèi)200元，保險(xiǎn)費(fèi)100元10總費(fèi)用運(yùn)費(fèi)+附加費(fèi)3300元11支付狀態(tài)未支付/已支付/部分支付已支付12支付日期實(shí)際支付費(fèi)用的年月日2023-11-0513審核人財(cái)務(wù)部門(mén)審核人（用號(hào)代替，如周）周*四、關(guān)鍵實(shí)施要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）信息準(zhǔn)確性保障需求錄入環(huán)節(jié)：要求需求部門(mén)必須填寫(xiě)貨物體積、重量、目的地等核心信息，物流專員審核時(shí)需與歷史數(shù)據(jù)比對(duì)（如同類貨物體積是否一致），避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致車輛匹配失誤（如小貨用大車增加成本）。貨物交接環(huán)節(jié)：倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)與承運(yùn)商司機(jī)交接時(shí)，必須逐件清點(diǎn)并拍照留存，特殊貨物（如易碎品）需拍攝包裝細(xì)節(jié)，作為后續(xù)異常處理的依據(jù)。（二）異常響應(yīng)時(shí)效管理明確響應(yīng)時(shí)限：針對(duì)不同異常類型設(shè)定處理時(shí)效，如“延誤類異常需1小時(shí)內(nèi)上報(bào)并制定方案，貨損類異常需30分鐘內(nèi)聯(lián)系承運(yùn)商現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)”，避免因處理不及時(shí)導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大。建立應(yīng)急聯(lián)系人機(jī)制：物流部門(mén)需保存承運(yùn)商24小時(shí)應(yīng)急電話、保險(xiǎn)公司理賠電話等關(guān)鍵聯(lián)系人，保證異常發(fā)生時(shí)可快速聯(lián)動(dòng)。（三）成本控制與合規(guī)性定期成本分析：每月對(duì)比不同承運(yùn)商、不同