產品營銷材料存檔歸檔管理制度模板一、制度適用范圍與核心目標（一）適用范圍本制度適用于企業(yè)內部所有涉及產品營銷材料產生、流轉、歸檔及利用的部門與人員，具體包括但不限于：市場部、銷售部、品牌部、電商部、區(qū)域分公司及第三方合作機構（如廣告公司、媒體平臺等）在產品營銷活動中形成的各類材料。（二）核心目標規(guī)范產品營銷材料的歸檔流程，保證材料形成、收集、整理、移交、保管等環(huán)節(jié)標準化、可追溯；保證營銷材料的完整性、真實性與安全性，避免材料散失、損壞或信息泄露；提升營銷材料的管理效率與利用率，為后續(xù)產品迭代、營銷策略優(yōu)化、歷史數(shù)據(jù)查詢等提供有效支持；明確各部門及人員職責，落實歸檔管理責任，保證制度落地執(zhí)行。二、產品營銷材料歸檔全流程操作規(guī)范（一）材料收集與初步審核材料收集責任劃分形成部門：市場部、銷售部等部門為營銷材料收集的第一責任部門，需在營銷活動啟動前明確材料收集清單，指定專人（如項目經理*）負責全程跟蹤材料形成與收集。協(xié)作部門：電商部、品牌部等配合提供線上推廣素材、視覺設計稿等；第三方合作機構需按合同約定提交最終版材料（含源文件，如適用）。收集范圍及時限收集范圍：包括但不限于產品宣傳冊、海報、短視頻、H5頁面、活動方案、市場調研報告、客戶案例、媒體宣傳稿件、推廣數(shù)據(jù)報表、合同及驗收單等（具體分類見“附件1：產品營銷材料分類表”）。收集時限：營銷活動結束后3個工作日內，形成部門需完成材料初步整理并提交至檔案管理部門；階段性營銷活動（如月度推廣）需在活動當月月底前完成歸檔。初步審核要點材料完整性：是否包含活動策劃、執(zhí)行、反饋全流程關鍵文件；內容準確性：數(shù)據(jù)、文案、設計元素是否符合品牌規(guī)范及產品信息；格式規(guī)范性：電子材料需命名清晰（格式：“活動名稱_材料類型_版本號_日期”，如“2024春季新品發(fā)布會_主視覺設計_V3.20240315”），紙質材料需裝訂整齊、無缺頁。（二）分類整理與編號材料分類采用“年度-產品線-活動類型-材料層級”四級分類法，具體一級分類：按年度劃分（如“2024年”）；二級分類：按產品線劃分（如“手機產品線”“家電產品線”）；三級分類：按活動類型劃分（如“新品發(fā)布會”“節(jié)日促銷”“品牌推廣”）；四級分類：按材料層級劃分（如“策劃方案”“設計素材”“執(zhí)行物料”“總結報告”）。材料編號規(guī)則歸檔材料需唯一編號，格式為“YX-PL-ACT-TYPE-YYYYNNN”，其中：YX：代表“營銷”（拼音首字母）；PL：產品線代碼（如“SJ”代表手機，“DJ”代表家電）；ACT：活動類型代碼（如“XFP”代表新品發(fā)布，“JJCX”代表節(jié)日促銷）；TYPE：材料層級代碼（如“CG”代表策劃方案，“SJ”代表設計素材）；YYYY：年度后兩位（如“24”代表2024年）；NNN：流水號（按歸檔順序從001開始）。示例：2024年手機產品線新品發(fā)布會的策劃方案編號為“YX-SJ-XFP-CG-24001”。（三）編目登記與信息錄入編目登記檔案管理部門收到材料后，需在1個工作日內完成《產品營銷材料歸檔登記表》（見附件2）的填寫，登記信息包括：歸檔編號、材料名稱、所屬活動/產品、形成部門、責任人、形成日期、文件類型（電子/紙質）、份數(shù)、存放位置、備注等。電子檔案信息錄入電子材料需至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，同步錄入電子標簽（如關鍵詞、活動周期、目標人群等），支持按“材料名稱、編號、形成部門、活動名稱”等多維度檢索；紙質材料需在檔案管理系統(tǒng)建立對應條目，注明“紙質檔案存放位置”（如檔案室A區(qū)3層5柜）。（四）移交與歸檔移交手續(xù)形成部門與檔案管理部門辦理移交時，需共同核對材料清單與實物/電子文件，確認無誤后雙方簽字確認《產品營銷材料移交清單》（見附件3）；涉密材料（如未公開的產品策略、定價方案）需單獨移交，并注明“保密等級”，由檔案管理員*專人保管。歸檔要求電子檔案：需提交最終版（非草稿），格式為PDF（通用文檔）、MP4（視頻）、JPG/PNG（圖片等），源文件（如PSD、）需一并歸檔（刻錄光盤或存儲至企業(yè)服務器指定目錄）；紙質檔案：使用A4標準紙張，特殊格式材料（如海報、宣傳冊）需掃描成電子版后歸檔原件，紙質材料按編號順序裝入檔案盒，盒外標注“歸檔編號-年度-活動名稱-材料數(shù)量”。（五）保管與維護保管環(huán)境紙質檔案：存放在專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜設施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案：存儲于企業(yè)服務器或云盤，定期（每季度）進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)需異地存儲（如總部與分公司服務器互備）。定期檢查檔案管理部門每半年對紙質檔案進行一次清點，檢查是否有霉變、破損等情況，發(fā)覺問題及時修復；電子檔案每半年進行一次數(shù)據(jù)完整性校驗，保證文件可正常打開、讀取。（六）借閱與利用借閱權限內部員工：因工作需要借閱營銷材料，需填寫《產品營銷材料借閱申請表》（見附件4），經部門負責人*審批后，檔案管理員方可提供借閱；外部單位（如合作媒體、咨詢機構）：需持單位介紹信及經辦人身份證復印件，經市場部總監(jiān)*審批后，可借閱非涉密公開材料（如已發(fā)布的宣傳稿、活動總結）。借閱規(guī)則電子檔案：可通過檔案管理系統(tǒng)在線借閱，借閱期限不超過7天，到期系統(tǒng)自動收回；紙質檔案：借閱期限不超過3天，僅限在檔案室或指定辦公區(qū)域查閱，不得涂改、勾畫、抽取、撤換，嚴禁帶出檔案室（經審批外借的特殊情況除外）；涉密材料：原則上不外借，確因工作需要需經總經理*審批，借閱時需有檔案管理員全程陪同，閱后立即歸還。利用反饋借閱人需在材料使用后1個工作日內填寫《產品營銷材料利用反饋表》（見附件5），說明材料用途、使用效果及改進建議，檔案管理部門定期匯總反饋信息，優(yōu)化材料管理。三、配套管理表格模板附件1：產品營銷材料分類表一級分類二級分類三級分類四級分類材料示例2024年手機產品線新品發(fā)布會策劃方案《2024春季新品發(fā)布會策劃案》《媒體邀請函》設計素材主視覺海報（JPG+PSD）、產品宣傳視頻（MP4+PR工程文件）執(zhí)行物料現(xiàn)場照片、嘉賓發(fā)言稿、簽到表總結報告《發(fā)布會活動總結報告》《媒體宣傳效果數(shù)據(jù)報表》2024年家電產品線節(jié)日促銷策劃方案“618”家電促銷活動方案、電商平臺推廣計劃設計素材促銷海報、直播話術稿、優(yōu)惠券設計稿執(zhí)行物料銷售數(shù)據(jù)報表、客戶反饋問卷、合作店鋪陳列照片總結報告《618促銷活動總結報告》《ROI分析報告》附件2：產品營銷材料歸檔登記表歸檔編號材料名稱所屬活動/產品形成部門責任人形成日期文件類型份數(shù)存放位置（電子/紙質）備注YX-SJ-XFP-CG-240012024春季新品發(fā)布會策劃案2024春季新品發(fā)布會市場部張*2024-03-10電子1服務器-2024-手機-新品發(fā)布-策劃方案最終版YX-DJ-JJCX-SJ-24005618促銷海報設計稿618家電促銷品牌部李*2024-05-20電子+紙質1+2服務器-2024-家電-促銷-設計素材；檔案室A3-2-1含PSD源文件附件3：產品營銷材料移交清單移交日期移交部門移交人接收部門接收人歸檔編號材料名稱數(shù)量備注雙方簽字2024-03-15市場部張*檔案管理部王*YX-SJ-XFP-CG-240012024春季新品發(fā)布會策劃案1份（電子）最終版PDF張：王2024-05-22品牌部李*檔案管理部王*YX-DJ-JJCX-SJ-24005618促銷海報設計稿1份（電子）+2份（紙質）電子含PSD，紙質為A3打印李：王附件4：產品營銷材料借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還日期申請事由趙*銷售一部2024-06-012024-06-05需參考“2023雙11”手機促銷活動方案，制定本部門Q3促銷計劃申請材料歸檔編號材料名稱借閱類型（電子/紙質）預計用途YX-SJ-SHCS-CG-230112023雙11手機促銷活動方案電子制定促銷計劃參考審批意見部門負責人總經理同意同意劉*附件5：產品營銷材料利用反饋表利用人部門利用日期歸檔編號材料名稱利用目的利用效果（如：數(shù)據(jù)支撐、策略優(yōu)化等）陳*市場分析部2024-06-10YX-DJ-JJCX-ZB-24012618促銷活動總結報告分析家電促銷活動用戶畫像，為“中秋促銷”目標人群定位提供參考報告中“25-35歲女性用戶占比60%”的數(shù)據(jù)，明確中秋促銷重點投放人群改進建議建議在總結報告中增加“各渠道轉化率對比”專項分析，便于后續(xù)渠道資源分配優(yōu)化四、關鍵注意事項與風險防控（一）材料真實性與完整性管理禁止歸檔草稿、試稿（除明確標注“過程稿”外），需提交最終審批版本；活動結束后，形成部門需與財務部、客服部核對數(shù)據(jù)報表（如銷售數(shù)據(jù)、客訴率等），保證材料數(shù)據(jù)一致；第三方合作材料需在合同中明確“最終版材料及源文件歸檔義務”，未按時提交的，可按合同條款扣減服務費用。（二）保密與安全管理涉密材料（如未上市產品方案、核心定價策略）需在歸檔時標注“保密”字樣，僅限授權人員查閱，借閱需經部門負責人及以上級別審批；電子檔案需設置訪問權限，按“公開-內部-保密”分級管理，嚴禁私自拷貝、外傳涉密文件；檔案管理員需定期檢查檔案存儲環(huán)境，保證防火、防盜設施正常運行，紙質檔案柜需雙人雙鎖管理。（三）時間節(jié)點與責任追溯形成部門未按時歸檔的，每延遲1個工作日，扣減部門負責人當月績效分1分（具體按企業(yè)績效考核辦法執(zhí)行）；檔案管理部門未及時登記、錄入或保管不當導致材料丟失、損壞的，視情節(jié)輕重對檔案管理員進行批評教育或經濟處罰；借閱人涂改、損壞、逾期未還材料的，需按材料價值的1-5倍賠償，情節(jié)嚴重者追究法律責任。（四）制度培訓與更新企業(yè)每年組織一次營銷材料歸檔管