行政機(jī)關(guān)文秘工作操作規(guī)范行政機(jī)關(guān)文秘工作是保障機(jī)關(guān)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的核心樞紐，兼具服務(wù)決策、協(xié)調(diào)事務(wù)、規(guī)范流程的重要職能。為提升文秘工作質(zhì)效，確保政令暢通、程序規(guī)范、服務(wù)精準(zhǔn)，結(jié)合行政機(jī)關(guān)工作實際，制定本操作規(guī)范，為文秘人員開展工作提供專業(yè)指引。一、公文處理工作規(guī)范公文是行政機(jī)關(guān)履職的重要載體，其處理質(zhì)量直接影響工作推進(jìn)效率。文秘人員需嚴(yán)格遵循收文、發(fā)文、格式三大環(huán)節(jié)的操作要求：（一）收文辦理流程收到公文后，當(dāng)場核對文件份數(shù)、文號、密級等要素，無誤后在《收文登記簿》詳細(xì)記錄來文單位、標(biāo)題、收文時間。涉密文件單獨(dú)登記，標(biāo)注“密件”字樣。初審公文是否符合報送范圍、格式規(guī)范，對不符合要求的退回或補(bǔ)正。擬辦時結(jié)合文件內(nèi)容與部門職責(zé)，向分管領(lǐng)導(dǎo)提出“呈閱”“轉(zhuǎn)辦”“承辦”等明確意見，避免模糊表述。跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批辦意見，及時轉(zhuǎn)交責(zé)任科室。對需多部門協(xié)同的文件，明確牽頭單位與協(xié)辦要求，定期催辦進(jìn)度，確保“事事有回音”。辦結(jié)后按規(guī)定答復(fù)來文單位，同步將公文及辦理記錄移交檔案部門，做到“辦畢即歸”。（二）發(fā)文辦理流程起草公文需緊扣政策依據(jù)、工作實際，邏輯清晰、表述準(zhǔn)確。審核環(huán)節(jié)重點(diǎn)檢查文種使用、格式規(guī)范、內(nèi)容合規(guī)性，必要時征求法律顧問或業(yè)務(wù)科室意見。公文經(jīng)科室負(fù)責(zé)人核稿后，按權(quán)限呈送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（一般文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）。簽發(fā)后復(fù)核文號、格式、附件，確保與簽發(fā)稿一致。涉密公文指定專人繕印，普通公文使用機(jī)關(guān)文印設(shè)備。用印前核對簽發(fā)手續(xù)，在公文騎年蓋月處加蓋公章，確保印跡清晰、位置規(guī)范。發(fā)文前登記文號、標(biāo)題、發(fā)文范圍，通過機(jī)要、郵政或電子政務(wù)平臺分發(fā)，涉密文件走機(jī)要通道，全程跟蹤簽收情況。（三）公文格式規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）：標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，正文用3號仿宋體字，頁碼居中標(biāo)注；附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期等要素位置準(zhǔn)確；涉密公文標(biāo)注密級和保密期限，緊急公文標(biāo)注“特急”“加急”，格式要素不得缺失或錯位。二、會議組織工作規(guī)范會議是凝聚共識、推動決策的重要形式，文秘人員需全程把控會前籌備、會中服務(wù)、會后落實三個階段：（一）會前籌備要點(diǎn)收集科室議題后，篩選符合機(jī)關(guān)工作重點(diǎn)、具備決策條件的事項，報領(lǐng)導(dǎo)審定。議題材料需提前3個工作日送達(dá)參會人員，確保充分醞釀。以書面或電子方式發(fā)送會議通知，明確時間、地點(diǎn)、議題、參會人員（含列席、旁聽范圍）。準(zhǔn)備會議材料時，區(qū)分“討論稿”“審議稿”“印發(fā)稿”，標(biāo)注版本號避免混淆。根據(jù)會議性質(zhì)布置會場（如圓桌會議、匯報會議、視頻會議），調(diào)試音響、投影、視頻連線等設(shè)備，提前測試備用電源、網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性。涉密會議關(guān)閉手機(jī)信號屏蔽儀，擺放桌簽、席卡。（二）會中服務(wù)要求提前15分鐘組織簽到，統(tǒng)計參會人數(shù)并報告主持人。會議記錄采用“摘要式+實錄式”結(jié)合，準(zhǔn)確記錄決策事項、分歧意見、表決結(jié)果，會后24小時內(nèi)整理成紀(jì)要初稿。關(guān)注會場秩序，及時傳遞文件、調(diào)整設(shè)備，處理臨時請假、材料補(bǔ)印等突發(fā)情況。遇重大分歧時，建議主持人休會協(xié)商，避免會議超時或議而不決。（三）會后落實要求會議紀(jì)要經(jīng)主持人審定后，3個工作日內(nèi)印發(fā)參會單位，明確“主送”“抄送”范圍，標(biāo)注“請遵照執(zhí)行”“請研究辦理”等執(zhí)行要求。對會議確定的任務(wù)，分解到責(zé)任科室，建立《會議督辦臺賬》，每周跟蹤進(jìn)度，每月向領(lǐng)導(dǎo)匯報。會議材料（通知、簽到表、紀(jì)要、附件）按年度、議題分類歸檔，電子文件同步備份。三、信息調(diào)研工作規(guī)范信息調(diào)研是輔助決策的“智囊團(tuán)”，文秘人員需聚焦選題、調(diào)研、報告三個核心環(huán)節(jié)：（一）選題確定原則緊扣機(jī)關(guān)中心工作（如政策落實、民生保障、風(fēng)險防范），結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)難點(diǎn)（如營商環(huán)境優(yōu)化、基層治理創(chuàng)新），選題兼具“時效性”（如季度經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析）和“前瞻性”（如新興業(yè)態(tài)監(jiān)管建議），避免重復(fù)調(diào)研或脫離實際。（二）調(diào)研實施方法制定調(diào)研提綱，明確調(diào)研對象（企業(yè)、社區(qū)、基層單位等）、方式（實地走訪、座談會、問卷調(diào)查）、時間節(jié)點(diǎn)，必要時聯(lián)合業(yè)務(wù)科室組建調(diào)研小組。實地調(diào)研時做好錄音、拍照（非涉密場景），收集數(shù)據(jù)、案例需標(biāo)注來源；座談會邀請不同層級、不同領(lǐng)域代表，確保意見多元。數(shù)據(jù)需交叉驗證，避免單一來源偏差。（三）報告撰寫要求采用“現(xiàn)狀-問題-建議”三段式，或“背景-分析-對策”邏輯鏈，避免冗長鋪墊。開頭點(diǎn)明調(diào)研目的，結(jié)尾提煉核心建議，字?jǐn)?shù)控制在3000字以內(nèi)（重大課題除外）。問題部分列舉具體案例、數(shù)據(jù)（如“某企業(yè)因?qū)徟鞒毯臅r3個月，錯失訂單”），建議部分結(jié)合政策要求、本地實際，提出“可操作、可量化”的措施（如“將審批時限壓縮至15個工作日”）。避免口語化表述，慎用“大概”“可能”等模糊詞，專業(yè)術(shù)語需注釋（如“RCEP規(guī)則”需簡要說明），數(shù)據(jù)統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字，圖表標(biāo)注清晰。四、檔案管理工作規(guī)范檔案是機(jī)關(guān)歷史的“活化石”，文秘人員需做好收集、保管、利用三個環(huán)節(jié)：（一）收集整理要求每月末收集機(jī)關(guān)發(fā)文、收文、會議材料、調(diào)研報告等，涉密文件單獨(dú)裝盒，標(biāo)注密級。個人承辦的文件（如領(lǐng)導(dǎo)批示件），辦結(jié)后5個工作日內(nèi)移交檔案室。按“年度-機(jī)構(gòu)-問題”或“年度-文種-問題”分類，編制檔號（如“2023-辦-001”），逐件填寫《檔案目錄》，注明文件標(biāo)題、文號、形成時間、保管期限。使用無酸紙裝訂，去除金屬物，破損文件修復(fù)后歸檔。電子檔案與紙質(zhì)檔案同步移交，確保格式兼容（如PDF、TIF格式），元數(shù)據(jù)完整。（二）保管利用規(guī)范檔案庫房保持恒溫（14-24℃）、恒濕（45-60%），安裝防火、防盜、防蟲設(shè)備，定期檢查檔案霉變、蟲蛀情況。涉密檔案存放于密碼柜，雙人雙鎖管理。內(nèi)部借閱需填寫《檔案借閱單》，注明用途、期限；外部借閱（如司法調(diào)閱）需持單位公函，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱期間不得涂改、拆頁，逾期未還及時催繳。對高頻利用的檔案（如歷年統(tǒng)計年報），建立電子檢索庫，通過機(jī)關(guān)內(nèi)網(wǎng)提供查詢服務(wù)，設(shè)置訪問權(quán)限（如普通人員僅可查閱非涉密檔案）。（三）鑒定銷毀流程每5年開展一次檔案鑒定，由檔案部門、業(yè)務(wù)科室、保密部門聯(lián)合組成鑒定小組，對超過保管期限的檔案提出“繼續(xù)保管”或“銷毀”意見。銷毀檔案需編制《銷毀清冊》，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上監(jiān)銷，全程錄像存檔。五、保密工作規(guī)范保密是行政機(jī)關(guān)的生命線，文秘人員需嚴(yán)守文件、通訊、計算機(jī)三大領(lǐng)域的保密要求：（一）文件保密管理收到涉密文件后，在《涉密文件登記簿》登記，標(biāo)注密級、知悉范圍，僅限指定人員閱辦。閱辦后存放在密碼柜，不得帶回家中或公共場所。涉密文件通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ诉f送，嚴(yán)禁通過普通快遞、微信、郵件傳輸。銷毀涉密文件需使用專用碎紙機(jī)，或送保密部門指定機(jī)構(gòu)處理，禁止隨意丟棄。（二）通訊保密要求涉密會議、活動禁用手機(jī)，會場擺放手機(jī)存放柜。工作手機(jī)不得存儲涉密信息，不得連接公共WiFi，通話涉及秘密事項時使用加密線路。對外發(fā)布信息（如新聞稿、政務(wù)公開材料）需經(jīng)保密審查，刪除涉密數(shù)據(jù)、敏感信息（如未公開的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、內(nèi)部工作部署），標(biāo)注“本信息不含涉密內(nèi)容”。（三）計算機(jī)保密規(guī)范六、日常事務(wù)工作規(guī)范日常事務(wù)是文秘工作的“毛細(xì)血管”，需精細(xì)化管理值班、印章、信訪等事項：（一）值班工作要求值班人員需24小時在崗（含節(jié)假日），不得擅自離崗。確需外出的，提前報備并安排替班，確保通訊暢通（手機(jī)保持電量充足、信號良好）。詳細(xì)記錄來電、來訪、突發(fā)事件，填寫《值班日志》。遇重大情況（如安全生產(chǎn)事故、群體性事件），立即向帶班領(lǐng)導(dǎo)報告，不得遲報、漏報。交接班時當(dāng)面清點(diǎn)文件、設(shè)備、值班用品，移交未辦結(jié)事項的處理進(jìn)度，在《值班交接表》簽字確認(rèn)，避免責(zé)任不清。（二）印章管理規(guī)范機(jī)關(guān)公章、業(yè)務(wù)章由文秘人員專人保管，存放于密碼柜，鑰匙隨身攜帶。嚴(yán)禁將印章交由他人代管，確需臨時交接的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記。用印前審核《用印申請單》（含用印文件、審批人簽字），涉密文件需額外提供保密審批手續(xù)。用印后在《用印登記簿》登記文件標(biāo)題、文號、用印時間、申請人，留存文件復(fù)印件。定期檢查印章使用記錄，核對文件與登記信息是否一致。嚴(yán)禁在空白紙張、介紹信上用印，確需開具空白介紹信的，需注明用途、有效期并經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）信訪接待規(guī)范熱情接待來訪群眾，填寫《信訪登記表》（含訴求、聯(lián)系方式、證據(jù)材料），引導(dǎo)群眾依法依規(guī)反映問題。對情緒激動的群眾，耐心安撫，避免激化矛盾。2個工作日內(nèi)將信訪件轉(zhuǎn)交責(zé)任科室，明確辦理時限（一般信訪件30日內(nèi)辦結(jié)，復(fù)雜信訪件60日內(nèi)辦結(jié)）。定期跟蹤辦理進(jìn)度，督促科室書面答復(fù)信訪人并抄送信訪部門。信訪材料（登記表、辦理意見、答復(fù)函）按年度、信訪類型分類歸檔，電子檔案同步備份。對重復(fù)信訪、群體信訪，建立專項臺賬，分