企業(yè)合同審批與存檔標(biāo)準(zhǔn)操作模板一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起合同時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)審批流程；法務(wù)、財(cái)務(wù)、管理層對(duì)合同條款的審核要點(diǎn)；合同簽署后的分類(lèi)歸檔、電子化存儲(chǔ)及借閱管理；合同履行過(guò)程中的跟蹤與存檔補(bǔ)充。二、合同審批全流程操作指南（一）合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備發(fā)起申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，確定合同相對(duì)方（合作方）、合作內(nèi)容、合同金額、履行期限等核心要素，由經(jīng)辦人*填寫(xiě)《合同審批表》（見(jiàn)配套表單1），并附上以下材料：合同草本（需明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款）；合作方主體資格證明材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)等，首次合作需提供）；與合同相關(guān)的附件（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)合同必要性的簽字確認(rèn)。材料初審經(jīng)辦人將《合同審批表》及合同草本提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人，部門(mén)負(fù)責(zé)人*需重點(diǎn)審核：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，是否與前期溝通一致；合同金額是否在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)，超出預(yù)算需說(shuō)明原因并附審批文件；合作方資質(zhì)是否齊全、有效（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，是否涉及經(jīng)營(yíng)范圍限制等）。初審?fù)ㄟ^(guò)后，部門(mén)負(fù)責(zé)人在《合同審批表》“部門(mén)審核意見(jiàn)”欄簽字，并流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；若不通過(guò)，需注明修改意見(jiàn)并退回經(jīng)辦人調(diào)整。（二）法務(wù)審核審核要點(diǎn)法務(wù)專(zhuān)員*收到材料后，重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，包括：合同主體是否具備完全民事行為能力，授權(quán)委托是否有效；合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效或可撤銷(xiāo)風(fēng)險(xiǎn)；違約責(zé)任是否明確、合理，爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）是否約定清晰；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等特殊約定是否符合企業(yè)利益。反饋與修訂法務(wù)專(zhuān)員*在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并在《合同審批表》“法務(wù)審核意見(jiàn)”欄填寫(xiě)意見(jiàn)：若審核通過(guò)，簽字確認(rèn)后流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)；若存在風(fēng)險(xiǎn)或需修改條款，需出具《合同修改意見(jiàn)書(shū)》（可附在審批表后），詳細(xì)列明修改內(nèi)容及法律依據(jù)，退回經(jīng)辦人*與對(duì)方協(xié)商修訂后重新提交。（三）財(cái)務(wù)審核審核要點(diǎn)財(cái)務(wù)專(zhuān)員*重點(diǎn)審核合同中的財(cái)務(wù)條款及資金風(fēng)險(xiǎn)，包括：合同金額是否準(zhǔn)確，付款方式（預(yù)付款/進(jìn)度款/尾款）是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；收款方信息（賬戶(hù)名稱(chēng)、賬號(hào)、開(kāi)戶(hù)行）是否與合同相對(duì)方一致，避免資金支付風(fēng)險(xiǎn)；涉及稅費(fèi)、發(fā)票開(kāi)具的約定是否符合稅法規(guī)定；履約保證金、質(zhì)保金等財(cái)務(wù)保障條款是否合理。意見(jiàn)反饋財(cái)務(wù)專(zhuān)員*在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，在《合同審批表》“財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)”欄簽字：審核通過(guò)后流轉(zhuǎn)至管理層審批；若財(cái)務(wù)條款存在風(fēng)險(xiǎn)（如付款比例過(guò)高、收款信息不明等），需注明修改意見(jiàn)并退回調(diào)整。（四）管理層審批審批權(quán)限劃分根據(jù)合同金額及重要性，由不同層級(jí)管理人員審批：金額≤10萬(wàn)元（含）：部門(mén)負(fù)責(zé)人+分管副總；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元（含）：分管副總+總經(jīng)理；金額＞50萬(wàn)元：總經(jīng)理+董事長(zhǎng)（或董事會(huì)）。審批內(nèi)容管理層審批需結(jié)合業(yè)務(wù)必要性、企業(yè)戰(zhàn)略及風(fēng)險(xiǎn)承受能力，重點(diǎn)審核：合同是否符合企業(yè)年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；合作方選擇是否經(jīng)過(guò)合規(guī)流程（如招投標(biāo)、比價(jià)等）；合同條款對(duì)企業(yè)權(quán)益的整體影響。審批結(jié)果審批通過(guò)后，在《合同審批表》“管理層審批意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，流程流轉(zhuǎn)至用印環(huán)節(jié)；若未通過(guò)，由審批人*注明意見(jiàn)并終止流程。（五）合同用印與簽署用印申請(qǐng)經(jīng)辦人持審批通過(guò)的《合同審批表》及最終版合同草本，至行政部申請(qǐng)用印，填寫(xiě)《用印登記表》，注明合同編號(hào)、用印份數(shù)、用印人等信息。用印管理行政部*核對(duì)《合同審批表》與合同文本一致性，確認(rèn)審批流程完整后，方可加蓋企業(yè)公章或合同專(zhuān)用章；用印需遵循“審批齊全、用印留痕”原則，嚴(yán)禁在空白合同或未審批文本上用印。合同簽署用印后，由經(jīng)辦人與對(duì)方正式簽署合同，雙方簽字/蓋章頁(yè)需清晰、完整；簽署完成后，經(jīng)辦人將原件收回，并掃描電子版存檔。三、合同存檔管理操作規(guī)范（一）存檔材料收集與整理存檔材料清單合同簽署完成后，經(jīng)辦人需在3個(gè)工作日內(nèi)收集以下材料，提交至檔案管理員：合同審批表（含各部門(mén)審核意見(jiàn)、管理層審批簽字）；合同最終簽署版（雙方簽字/蓋章原件，一式N份，按約定留存）；合作方主體資格證明（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)等）；合同相關(guān)附件（技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）；合同履行過(guò)程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更函、付款憑證等（如有）。材料核對(duì)檔案管理員核對(duì)材料完整性，保證審批流程完整、簽字蓋章清晰、無(wú)缺頁(yè)漏項(xiàng)；若材料不全，退回經(jīng)辦人補(bǔ)充。（二）合同分類(lèi)與編號(hào)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)合檔按“業(yè)務(wù)類(lèi)型+年度+流水號(hào)”規(guī)則分類(lèi)，具體業(yè)務(wù)類(lèi)型：采購(gòu)（CG）、銷(xiāo)售（XS）、服務(wù)（FW）、租賃（ZL）、勞動(dòng)（LD）、其他（QT）；年度：簽訂年份后兩位（如2024年為24）；流水號(hào)：按當(dāng)年合同順序3位編號(hào)（如001、002）。示例：CG240001表示2024年采購(gòu)類(lèi)第1號(hào)合同。編號(hào)登記檔案管理員*為每份合同分配唯一編號(hào)，登記《合同歸檔登記表》（見(jiàn)配套表單3），記錄合同編號(hào)、名稱(chēng)、簽訂日期、金額、存檔位置、借閱記錄等信息。（三）電子與紙質(zhì)存檔電子存檔將合同審批表、合同文本、附件等材料掃描為PDF格式（分辨率≥300DPI，保證清晰可讀），按合同編號(hào)命名文件夾（如“CG240001”），存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器/云盤(pán)；電子檔案需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，僅授權(quán)人員可查閱，定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)存檔紙質(zhì)合同材料按編號(hào)順序裝入檔案袋，袋面標(biāo)注“合同編號(hào)+合同名稱(chēng)+簽訂日期+經(jīng)辦人*”；存放于專(zhuān)用檔案柜，按“業(yè)務(wù)類(lèi)型-年度”分區(qū)存放，標(biāo)注清晰；紙質(zhì)檔案保存期限：長(zhǎng)期合同（如租賃、勞動(dòng)合同）保存至合同終止后10年，短期合同（如采購(gòu)、銷(xiāo)售）保存至合同終止后5年。（四）借閱與使用管理借閱申請(qǐng)因工作需要借閱合同檔案，需由借閱人填寫(xiě)《合同借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)配套表單4），注明借閱合同編號(hào)、用途、借閱期限（最長(zhǎng)不超過(guò)5個(gè)工作日），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理員*。借閱與歸還檔案管理員*核對(duì)借閱權(quán)限，登記《合同歸檔登記表》“借閱記錄”欄（包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間）；借閱僅限在檔案室查閱，原則上不得帶出；確需帶出，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由檔案管理員全程跟蹤；借閱到期后，借閱人需及時(shí)歸還，檔案管理員檢查檔案完整性；若損壞或丟失，按企業(yè)檔案管理規(guī)定處理。四、配套表單模板表單1：合同審批表合同基本信息合同名稱(chēng)合同編號(hào)（由檔案管理員*填寫(xiě)）簽訂日期年月日合作方名稱(chēng)合作方地址合同金額（大寫(xiě)）合同金額（小寫(xiě)）￥履行期限自年月日至年月日付款方式□預(yù)付款□進(jìn)度款□尾款□其他（請(qǐng)注明：）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人部門(mén)負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)流程部門(mén)審核意見(jiàn)經(jīng)辦人：部門(mén)負(fù)責(zé)人：日期：年月日法務(wù)審核意見(jiàn)法務(wù)專(zhuān)員*：日期：年月日財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)財(cái)務(wù)專(zhuān)員*：日期：年月日管理層審批意見(jiàn)□分管副總：□總經(jīng)理：□董事長(zhǎng)*：日期：年月日備注（如合作方資質(zhì)說(shuō)明、特殊條款備注等）表單3：合同歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱(chēng)簽訂日期金額（元）業(yè)務(wù)類(lèi)型存檔位置（電子/紙質(zhì)）經(jīng)辦人*歸檔日期借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）備注CG240001原材料采購(gòu)合同2024-03-1550,000采購(gòu)電子/檔案柜A-01-01*2024-03-18*/2024-04-01/2024-04-03XS240002產(chǎn)品銷(xiāo)售合同2024-03-20120,000銷(xiāo)售電子/檔案柜B-02-05*2024-03-23含補(bǔ)充協(xié)議表單4：合同借閱申請(qǐng)表借閱人*所在部門(mén)借閱日期歸還日期年月日年月日借閱合同信息合同編號(hào)合同名稱(chēng)借閱用途審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人*日期：檔案管理員*日期：五、操作風(fēng)險(xiǎn)提示與合規(guī)要點(diǎn)（一）審批環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)材料不全風(fēng)險(xiǎn)：發(fā)起審批時(shí)未提供合作方資質(zhì)證明或合同附件，導(dǎo)致審核遺漏，需保證材料齊全后再提交；超權(quán)限審批風(fēng)險(xiǎn)：未按合同金額對(duì)應(yīng)審批權(quán)限審批，需嚴(yán)格按權(quán)限劃分流程，嚴(yán)禁越級(jí)審批；審核流于形式：審核人未仔細(xì)核查條款內(nèi)容，需明確審核責(zé)任，對(duì)因?qū)徍耸杪?dǎo)致的損失承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）存檔環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)：紙質(zhì)檔案存放混亂或電子檔案未備份，需規(guī)范存放流程，定期備份電子數(shù)據(jù)；信息泄露風(fēng)險(xiǎn)：未限制電子檔案訪問(wèn)權(quán)限或借閱登