供應(yīng)鏈采購(gòu)過(guò)程記錄與審批模板適用工作場(chǎng)景標(biāo)準(zhǔn)化操作流程第一步：需求提報(bào)與初審需求發(fā)起：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確物料/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總額、用途說(shuō)明、期望交貨日期等關(guān)鍵信息，部門(mén)負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)經(jīng)理）簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。需求初審：采購(gòu)部收到需求后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核對(duì)需求的合理性（如是否與生產(chǎn)計(jì)劃匹配、預(yù)算是否合規(guī)）、技術(shù)參數(shù)的明確性，對(duì)模糊需求反饋需求部門(mén)補(bǔ)充完善，初審?fù)ㄟ^(guò)后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。第二步：供應(yīng)商尋源與資質(zhì)審核供應(yīng)商尋源：采購(gòu)部根據(jù)需求類(lèi)型，通過(guò)合格供應(yīng)商庫(kù)、公開(kāi)招標(biāo)、定向邀請(qǐng)等方式篩選潛在供應(yīng)商，保證至少3家供應(yīng)商參與比價(jià)（單一來(lái)源采購(gòu)需說(shuō)明理由并審批）。資質(zhì)審核：采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可）、供貨能力、質(zhì)量保證體系、歷史合作記錄等進(jìn)行審核，形成《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》，對(duì)資質(zhì)不符的供應(yīng)商予以排除。第三步：詢(xún)價(jià)比價(jià)與方案評(píng)估詢(xún)價(jià)執(zhí)行：采購(gòu)部向通過(guò)資質(zhì)審核的供應(yīng)商發(fā)出《詢(xún)價(jià)單》，明確需求細(xì)節(jié)、報(bào)價(jià)要求（含單價(jià)、總價(jià)、稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等）及報(bào)價(jià)截止時(shí)間，收集供應(yīng)商書(shū)面報(bào)價(jià)。比價(jià)分析：采購(gòu)部整理供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫(xiě)《比價(jià)分析表》，從價(jià)格、交貨期、付款條件、售后服務(wù)、質(zhì)量保障等維度進(jìn)行綜合對(duì)比，形成初步推薦意見(jiàn)（如“推薦A供應(yīng)商，價(jià)格最優(yōu)且交期符合要求”），附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單及分析說(shuō)明提交審批。第四步：采購(gòu)立項(xiàng)與審批審批層級(jí)劃分：根據(jù)采購(gòu)金額及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，明確審批權(quán)限：金額≤5萬(wàn)元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部經(jīng)理審批；5萬(wàn)元＜金額≤20萬(wàn)元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批；金額＞20萬(wàn)元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批。審批流程：審批人需在《采購(gòu)審批流轉(zhuǎn)表》中簽署意見(jiàn)，重點(diǎn)關(guān)注需求必要性、預(yù)算匹配度、比價(jià)合理性，審批通過(guò)后立項(xiàng)；若駁回，需注明原因并反饋需求部門(mén)調(diào)整。第五步：合同簽訂與訂單下達(dá)合同擬定：采購(gòu)部根據(jù)審批結(jié)果與選定供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》，明確標(biāo)的物詳情、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任等條款，法務(wù)部（如設(shè)置）審核合同合規(guī)性。訂單下達(dá)：合同簽訂后，采購(gòu)部《采購(gòu)訂單》，同步發(fā)送至供應(yīng)商及倉(cāng)儲(chǔ)部，訂單信息需與合同一致，包含訂單編號(hào)、物料清單、數(shù)量、交貨時(shí)間、收貨地址等。第六步：物料交付與驗(yàn)收交付確認(rèn)：供應(yīng)商按訂單要求交付物料，采購(gòu)部與倉(cāng)儲(chǔ)部共同核對(duì)物料數(shù)量、外觀、包裝等信息，填寫(xiě)《物料交付記錄表》，雙方簽字確認(rèn)。質(zhì)量驗(yàn)收：常規(guī)物料：由需求部門(mén)或質(zhì)檢部按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，填寫(xiě)《物料驗(yàn)收單》，注明合格數(shù)量、不合格數(shù)量及處理意見(jiàn)（如退貨、換貨）；重要設(shè)備/物料：可邀請(qǐng)供應(yīng)商參與驗(yàn)收或委托第三方檢測(cè)，驗(yàn)收合格后入庫(kù)，不合格物料按合同約定處理。第七步：付款結(jié)算與檔案歸檔付款申請(qǐng)：財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)，收到供應(yīng)商開(kāi)具的合規(guī)發(fā)票（需與訂單、驗(yàn)收單信息一致）、《驗(yàn)收單》及《采購(gòu)審批流轉(zhuǎn)表》，審核無(wú)誤后填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。款項(xiàng)支付：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項(xiàng)，更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬。檔案歸檔：采購(gòu)部將采購(gòu)全流程文件（需求申請(qǐng)、比價(jià)分析、審批記錄、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限不少于3年，保證可追溯。核心記錄表格模板表1：采購(gòu)需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期需求編號(hào)物料/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算總額（元）期望交貨日期技術(shù)參數(shù)/服務(wù)要求：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購(gòu)部初審意見(jiàn)：□通過(guò)□需補(bǔ)充（說(shuō)明：_________________）審批人：_________日期：_________表2：供應(yīng)商比價(jià)分析表需求編號(hào)比價(jià)日期物料名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)序號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)報(bào)價(jià)（元）含稅/不含稅123綜合分析：推薦供應(yīng)商：□供應(yīng)商1□供應(yīng)商2□供應(yīng)商3理由：_________________采購(gòu)部經(jīng)理簽字：日期：表3：采購(gòu)審批流轉(zhuǎn)表采購(gòu)需求編號(hào)物料名稱(chēng)預(yù)算總額（元）供應(yīng)商名稱(chēng)審批環(huán)節(jié)審批人職務(wù)審批意見(jiàn)需??部門(mén)審核*生產(chǎn)經(jīng)理□同意□不同意（原因：_________）采購(gòu)部審核*采購(gòu)經(jīng)理□同意□不同意（原因：_________）財(cái)務(wù)部審核*財(cái)務(wù)經(jīng)理□同意□不同意（原因：_________）總經(jīng)理審批*總經(jīng)理□同意□不同意（原因：_________）表4：物料驗(yàn)收單訂單編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物料名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□部分合格（不合格數(shù)量：______，原因：_________）□不合格質(zhì)檢部門(mén)意見(jiàn)：驗(yàn)收人：_________日期：_________需求部門(mén)確認(rèn)：負(fù)責(zé)人：_________日期：_________執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)提示審批權(quán)限清晰化：嚴(yán)格按照金額及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分審批權(quán)限，嚴(yán)禁越級(jí)審批或代簽，保證責(zé)任到人。記錄完整性：采購(gòu)全流程各環(huán)節(jié)需留存書(shū)面記錄（電子記錄需備份），保證需求、比價(jià)、審批、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)信息可追溯，避免口頭溝通代替書(shū)面確認(rèn)。供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理：定期對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估（如交貨準(zhǔn)時(shí)率、質(zhì)量合格率），更新合格供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)不合格供應(yīng)商及時(shí)清退。緊急采購(gòu)規(guī)范：緊急采購(gòu)需在需求申請(qǐng)中標(biāo)注“緊急”及原因，可適當(dāng)簡(jiǎn)化比價(jià)流程（至少2家報(bào)價(jià)），但需事后補(bǔ)充說(shuō)