會(huì)議管理標(biāo)準(zhǔn)化流程及會(huì)議記錄模板一、適用范圍二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，夯實(shí)基礎(chǔ)確定會(huì)議必要性提前評(píng)估議題是否必須通過會(huì)議解決，避免冗余會(huì)議；優(yōu)先考慮通過郵件、即時(shí)通訊工具等輕量化方式溝通的內(nèi)容，不安排線下/線上會(huì)議。若確需召開會(huì)議，明確會(huì)議核心目標(biāo)（如同步信息、決策事項(xiàng)、解決問題、分配任務(wù)等），保證目標(biāo)單一且可達(dá)成。制定會(huì)議方案會(huì)議信息：明確會(huì)議名稱（如“項(xiàng)目Q3進(jìn)度推進(jìn)會(huì)”）、時(shí)間（起止時(shí)間，精確到分鐘）、地點(diǎn)（會(huì)議室名稱/線上會(huì)議）、形式（線下/線上/混合）。參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議目標(biāo)確定主持人、核心發(fā)言嘉賓、決策層、執(zhí)行層及相關(guān)協(xié)作部門人員，避免無關(guān)人員參會(huì)。議程設(shè)計(jì)：按“重要性優(yōu)先”原則排序議題，明確每個(gè)議題的討論時(shí)長(zhǎng)、負(fù)責(zé)人及預(yù)期產(chǎn)出（如“討論方案可行性→決策是否推進(jìn)→明確責(zé)任人及節(jié)點(diǎn)”）。準(zhǔn)備會(huì)議材料提前3個(gè)工作日收集與議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)表、方案草案等，整理成清晰的會(huì)議包（含議程表、材料清單），通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或郵件發(fā)送給參會(huì)人員，要求提前審閱并反饋意見。材料需標(biāo)注重點(diǎn)（如加粗關(guān)鍵數(shù)據(jù)、標(biāo)出待決策項(xiàng)），避免信息過載。發(fā)出會(huì)議通知提前2個(gè)工作日發(fā)送正式通知，內(nèi)容需包含：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)/、議程、參會(huì)人員、會(huì)議目標(biāo)、需提前準(zhǔn)備的材料及反饋截止時(shí)間。線上會(huì)議需附會(huì)議、密碼及參會(huì)指南（如設(shè)備調(diào)試要求、靜音規(guī)則等）；線下會(huì)議需標(biāo)注會(huì)議室位置及設(shè)備支持情況（如投影儀、白板availability）。（二）會(huì)中管理：聚焦目標(biāo)，高效推進(jìn)簽到與開場(chǎng)（5分鐘內(nèi)）會(huì)議開始前10分鐘開放簽到（線上會(huì)議提前測(cè)試設(shè)備，保證音視頻正常），主持人提前5分鐘到場(chǎng)，檢查材料、設(shè)備就緒情況。準(zhǔn)時(shí)開場(chǎng)，主持人簡(jiǎn)要說明會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)規(guī)則，強(qiáng)調(diào)“先議程后討論”“發(fā)言緊扣主題”原則，明確記錄人（提前指定，負(fù)責(zé)記錄關(guān)鍵信息、決議及行動(dòng)項(xiàng)）。按議程推進(jìn)討論逐項(xiàng)進(jìn)行議題討論，主持人控制各環(huán)節(jié)時(shí)長(zhǎng)：背景介紹（5-10分鐘）：由議題負(fù)責(zé)人簡(jiǎn)明扼要說明背景、現(xiàn)狀及核心問題，避免冗長(zhǎng)鋪墊。自由討論（15-30分鐘/議題）：鼓勵(lì)參會(huì)人員發(fā)表意見，主持人引導(dǎo)發(fā)言順序（如先執(zhí)行層后決策層，先正方后反方），避免跑題或重復(fù)發(fā)言；對(duì)爭(zhēng)議較大的議題，及時(shí)梳理分歧點(diǎn)，聚焦解決方案而非問題本身。決策與總結(jié)（5分鐘/議題）：主持人匯總討論結(jié)果，明確決策結(jié)論（如“同意方案”“暫緩執(zhí)行，需補(bǔ)充數(shù)據(jù)”），記錄人同步記錄決議內(nèi)容及依據(jù)。關(guān)鍵信息記錄記錄人需實(shí)時(shí)記錄：各議題討論的核心觀點(diǎn)（標(biāo)注發(fā)言人，如“*技術(shù)部主管：現(xiàn)有技術(shù)架構(gòu)無法支撐3萬并發(fā)，建議采用云服務(wù)方案”）；決議事項(xiàng)（明確“是什么”“為什么”“誰確認(rèn)”）；行動(dòng)項(xiàng)（任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、配合部門、完成時(shí)限，如“完成方案初稿→負(fù)責(zé)人市場(chǎng)部經(jīng)理→配合部門設(shè)計(jì)部→完成時(shí)限：X月X日”）。避免記錄口語化表達(dá)，用簡(jiǎn)潔、客觀的書面語，重要數(shù)據(jù)需核對(duì)準(zhǔn)確性。會(huì)議紀(jì)律控制主持人全程把控會(huì)議節(jié)奏，對(duì)偏離議程、私下討論或超時(shí)發(fā)言及時(shí)提醒；要求參會(huì)人員將手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)，非緊急情況不接聽電話；線上會(huì)議開啟“靜音”功能，發(fā)言時(shí)臨時(shí)開啟麥克風(fēng)。（三）會(huì)后跟進(jìn)：閉環(huán)管理，保證落地整理會(huì)議記錄會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)議筆記整理正式會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容需包含：基本信息（會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)/、主持人、記錄人、參會(huì)人員、缺席人員及原因）；會(huì)議議程及討論摘要（按議題分點(diǎn)，突出關(guān)鍵觀點(diǎn)）；決議事項(xiàng)（列表呈現(xiàn)，注明決策依據(jù)）；行動(dòng)項(xiàng)（表格形式，明確任務(wù)、負(fù)責(zé)人、配合部門、完成時(shí)限、當(dāng)前狀態(tài)）；附件（會(huì)議材料、簽到表等）。紀(jì)要需經(jīng)主持人審核確認(rèn)，保證信息準(zhǔn)確、無遺漏后，于48小時(shí)內(nèi)分發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)協(xié)作部門。跟蹤行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)展責(zé)任人需在行動(dòng)項(xiàng)完成時(shí)限前1天反饋進(jìn)展，未按時(shí)完成的需提前說明原因及預(yù)計(jì)完成時(shí)間；主持人或會(huì)議組織者每周匯總行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)展，在下次會(huì)議中優(yōu)先通報(bào)，形成“計(jì)劃-執(zhí)行-檢查-改進(jìn)”閉環(huán)。資料歸檔將會(huì)議通知、議程、簽到表、會(huì)議紀(jì)要、行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表、相關(guān)材料等統(tǒng)一整理歸檔（電子檔存入企業(yè)共享文件夾，標(biāo)注“會(huì)議名稱+日期”；紙質(zhì)檔按部門分類存放），保存期限不少于2年（重要會(huì)議可延長(zhǎng)至3-5年）。三、會(huì)議記錄模板（示例）會(huì)議紀(jì)要一、會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱產(chǎn)品2024年Q4規(guī)劃評(píng)審會(huì)會(huì)議時(shí)間2024年10月15日14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)公司總部3樓第一會(huì)議室（線上會(huì)議：xxx/meeting/xxx）主持人*產(chǎn)品總監(jiān)記錄人*運(yùn)營(yíng)專員參會(huì)人員產(chǎn)品總監(jiān)、技術(shù)部經(jīng)理、市場(chǎng)部主管、設(shè)計(jì)部主管、*銷售部代表等共8人缺席人員及原因財(cái)務(wù)部經(jīng)理（因公出差）→由財(cái)務(wù)專員代參會(huì)二、會(huì)議議程及討論摘要序號(hào)議題討論要點(diǎn)摘要發(fā)言人1Q4產(chǎn)品核心功能優(yōu)先級(jí)排序技術(shù)部建議優(yōu)先開發(fā)“用戶畫像模塊”（支撐精準(zhǔn)營(yíng)銷），市場(chǎng)部建議優(yōu)先“多語言支持”（拓展海外市場(chǎng)），雙方就資源分配展開討論。技術(shù)部經(jīng)理、市場(chǎng)部主管2Q4營(yíng)銷預(yù)算分配方案原方案中“線上推廣”占比60%，“線下活動(dòng)”占比40%，銷售部提出增加“渠道激勵(lì)預(yù)算”，最終決議維持原比例，預(yù)留10%作為應(yīng)急預(yù)算。銷售部代表、產(chǎn)品總監(jiān)三、決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容決策依據(jù)確認(rèn)人1確定Q4核心功能優(yōu)先級(jí)為：用戶畫像模塊→多語言支持→訂單系統(tǒng)優(yōu)化根據(jù)用戶調(diào)研數(shù)據(jù)（畫像模塊需求占比45%）及戰(zhàn)略目標(biāo)（Q4啟動(dòng)海外試點(diǎn)）*產(chǎn)品總監(jiān)2Q4營(yíng)銷預(yù)算按“線上推廣60%+線下活動(dòng)30%+應(yīng)急10%”分配，渠道激勵(lì)從應(yīng)急預(yù)算列支風(fēng)險(xiǎn)控制需求，平衡短期銷量與長(zhǎng)期投入*市場(chǎng)部主管四、行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人配合部門完成時(shí)限當(dāng)前狀態(tài)備注1完成用戶畫像模塊需求文檔V1.0*產(chǎn)品經(jīng)理技術(shù)部10月25日進(jìn)行中需對(duì)接數(shù)據(jù)中臺(tái)2制定多語言支持供應(yīng)商篩選方案*市場(chǎng)部主管設(shè)計(jì)部10月30日未開始需評(píng)估成本3調(diào)整Q4營(yíng)銷預(yù)算明細(xì)表*財(cái)務(wù)專員市場(chǎng)部10月20日進(jìn)行中按決議比例分配五、附件《Q4產(chǎn)品功能需求草案》《2023年Q4-Q1用戶調(diào)研報(bào)告》會(huì)議簽到表四、執(zhí)行要點(diǎn)與注意事項(xiàng)會(huì)前：精準(zhǔn)把控，避免形式化議題需提前1-2天與核心參會(huì)人員確認(rèn)，避免“臨時(shí)議題”“無準(zhǔn)備參會(huì)”；會(huì)議時(shí)長(zhǎng)控制在1-2小時(shí)內(nèi)（超長(zhǎng)會(huì)議需設(shè)置中間休息），單個(gè)議題討論時(shí)長(zhǎng)不超過30分鐘，保證高效聚焦。會(huì)中：客觀中立，聚焦決策主持人需保持中立，不偏向任何一方，對(duì)爭(zhēng)議議題引導(dǎo)“數(shù)據(jù)支撐+方案對(duì)比”，而非主觀判斷；記錄人需實(shí)時(shí)標(biāo)注“待確認(rèn)”“待補(bǔ)充”信息，會(huì)后及時(shí)與發(fā)言人核對(duì)，避免信息偏差。會(huì)后：責(zé)任到人，跟蹤閉環(huán)行動(dòng)項(xiàng)必須明確“負(fù)責(zé)人+可交付成果+完成時(shí)限”，避免“相關(guān)部門協(xié)同”“盡快完成”等模糊表述；對(duì)未按時(shí)完成的行動(dòng)項(xiàng)，需在下次會(huì)議中說明原因，若因資源不足或外部因素導(dǎo)致