合同審查與簽訂流程工具指南一、適用范圍與業(yè)務背景本流程工具適用于企業(yè)日常經營中各類合同的審查與簽訂管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務合同、合作協議、保密協議等類型。無論是內部部門間的協作約定，還是與外部客戶、供應商的合作約定，均可通過標準化流程保證合同內容的合法性、合規(guī)性及權責明確性，有效降低合作風險，保障企業(yè)合法權益。同時該流程可作為新員工入職培訓材料，或現有團隊優(yōu)化合同管理工作的參考依據。二、標準化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與合同起草責任主體：業(yè)務部門負責人（如銷售經理、采購經理）或具體經辦人（如業(yè)務員*）。操作內容：根據合作需求（如采購物資、提供服務、聯合開發(fā)等），明確合同雙方主體信息（名稱、統一社會信用代碼、地址、法定代表人等）、合作標的、數量/質量標準、價款/報酬、履行期限與方式、違約責任、爭議解決方式等核心條款。參考企業(yè)標準合同模板（如有），或根據實際情況起草合同文本，保證條款表述清晰、無歧義，避免使用模糊詞匯（如“大概”“可能”）。輸出成果：合同初稿（含電子版及紙質版簽字掃描件）、合作需求說明（如立項審批單、會議紀要等背景材料）。完成時限：需求明確后3個工作日內完成初稿起草。（二）部門內部審核責任主體：業(yè)務部門負責人、相關職能部門（如技術部、財務部、人力資源部等，根據合同類型確定）。操作內容：業(yè)務部門負責人：審核合同內容是否符合業(yè)務目標、合作條款是否合理（如價格、交付周期是否在可控范圍內）、雙方權利義務是否對等。相關職能部門：技術部：審核技術標準、服務要求、驗收流程等專業(yè)條款是否可行；財務部：審核價款支付方式、稅費承擔、發(fā)票開具、違約金財務影響等條款；人力資源部：涉及勞動、勞務合作的，審核用工性質、薪酬福利、保密義務等合規(guī)性。輸出成果：部門審核意見表（需簽字確認，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體修改建議）。完成時限：收到合同初稿后2個工作日內完成審核。（三）法務審查責任主體：企業(yè)法務部或外部法律顧問（*）。操作內容：審查合同主體資格（如對方是否為合法存續(xù)的企業(yè)、是否具備相應資質）；審查合同條款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形）；審查權責對等性（如違約責任是否明確、是否顯失公平）；審查爭議解決方式（如約定訴訟管轄或仲裁是否明確、有效）；審查知識產權、保密條款等特殊約定是否完善。輸出成果：法務審查意見書（需標注“通過”“修改后通過”或“不通過”，并逐條說明修改理由及法律依據）。完成時限：收到完整審核材料后3個工作日內完成審查（復雜合同可延長至5個工作日）。（四）管理層審批責任主體：企業(yè)分管領導、總經理或董事會（根據合同金額、重要性確定審批層級）。操作內容：審核合同整體風險與收益是否匹配（如大額合同需評估對企業(yè)經營的影響）；審批合同最終條款，確認是否同意簽訂；涉及重大決策（如對外投資、并購合作）的，需提交董事會或股東會審議。輸出成果：管理層審批意見（簽字確認，注明“批準”“有條件批準”或“不批準”）。完成時限：收到法務審查通過后的材料后2個工作日內完成審批。（五）合同簽署與用印責任主體：法定代表人或授權代理人（*）、行政部（用印管理）。操作內容：確認合同文本最終版本（所有審核、審批環(huán)節(jié)已完成，無遺留問題）；雙方授權代理人需攜帶授權委托書（如非法定代表人簽署）、證件號碼復印件等材料，在合同文本上簽字或蓋章；行政部根據審批權限，在合同指定位置加蓋企業(yè)公章或合同專用章（騎縫章需同時覆蓋合同首頁與末頁，多頁合同需逐頁加蓋小章或騎縫章）。輸出成果：簽署完成的正式合同文本（一式N份，根據合作方及存檔需求確定份數）。完成時限：審批通過后1個工作日內完成簽署與用印。（六）合同歸檔與執(zhí)行跟蹤責任主體：行政部（歸檔管理）、業(yè)務部門（執(zhí)行跟蹤）。操作內容：行政部：將簽署完成的合同原件、審批材料、審核意見等整理歸檔，建立合同臺賬（記錄合同編號、名稱、簽約方、簽訂日期、履行期限、金額等信息），保證電子檔案與紙質檔案一致；業(yè)務部門：按合同約定履行義務（如交付貨物、提供服務），同時跟蹤對方履約情況，及時記錄履行過程中的問題（如延遲交付、質量瑕疵等），并反饋至法務及管理層。輸出成果：合同檔案（電子+紙質）、合同臺賬、履約跟蹤記錄表。完成時限：簽署完成后3個工作日內完成歸檔；履約期間持續(xù)跟蹤。三、合同審查與簽訂流程表模板流程步驟責任部門/崗位操作內容完成時限輸出成果備注（關鍵節(jié)點）需求發(fā)起與起草業(yè)務部門經辦人*明確合作需求，起草合同初稿，包含核心條款需求明確后3個工作日合同初稿、合作需求說明需提供對方主體資格基礎材料部門內部審核業(yè)務部門負責人、相關職能部門審核業(yè)務合理性、技術可行性、財務影響等收到初稿后2個工作日部門審核意見表多部門會簽需明確主責部門法務審查法務部/外部法律顧問*審查合法性、主體資格、權責對等、爭議解決等收到材料后3-5個工作日法務審查意見書重大合同需同步附法律風險評估報告管理層審批分管領導/總經理/董事會審批合同風險與收益，確認簽訂權限收到法務意見后2個工作日管理層審批意見金額超萬元需提交董事會審批合同簽署與用印法定代表人/授權代理人*、行政部雙方簽字蓋章，行政部用印管理審批通過后1個工作日簽署完成的正式合同授權委托書需留存原件合同歸檔與執(zhí)行跟蹤行政部、業(yè)務部門整理歸檔，建立臺賬，跟蹤履約情況簽署后3個工作日內歸檔合同檔案、臺賬、履約記錄履約異常需及時上報法務及管理層四、關鍵風險點與操作提示主體資格審查風險：簽約前需核實對方營業(yè)執(zhí)照、資質證書（如行業(yè)許可證）、授權委托書（非法定代表人簽署時）等文件的真實性，避免與無簽約主體資格的單位或個人簽訂合同，可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統”查詢企業(yè)是否存續(xù)、有無經營異?；驀乐剡`法記錄。條款表述風險：避免使用“原則上”“盡量”等模糊表述，明確時間、金額、數量、質量標準等量化指標（如“交付時間為2024年X月X日前”“質量標準需符合GB/T1-2023”）；違約責任需具體化（如“逾期交付每按日0.05%支付違約金”），避免約定“承擔相應責任”等不明確條款。審核流程完整性風險：嚴禁“先簽后審”或跳過審核環(huán)節(jié)，保證所有相關部門（業(yè)務、技術、財務、法務）均完成審核并獲得審批意見后再簽署；涉及跨部門協作的合同，需明確主責部門，避免審核推諉。用印管理風險：合同用印需嚴格履行審批手續(xù)，僅可在簽署完成的正式文本上加蓋公章，嚴禁在空白合同、合同復印件或修改處（未經雙方確認）用??；騎縫章需保證合同各頁連接緊密，防止單頁抽換。履約跟蹤風險：業(yè)務部門需定期跟蹤合同履行進度，對對方違約行為（如延遲付款、質量不達標）及時固定證據