行政辦公自動(dòng)化流程規(guī)范手冊(cè)一、引言在數(shù)字化辦公趨勢(shì)下，行政辦公自動(dòng)化已成為提升組織運(yùn)轉(zhuǎn)效率、規(guī)范管理流程的核心支撐。本手冊(cè)聚焦行政辦公自動(dòng)化的全流程規(guī)范，涵蓋系統(tǒng)操作、核心業(yè)務(wù)流程、安全保密等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，旨在為行政人員及相關(guān)崗位提供清晰的操作指引，推動(dòng)辦公流程標(biāo)準(zhǔn)化、協(xié)同化，減少人為誤差，釋放行政效能。手冊(cè)適用于本單位全體行政辦公人員，以及參與自動(dòng)化辦公流程的協(xié)作崗位。二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述（一）系統(tǒng)組成本單位行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以O(shè)A（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)為核心，整合郵件系統(tǒng)、即時(shí)通訊工具、檔案管理系統(tǒng)、考勤報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)等模塊，通過(guò)統(tǒng)一賬號(hào)體系實(shí)現(xiàn)多端（PC端、移動(dòng)端）協(xié)同操作。各模塊功能如下：OA系統(tǒng)：承載公文處理、會(huì)議管理、流程審批等核心行政事務(wù)；郵件系統(tǒng)：對(duì)外公文收發(fā)、跨部門(mén)重要文件傳遞；即時(shí)通訊工具：日常事務(wù)溝通、流程催辦、消息通知；檔案管理系統(tǒng)：電子檔案的歸檔、檢索、借閱；考勤報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)：考勤打卡、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、辦公用品申領(lǐng)。（二）建設(shè)目標(biāo)通過(guò)自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)“流程規(guī)范化、操作標(biāo)準(zhǔn)化、協(xié)作高效化、數(shù)據(jù)安全化”，具體包括：流程規(guī)范化：固化行政事務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)流程，減少人為操作的隨意性；操作標(biāo)準(zhǔn)化：統(tǒng)一系統(tǒng)操作邏輯與文檔格式，降低學(xué)習(xí)成本；協(xié)作高效化：打破部門(mén)壁壘，實(shí)現(xiàn)任務(wù)、信息、文件的實(shí)時(shí)共享；數(shù)據(jù)安全化：通過(guò)權(quán)限管控、加密傳輸保障辦公數(shù)據(jù)安全。三、核心流程規(guī)范（一）公文處理流程公文處理涵蓋擬稿、審核、簽發(fā)、排版、分發(fā)、歸檔六大環(huán)節(jié)，具體要求如下：1.擬稿使用OA系統(tǒng)“公文擬稿”模板，按《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)范填寫(xiě)文號(hào)、主題詞、主送/抄送單位，正文結(jié)構(gòu)需包含背景、目的、事項(xiàng)要求等要素；附件需標(biāo)注“附件：×××（名稱(chēng)）”并隨正文上傳；擬稿人對(duì)內(nèi)容準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，完成后提交部門(mén)負(fù)責(zé)人初審。2.審核部門(mén)負(fù)責(zé)人初審內(nèi)容與職責(zé)的匹配性，辦公室復(fù)審格式規(guī)范性（字體、行距、頁(yè)碼等）及文號(hào)、主送單位準(zhǔn)確性；涉密公文同步核查密級(jí)標(biāo)注。審核不通過(guò)時(shí)，需注明修改意見(jiàn)退回?cái)M稿人。3.簽發(fā)經(jīng)審核的公文由辦公室提交分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，系統(tǒng)自動(dòng)生成“已簽發(fā)”狀態(tài)，擬稿人可查看簽發(fā)意見(jiàn)。4.排版簽發(fā)后按標(biāo)準(zhǔn)排版：正文仿宋_GB2312、標(biāo)題黑體，行距28磅，頁(yè)碼居中；需印制紙質(zhì)版時(shí)，文印崗從系統(tǒng)導(dǎo)出PDF并按份數(shù)打印、蓋章。5.分發(fā)電子公文通過(guò)OA“公文分發(fā)”模塊發(fā)送，重要公文勾選“已讀確認(rèn)”；紙質(zhì)公文由收發(fā)崗郵寄/送達(dá)，同步登記分發(fā)記錄。6.歸檔公文辦結(jié)后3個(gè)工作日內(nèi)，擬稿人按“年度-部門(mén)-密級(jí)”分類(lèi)歸檔，電子與紙質(zhì)檔案編號(hào)一致。（二）會(huì)議管理流程會(huì)議管理圍繞會(huì)議申請(qǐng)、籌備、記錄、紀(jì)要生成、追蹤展開(kāi)：1.會(huì)議申請(qǐng)發(fā)起人提前2個(gè)工作日在OA提交“會(huì)議申請(qǐng)單”，填寫(xiě)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、議題大綱；同步在“會(huì)議室預(yù)訂”模塊選空閑時(shí)段，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)沖突。2.會(huì)議籌備會(huì)議室管理崗1個(gè)工作日內(nèi)完成布置（設(shè)備調(diào)試、材料擺放）；會(huì)議材料提前1個(gè)工作日上傳至系統(tǒng)“會(huì)議材料”模塊，參會(huì)人可移動(dòng)端查閱。3.會(huì)議記錄記錄人用系統(tǒng)模板實(shí)時(shí)記錄議程、發(fā)言、決策，標(biāo)注“責(zé)任人”“完成時(shí)限”，會(huì)議結(jié)束后1小時(shí)內(nèi)提交系統(tǒng)。4.紀(jì)要生成文秘崗2個(gè)工作日內(nèi)整理紀(jì)要（含時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、決議、行動(dòng)項(xiàng)），經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后分發(fā)。5.決策追蹤行動(dòng)項(xiàng)責(zé)任人在“任務(wù)管理”模塊更新進(jìn)度，逾期提交說(shuō)明；辦公室每月匯總形成《會(huì)議決策追蹤報(bào)告》報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。（三）檔案管理流程檔案管理遵循“收集-整理-編目-檢索-借閱”閉環(huán)：1.檔案收集各部門(mén)每季度末5個(gè)工作日內(nèi)，上傳本季度電子檔案（公文、紀(jì)要、報(bào)表等）；紙質(zhì)檔案同步移交檔案室，掃描后歸檔。2.檔案整理檔案管理員按“年度-類(lèi)別-密級(jí)”分類(lèi)，文件名含“年份-部門(mén)-主題-編號(hào)”（如“2024-行政部-辦公用品采購(gòu)-001”）；重復(fù)、無(wú)效檔案標(biāo)記“作廢”并刪除。3.檔案編目為每份檔案編制唯一編號(hào)，錄入“檔案編目庫(kù)”（含名稱(chēng)、時(shí)間、密級(jí)、責(zé)任人等），編目庫(kù)定期備份。4.檔案檢索5.檔案借閱（四）日常事務(wù)處理流程日常事務(wù)包括考勤管理、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、辦公用品申領(lǐng)：1.考勤管理員工上下班移動(dòng)端“考勤打卡”，出差、請(qǐng)假提前提交申請(qǐng)（附行程單/證明）；每月5日前導(dǎo)出考勤數(shù)據(jù)，員工3個(gè)工作日內(nèi)可申訴異常記錄。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)報(bào)銷(xiāo)人OA填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單（注明類(lèi)型、金額、事由，傳發(fā)票/合同），按“部門(mén)負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)初審→分管領(lǐng)導(dǎo)→財(cái)務(wù)終審”審批（每級(jí)1個(gè)工作日），終審后3個(gè)工作日內(nèi)到賬。3.辦公用品申領(lǐng)員工提交需求（注明名稱(chēng)、數(shù)量、用途），系統(tǒng)關(guān)聯(lián)庫(kù)存；行政崗1個(gè)工作日內(nèi)備貨，員工領(lǐng)取或申請(qǐng)郵寄（郵費(fèi)自理）；每月末更新庫(kù)存臺(tái)賬，低于安全庫(kù)存提交采購(gòu)申請(qǐng)。四、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）基礎(chǔ)操作要求1.系統(tǒng)登錄：使用工號(hào)/手機(jī)號(hào)及初始密碼登錄，首次登錄改密（≥8位，含大小寫(xiě)、數(shù)字、特殊字符）；忘密碼可重置或聯(lián)系IT。2.界面導(dǎo)航：左側(cè)功能菜單（公文、會(huì)議等），頂部快捷入口（消息、待辦）；待辦事項(xiàng)3個(gè)工作日內(nèi)處理，逾期系統(tǒng)催辦。（二）功能模塊使用技巧1.公文模塊：新建調(diào)用“模板庫(kù)”，提交后“我的公文”跟蹤進(jìn)度，點(diǎn)擊“催辦”發(fā)提醒。2.會(huì)議模塊：個(gè)人日程勾選“只顯示我的會(huì)議”，導(dǎo)出紀(jì)要選“帶格式導(dǎo)出”。3.檔案模塊：上傳批量選文件，檢索用“模糊搜索”（如“采購(gòu)”匹配相關(guān)檔案）。4.事務(wù)模塊：考勤支持“補(bǔ)卡”（每月3次，注原因）；報(bào)銷(xiāo)單可存“草稿”續(xù)編。（三）快捷操作指南快捷鍵：Ctrl+S（保存）、Ctrl+Enter（提交）、Ctrl+F（搜索）；常用語(yǔ)模板：“個(gè)人設(shè)置-常用語(yǔ)”添加高頻語(yǔ)，輸入“@”調(diào)用；移動(dòng)端操作：長(zhǎng)按功能按鈕看說(shuō)明，滑動(dòng)切換模塊。五、安全與保密要求（一）賬號(hào)安全密碼每季度更換，禁止用生日、工號(hào)；禁止共享賬號(hào)，離職人員賬號(hào)1個(gè)工作日內(nèi)凍結(jié)。（二）數(shù)據(jù)安全涉密文件標(biāo)注“[密]”并設(shè)權(quán)限，重要數(shù)據(jù)每周備份至指定服務(wù)器并加密。（三）保密要求禁止外部通訊工具傳涉密文件，確需傳輸用加密郵件/內(nèi)部工具；打印涉密文件文印崗登記，廢棄紙質(zhì)文件碎紙?zhí)幚?。（四）設(shè)備安全終端裝正版殺毒軟件，每周掃描；禁止裝盜版軟件，離開(kāi)工位鎖屏（Windows+L），禁止外接不明U盤(pán)。六、運(yùn)維與優(yōu)化機(jī)制（一）故障處理遇系統(tǒng)卡頓、上傳失敗，聯(lián)系IT或提交“故障工單”（描述現(xiàn)象、步驟、截圖）；IT2個(gè)工作日響應(yīng)，緊急故障4小時(shí)內(nèi)恢