一、采購流程適用場景說明二、從材料申請到驗收的執(zhí)行步驟（一）需求發(fā)起與申請操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部等）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實際工作需要（如生產(chǎn)消耗、辦公使用、項目實施等），填寫《材料采購申請單》，明確以下信息：材料名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如尺寸、材質(zhì)、功能標(biāo)準(zhǔn)等）；需求數(shù)量、預(yù)計到貨日期（緊急采購需標(biāo)注“緊急”及原因）；采購用途（簡要說明用于具體工作場景，如“生產(chǎn)線日常維護(hù)”“新項目籌備”等）；預(yù)算金額（需參考?xì)v史采購價格或市場預(yù)估，并注明資金來源）。需求部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理*）對申請材料的必要性、合理性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購部。關(guān)鍵點：申請材料需清晰、具體，避免模糊描述（如“一批辦公用品”應(yīng)明確為“A4紙500張，70g，白色”）；緊急采購需提前與采購部溝通，保證可協(xié)調(diào)資源。（二）審核與預(yù)算確認(rèn)操作主體：采購部、財務(wù)部操作內(nèi)容：采購部收到《材料采購申請單》后，重點審核：材料規(guī)格、數(shù)量是否與實際需求匹配；預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)；是否存在可替代的現(xiàn)有庫存材料（如倉庫有同類庫存且可用，需建議優(yōu)先領(lǐng)用）。財務(wù)部對預(yù)算金額的合規(guī)性、資金到位情況進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)無誤后簽字。對于超預(yù)算采購（如單次申請金額超出部門季度預(yù)算10%及以上），需提交至分管副總*審批，審批通過后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。輸出成果：《材料采購申請單》（經(jīng)采購部、財務(wù)部、分管副總簽字確認(rèn)）（三）采購計劃制定與供應(yīng)商選擇操作主體：采購部操作內(nèi)容：采購部根據(jù)審核通過的申請單，制定《采購計劃》，明確采購方式（如公開招標(biāo)、詢比價、單一來源采購等）、供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)（如資質(zhì)、價格、供貨周期、質(zhì)量口碑等）。根據(jù)采購方式開展供應(yīng)商選擇：詢比價采購：向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，收集報價、供貨周期、質(zhì)保方案等信息，填寫《供應(yīng)商比價/議價記錄表》，對比分析后推薦最優(yōu)供應(yīng)商；單一來源采購：如僅1家供應(yīng)商能滿足特殊技術(shù)要求，需說明理由并附供應(yīng)商資質(zhì)證明，報采購經(jīng)理*審批。確定供應(yīng)商后，與供應(yīng)商簽訂《采購合同》（或訂單），明確材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。關(guān)鍵點：供應(yīng)商需具備合法經(jīng)營資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證），優(yōu)先選擇合作良好、質(zhì)量穩(wěn)定的長期供應(yīng)商。（四）采購執(zhí)行與訂單跟蹤操作主體：采購部操作內(nèi)容：采購部根據(jù)《采購合同》向供應(yīng)商下達(dá)正式采購訂單，同步提供交貨地址、聯(lián)系人（如采購員*）、收貨時間要求等信息。供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部及時跟蹤物流信息，保證材料按期到貨；如遇延遲（如不可抗力或供應(yīng)商原因），需第一時間通知需求部門，協(xié)商調(diào)整到貨時間或啟動備選方案。材料到貨前，采購部提前通知需求部門及倉庫做好收貨準(zhǔn)備（如安排人員卸貨、準(zhǔn)備驗收工具等）。（五）材料到貨與初步核對操作主體：采購員、倉庫管理員操作內(nèi)容材料送達(dá)后，采購員與倉庫管理員共同進(jìn)行初步核對：核對送貨單信息（材料名稱、規(guī)格、數(shù)量）是否與采購訂單一致；檢查外包裝是否完好，有無破損、浸濕等異常情況；核對供應(yīng)商信息（名稱、聯(lián)系人）是否與合同一致。初步核對無誤后，倉庫管理員在送貨單上簽字確認(rèn)，并通知需求部門準(zhǔn)備驗收；如發(fā)覺數(shù)量不符、包裝破損等問題，需當(dāng)場拍照記錄，及時與供應(yīng)商溝通處理（如拒收、補(bǔ)貨等），同時上報采購經(jīng)理*。（六）材料驗收與質(zhì)量確認(rèn)操作主體：需求部門、質(zhì)檢部（如涉及質(zhì)量檢測）、采購部操作內(nèi)容：需求部門會同質(zhì)檢部（必要時邀請采購部）對材料進(jìn)行專業(yè)驗收：數(shù)量驗收：清點實際到貨數(shù)量是否與訂單一致；質(zhì)量驗收：根據(jù)技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)或合同約定的技術(shù)指標(biāo)）進(jìn)行檢測，可通過外觀檢查、功能測試、提供第三方檢測報告等方式確認(rèn)；用途適配性驗收：驗證材料是否符合申請時明確的使用場景需求（如生產(chǎn)用材料需適配生產(chǎn)線設(shè)備參數(shù)）。驗收合格后，需求部門、質(zhì)檢部（參與驗收時）、采購部共同在《材料驗收單》上簽字確認(rèn)；驗收不合格的，需詳細(xì)記錄問題（如“尺寸偏差+2mm”“功能不達(dá)標(biāo)”），由采購部聯(lián)系供應(yīng)商辦理退換貨或索賠事宜，并同步更新供應(yīng)商履約評價記錄。關(guān)鍵點：驗收需在材料到貨后24小時內(nèi)完成（緊急采購可縮短至4小時內(nèi)），避免因拖延導(dǎo)致責(zé)任不清。（七）入庫登記與付款申請操作主體：倉庫管理員、財務(wù)部操作內(nèi)容：倉庫管理員憑簽字確認(rèn)的《材料驗收單》辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬（錄入材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、批次等信息），保證賬實相符。采購部收集全套采購資料（申請單、審批表、采購合同、訂單、驗收單、發(fā)票復(fù)印件等），整理后提交財務(wù)部申請付款。財務(wù)部審核資料完整性、合規(guī)性無誤后，按合同約定付款周期安排付款（如預(yù)付30%、到貨驗收后付70%），并同步更新應(yīng)付賬款臺賬。（八）資料歸檔與流程閉環(huán)操作主體：采購部、檔案管理員操作內(nèi)容：采購部將本次采購全流程資料（申請單、審批表、比價記錄、合同、訂單、驗收單、付款憑證等）整理成冊，標(biāo)注“采購編號-材料名稱-日期”（如“CG20241001-鋼材-20241015”），提交檔案管理員歸檔。檔案管理員按年度分類存放，保證資料可追溯、可查詢，保存期限不少于3年（重要設(shè)備、大宗材料保存期限不少于5年）。三、采購流程配套表單模板（一）《材料采購申請單》申請部門申請人申請日期采購編號材料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)算單價預(yù)算總金額資金來源采購用途（詳細(xì)說明）預(yù)計到貨日期緊急程度（□普通□緊急）需求部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：采購部審核意見：簽字：日期：財務(wù)部審核意見：簽字：日期：分管副總審批意見（如需）：簽字：日期：（二）《供應(yīng)商比價/議價記錄表》采購編號材料名稱規(guī)格型號需求數(shù)量采購日期供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價（元）供貨周期（天）比價分析（價格、質(zhì)量、周期等對比）：采購員簽字：日期：采購經(jīng)理審批意見：簽字：日期：（三）《材料驗收單》采購編號材料名稱規(guī)格型號供應(yīng)商訂單數(shù)量到貨數(shù)量驗收數(shù)量驗收日期驗收項目（□數(shù)量□質(zhì)量□規(guī)格□包裝）驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收結(jié)果驗收結(jié)論：□合格□不合格（不合格需注明問題及處理意見）需求部門驗收人：質(zhì)檢部驗收人（如需）：采購部確認(rèn)人：倉庫管理員：四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點（一）預(yù)算與成本控制采購申請需嚴(yán)格控制在年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購必須履行額外審批流程；采購部應(yīng)定期分析采購價格波動，建立材料價格臺賬，推動集中采購、長期協(xié)議采購，降低采購成本。（二）供應(yīng)商管理建立《供應(yīng)商資質(zhì)檔案》，定期審核供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等資質(zhì)，保證合法合規(guī)；對供應(yīng)商履約情況（交貨及時率、合格率、服務(wù)響應(yīng)速度）進(jìn)行季度評價，評價結(jié)果作為后續(xù)合作依據(jù)。（三）驗收標(biāo)準(zhǔn)明確化需求部門在申請材料時需同步明確驗收標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T3098.1-2010標(biāo)準(zhǔn)”“提供3C認(rèn)證證書”），避免驗收時產(chǎn)生爭議；涉及安全、環(huán)保的材料（如化學(xué)品、特種設(shè)備），需要求供應(yīng)商提供相關(guān)檢測報告，驗收時重點核查合規(guī)性。（四）審批時效管理各環(huán)節(jié)