合同管理流程及模板集一、應(yīng)用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)覆蓋合同管理是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的核心環(huán)節(jié)，適用于各類(lèi)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，包括但不限于：采購(gòu)與銷(xiāo)售：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、產(chǎn)品銷(xiāo)售、服務(wù)外包等；合作與聯(lián)盟：項(xiàng)目合作、技術(shù)授權(quán)、品牌聯(lián)名、渠道代理等；人力資源：勞動(dòng)合同、勞務(wù)派遣、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等；資產(chǎn)與權(quán)益：房屋租賃、設(shè)備租賃、知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、股權(quán)協(xié)議等；其他：贊助協(xié)議、捐贈(zèng)協(xié)議、委托加工等。覆蓋企業(yè)內(nèi)部法務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、行政等多部門(mén)協(xié)作需求，保證合同全生命周期合規(guī)、高效管理。二、全流程操作步驟詳解（一）合同準(zhǔn)備階段目標(biāo)：明確合作需求，收集基礎(chǔ)信息，保證合同具備可執(zhí)行性。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)（發(fā)起方）、需求部門(mén)（配合提供需求細(xì)節(jié)）。操作步驟：需求梳理：業(yè)務(wù)部門(mén)與需求部門(mén)（如采購(gòu)部、銷(xiāo)售部、項(xiàng)目部）共同確認(rèn)合作背景、核心需求（如標(biāo)的物規(guī)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、預(yù)算范圍等），形成《合作需求說(shuō)明書(shū)》。對(duì)方主體調(diào)研：通過(guò)國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、企業(yè)官網(wǎng)等渠道核實(shí)合作方主體資格（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書(shū)等），確認(rèn)對(duì)方為合法存續(xù)的法人/其他組織，避免與無(wú)民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽約?；A(chǔ)信息收集：收集合作方基本信息（名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等）及本次合作的核心要素（如合同金額、履行期限、支付方式、違約責(zé)任等），填寫(xiě)《合同基礎(chǔ)信息表》。（二）合同起草階段目標(biāo)：根據(jù)需求與合作方溝通結(jié)果，擬定合同文本，明確雙方權(quán)利義務(wù)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)（初稿起草）、法務(wù)部門(mén)（審核支持）。操作步驟：選擇模板：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫(kù)中的對(duì)應(yīng)模板（如《采購(gòu)合同模板》《銷(xiāo)售合同模板》），無(wú)模板時(shí)參考行業(yè)通用范本，保證條款完備性。內(nèi)容填充：根據(jù)《合同基礎(chǔ)信息表》及《合作需求說(shuō)明書(shū)》，填寫(xiě)合同核心條款，包括：主體信息：雙方準(zhǔn)確名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表；標(biāo)的條款：產(chǎn)品名稱(chēng)/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；權(quán)利義務(wù)：交付時(shí)間/服務(wù)期限、地點(diǎn)、方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；價(jià)款支付：金額、幣種、支付方式（轉(zhuǎn)賬/承兌等）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金）、賬戶(hù)信息（戶(hù)名、賬號(hào)、開(kāi)戶(hù)行）；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、拖欠款項(xiàng)）及對(duì)應(yīng)的違約金計(jì)算方式、賠償范圍；爭(zhēng)議解決：約定訴訟/仲裁管轄地（如“被告住所地有管轄權(quán)的人民法院”“××仲裁委員會(huì)”）；其他約定：保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力、合同生效條件（如簽字蓋章后生效）、份數(shù)等。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)合同條款的完整性、業(yè)務(wù)合理性進(jìn)行初審，重點(diǎn)核對(duì)金額、期限、交付標(biāo)準(zhǔn)是否與需求一致，簽字確認(rèn)后提交法務(wù)部門(mén)。（三）合同審核階段目標(biāo)：規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款明確無(wú)歧義。責(zé)任主體：法務(wù)部門(mén)（主審）、財(cái)務(wù)部門(mén)（財(cái)務(wù)條款審核）、業(yè)務(wù)部門(mén)（配合補(bǔ)充）。操作步驟：法務(wù)審核：法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：主體資格：合作方是否具備履約能力（如生產(chǎn)資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)許可）；合法性：條款是否違反法律、行政法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”無(wú)效情形）；條款完備性：是否遺漏關(guān)鍵要素（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決）；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：格式條款是否公平、免責(zé)條款是否明確、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰等。法務(wù)部門(mén)出具《合同審核意見(jiàn)書(shū)》，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體修改意見(jiàn)。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)審核價(jià)款支付方式、稅務(wù)處理（如發(fā)票類(lèi)型、稅率）、賬戶(hù)信息準(zhǔn)確性，保證資金流轉(zhuǎn)合規(guī)，避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。多部門(mén)會(huì)簽：根據(jù)合同重要性，涉及采購(gòu)的需采購(gòu)部會(huì)簽，涉及技術(shù)的需技術(shù)部會(huì)簽，保證專(zhuān)業(yè)條款無(wú)遺漏。（四）合同談判與定稿目標(biāo)：與合作方就審核意見(jiàn)達(dá)成一致，形成最終合同文本。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)（主導(dǎo)談判）、法務(wù)部門(mén)（提供法律支持）。操作步驟：意見(jiàn)反饋：業(yè)務(wù)部門(mén)將法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門(mén)的審核意見(jiàn)整理后，與合作方進(jìn)行溝通談判，爭(zhēng)取修改對(duì)方不合理?xiàng)l款（如過(guò)高的違約金、模糊的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）。文本修訂：根據(jù)談判結(jié)果，由業(yè)務(wù)部門(mén)或法務(wù)部門(mén)修訂合同文本，形成《合同定稿版》，經(jīng)雙方確認(rèn)無(wú)誤后，打印一式X份（根據(jù)份數(shù)需求確定，通常至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）。（五）合同簽訂階段目標(biāo)：完成合同簽署手續(xù)，確立法律效力。責(zé)任主體：授權(quán)代表（簽字）、行政部（蓋章管理）。操作步驟：授權(quán)委托：簽約人需持有法定代表人簽署的《授權(quán)委托書(shū)》（明確授權(quán)范圍、權(quán)限、期限），無(wú)法定代表人授權(quán)的，需核實(shí)其身份及權(quán)限。簽署蓋章：合同文本需由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字（自然人需簽字，法人需蓋章+法定代表人或授權(quán)代表簽字）；加蓋合同專(zhuān)用章或公章（優(yōu)先使用合同專(zhuān)用章，嚴(yán)禁以部門(mén)章或財(cái)務(wù)章替代）；保證簽字、蓋章清晰可辨，騎縫章（多頁(yè)合同需加蓋騎縫章，防止拆分換頁(yè)）。文本分發(fā)：行政部對(duì)簽訂完成的合同進(jìn)行登記（編號(hào)、簽訂日期、份數(shù)、雙方對(duì)接人），將正本分發(fā)至相關(guān)部門(mén)（如原件由行政部歸檔，業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部留存復(fù)印件）。（六）合同履行階段目標(biāo)：跟蹤合同執(zhí)行情況，保證雙方按約定履行義務(wù)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)（履約跟蹤）、法務(wù)部門(mén)（風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警）、財(cái)務(wù)部門(mén)（款項(xiàng)支付）。操作步驟：履約計(jì)劃：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定制定《合同履行計(jì)劃表》，明確各階段任務(wù)（如生產(chǎn)排期、發(fā)貨安排、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)）、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。過(guò)程監(jiān)控：交付/服務(wù)環(huán)節(jié)：業(yè)務(wù)部門(mén)核對(duì)標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量是否符合約定，留存交付憑證（如送貨單、簽收單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）；付款環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定節(jié)點(diǎn)審核付款申請(qǐng)，保證支付金額、時(shí)間準(zhǔn)確無(wú)誤，留存付款憑證；異常處理：若對(duì)方違約（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門(mén)需及時(shí)收集證據(jù)（如溝通記錄、檢測(cè)報(bào)告），發(fā)《履約催告函》要求限期整改，必要時(shí)啟動(dòng)違約責(zé)任條款。履約記錄：業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》，記錄履約進(jìn)度、異常情況及處理結(jié)果，每月匯總至法務(wù)部門(mén)備案。（七）合同變更與終止目標(biāo)：規(guī)范合同內(nèi)容調(diào)整及解除流程，避免后續(xù)糾紛。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)（發(fā)起變更/終止）、法務(wù)部門(mén)（審核協(xié)議）。操作步驟：變更流程：因政策變化、市場(chǎng)需求等客觀(guān)原因需變更合同的，由業(yè)務(wù)部門(mén)提交《合同變更申請(qǐng)》，說(shuō)明變更原因、內(nèi)容及影響；雙方協(xié)商一致后，簽訂《合同變更協(xié)議》（作為原合同補(bǔ)充文件，需明確變更條款及生效條件），履行與原合同相同的審核、簽訂流程。終止流程：合同到期自然終止，業(yè)務(wù)部門(mén)提前30日評(píng)估是否續(xù)簽，啟動(dòng)續(xù)簽流程；因一方違約或不可抗力需終止合同的，守約方需發(fā)《合同解除通知函》（說(shuō)明解除依據(jù)、期限），雙方協(xié)商簽訂《合同終止協(xié)議》，明確已履行部分的結(jié)算、違約賠償?shù)仁乱?。（八）合同歸檔階段目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同集中管理，便于后續(xù)查閱與審計(jì)。責(zé)任主體：行政部（歸檔管理）、法務(wù)部門(mén)（指導(dǎo)）。操作步驟：資料整理：將合同正本、審批文件、簽訂憑證、履行記錄（如驗(yàn)收單、付款憑證）、變更/終止協(xié)議等整理齊全，按“一合同一檔”原則編號(hào)。電子歸檔：掃描合同及相關(guān)資料，至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，標(biāo)注關(guān)鍵詞（如合同類(lèi)型、對(duì)方名稱(chēng)、簽訂日期），保證電子檔案可檢索。檔案保管：紙質(zhì)檔案存入專(zhuān)用檔案柜，防潮、防火、防盜，保管期限根據(jù)合同類(lèi)型確定（如普通合同保管5-10年，重要合同永久保管）。三、核心工具模板清單（一）合同基礎(chǔ)信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫(xiě)說(shuō)明合同名稱(chēng)如“公司采購(gòu)原材料合同”合同編號(hào)按企業(yè)規(guī)則編號(hào)（如年份-部門(mén)-序號(hào)，如2024-采-001）發(fā)起部門(mén)業(yè)務(wù)部門(mén)名稱(chēng)（如采購(gòu)部、銷(xiāo)售部）合作方名稱(chēng)全稱(chēng)需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致合作方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位信用代碼合同金額（元）大小寫(xiě)一致，含稅/不含稅需注明履行期限起止日期（如2024年1月1日至2024年12月31日）核心標(biāo)的物/服務(wù)簡(jiǎn)述名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量審批流程按企業(yè)審批流程勾選（業(yè)務(wù)-法務(wù)-財(cái)務(wù)-分管副總）（二）合同審批表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見(jiàn)簽字日期業(yè)務(wù)部門(mén)初審*業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)業(yè)務(wù)合理性審核法務(wù)審核*法務(wù)專(zhuān)員對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)審核財(cái)務(wù)審核*財(cái)務(wù)經(jīng)理對(duì)財(cái)務(wù)條款審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批*分管副總最終審批意見(jiàn)總經(jīng)理審批*總經(jīng)理（重大合同需）（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)履行階段計(jì)劃日期實(shí)際日期履行內(nèi)容責(zé)任人異常情況說(shuō)明處理結(jié)果2024-采-001預(yù)付款支付2024-01-052024-01-05支付30%預(yù)付款*財(cái)務(wù)無(wú)已支付2024-采-001貨物交付2024-02-012024-02-03交付1000件*采購(gòu)員延期2天已發(fā)函說(shuō)明2024-采-001驗(yàn)收2024-02-052024-02-05驗(yàn)收合格*質(zhì)檢員無(wú)通過(guò)（四）合同歸檔目錄表檔案編號(hào)合同名稱(chēng)簽訂日期保管期限存放位置歸檔人查閱登記（日期、人、事由）DA2024-001采購(gòu)合同2024-01-0110年檔案柜A-01-01*行政DA2024-002服務(wù)協(xié)議2024-02-15永久檔案柜A-02-03*行政四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格審查合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)（如食品需《食品經(jīng)營(yíng)許可證》，建筑需《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書(shū)》），避免與“三無(wú)”主體簽約；自然人簽約需核實(shí)證件號(hào)碼原件，確認(rèn)其完全民事行為能力。（二）條款完整性風(fēng)險(xiǎn)合同必備條款不得遺漏：標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需明確約定（如“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”），避免“合格”“良好”等模糊表述。（三）印章管理風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁在空