采購申請與審批標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板引言為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確采購申請與審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，縮短采購周期，提升采購決策透明度，降低運營成本，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板。本模板適用于各類采購場景，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作減少人為隨意性，保證采購活動合規(guī)、高效、可追溯。一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本流程模板適用于企業(yè)各類采購活動，涵蓋但不限于以下場景：日常辦公采購：包括辦公用品（如文具、耗材）、辦公設(shè)備（電腦、打印機）等常規(guī)物資采購；生產(chǎn)物料采購：原材料、零部件、包裝材料等直接用于生產(chǎn)的產(chǎn)品采購；服務(wù)類采購：咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等非物資類采購；項目專項采購：為特定項目采購的設(shè)備、材料或服務(wù)，需與項目預(yù)算掛鉤；低值易耗品批量采購：單價低、使用頻率高的物品（如清潔用品、勞保用品）的集中采購。二、標(biāo)準(zhǔn)化流程操作步驟采購申請與審批流程分為申請發(fā)起→部門審核→財務(wù)復(fù)核→審批決策→執(zhí)行跟進→歸檔閉環(huán)六個階段，各階段責(zé)任主體及操作要求?階段一：采購申請發(fā)起責(zé)任主體：申請人（需求部門經(jīng)辦人）、需求部門負責(zé)人操作說明：需求確認：申請人根據(jù)實際工作需要，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途及期望到貨日期，確認無替代方案或內(nèi)部調(diào)撥可能后，發(fā)起申請。填寫申請單：通過企業(yè)采購管理系統(tǒng)或紙質(zhì)版《采購申請單》（模板見表1）錄入信息，需保證以下內(nèi)容完整準(zhǔn)確：基礎(chǔ)信息：申請人姓名、所屬部門、申請日期、聯(lián)系方式；采購需求：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位、預(yù)估單價、總價（需提供至少2家供應(yīng)商的報價單或市場調(diào)研價格作為依據(jù)）；預(yù)算信息：對應(yīng)項目編號或預(yù)算科目，保證不超出年度預(yù)算額度；備注說明：特殊技術(shù)要求、交付時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)等。提交申請：將填寫完整的《采購申請單》及附件（如報價單、需求說明書）提交至需求部門負責(zé)人審核。?階段二：部門審核責(zé)任主體：需求部門負責(zé)人操作說明：真實性核查：部門負責(zé)人審核采購需求的真實性、必要性，確認是否為部門業(yè)務(wù)必需，是否存在重復(fù)采購或可內(nèi)部調(diào)配的情況。合理性確認：核對采購數(shù)量、規(guī)格是否符合實際工作需求，預(yù)估價格是否與市場行情一致（可通過歷史采購數(shù)據(jù)或市場詢價對比）。預(yù)算匹配性檢查：確認采購預(yù)算是否充足，若涉及預(yù)算調(diào)整，需提前與財務(wù)部門溝通并提交預(yù)算變更申請。審核結(jié)果反饋：審核通過：在《采購申請單》“部門審核意見”欄簽字確認，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；審核不通過：注明駁回原因（如“需求不明確”“預(yù)算不足”），退回申請人修改后重新提交。?階段三：財務(wù)復(fù)核責(zé)任主體：財務(wù)部門專員、財務(wù)負責(zé)人操作說明：預(yù)算合規(guī)性復(fù)核：核查采購項目是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算科目使用是否正確，若為緊急采購（如突發(fā)維修需求），需確認是否已履行應(yīng)急預(yù)算審批流程。價格合理性審核：對比申請人提供的報價單與歷史采購價格、市場公允價格，判斷預(yù)估單價是否合理，防止價格虛高。資金支付風(fēng)險評估：評估企業(yè)當(dāng)前資金狀況，確認采購支付安排（如預(yù)付款比例、賬期）是否符合財務(wù)管理制度。復(fù)核結(jié)果反饋：復(fù)核通過：在《采購申請單》“財務(wù)復(fù)核意見”欄簽字，流轉(zhuǎn)至對應(yīng)審批層級；復(fù)核不通過：注明問題（如“預(yù)算科目錯誤”“價格偏離市場”），退回需求部門補充說明或調(diào)整。?階段四：審批決策責(zé)任主體：根據(jù)采購金額劃分的審批人（部門負責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理→董事會）操作說明：企業(yè)根據(jù)采購金額設(shè)置分級審批權(quán)限（示例）：5000元以下：需求部門負責(zé)人審批；5000元-2萬元（含）：分管副總審批；2萬元-10萬元（含）：總經(jīng)理審批；10萬元以上：總經(jīng)理審批后提交董事會審議。審批人需重點關(guān)注：采購需求的業(yè)務(wù)必要性；預(yù)算執(zhí)行合規(guī)性；供應(yīng)商選擇的初步合理性（若涉及公開招標(biāo)，需確認招標(biāo)流程合規(guī)）。審批結(jié)果處理：審批通過：在《采購申請單》“審批意見”欄簽字確認，流轉(zhuǎn)至采購部門；審批不通過：注明駁回理由，退回申請人或需求部門。?階段五：執(zhí)行跟進責(zé)任主體：采購部門、申請人、驗收部門操作說明：采購任務(wù)分配：采購部門收到審批通過的《采購申請單》后，根據(jù)需求類型制定采購方案：標(biāo)準(zhǔn)化物品：通過合格供應(yīng)商目錄進行比價采購；定制化服務(wù)/物品：組織招標(biāo)或競爭性談判，邀請至少3家供應(yīng)商參與；緊急采購：經(jīng)審批后可直接聯(lián)系指定供應(yīng)商，事后補辦手續(xù)。合同簽訂與訂單下達：與選定供應(yīng)商簽訂采購合同（明確標(biāo)的、價格、交付、質(zhì)量、違約責(zé)任等），下達采購訂單，同步告知申請人預(yù)計交付時間。交付與驗收：供應(yīng)商交付物品/服務(wù)后，申請人核對數(shù)量、規(guī)格、外觀等基礎(chǔ)信息，確認無誤后簽收；涉及技術(shù)參數(shù)或?qū)I(yè)服務(wù)的，由需求部門聯(lián)合技術(shù)部門/使用部門共同驗收，填寫《采購驗收單》（需驗收人簽字）。異常處理：若出現(xiàn)延遲交付、質(zhì)量不符等問題，采購部門需及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)退換貨、索賠或重新采購，并同步反饋至審批部門。?階段六：歸檔閉環(huán)責(zé)任主體：采購部門、檔案管理部門操作說明：資料收集：采購部門收集完整采購過程資料，包括：采購申請單、審批表、供應(yīng)商報價單、采購合同、驗收單、付款憑證等。分類歸檔：按采購項目編號或日期對資料進行分類整理，電子版存入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版裝訂成冊后移交檔案管理部門。流程閉環(huán)：財務(wù)部門根據(jù)驗收單、合同及發(fā)票辦理付款手續(xù)后，在采購管理系統(tǒng)中標(biāo)記“已完成”，形成申請→審批→執(zhí)行→驗收→付款的全流程閉環(huán)。三、采購申請與審批相關(guān)模板表1：采購申請單申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式采購項目名稱預(yù)算編號采購明細（可附頁）序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位12合計金額（大寫）佰拾萬仟佰拾元角分小寫（元）采購用途說明期望到貨日期年月日部門審核意見負責(zé)人簽字：日期：年月日財務(wù)復(fù)核意見復(fù)核人簽字：日期：年月日負責(zé)人簽字：日期：年月日審批意見審批人：職務(wù)：日期：年月日表2：采購驗收單驗收部門驗收日期年月日采購申請單編號供應(yīng)商名稱物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量驗收意見使用部門意見技術(shù)部門意見（如需）負責(zé)人簽字：日期：年月日負責(zé)人簽字：日期：年月日采購部門確認經(jīng)辦人簽字：日期：年月日四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示預(yù)算剛性約束：嚴禁無預(yù)算、超預(yù)算采購，確需調(diào)整預(yù)算的需提前履行審批程序，不得先采購后補預(yù)算。審批時效管理：各環(huán)節(jié)審批人需在2個工作日內(nèi)完成審核（緊急采購除外），避免因流程延誤影響業(yè)務(wù)開展；若需補充材料，應(yīng)及時告知申請人，明確截止時間。信息真實準(zhǔn)確：申請人需對采購需求、價格信息、預(yù)算匹配性等內(nèi)容的真實性負責(zé)，虛報、瞞報將按企業(yè)制度追責(zé)。供應(yīng)商合規(guī)性：采購部門需優(yōu)先從合格供應(yīng)商目錄中選擇合作方，新供應(yīng)商引入需進行資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證），保證供應(yīng)商具備履約能力。檔案完整保存：采購相關(guān)資料保存期限不少于5年（涉及重大項目或法