合同管理工具及使用指南一、工具與模板概述合同管理工具及配套旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理流程，覆蓋合同起草、審核、簽署、歸檔、履約跟蹤等環(huán)節(jié)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、提升協(xié)作效率。本工具適用于各類(lèi)企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)化公司）的法務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)，可靈活適配采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等多種合同類(lèi)型，助力實(shí)現(xiàn)合同管理的“流程化、可視化、可追溯化”。二、適用場(chǎng)景與價(jià)值本工具及模板廣泛應(yīng)用于以下場(chǎng)景，助力企業(yè)解決合同管理中的痛點(diǎn)問(wèn)題：新簽合同場(chǎng)景：企業(yè)與合作方首次建立業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，通過(guò)模板快速起草合同條款，利用工具自動(dòng)校驗(yàn)核心要素（如主體信息、金額、期限），避免遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。續(xù)簽/變更場(chǎng)景：針對(duì)即將到期或需調(diào)整條款的合同，工具可調(diào)取歷史版本記錄，對(duì)比變更差異，變更協(xié)議審批流，保證修訂內(nèi)容合規(guī)。批量合同管理場(chǎng)景：業(yè)務(wù)部門(mén)需同時(shí)處理多份同類(lèi)合同時(shí)（如年度采購(gòu)框架協(xié)議下的分項(xiàng)訂單），模板可統(tǒng)一格式，工具支持批量導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)，減少重復(fù)勞動(dòng)。合規(guī)審查場(chǎng)景：法務(wù)部門(mén)通過(guò)工具內(nèi)置的合規(guī)規(guī)則庫(kù)（如《民法典》相關(guān)條款、行業(yè)監(jiān)管要求），自動(dòng)掃描合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，審查報(bào)告，輔助人工決策。履約監(jiān)控場(chǎng)景：財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門(mén)通過(guò)工具跟蹤合同付款節(jié)點(diǎn)、交付進(jìn)度，設(shè)置自動(dòng)提醒功能，避免逾期違約或超付風(fēng)險(xiǎn)。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程合同管理的全流程操作步驟，每個(gè)環(huán)節(jié)均需結(jié)合工具與模板完成，保證流程閉環(huán)：1.合同準(zhǔn)備：明確需求與基礎(chǔ)信息操作目標(biāo)：收集合同所需基礎(chǔ)資料，明確合作雙方權(quán)利義務(wù)框架。具體步驟：（1）業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起合同需求，填寫(xiě)《合同需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），明確合作方基本信息（名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）、合同類(lèi)型、標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、預(yù)估金額、履行期限等核心要素。（2）法務(wù)部門(mén)審核合作方主體資格：通過(guò)工具查詢(xún)合作方工商信息（如是否處于經(jīng)營(yíng)異常狀態(tài)、有無(wú)涉訴記錄），必要時(shí)要求對(duì)方提供授權(quán)委托書(shū)、資質(zhì)證明文件（如行業(yè)許可證）。（3）根據(jù)合同類(lèi)型選擇對(duì)應(yīng)模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》），從工具模板庫(kù)中調(diào)取最新版本，保證模板符合現(xiàn)行法律法規(guī)及公司制度。2.合同起草：基于模板填充內(nèi)容操作目標(biāo)：按照模板規(guī)范完成合同文本初稿，保證條款完整、表述清晰。具體步驟：（1）在工具中打開(kāi)選定模板，逐項(xiàng)填寫(xiě)《合同基本信息表》（見(jiàn)模板2）：合同編號(hào)：按規(guī)則（如“年份-部門(mén)代碼-合同類(lèi)型序號(hào)”，例：2024-CG-001）；合同主體：填寫(xiě)甲方（公司自身）、乙方（合作方）的完整名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人及電話（聯(lián)系人：，電話：）；核心條款：包括標(biāo)的物/服務(wù)描述、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及支付方式（如“分三期支付，簽約后30日內(nèi)支付30%”）、履行期限與地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式（如“提交甲方所在地人民法院訴訟”）等。（2）針對(duì)特殊需求（如定制化服務(wù)、保密條款），在模板“補(bǔ)充條款”欄中新增內(nèi)容，保證與主條款無(wú)沖突。（3）工具自動(dòng)校驗(yàn)必填項(xiàng)（如金額、期限、違約責(zé)任）是否完整，若存在遺漏，彈出提示要求補(bǔ)充。3.合同審核：多維度合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)把控操作目標(biāo)：通過(guò)法務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)多部門(mén)審核，保證合同內(nèi)容合法、合規(guī)、合理。具體步驟：（1）業(yè)務(wù)部門(mén)初審：重點(diǎn)核對(duì)合同內(nèi)容與需求一致性（如標(biāo)的物規(guī)格、數(shù)量是否與采購(gòu)訂單匹配），提交至法務(wù)部門(mén)。（2）法務(wù)部門(mén)審核：使用工具的“合規(guī)掃描”功能，檢查條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”；關(guān)注違約責(zé)任對(duì)等性、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密期限等關(guān)鍵條款，必要時(shí)提出修改意見(jiàn)（如“建議將乙方逾期交付的違約金比例從0.5%提高至1%”）；審核通過(guò)后，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)。（3）財(cái)務(wù)部門(mén)審核：重點(diǎn)核對(duì)價(jià)款計(jì)算準(zhǔn)確性、支付方式是否符合財(cái)務(wù)制度（如“大額支付是否需附驗(yàn)收證明”）、稅務(wù)條款是否明確（如“發(fā)票類(lèi)型為增值稅專(zhuān)用發(fā)票，稅率6%”）。（4）審核意見(jiàn)均通過(guò)工具在線記錄，審核不通過(guò)的需注明原因并退回修改，修改后重新發(fā)起審核流程。4.合同簽署：完成簽約與生效確認(rèn)操作目標(biāo)：保證合同簽署形式合法、主體有效，明確生效條件。具體步驟：（1）審核通過(guò)的合同文本由法務(wù)部門(mén)正式PDF版本（帶電子簽章或騎縫章），通過(guò)工具發(fā)送至簽約方（如為電子合同，通過(guò)第三方電子簽約平臺(tái)簽署；如為紙質(zhì)合同，打印后雙方簽字蓋章）。（2）簽約完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)將簽署版合同掃描至工具，系統(tǒng)自動(dòng)記錄簽署時(shí)間、簽署人信息，并與審批流程關(guān)聯(lián)。（3）合同生效后，在工具中標(biāo)記“已生效”狀態(tài)，同步更新合同臺(tái)賬（見(jiàn)模板3）。5.合同歸檔：分類(lèi)存儲(chǔ)與信息管理操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同集中存儲(chǔ)，便于后續(xù)查詢(xún)與審計(jì)。具體步驟：（1）業(yè)務(wù)部門(mén)將合同正本（紙質(zhì)）原件、簽署掃描件、相關(guān)附件（如資質(zhì)證明、會(huì)議紀(jì)要）整理歸檔，移交至檔案管理部門(mén)。（2）檔案管理部門(mén)在工具中錄入歸檔信息，包括合同編號(hào)、存放位置（如“檔案室-2024年-采購(gòu)合同”）、歸檔人、歸檔日期，支持按“合同類(lèi)型”“簽署日期”“合作方”等多條件檢索。（3）工具支持設(shè)置歸檔權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看合同全文，非授權(quán)人員僅顯示基礎(chǔ)信息（如合同名稱(chēng)、編號(hào)、履行期限），保證信息安全。6.履約跟蹤：監(jiān)控進(jìn)度與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警操作目標(biāo)：實(shí)時(shí)掌握合同履行情況，及時(shí)發(fā)覺(jué)并處理履約異常。具體步驟：（1）業(yè)務(wù)部門(mén)在工具中創(chuàng)建《合同履約跟蹤表》（見(jiàn)模板4），設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)提醒（如“付款截止日”“交付驗(yàn)收日”），系統(tǒng)提前3天通過(guò)郵件或系統(tǒng)消息提醒責(zé)任人。（2）定期（如每月）更新履約進(jìn)度，填寫(xiě)“已履行內(nèi)容”“未履行原因”“存在問(wèn)題”等字段，履約證明材料（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證）。（3）若出現(xiàn)逾期、違約等情況，立即在工具中發(fā)起“履約異常處理流程”，由法務(wù)部門(mén)評(píng)估責(zé)任，制定解決方案（如協(xié)商延期、追究違約金），并跟蹤處理結(jié)果。四、核心清單模板1：合同需求申請(qǐng)表序號(hào)字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明示例1申請(qǐng)部門(mén)發(fā)起合同需求的業(yè)務(wù)部門(mén)采購(gòu)部2申請(qǐng)人需求對(duì)接人（姓名用*代替）張*3合作方名稱(chēng)合同相對(duì)方全稱(chēng)科技有限公司4合同類(lèi)型采購(gòu)/銷(xiāo)售/服務(wù)/勞動(dòng)合同等采購(gòu)合同5標(biāo)的物/服務(wù)描述簡(jiǎn)要說(shuō)明合同主要內(nèi)容采購(gòu)辦公用筆記本電腦50臺(tái)6預(yù)估金額合同總金額（含稅）人民幣25萬(wàn)元7履行期限合同開(kāi)始至結(jié)束時(shí)間2024年1月1日至2024年12月31日8特殊要求如需定制條款、保密要求等需含3年免費(fèi)保修條款9附件清單需作為合同組成部分的文件合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、報(bào)價(jià)單模板2：合同基本信息表序號(hào)字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明1合同編號(hào)按規(guī)則（如2024-CG-001）2合同名稱(chēng)“甲方+合同類(lèi)型+乙方”格式3甲方信息名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人*4乙方信息名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人*5合同類(lèi)型采購(gòu)/銷(xiāo)售/服務(wù)等6標(biāo)的物/服務(wù)詳情規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等7合同金額大寫(xiě)+小寫(xiě)，幣種（如人民幣）8支付方式分期/一次性，支付節(jié)點(diǎn)、賬戶(hù)信息9履行期限與地點(diǎn)開(kāi)始/結(jié)束時(shí)間，履行地點(diǎn)（如甲方所在地）10違約責(zé)任違約情形、違約金計(jì)算方式11爭(zhēng)議解決方式訴訟/仲裁，管轄機(jī)構(gòu)/仲裁地12合同生效條件如“雙方簽字蓋章且甲方預(yù)付款到賬后生效”13簽署日期年/月/日模板3：合同臺(tái)賬序號(hào)合同編號(hào)合同名稱(chēng)甲方乙方合同類(lèi)型金額（元）簽署日期生效日期履行期限責(zé)任部門(mén)當(dāng)前狀態(tài)（待審核/已生效/履行中/已終止）12024-CG-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同公司科技采購(gòu)250,0002024-01-152024-01-202024.1.1-12.31采購(gòu)部已生效22024-XS-002軟件服務(wù)銷(xiāo)售合同公司YY集團(tuán)銷(xiāo)售180,0002024-02-01-2024.2.1-12.31銷(xiāo)售部待審核模板4：合同履約跟蹤表序號(hào)合同編號(hào)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期責(zé)任人*履約內(nèi)容完成情況（是/否/異常）異常說(shuō)明證明材料（附件）12024-CG-001首批貨款支付2024-01-252024-01-25李*支付金額7.5萬(wàn)元是-銀行轉(zhuǎn)賬憑證22024-CG-001貨物交付2024-02-012024-02-03王*交付50臺(tái)筆記本電腦是延期2天，已溝通交付簽收單32024-CG-001驗(yàn)收2024-02-10-趙*按合同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收否待乙方提供檢測(cè)報(bào)告-五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示為保證合同管理工具及模板有效落地，需重點(diǎn)關(guān)注以下風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并采取防控措施：合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)：合同條款必須符合最新法律法規(guī)（如《民法典》合同編），避免使用“無(wú)效”“免責(zé)”等違規(guī)表述。工具內(nèi)置合規(guī)規(guī)則庫(kù)需定期更新，法務(wù)部門(mén)每季度審核模板有效性。信息準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)：合同主體信息（如名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）、金額、日期等關(guān)鍵要素需反復(fù)核對(duì)，避免因筆誤導(dǎo)致糾紛。工具設(shè)置“必填項(xiàng)校驗(yàn)”功能，未填寫(xiě)完整無(wú)法提交下一步。流程規(guī)范性風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁“先簽署后審核”或“繞過(guò)審核流程”，所有合同必須經(jīng)過(guò)需求發(fā)起、起草、法務(wù)審核、財(cái)務(wù)審核、簽署等完整環(huán)節(jié)。工具記錄全流程操作日志，保證可追溯。保密性風(fēng)險(xiǎn)：合同內(nèi)容涉及商業(yè)秘密的，需在模板中明保證密條款，并通過(guò)工具設(shè)置“權(quán)限分級(jí)”，僅核心人員可查看敏感信息。禁止通過(guò)非加密渠道（如普通郵箱）傳輸合同文本。版本管理風(fēng)險(xiǎn)：合同修訂后需新版本，舊版本自動(dòng)歸檔，避免“一稿多傳”導(dǎo)致執(zhí)行混亂。工具支持版本對(duì)比功能，清晰展示修改內(nèi)容。履約監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)：定期更新履約進(jìn)度，設(shè)置節(jié)點(diǎn)提醒（如付款截止