合同管理文檔審批與執(zhí)行流程工具模板一、適用業(yè)務場景本工具模板適用于企業(yè)內部各類合同（如采購合同、服務合同、銷售合同、租賃合同等）的全生命周期管理，涵蓋從合同發(fā)起、審批、簽署到執(zhí)行監(jiān)控、變更終止及歸檔的全流程。適用于業(yè)務部門發(fā)起需求、法務部門審核合規(guī)性、財務部門審核資金條款、管理層審批決策及執(zhí)行部門跟蹤履約等跨部門協(xié)作場景，尤其適用于合同金額較大、條款復雜或涉及重要業(yè)務合作的場景，保證合同管理規(guī)范化、風險可控化。二、標準化操作流程1.合同發(fā)起與提交發(fā)起人：業(yè)務部門負責人或合同經(jīng)辦人（**）。操作步驟：（1）根據(jù)業(yè)務需求，起草合同文本，明確合同主體（甲乙雙方信息）、標的物/服務內容、金額、履行期限、違約責任等核心條款；（2）收集附件材料，如對方營業(yè)執(zhí)照復印件、資質證明、報價單、技術協(xié)議等；（3）通過企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理平臺，填寫《合同審批申請表》，合同草案及附件，選擇審批流程路徑（如“業(yè)務部門-法務部門-財務部門-管理層”）。2.多級審批審核審批節(jié)點及職責：業(yè)務部門負責人：審核合同內容與業(yè)務需求一致性、條款完整性，確認履約能力；法務部門：審核合同合法性、合規(guī)性，重點排查條款歧義、法律風險（如違約責任、知識產權、爭議解決方式）；財務部門：審核合同金額、付款方式、稅費承擔、發(fā)票開具要求等財務條款，保證資金預算可控；管理層（如總經(jīng)理/分管副總）：根據(jù)合同金額及重要性，審批合同立項及最終簽署權限。審批時限：每個節(jié)點審批時限不超過3個工作日，超時未反饋視為默認通過。3.合同簽署與備案簽署規(guī)范：（1）審批通過后，由法務部門或授權人員核對合同文本與審批版本一致性，加蓋企業(yè)合同專用章（嚴禁以部門章或個人章代替）；（2）對方簽署：通過郵寄、現(xiàn)場簽署或電子簽章方式完成對方簽署，保證簽署人具有合法授權（需提供授權委托書）；（3）簽署完成后，原件由行政部統(tǒng)一歸檔，副本分發(fā)至業(yè)務、財務、法務部門。4.合同執(zhí)行與監(jiān)控執(zhí)行責任：業(yè)務部門為合同執(zhí)行第一責任部門，指定專人（**）負責跟蹤履約進度。監(jiān)控要點：（1）建立《合同執(zhí)行跟蹤表》，記錄履行關鍵節(jié)點（如交付時間、驗收節(jié)點、付款節(jié)點）；（2）定期（如每周/每月）與對方溝通履約情況，收集對方履約證明（如驗收報告、服務確認函）；（3）發(fā)覺對方違約或履約異常（如延遲交付、質量不達標），需在1個工作日內書面反饋法務部門及管理層，啟動爭議處理機制。5.合同變更與終止變更流程：（1）因業(yè)務需求變化或不可抗力需變更合同時由業(yè)務部門提交《合同變更申請表》，說明變更原因、內容及影響；（2）變更申請需經(jīng)原審批路徑重新審批，審批通過后簽署《合同補充協(xié)議》，作為原合同附件。終止流程：（1）合同到期或雙方協(xié)商一致終止時，由業(yè)務部門提交《合同終止申請表》，明確終止時間、結算方式及遺留問題處理方案；（2）終止需經(jīng)雙方書面確認，完成財務結算（如尾款支付、質保金退還）后，由行政部更新合同狀態(tài)。6.合同歸檔與復盤歸檔要求：合同執(zhí)行完畢或終止后，由行政部收集合同原件、審批記錄、補充協(xié)議、履約證明等材料，按“合同編號+年份”分類歸檔，保存期限不少于10年。復盤機制：每季度由法務部門牽頭，組織業(yè)務、財務部門對重大合同執(zhí)行情況進行復盤，分析履約風險點，優(yōu)化合同模板及審批流程。三、關鍵流程模板表單表1：合同審批流程表合同編號合同名稱發(fā)起部門發(fā)起人提交日期審批部門審批意見審批日期審批狀態(tài)（待審/通過/駁回）HT-2024-001采購設備合同采購部**2024-03-01法務部門條款需補充質保期2024-03-03駁回HT-2024-002服務外包合同市場部**2024-03-05財務部門付款方式合理2024-03-06通過HT-2024-003租賃合同行政部趙六2024-03-10管理層（總經(jīng)辦）同意簽署2024-03-12通過表2：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號簽署日期履行期限執(zhí)行負責人關鍵節(jié)點（如交付/驗收）計劃完成時間實際完成時間完成情況（正常/延遲/異常）問題記錄及處理措施HT-2024-0022024-03-152024-03-15至2024-09-15**系統(tǒng)部署完成2024-04-302024-05-05延遲5天因技術問題延遲，已協(xié)調對方加派人員HT-2024-0032024-03-202024-03-20至2025-03-20周七首季度租金支付2024-03-252024-03-25正常無表3：合同變更申請表合同編號原合同名稱變更原因變更內容摘要申請人申請部門審批意見審批日期生效日期HT-2024-002服務外包合同客戶需求調整增加數(shù)據(jù)分析模塊，費用+5萬元**市場部法務：合規(guī)；財務：預算內2024-06-012024-06-10四、風險管控要點1.審批合規(guī)性嚴禁越權審批或簡化審批流程，特殊合同（如重大資產處置、涉外合同）需增加總經(jīng)理辦公會審批環(huán)節(jié)；法務部門對合同條款實行“一票否決制”，存在法律風險的合同不得進入下一流程。2.簽署規(guī)范性合同專用章實行專人保管、用章登記制度，用章前需核對審批權限及文本一致性；電子簽章需符合《電子簽名法》規(guī)定，保證簽署人身份真實及文件防篡改。3.執(zhí)行監(jiān)控業(yè)務部門需按月向管理層提交《合同執(zhí)行進度報告》，重大風險事項（如對方破產、履約能力喪失）需即時上報；財務部門根據(jù)合同條款約定，嚴格審核付款申請，未完成履約節(jié)點或未提供合規(guī)證明的，不得支付款項。4.檔案管理合同檔案嚴禁擅自復制、外借，查閱需經(jīng)部門負責人及以上級別審批；電子檔