采購(gòu)管理流程規(guī)范及供應(yīng)商篩選工具模板一、適用范圍與典型場(chǎng)景本工具模板適用于各類(lèi)企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務(wù)型、貿(mào)易型企業(yè)）的日常采購(gòu)活動(dòng)，覆蓋原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包、辦公用品采購(gòu)等場(chǎng)景。特別適用于：企業(yè)首次建立采購(gòu)管理體系時(shí)，作為流程框架參考；采購(gòu)部門(mén)規(guī)范現(xiàn)有操作，減少流程漏洞；多部門(mén)協(xié)同采購(gòu)時(shí)，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與輸出物；需對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行系統(tǒng)化篩選與管理時(shí)，保證選型科學(xué)性。二、采購(gòu)管理全流程操作步驟（一）采購(gòu)需求確認(rèn)與提報(bào)需求發(fā)起：由需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目組）填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、期望交付日期、預(yù)算金額及用途說(shuō)明，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。需求審核：采購(gòu)部門(mén)收到需求后，重點(diǎn)審核需求的合理性（如預(yù)算是否符合公司規(guī)定、規(guī)格是否明確）、緊急程度，并與需求部門(mén)溝通確認(rèn)細(xì)節(jié)，避免模糊描述（如“一批辦公用品”需明確具體品類(lèi)與數(shù)量）。需求審批：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（例如：金額≤5000元由部門(mén)經(jīng)理審批；5000元＜金額≤50000元由分管副總審批；金額＞50000元由總經(jīng)理審批），審批通過(guò)后進(jìn)入采購(gòu)計(jì)劃編制環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商尋源與信息收集尋源渠道：通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商自薦、合作方推薦等多渠道收集潛在供應(yīng)商信息，保證來(lái)源廣泛。信息登記：對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合基本條件的（如無(wú)相關(guān)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、過(guò)往合作存在嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題），填寫(xiě)《潛在供應(yīng)商信息登記表》，記錄供應(yīng)商名稱(chēng)、聯(lián)系方式、主營(yíng)業(yè)務(wù)、成立時(shí)間、注冊(cè)資本、主要客戶(hù)案例等基礎(chǔ)信息。（三）供應(yīng)商資質(zhì)審核資料提交：要求潛在供應(yīng)商提供以下資質(zhì)文件（復(fù)印件需加蓋公章）：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一營(yíng)業(yè)執(zhí)照）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書(shū)（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、行業(yè)生產(chǎn)許可證、3C認(rèn)證等，根據(jù)采購(gòu)物品特性確定）；過(guò)往合作合同（或業(yè)績(jī)證明）復(fù)印件；法定代表人證件號(hào)碼明及授權(quán)委托書(shū)（如委托代理人辦理）。資質(zhì)核實(shí)：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照真實(shí)性，檢查資質(zhì)證書(shū)是否在有效期內(nèi)，必要時(shí)可委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行背景調(diào)查（如涉訴記錄、信用評(píng)級(jí)）。審核結(jié)果：審核通過(guò)的供應(yīng)商進(jìn)入《合格供應(yīng)商名錄》，審核未通過(guò)的需書(shū)面告知原因，資料不齊全的可要求補(bǔ)充，補(bǔ)充后重新審核。（四）供應(yīng)商評(píng)估與選定評(píng)估維度與權(quán)重：根據(jù)采購(gòu)物品/服務(wù)特性，設(shè)定評(píng)估指標(biāo)及權(quán)重（示例）：價(jià)格（30%）：對(duì)比同類(lèi)型產(chǎn)品/服務(wù)市場(chǎng)價(jià)格，評(píng)估報(bào)價(jià)合理性；質(zhì)量（25%）：檢查樣品質(zhì)量、質(zhì)量保證體系（如是否提供質(zhì)檢報(bào)告）、不良品處理方案；服務(wù)（20%）：評(píng)估交付周期、售后響應(yīng)速度、技術(shù)支持能力；資信（15%）：注冊(cè)資本、財(cái)務(wù)狀況、過(guò)往合作履約率；合作潛力（10%）：研發(fā)能力、長(zhǎng)期合作意愿、行業(yè)口碑。評(píng)估方式：書(shū)面評(píng)審：供應(yīng)商提交《供應(yīng)商應(yīng)答函》，包含報(bào)價(jià)明細(xì)、質(zhì)量方案、服務(wù)承諾等；現(xiàn)場(chǎng)考察（對(duì)關(guān)鍵物料或大型設(shè)備采購(gòu)）：實(shí)地查看供應(yīng)商生產(chǎn)場(chǎng)地、設(shè)備狀況、倉(cāng)儲(chǔ)管理、質(zhì)量控制流程；樣品測(cè)試：要求供應(yīng)商提供樣品，由需求部門(mén)或質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，出具《樣品測(cè)試報(bào)告》。綜合評(píng)分與選定：成立供應(yīng)商評(píng)估小組（由采購(gòu)、需求、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢等部門(mén)人員組成），按評(píng)估維度打分，總分最高者為首選供應(yīng)商，次高者為備選。評(píng)估結(jié)果需形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》，附評(píng)分明細(xì)表，經(jīng)審批后確定最終合作方。（五）采購(gòu)談判與合同簽訂談判準(zhǔn)備：明確談判目標(biāo)（如價(jià)格折扣、付款條件、交貨周期、違約責(zé)任），整理供應(yīng)商報(bào)價(jià)、評(píng)估報(bào)告等資料，制定談判底線(xiàn)。談判執(zhí)行：與供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行溝通，重點(diǎn)確認(rèn)價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付與驗(yàn)收方式、付款周期、違約責(zé)任、保密條款等，達(dá)成一致后形成《談判紀(jì)要》，雙方簽字確認(rèn)。合同簽訂：法務(wù)部門(mén)審核采購(gòu)合同文本（保證符合《民法典》等法律法規(guī)，無(wú)歧義條款），經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字、蓋章后生效，合同原件交采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、需求部門(mén)存檔。（六）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤訂單創(chuàng)建：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同內(nèi)容，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)訂單（PO），明確訂單編號(hào)、供應(yīng)商信息、物料編碼、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貨地點(diǎn)等，發(fā)送給供應(yīng)商并確認(rèn)收到。進(jìn)度跟蹤：供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨期間，采購(gòu)人員定期跟蹤訂單進(jìn)度（如生產(chǎn)計(jì)劃、發(fā)貨安排），對(duì)可能延期的情況及時(shí)預(yù)警，與供應(yīng)商協(xié)商解決方案（如分批交付、調(diào)整交期），保證滿(mǎn)足需求部門(mén)時(shí)間要求。（七）到貨驗(yàn)收與入庫(kù)到貨核驗(yàn)：供應(yīng)商送貨至指定地點(diǎn)后，需求部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)人員對(duì)照采購(gòu)訂單、送貨單，核對(duì)物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、外包裝是否完好，如有差異（如數(shù)量短缺、錯(cuò)發(fā)）需當(dāng)場(chǎng)記錄并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)。質(zhì)量檢驗(yàn)：外觀檢驗(yàn)：檢查物料表面是否有破損、變形、銹蝕等缺陷；功能測(cè)試：按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行功能、功能測(cè)試（如需送檢，可委托第三方質(zhì)檢機(jī)構(gòu)）；文件核查：核對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等是否齊全。入庫(kù)與反饋：檢驗(yàn)合格物料辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《入庫(kù)單》；檢驗(yàn)不合格物料，由采購(gòu)部門(mén)聯(lián)系供應(yīng)商辦理退貨或換貨，并記錄《不合格品處理報(bào)告》，同步更新供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)。（八）付款結(jié)算與發(fā)票管理對(duì)賬：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同、入庫(kù)單、發(fā)票，與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，確認(rèn)應(yīng)付金額、付款條件（如“貨到付款”“30天賬期”）。付款審批：采購(gòu)部門(mén)提交《付款申請(qǐng)單》，附合同、入庫(kù)單、發(fā)票等憑證，按審批流程（參照“需求審批”分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)）報(bào)批。付款執(zhí)行：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式付款，付款后及時(shí)更新供應(yīng)商賬戶(hù)信息，并將付款憑證復(fù)印件交采購(gòu)部門(mén)存檔。發(fā)票管理：供應(yīng)商需在付款前提供合規(guī)增值稅發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號(hào)等信息需與公司一致），財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)訂單、入庫(kù)單一致后，方可安排付款。（九）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)與動(dòng)態(tài)管理評(píng)價(jià)周期：每季度/半年度對(duì)合作中的供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)，年度進(jìn)行綜合評(píng)級(jí)。評(píng)價(jià)指標(biāo)（示例）：交付準(zhǔn)時(shí)率：（按時(shí)交付批次÷總交付批次）×100%，目標(biāo)≥95%；合格率：（檢驗(yàn)合格批次÷總交付批次）×100%，目標(biāo)≥98%；服務(wù)響應(yīng)速度：?jiǎn)栴}解決時(shí)長(zhǎng)（如24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)、48小時(shí)內(nèi)解決）；價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力：對(duì)比市場(chǎng)平均價(jià)格，評(píng)估是否具備優(yōu)勢(shì)；履約配合度：對(duì)訂單變更、緊急需求的配合程度。評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)用：評(píng)分≥90分（優(yōu)秀）：優(yōu)先加大合作份額，評(píng)為“年度優(yōu)秀供應(yīng)商”；70分≤評(píng)分＜90分（良好）：維持現(xiàn)有合作，針對(duì)不足項(xiàng)提出改進(jìn)要求；評(píng)分＜70分（不合格）：暫停合作，要求限期整改，整改后仍不達(dá)標(biāo)則移出《合格供應(yīng)商名錄》。檔案更新：及時(shí)將評(píng)價(jià)結(jié)果、合作記錄（如交貨批次、質(zhì)量數(shù)據(jù)）錄入供應(yīng)商檔案，保證信息動(dòng)態(tài)更新，為后續(xù)選型提供依據(jù)。三、核心工具模板清單（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)表字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明需求部門(mén)提出采購(gòu)需求的部門(mén)（如“生產(chǎn)部”）需求日期填寫(xiě)表格日期（如“2023-10-01”）采購(gòu)物品/服務(wù)名稱(chēng)具體名稱(chēng)（如“A型號(hào)原材料”“辦公用打印機(jī)”）規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)詳細(xì)描述（如“尺寸：20cm×30cm；材質(zhì)：不銹鋼”）數(shù)量需求數(shù)量（如“100件”）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或具體要求期望交付日期需求部門(mén)要求的到貨日期（如“2023-10-31”）預(yù)算金額最高可接受價(jià)格（含稅，單位：元）用途說(shuō)明簡(jiǎn)述采購(gòu)原因（如“用于生產(chǎn)線(xiàn)生產(chǎn)”）需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字采購(gòu)部門(mén)審核意見(jiàn)（填寫(xiě)“同意”“補(bǔ)充說(shuō)明”“駁回”及理由）審批人簽字根據(jù)金額分級(jí)審批人簽字（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱(chēng)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址聯(lián)系人聯(lián)系方式主營(yíng)業(yè)務(wù)提交資質(zhì)清單□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□行業(yè)資質(zhì)證書(shū)□認(rèn)證證書(shū)□業(yè)績(jī)證明□其他（請(qǐng)注明）資質(zhì)核實(shí)情況□官網(wǎng)核驗(yàn)真實(shí)□資質(zhì)在有效期內(nèi)□無(wú)異常記錄□其他問(wèn)題（說(shuō)明）審核結(jié)論□通過(guò)□不通過(guò)（原因：________________）審核人審核日期（三）供應(yīng)商評(píng)估打分表供應(yīng)商名稱(chēng)評(píng)估日期評(píng)估小組成員（如“采購(gòu)部經(jīng)理、質(zhì)檢部主管、生產(chǎn)部*主任”）評(píng)估維度權(quán)重（%）價(jià)格合理性30質(zhì)量保障能力25服務(wù)響應(yīng)水平20企業(yè)資信狀況15合作潛力10總分100綜合評(píng)價(jià)意見(jiàn)（說(shuō)明優(yōu)勢(shì)與不足，如“價(jià)格優(yōu)勢(shì)明顯，但交付周期較長(zhǎng)”）推薦等級(jí)□首選□備選□不推薦評(píng)估小組簽字（四）采購(gòu)合同（簡(jiǎn)化版核心條款）合同編號(hào)：_________甲方（采購(gòu)方）：_________公司乙方（供應(yīng)商）：_________公司簽訂日期：_________采購(gòu)物品/服務(wù)：名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額（詳見(jiàn)附件《采購(gòu)清單》）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T）/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/甲方提供的技術(shù)圖紙執(zhí)行，乙方需提供出廠檢驗(yàn)報(bào)告；交付：交貨地點(diǎn)為甲方指定倉(cāng)庫(kù)，交貨日期為_(kāi)_____年_月_日，運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)：_________；驗(yàn)收：甲方應(yīng)在到貨后_個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署《驗(yàn)收單》；不合格乙方應(yīng)在_日內(nèi)免費(fèi)更換或退貨；付款：驗(yàn)收合格后_日內(nèi)，甲方支付合同金額的_%（即______元），剩余_%（即_元）作為質(zhì)保金，質(zhì)保期__年屆滿(mǎn)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后支付；違約責(zé)任：乙方逾期交貨，每逾期1日按逾期金額的_%支付違約金；甲方逾期付款，每逾期1日按逾期金額的_%支付違約金；爭(zhēng)議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。（五）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)表供應(yīng)商名稱(chēng)評(píng)價(jià)周期（如“2023年第三季度”）評(píng)價(jià)指標(biāo)目標(biāo)值交付準(zhǔn)時(shí)率≥95%產(chǎn)品合格率≥98%服務(wù)響應(yīng)速度24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力低于市場(chǎng)均價(jià)5%履約配合度（優(yōu)/良/中/差）綜合得分—改進(jìn)建議（針對(duì)不足項(xiàng)提出具體要求，如“提升交貨準(zhǔn)時(shí)率至98%以上”）評(píng)級(jí)□優(yōu)秀（≥90分）□良好（70-89分）□合格（60-69分）□不合格（＜60分）采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字更新日期四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)合規(guī)性?xún)?yōu)先：所有采購(gòu)活動(dòng)需遵守《_________招標(biāo)投標(biāo)法》《_________采購(gòu)法》（如適用）及公司內(nèi)部采購(gòu)管理制度，嚴(yán)禁“暗箱操作”“指定供應(yīng)商”，保證流程公開(kāi)透明。信息保密：供應(yīng)商信息、采購(gòu)價(jià)格、技術(shù)參數(shù)等涉密內(nèi)容需限定知悉范圍，嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露，防止商業(yè)賄賂或信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。動(dòng)態(tài)管理供應(yīng)商：定期更新《合格供應(yīng)商名錄》，淘汰長(zhǎng)期績(jī)效不佳的供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)新供應(yīng)商，避