會計實(shí)操文庫1/1做賬實(shí)操-進(jìn)銷存系統(tǒng)操作實(shí)操SOP一、流程目的規(guī)范企業(yè)進(jìn)銷存系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）的操作流程，明確采購、庫存、銷售等核心業(yè)務(wù)的系統(tǒng)操作標(biāo)準(zhǔn)，確保商品信息準(zhǔn)確、庫存數(shù)據(jù)實(shí)時同步、業(yè)務(wù)流程銜接順暢，提升供應(yīng)鏈管理效率，為財務(wù)核算、經(jīng)營決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐，規(guī)避因操作不當(dāng)導(dǎo)致的庫存積壓、賬實(shí)不符等風(fēng)險。二、適用范圍本SOP適用于企業(yè)使用進(jìn)銷存系統(tǒng)的所有崗位，包括采購崗、庫管崗、銷售崗、財務(wù)崗及系統(tǒng)管理員，涵蓋系統(tǒng)初始化、采購訂單管理、商品入庫、庫存盤點(diǎn)、銷售訂單處理、商品出庫、賬務(wù)對接、報表分析等全流程操作。三、職責(zé)分工崗位核心職責(zé)系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)初始化配置、用戶權(quán)限分配、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)故障排查及版本更新。采購崗負(fù)責(zé)錄入采購申請、創(chuàng)建采購訂單、跟蹤訂單進(jìn)度、確認(rèn)到貨信息及系統(tǒng)內(nèi)采購數(shù)據(jù)維護(hù)。庫管崗負(fù)責(zé)商品入庫驗(yàn)收、庫存調(diào)撥、盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錄入、報損報溢處理、出庫審核及庫存狀態(tài)更新。銷售崗負(fù)責(zé)創(chuàng)建銷售訂單、錄入客戶需求、跟蹤訂單出庫進(jìn)度、處理退換貨申請及銷售數(shù)據(jù)錄入。財務(wù)崗負(fù)責(zé)對接系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財務(wù)軟件，核對采購付款、銷售收款、庫存成本等信息，生成財務(wù)憑證。四、核心實(shí)操流程模塊一：系統(tǒng)初始化（系統(tǒng)管理員主導(dǎo)）1.1基礎(chǔ)信息配置商品信息錄入：操作路徑：【基礎(chǔ)資料】—【商品管理】—【新增商品】；錄入內(nèi)容：商品編碼（建議按“品類+規(guī)格+流水號”規(guī)則編制，如“食品-方便面-001”）、商品名稱、規(guī)格型號、計量單位、所屬品類、采購單價、銷售單價、最低庫存預(yù)警值、最高庫存上限、產(chǎn)地、供應(yīng)商等；注意事項(xiàng)：商品編碼唯一不可重復(fù)，單價需與采購協(xié)議/銷售定價一致，庫存預(yù)警值需結(jié)合銷售周期設(shè)置。往來單位維護(hù)：供應(yīng)商維護(hù)：路徑【基礎(chǔ)資料】—【供應(yīng)商管理】，錄入供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、電話、開戶行及賬號、合作品類等；客戶維護(hù)：路徑【基礎(chǔ)資料】—【客戶管理】，錄入客戶名稱、聯(lián)系人、電話、地址、結(jié)算方式（現(xiàn)結(jié)/月結(jié)）、信用額度等；注意事項(xiàng)：往來單位信息需與營業(yè)執(zhí)照/合同一致，信用額度需經(jīng)財務(wù)崗審核確認(rèn)。倉庫信息設(shè)置：操作路徑：【基礎(chǔ)資料】—【倉庫管理】—【新增倉庫】；錄入內(nèi)容：倉庫編碼、倉庫名稱（如“主倉庫”“北京分倉”）、負(fù)責(zé)人、地址、存儲品類、最大存儲容量等；權(quán)限配置：為對應(yīng)庫管崗分配該倉庫的操作權(quán)限（僅可操作本負(fù)責(zé)倉庫數(shù)據(jù)）。1.2系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置業(yè)務(wù)規(guī)則配置：庫存預(yù)警：路徑【系統(tǒng)設(shè)置】—【庫存參數(shù)】，開啟“庫存低于預(yù)警值自動提醒”，設(shè)置提醒方式（系統(tǒng)彈窗/郵件/短信）；單價控制：開啟“采購單價不得高于協(xié)議單價”“銷售單價不得低于最低限價”，超出時需上級審批；單據(jù)編號規(guī)則：設(shè)置采購訂單（如“CG+年月日+流水號”）、銷售訂單（如“XS+年月日+流水號”）、入庫單（如“RK+年月日+流水號”）的自動生成規(guī)則。用戶權(quán)限分配：操作路徑：【系統(tǒng)設(shè)置】—【用戶管理】—【權(quán)限分配】；權(quán)限原則：“最小權(quán)限”，如采購崗僅開放采購訂單錄入/查詢權(quán)限，不可操作庫存調(diào)撥；財務(wù)崗僅開放數(shù)據(jù)查詢/導(dǎo)出權(quán)限，不可修改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；密碼管理：強(qiáng)制用戶設(shè)置復(fù)雜密碼（含字母+數(shù)字+特殊符號），每90天強(qiáng)制更新。模塊二：采購管理（采購崗主導(dǎo)，庫管崗配合）2.1采購申請與訂單創(chuàng)建采購申請錄入：觸發(fā)場景：商品庫存低于預(yù)警值、銷售訂單臨時增加需求、新品上架；操作路徑：【采購管理】—【采購申請】—【新增申請】；錄入內(nèi)容：申請單號、申請日期、申請部門、商品名稱、規(guī)格、申請數(shù)量、需求日期、申請理由，附件上傳銷售訂單/庫存預(yù)警截圖；提交審批：申請單提交至部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)崗審批，審批通過后方可創(chuàng)建采購訂單。采購訂單創(chuàng)建：操作路徑：【采購管理】—【采購訂單】—【新增訂單】；關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)：選擇已審批的采購申請單，系統(tǒng)自動帶入商品信息，補(bǔ)充供應(yīng)商（從系統(tǒng)供應(yīng)商列表選擇）、采購單價（系統(tǒng)自動帶出協(xié)議單價，可修改但需注明原因）、交貨日期、付款方式（全款/預(yù)付30%）、運(yùn)輸方式等；訂單審核：提交至采購負(fù)責(zé)人審核，審核通過后系統(tǒng)自動生成采購訂單號，并同步發(fā)送至供應(yīng)商（可通過系統(tǒng)郵件/打印紙質(zhì)訂單蓋章送達(dá)）。2.2到貨驗(yàn)收與入庫到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，采購崗在系統(tǒng)內(nèi)更新訂單狀態(tài)為“已發(fā)貨”，錄入物流單號；庫管崗?fù)ㄟ^【采購管理】—【訂單跟蹤】查看到貨進(jìn)度。實(shí)物驗(yàn)收：庫管崗核對實(shí)物與采購訂單的商品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否一致，檢查商品質(zhì)量（如保質(zhì)期、包裝完整性）；差異處理：若數(shù)量短缺/質(zhì)量不合格，立即通知采購崗與供應(yīng)商協(xié)商，協(xié)商結(jié)果（如補(bǔ)貨/折扣）錄入系統(tǒng)訂單備注。入庫單創(chuàng)建：操作路徑：【庫存管理】—【入庫管理】—【采購入庫】，選擇對應(yīng)采購訂單；錄入內(nèi)容：入庫單號、入庫日期、倉庫名稱、驗(yàn)收商品數(shù)量（按實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量填寫）、批次號（如食品類需錄入生產(chǎn)批次）、生產(chǎn)日期/保質(zhì)期；系統(tǒng)聯(lián)動：確認(rèn)入庫后，系統(tǒng)自動增加對應(yīng)商品的庫存數(shù)量，更新采購訂單狀態(tài)為“已入庫”，并生成入庫單憑證（可打印作為財務(wù)付款依據(jù)）。2.3采購付款對接采購崗收集供應(yīng)商發(fā)票、采購訂單、入庫單，提交財務(wù)崗申請付款；財務(wù)崗在系統(tǒng)內(nèi)核對“采購訂單金額=入庫單金額=發(fā)票金額”，確認(rèn)一致后辦理付款；付款后，采購崗在【采購管理】—【付款管理】中錄入付款信息（付款日期、金額、付款方式），系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)采購訂單，標(biāo)記“已付款”。模塊三：庫存管理（庫管崗主導(dǎo)）3.1日常庫存維護(hù)庫存調(diào)撥：場景：不同倉庫間調(diào)配商品（如主倉庫調(diào)貨至分倉）；操作路徑：【庫存管理】—【調(diào)撥管理】—【新增調(diào)撥單】；錄入內(nèi)容：調(diào)撥單號、調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫、商品名稱、調(diào)撥數(shù)量、調(diào)撥原因，提交雙方倉庫負(fù)責(zé)人審核；確認(rèn)調(diào)撥：商品送達(dá)后，調(diào)入倉庫庫管崗在系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)收貨，系統(tǒng)自動減少調(diào)出倉庫庫存、增加調(diào)入倉庫庫存。報損報溢處理：報損（如商品過期、破損）：路徑【庫存管理】—【庫存調(diào)整】—【報損單】，錄入商品信息、報損數(shù)量、原因（附照片/檢驗(yàn)報告），提交財務(wù)崗及負(fù)責(zé)人審批，審批通過后系統(tǒng)減少庫存；報溢（如盤點(diǎn)多出、供應(yīng)商補(bǔ)貨）：路徑【庫存管理】—【庫存調(diào)整】—【報溢單】，錄入相關(guān)信息及證明材料，審批通過后系統(tǒng)增加庫存。3.2定期盤點(diǎn)與賬實(shí)核對盤點(diǎn)計劃創(chuàng)建：頻率：每月末進(jìn)行全面盤點(diǎn)，重點(diǎn)商品（高價值/易損耗）每周抽盤；操作路徑：【庫存管理】—【盤點(diǎn)管理】—【新增盤點(diǎn)單】，選擇盤點(diǎn)倉庫及商品范圍，系統(tǒng)生成“盤點(diǎn)表”（含系統(tǒng)庫存數(shù)量）。實(shí)物盤點(diǎn)與數(shù)據(jù)錄入：庫管崗按盤點(diǎn)表逐一對實(shí)物計數(shù)，填寫“實(shí)際庫存數(shù)量”，標(biāo)記差異商品（系統(tǒng)數(shù)≠實(shí)際數(shù)）；差異分析：會同采購崗/銷售崗分析差異原因（如漏錄入庫、出庫錯誤、損耗未處理），形成《盤點(diǎn)差異分析報告》。庫存調(diào)整：操作路徑：盤點(diǎn)單提交審批后，系統(tǒng)自動生成“庫存調(diào)整單”，差異商品按報損/報溢流程處理；調(diào)整后：系統(tǒng)庫存數(shù)量更新為實(shí)際庫存數(shù)量，財務(wù)崗根據(jù)調(diào)整單進(jìn)行成本核算。模塊四：銷售管理（銷售崗主導(dǎo)，庫管崗配合）4.1銷售訂單創(chuàng)建與審核訂單錄入：操作路徑：【銷售管理】—【銷售訂單】—【新增訂單】；錄入內(nèi)容：選擇客戶（從系統(tǒng)客戶列表選擇）、商品名稱（關(guān)聯(lián)系統(tǒng)商品信息）、規(guī)格、銷售數(shù)量、銷售單價（系統(tǒng)自動帶出定價，折扣銷售需注明原因并審批）、交貨日期、結(jié)算方式、收貨地址等；庫存校驗(yàn)：系統(tǒng)自動校驗(yàn)商品庫存是否充足，若庫存不足，彈窗提醒“庫存不足，當(dāng)前庫存XX”，需協(xié)調(diào)采購崗確認(rèn)補(bǔ)貨后再提交訂單。訂單審核：普通訂單：銷售負(fù)責(zé)人審核；大額訂單（如超過5萬元）/信用賬期訂單：需財務(wù)崗審核客戶信用額度及歷史付款情況，審核通過后方可執(zhí)行。4.2出庫與發(fā)貨出庫單創(chuàng)建：操作路徑：【庫存管理】—【出庫管理】—【銷售出庫】，選擇對應(yīng)銷售訂單；庫管崗核對訂單信息與實(shí)物一致后，錄入出庫數(shù)量（與訂單數(shù)量一致，部分發(fā)貨需注明原因）、出庫日期、發(fā)貨人、物流單號，生成出庫單。庫存更新：確認(rèn)出庫后，系統(tǒng)自動減少對應(yīng)商品庫存，更新銷售訂單狀態(tài)為“已出庫”；銷售崗?fù)ㄟ^【銷售管理】—【訂單跟蹤】查看發(fā)貨進(jìn)度，及時將物流信息同步給客戶。4.3收款與退換貨處理銷售收款：操作路徑：【銷售管理】—【收款管理】—【新增收款】；銷售崗錄入收款日期、金額、付款方式（現(xiàn)金/銀行轉(zhuǎn)賬/微信），關(guān)聯(lián)對應(yīng)銷售訂單，提交財務(wù)崗審核；財務(wù)崗確認(rèn)款項(xiàng)到賬后，在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)記“已收款”，訂單狀態(tài)更新為“已完成”。退換貨處理：退貨：銷售崗創(chuàng)建【銷售退貨單】，注明退貨原因（質(zhì)量問題/規(guī)格不符等），庫管崗驗(yàn)收退貨商品后確認(rèn)入庫，系統(tǒng)自動增加庫存；財務(wù)崗根據(jù)退貨單辦理退款，系統(tǒng)標(biāo)記訂單“部分退貨”或“全部退貨”；換貨：按“先退再換”流程處理，先創(chuàng)建退貨單，再創(chuàng)建新的銷售訂單（注明“換貨”）。模塊五：數(shù)據(jù)查詢與系統(tǒng)維護(hù)5.1核心報表查詢與應(yīng)用報表名稱查詢路徑核心用途查詢頻率庫存臺賬【庫存管理】—【報表中心】—【庫存臺賬】查看商品實(shí)時庫存、入庫/出庫明細(xì)、庫存變動原因每日（庫管崗）采購明細(xì)表【采購管理】—【報表中心】—【采購明細(xì)】核對采購訂單、入庫、付款數(shù)據(jù)一致性每周（采購崗+財務(wù)崗）銷售業(yè)績表【銷售管理】—【報表中心】—【銷售業(yè)績】統(tǒng)計銷售金額、客戶貢獻(xiàn)度、商品銷售排行每月（銷售崗+管理層）庫存預(yù)警報表【庫存管理】—【報表中心】—【庫存預(yù)警】篩選低于預(yù)警值的商品，觸發(fā)采購申請每日（采購崗）5.2系統(tǒng)維護(hù)規(guī)范數(shù)據(jù)備份：系統(tǒng)管理員每日下班前執(zhí)行自動備份（路徑【系統(tǒng)設(shè)置】—【數(shù)據(jù)備份】—【自動備份】），備份文件存儲至本地服務(wù)器及云端雙重保存；每月末執(zhí)行全量備份，備份文件命名規(guī)則“進(jìn)銷存系統(tǒng)備份-年月日”。故障處理：操作故障（如單據(jù)無法提交、數(shù)據(jù)異常）：用戶先截圖保存錯誤提示，聯(lián)系系統(tǒng)管理員；系統(tǒng)崩潰：立即啟動備用系統(tǒng)（如簡易Excel臺賬），系統(tǒng)管理員聯(lián)系軟件服務(wù)商排查，恢復(fù)后核對故障期間的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確保無遺漏。系統(tǒng)更新：軟件服務(wù)商發(fā)布更新補(bǔ)丁時，系統(tǒng)管理員需先在測試環(huán)境驗(yàn)證，確認(rèn)無數(shù)據(jù)沖突后，在非業(yè)務(wù)時段（如夜間）執(zhí)行更新；更新后通知各崗位測試核心功能（如訂單錄入、庫存變動），確保正常使用。五、注意事項(xiàng)數(shù)據(jù)錄入原則：“實(shí)時、準(zhǔn)確、完整”，業(yè)務(wù)發(fā)生后1小時內(nèi)必須錄入系統(tǒng)，禁止延遲錄入；錄入數(shù)據(jù)需與原始憑證（訂單、入庫單、發(fā)票）一致，修改數(shù)據(jù)需注明原因并保留審批記錄。庫存管控：庫管崗需每日關(guān)注庫存預(yù)警報表，對臨期商品（如食品、化妝品）提前30天預(yù)警銷售崗促銷清庫；高價值商品需單獨(dú)存儲，出入庫需雙人核對。權(quán)限管理：禁止用戶轉(zhuǎn)借賬號，離職人員賬號需