2026年智控專用設(shè)備公司采購(gòu)付款審核管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購(gòu)付款審核流程，確保采購(gòu)付款合法合規(guī)、準(zhǔn)確高效，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)與資金安全風(fēng)險(xiǎn)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資金合理使用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《中華人民共和國(guó)票據(jù)法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有智控專用設(shè)備生產(chǎn)所需原材料、精密部件、輔助材料、設(shè)備采購(gòu)及服務(wù)采購(gòu)（如技術(shù)服務(wù)、物流服務(wù)等）的付款審核管理，包括預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款及費(fèi)用報(bào)銷類采購(gòu)付款，不適用于員工個(gè)人差旅費(fèi)用及日常辦公零星采購(gòu)（單次金額低于5000元）的付款。第三條采購(gòu)付款審核遵循以下原則：（一）合規(guī)性原則：付款審核需符合國(guó)家法律法規(guī)、公司財(cái)務(wù)制度及采購(gòu)合同約定，確保付款依據(jù)合法有效；（二）依據(jù)充分原則：每筆付款需提供完整、真實(shí)的支撐材料，包括采購(gòu)合同、入庫(kù)單、檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)票等，材料不全不得進(jìn)入審核流程；（三）分級(jí)審批原則：根據(jù)付款金額大小及業(yè)務(wù)類型，設(shè)定不同審批層級(jí)，明確各級(jí)審批權(quán)限，避免越權(quán)審批；（四）風(fēng)險(xiǎn)可控原則：通過(guò)多環(huán)節(jié)審核，核查采購(gòu)業(yè)務(wù)真實(shí)性、價(jià)格合理性及付款進(jìn)度匹配性，防范虛假采購(gòu)、超額付款等風(fēng)險(xiǎn)。第四條本制度所稱采購(gòu)付款審核，是指從采購(gòu)部門發(fā)起付款申請(qǐng)，到財(cái)務(wù)部門審核付款依據(jù)，再到各級(jí)審批人審批，最終由財(cái)務(wù)部門執(zhí)行付款的全流程管理過(guò)程。第二章組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)分工第五條公司成立采購(gòu)付款審核管理小組，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，采購(gòu)部、質(zhì)量管理部、生產(chǎn)部、審計(jì)部負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)付款審核工作，解決審核過(guò)程中的跨部門爭(zhēng)議，定期評(píng)估審核流程有效性。第六條各部門具體職責(zé)：（一）采購(gòu)部：作為付款申請(qǐng)發(fā)起部門，負(fù)責(zé)收集整理付款所需支撐材料，確保材料真實(shí)完整；按采購(gòu)合同約定發(fā)起付款申請(qǐng)，填寫《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》并注明付款類型、金額、用途及合同依據(jù)；配合財(cái)務(wù)部門核查采購(gòu)業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，對(duì)材料缺失或不符情況及時(shí)補(bǔ)充說(shuō)明；（二）質(zhì)量管理部：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)物資的檢驗(yàn)結(jié)果，出具合格或不合格檢驗(yàn)報(bào)告，確認(rèn)物資質(zhì)量是否符合付款條件；對(duì)質(zhì)量爭(zhēng)議導(dǎo)致的付款延遲，提供書面說(shuō)明材料；（三）生產(chǎn)部/使用部門：對(duì)采購(gòu)物資的入庫(kù)情況進(jìn)行確認(rèn)，在《入庫(kù)單》上簽字核實(shí)，證明物資已實(shí)際接收且數(shù)量、規(guī)格與合同一致；對(duì)定制化設(shè)備或?qū)Ｓ貌考_認(rèn)是否滿足生產(chǎn)使用要求；（四）財(cái)務(wù)部：作為付款審核核心部門，負(fù)責(zé)審核付款申請(qǐng)的合規(guī)性、材料完整性及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性；核查采購(gòu)合同條款與付款申請(qǐng)的一致性，確認(rèn)發(fā)票真?zhèn)渭昂弦?guī)性；核對(duì)付款金額與入庫(kù)數(shù)量、合同單價(jià)的匹配性；按審批結(jié)果安排資金支付，留存付款憑證并登記臺(tái)賬；（五）審計(jì)部：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)付款審核流程進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)，定期抽查付款憑證及支撐材料，核查審批流程是否規(guī)范，發(fā)現(xiàn)違規(guī)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)；（六）各級(jí)審批人：按審批權(quán)限對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批，重點(diǎn)審核付款依據(jù)的真實(shí)性、付款時(shí)機(jī)的合理性，對(duì)存疑的付款申請(qǐng)可要求相關(guān)部門補(bǔ)充說(shuō)明，無(wú)合理依據(jù)不得審批通過(guò)。第七條審批權(quán)限劃分（按不含稅付款金額劃分）：（一）單次付款金額10萬(wàn)元及以下：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審核→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；（二）單次付款金額10萬(wàn)元（不含）-50萬(wàn)元：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審核→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→分管采購(gòu)副總經(jīng)理審批；（三）單次付款金額50萬(wàn)元（不含）-200萬(wàn)元：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審核→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→分管采購(gòu)副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理審批；（四）單次付款金額200萬(wàn)元及以上：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審核→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→分管采購(gòu)副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理審核→董事會(huì)審批；（五）預(yù)付款無(wú)論金額大小，均需額外經(jīng)分管財(cái)務(wù)副總經(jīng)理審核。第三章采購(gòu)付款審核流程第八條預(yù)付款審核流程：（一）采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同中預(yù)付款約定（預(yù)付款比例原則上不超過(guò)合同總金額的30%），發(fā)起預(yù)付款申請(qǐng)，填寫《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，并附采購(gòu)合同復(fù)印件、預(yù)付款條款說(shuō)明；（二）財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審核合同中預(yù)付款條款的合法性，確認(rèn)申請(qǐng)金額不超過(guò)合同約定比例，核查申請(qǐng)表填寫是否完整；（三）按審批權(quán)限完成各級(jí)審批后，財(cái)務(wù)部出納核對(duì)審批流程完整性，確認(rèn)資金充足后，在3個(gè)工作日內(nèi)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式支付預(yù)付款，同時(shí)開(kāi)具預(yù)付款收據(jù)（或要求供應(yīng)商提供）；（四）財(cái)務(wù)部將預(yù)付款憑證、審批表及合同復(fù)印件整理歸檔，建立預(yù)付款跟蹤臺(tái)賬，定期與采購(gòu)部核對(duì)預(yù)付款對(duì)應(yīng)的物資到貨情況。第九條進(jìn)度款審核流程：（一）采購(gòu)部在采購(gòu)物資按合同約定進(jìn)度交付（或服務(wù)按進(jìn)度完成）后，收集《入庫(kù)單》（或服務(wù)驗(yàn)收單）、階段性檢驗(yàn)報(bào)告，發(fā)起進(jìn)度款申請(qǐng)，填寫《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》并附采購(gòu)合同中進(jìn)度款條款；（二）質(zhì)量管理部審核檢驗(yàn)報(bào)告，確認(rèn)交付物資（或服務(wù)）質(zhì)量符合要求，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)；（三）財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審核：核對(duì)進(jìn)度款金額是否與合同約定的進(jìn)度比例一致，核查《入庫(kù)單》與合同規(guī)格、數(shù)量的匹配性，確認(rèn)檢驗(yàn)報(bào)告真實(shí)有效；（四）按審批權(quán)限完成審批后，財(cái)務(wù)部核對(duì)發(fā)票（如合同約定進(jìn)度款需提供發(fā)票），確認(rèn)發(fā)票合規(guī)性，在5個(gè)工作日內(nèi)完成付款；（五）財(cái)務(wù)部更新進(jìn)度款支付臺(tái)賬，確保累計(jì)支付進(jìn)度不超過(guò)合同約定的進(jìn)度比例。第十條尾款審核流程：（一）采購(gòu)物資全部交付并驗(yàn)收合格（或服務(wù)全部完成且驗(yàn)收通過(guò)）后，采購(gòu)部收集完整材料，包括全套《入庫(kù)單》、最終檢驗(yàn)報(bào)告、供應(yīng)商開(kāi)具的全額合規(guī)發(fā)票、合同約定的質(zhì)保金條款說(shuō)明（如有），發(fā)起尾款申請(qǐng)；（二）財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審核：核對(duì)發(fā)票金額與合同總金額一致，確認(rèn)發(fā)票稅率、抬頭、內(nèi)容等符合稅務(wù)規(guī)定；核查《入庫(kù)單》與發(fā)票數(shù)量、規(guī)格完全匹配；確認(rèn)累計(jì)已付款金額與尾款金額之和等于合同總金額（扣除質(zhì)保金后）；（三）生產(chǎn)部/使用部門確認(rèn)物資已投入使用且無(wú)質(zhì)量問(wèn)題（或服務(wù)滿足需求），在申請(qǐng)表上簽字；（四）按審批權(quán)限完成各級(jí)審批后，財(cái)務(wù)部確認(rèn)質(zhì)保金已按合同約定預(yù)留（質(zhì)保金比例原則上不低于合同總金額的5%，質(zhì)保期不低于1年），在7個(gè)工作日內(nèi)支付尾款；（五）財(cái)務(wù)部將全套付款材料（包括合同、入庫(kù)單、檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)票、審批表、付款憑證）整理歸檔，同時(shí)更新采購(gòu)付款臺(tái)賬，標(biāo)注該采購(gòu)項(xiàng)目付款完成。第十一條質(zhì)保金支付審核流程：（一）質(zhì)保期屆滿前1個(gè)月，采購(gòu)部與使用部門確認(rèn)物資無(wú)質(zhì)量問(wèn)題，向供應(yīng)商收集質(zhì)保金支付申請(qǐng)，同時(shí)出具《質(zhì)保期質(zhì)量確認(rèn)書》；（二）采購(gòu)部發(fā)起質(zhì)保金付款申請(qǐng)，填寫《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，附《質(zhì)保期質(zhì)量確認(rèn)書》、采購(gòu)合同質(zhì)保條款復(fù)印件；（三）財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)核查質(zhì)保期是否屆滿，確認(rèn)前期已預(yù)留質(zhì)保金金額，核對(duì)申請(qǐng)表信息；（四）按審批權(quán)限完成審批后，財(cái)務(wù)部在5個(gè)工作日內(nèi)支付質(zhì)保金，同時(shí)將《質(zhì)保期質(zhì)量確認(rèn)書》與付款憑證歸檔。第四章付款審核材料要求第十二條所有采購(gòu)付款申請(qǐng)需提供以下基礎(chǔ)材料（復(fù)印件需加蓋采購(gòu)部公章并注明“與原件一致”）：（一）《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》（需采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字）；（二）采購(gòu)合同復(fù)印件（重點(diǎn)頁(yè)包括雙方簽章頁(yè)、價(jià)款條款、付款條款）；（三）對(duì)應(yīng)金額的合規(guī)發(fā)票（發(fā)票需加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章，增值稅專用發(fā)票需提供抵扣聯(lián)）；（四）物資采購(gòu)需提供《入庫(kù)單》（需倉(cāng)儲(chǔ)部、使用部門簽字），服務(wù)采購(gòu)需提供《服務(wù)驗(yàn)收單》（需使用部門簽字）；（五）質(zhì)量檢驗(yàn)相關(guān)材料（原材料、精密部件需提供檢驗(yàn)報(bào)告，由質(zhì)量管理部出具）。第十三條特殊情況補(bǔ)充材料要求：（一）涉及價(jià)格調(diào)整的，需提供雙方簽字確認(rèn)的《價(jià)格變更協(xié)議》；（二）物資退貨或扣款的，需提供《退貨單》或《扣款確認(rèn)書》，并調(diào)整付款金額；（三）供應(yīng)商賬戶信息變更的，需提供供應(yīng)商出具的《賬戶變更通知書》（加蓋公章）及新賬戶的銀行開(kāi)戶證明；（四）緊急采購(gòu)（因生產(chǎn)急需導(dǎo)致流程簡(jiǎn)化）的付款，需提供《緊急采購(gòu)審批單》（經(jīng)總經(jīng)理簽字）。第十四條材料審核標(biāo)準(zhǔn)：（一）發(fā)票審核：發(fā)票抬頭與公司全稱一致，發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)合同物資（或服務(wù)）一致，發(fā)票金額與申請(qǐng)付款金額一致，發(fā)票無(wú)涂改、壓線、錯(cuò)格等問(wèn)題，增值稅專用發(fā)票密碼區(qū)清晰可認(rèn)證；（二）《入庫(kù)單》審核：填寫內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、入庫(kù)日期、入庫(kù)經(jīng)辦人、驗(yàn)收人簽字，與合同約定完全匹配；（三）檢驗(yàn)報(bào)告審核：有檢驗(yàn)人員簽字及質(zhì)量管理部蓋章，檢驗(yàn)結(jié)論明確為“合格”，檢驗(yàn)項(xiàng)目覆蓋合同約定的質(zhì)量要求。第五章特殊情況處理第十五條付款審核中發(fā)現(xiàn)材料缺失的，財(cái)務(wù)部需在1個(gè)工作日內(nèi)書面告知采購(gòu)部需補(bǔ)充的材料清單，采購(gòu)部需在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充完整；逾期未補(bǔ)充的，暫停該付款申請(qǐng)，待材料齊全后重新發(fā)起審核。第十六條發(fā)現(xiàn)發(fā)票不合規(guī)（如虛開(kāi)發(fā)票、發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際采購(gòu)不符）的，財(cái)務(wù)部立即退回發(fā)票，要求采購(gòu)部在5個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商更換合規(guī)發(fā)票；供應(yīng)商無(wú)法更換或拒絕更換的，采購(gòu)部需終止付款申請(qǐng)，同時(shí)按合同約定追究供應(yīng)商責(zé)任。第十七條付款申請(qǐng)金額與合同約定不符的，需由采購(gòu)部提供雙方確認(rèn)的《付款金額變更說(shuō)明》，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后，按變更后的金額重新發(fā)起審批流程；無(wú)變更說(shuō)明的，按合同約定金額審核，超出部分不予審批。第十八條因供應(yīng)商原因?qū)е挛镔Y質(zhì)量不合格，需暫停付款的，采購(gòu)部需出具《質(zhì)量問(wèn)題處理意見(jiàn)書》，說(shuō)明質(zhì)量問(wèn)題及處理方案（如退貨、換貨、扣款），經(jīng)質(zhì)量管理部確認(rèn)后，財(cái)務(wù)部暫停對(duì)應(yīng)付款，待問(wèn)題解決后按處理方案重新審核付款。第六章監(jiān)督與責(zé)任追究第十九條審計(jì)部每季度對(duì)采購(gòu)付款審核情況進(jìn)行抽查，抽查比例不低于付款筆數(shù)的10%，重點(diǎn)核查審批流程完整性、材料真實(shí)性、付款合規(guī)性，形成抽查報(bào)告，上報(bào)公司管理層。第二十條采購(gòu)部存在以下行為的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任：（一）提供虛假材料（如偽造入庫(kù)單、檢驗(yàn)報(bào)告）發(fā)起付款申請(qǐng)的，給予責(zé)任人警告處分，造成經(jīng)濟(jì)損失的，按損失金額的20%賠償；（二）未按合同約定發(fā)起付款申請(qǐng)，導(dǎo)致公司違約的，給予責(zé)任人通報(bào)批評(píng)；（三）逾期未補(bǔ)充付款材料，影響付款進(jìn)度的，每逾期1天扣減責(zé)任人當(dāng)月績(jī)效分2分。第二十一條財(cái)務(wù)部存在以下行為的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任：（一）未審核出材料不合規(guī)（如假發(fā)票、材料缺失）導(dǎo)致付款錯(cuò)誤的，給予會(huì)計(jì)人員警告處分，造成稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或經(jīng)濟(jì)損失的，承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；（二）未按審批權(quán)限或?qū)徟鞒讨Ц犊铐?xiàng)的，給予出納人員記過(guò)處分，情節(jié)嚴(yán)重的，調(diào)離崗位；（三）未按時(shí)完成付款，且無(wú)