2026年智控專用設(shè)備公司采購合同履約跟蹤管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司智控專用設(shè)備及相關(guān)物資（含核心部件、配套材料、檢驗設(shè)備等）采購合同的履約跟蹤管理，保障采購物資按時、按質(zhì)、按量交付，降低履約風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，結(jié)合《中華人民共和國民法典》及公司采購管理實際，特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有采購合同的履約跟蹤工作，包括與供應(yīng)商簽訂的采購合同、補充協(xié)議及框架協(xié)議項下的具體訂單；涉及的采購類型涵蓋生產(chǎn)用物資采購、研發(fā)用物資采購、辦公及輔助設(shè)備采購等。第三條履約跟蹤遵循以下原則：全程跟蹤原則，從合同簽訂生效至物資驗收結(jié)算完成，實現(xiàn)全流程動態(tài)監(jiān)控；風(fēng)險預(yù)警原則，及時識別履約過程中的延遲、質(zhì)量偏差等風(fēng)險，提前制定應(yīng)對措施；責(zé)任明確原則，清晰劃分各部門及崗位在履約跟蹤中的職責(zé)，確保工作銜接順暢；合規(guī)優(yōu)先原則，所有履約跟蹤操作符合法律法規(guī)及合同約定，保障雙方權(quán)益。第四條采購合同履約跟蹤工作由采購部門牽頭，聯(lián)合質(zhì)量管理部門、生產(chǎn)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門共同開展，各部門協(xié)同配合，確保履約跟蹤無遺漏、無死角。第二章組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司成立采購合同履約跟蹤小組（以下簡稱“履約小組”），由采購部門負(fù)責(zé)人任組長，質(zhì)量管理部門、生產(chǎn)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門各指定1名專員為成員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌履約跟蹤工作，制定跟蹤計劃，協(xié)調(diào)解決履約爭議，審核履約異常處理方案。第六條各部門具體職責(zé)如下：采購部門：負(fù)責(zé)建立采購合同臺賬，明確跟蹤節(jié)點與責(zé)任人；與供應(yīng)商保持日常溝通，核實生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨安排等信息；收集履約過程中的相關(guān)憑證（如發(fā)貨單、物流信息）；牽頭處理履約異常問題，形成跟蹤記錄并歸檔。質(zhì)量管理部門：負(fù)責(zé)對到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗，出具檢驗報告；若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時反饋采購部門并提出整改要求；參與履約異常中質(zhì)量爭議的評估與處理。生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計劃，向采購部門提供物資需求的時間節(jié)點；接收到貨物資，核對數(shù)量、規(guī)格與合同一致性；反饋物資交付延遲對生產(chǎn)的影響，提出應(yīng)急需求。財務(wù)部門：根據(jù)合同約定及履約進(jìn)度，審核付款條件是否達(dá)成；跟蹤預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款的支付情況；配合處理履約異常中的款項爭議。法務(wù)部門：提供履約跟蹤相關(guān)的法律支持，審核履約異常處理方案的合規(guī)性；協(xié)助處理合同糾紛，包括發(fā)函、協(xié)商及訴訟準(zhǔn)備等工作。第三章履約跟蹤前期準(zhǔn)備第七條采購合同簽訂生效后3個工作日內(nèi)，采購部門需建立《采購合同履約跟蹤臺賬》，臺賬內(nèi)容包括合同編號（采用公司統(tǒng)一編碼規(guī)則）、供應(yīng)商名稱、采購物資名稱及規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、交付時間、交付地點、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收要求、雙方聯(lián)系人及聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息，確保臺賬信息與合同內(nèi)容完全一致。第八條采購部門根據(jù)合同約定的交付時間，制定履約跟蹤計劃，明確各跟蹤節(jié)點（如供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度核查節(jié)點、發(fā)貨前確認(rèn)節(jié)點、到貨驗收節(jié)點、款項支付節(jié)點）及對應(yīng)的跟蹤方式（如電話溝通、郵件確認(rèn)、現(xiàn)場走訪）；對于采購金額超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)或關(guān)鍵設(shè)備采購，需在跟蹤計劃中增加現(xiàn)場走訪節(jié)點，核實供應(yīng)商生產(chǎn)能力與進(jìn)度。第九條采購部門在履約跟蹤前，需將合同關(guān)鍵條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付要求）同步至質(zhì)量管理部門、生產(chǎn)部門，確保各部門明確驗收與接收標(biāo)準(zhǔn)；若采購物資涉及特殊技術(shù)要求，需組織相關(guān)部門召開履約跟蹤準(zhǔn)備會議，明確各部門配合事項。第四章履約過程跟蹤管理第十條交付前跟蹤（從合同生效至物資發(fā)貨）：采購部門需在合同約定交付時間前15個工作日，首次核查供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度，確認(rèn)是否按計劃推進(jìn)；后續(xù)根據(jù)物資生產(chǎn)周期，每7個工作日核查1次，直至供應(yīng)商確認(rèn)發(fā)貨。若供應(yīng)商反饋生產(chǎn)進(jìn)度滯后，采購部門需立即了解滯后原因（如原材料短缺、生產(chǎn)設(shè)備故障），評估對交付時間的影響，并將情況同步至生產(chǎn)部門；若滯后可能導(dǎo)致交付延遲，需要求供應(yīng)商制定趕工計劃，明確補救措施及新的交付時間，同時報履約小組備案。供應(yīng)商確認(rèn)發(fā)貨前2個工作日，采購部門需核實發(fā)貨信息（如物資數(shù)量、規(guī)格、物流方式、物流單號），并將物流信息同步至生產(chǎn)部門與質(zhì)量管理部門，以便提前做好接收與檢驗準(zhǔn)備。第十一條交付中跟蹤（從物資發(fā)貨至到貨驗收）：采購部門需根據(jù)物流信息，實時跟蹤物資運輸進(jìn)度，每日核查物流狀態(tài)；若物流出現(xiàn)異常（如滯留、損壞），需立即與物流公司、供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決問題，避免物資丟失或進(jìn)一步延誤。物資到達(dá)約定交付地點后，生產(chǎn)部門需在24小時內(nèi)完成數(shù)量與外觀核查，確認(rèn)物資數(shù)量是否與合同一致、外包裝是否完好；若發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或外包裝破損，需立即拍照記錄，并反饋至采購部門，由采購部門與供應(yīng)商核實處理。數(shù)量與外觀核查無誤后，生產(chǎn)部門需在1個工作日內(nèi)將物資移交質(zhì)量管理部門進(jìn)行質(zhì)量檢驗；質(zhì)量管理部門需按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及檢驗方法開展檢驗，常規(guī)物資檢驗需在3個工作日內(nèi)完成，特殊設(shè)備檢驗需在7個工作日內(nèi)完成，出具《采購物資檢驗報告》。第十二條交付后跟蹤（從驗收完成至款項結(jié)算）：質(zhì)量管理部門完成檢驗后，需立即將《采購物資檢驗報告》反饋至采購部門；檢驗合格的，采購部門協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門辦理入庫手續(xù)，并根據(jù)合同約定的付款條件，向財務(wù)部門提交付款申請；檢驗不合格的，采購部門需在2個工作日內(nèi)將檢驗結(jié)果及不合格項反饋至供應(yīng)商，要求其在5個工作日內(nèi)提出整改方案（如退換貨、維修）。財務(wù)部門收到付款申請后，需在3個工作日內(nèi)審核付款條件是否達(dá)成（如驗收合格證明、發(fā)票是否齊全），審核通過后按合同約定的付款方式與時間安排付款，并將付款憑證反饋至采購部門；若付款條件未達(dá)成，需及時告知采購部門補充相關(guān)材料。對于需要質(zhì)保期的采購物資，采購部門需在質(zhì)保期過半時，回訪生產(chǎn)部門使用情況，確認(rèn)物資是否存在質(zhì)量問題；若發(fā)現(xiàn)質(zhì)保期內(nèi)質(zhì)量問題，需立即聯(lián)系供應(yīng)商，要求其按合同約定履行質(zhì)保責(zé)任（如免費維修、更換），并跟蹤整改直至問題解決。第五章履約異常處理第十三條履約異常包括交付延遲、質(zhì)量不合格、數(shù)量短缺、款項爭議等情形，采購部門發(fā)現(xiàn)異常后，需在2個工作日內(nèi)啟動異常處理流程，填寫《采購合同履約異常記錄表》，詳細(xì)記錄異常情況、發(fā)生時間、影響范圍及初步核實結(jié)果。第十四條不同類型履約異常的處理要求：交付延遲：若供應(yīng)商未按合同約定時間交付，采購部門需要求供應(yīng)商書面說明延遲原因及預(yù)計交付時間；若延遲影響生產(chǎn)，需協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門制定應(yīng)急方案（如調(diào)整生產(chǎn)計劃、尋找臨時替代供應(yīng)商），同時根據(jù)合同約定，向供應(yīng)商提出違約金索賠（若合同約定延遲違約金條款）；若供應(yīng)商長期無法交付，經(jīng)履約小組評估后，可按合同約定解除合同，并追究供應(yīng)商違約責(zé)任。質(zhì)量不合格：若檢驗發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格，且供應(yīng)商無法在規(guī)定時間內(nèi)整改合格，采購部門需與供應(yīng)商協(xié)商退換貨，明確新的交付時間；若退換貨仍無法滿足質(zhì)量要求，或質(zhì)量問題導(dǎo)致無法使用，可按合同約定要求供應(yīng)商賠償損失，或解除合同。數(shù)量短缺：若到貨數(shù)量少于合同約定，采購部門需要求供應(yīng)商在5個工作日內(nèi)補足短缺部分，補足的物資需單獨驗收；若供應(yīng)商無法補足或補足延遲，需按合同約定扣除相應(yīng)款項，或要求賠償損失?？铐棤幾h：若因履約問題導(dǎo)致款項支付爭議，財務(wù)部門需暫停付款，由采購部門牽頭與供應(yīng)商協(xié)商，明確爭議解決方式；協(xié)商不成的，由法務(wù)部門協(xié)助處理，確?？铐椫Ц斗虾贤s定與法律規(guī)定。第十五條履約異常處理完成后，采購部門需在5個工作日內(nèi)將處理結(jié)果（如整改完成證明、款項調(diào)整情況）整理歸檔，并更新《采購合同履約跟蹤臺賬》，同時將處理結(jié)果同步至相關(guān)部門。第六章履約跟蹤檔案管理第十六條采購部門需建立采購合同履約跟蹤檔案，檔案內(nèi)容包括采購合同及補充協(xié)議、《采購合同履約跟蹤臺賬》、跟蹤計劃、跟蹤記錄（如溝通郵件、電話記錄、現(xiàn)場走訪報告）、物流信息、檢驗報告、付款憑證、履約異常記錄表及處理結(jié)果等相關(guān)資料。第十七條履約跟蹤檔案需在合同履約完成（含款項結(jié)清、質(zhì)保期結(jié)束）后10個工作日內(nèi)，整理成冊并移交公司檔案管理部門存檔；檔案保存期限為合同履行完畢后5年，確保后續(xù)可追溯。第七章監(jiān)督與改進(jìn)第十八條履約小組每季度對采購合同履約跟蹤工作進(jìn)行檢查，重點核查跟蹤臺賬完整性、跟蹤記錄真實性、異常處理及時性與合規(guī)性，檢查結(jié)果納入采購部門季度績效考核；若發(fā)現(xiàn)跟蹤不到位導(dǎo)致履約風(fēng)險，需責(zé)令采購部門整改，并追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第十九條采購部門每半年對履約跟蹤工作進(jìn)行總結(jié)，分析履約異常原因（如供應(yīng)商選擇問題、跟蹤節(jié)點設(shè)置不合理），提出改進(jìn)措施（如優(yōu)化供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)整跟蹤頻率），并將總結(jié)報告提交履約小組，作為制度修訂與工作優(yōu)化的依據(jù)。第二十條鼓勵各部門在履約跟蹤過程中提出優(yōu)化建議，建議經(jīng)履約小組評估可行的，納入下一次制度修訂范圍；對于在履約跟蹤中表現(xiàn)突出，有效規(guī)避重大風(fēng)險