適用場景與業(yè)務(wù)背景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及組織的日常采購管理需求，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)物料、設(shè)備采購、服務(wù)外包等多種場景。當(dāng)部門因業(yè)務(wù)發(fā)展、日常運(yùn)營或項(xiàng)目執(zhí)行需要采購物品或服務(wù)時(shí)，可通過標(biāo)準(zhǔn)化申請與審批流程，保證采購行為合規(guī)、高效，同時(shí)實(shí)現(xiàn)成本可控與資源合理配置。特別適用于需要跨部門協(xié)作、明確權(quán)責(zé)劃分的中大型組織，也可為小型企業(yè)提供采購流程規(guī)范化參考。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指南一、采購需求發(fā)起操作主體：需求部門經(jīng)辦人（部門員工）操作內(nèi)容：明確采購需求：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，確定擬采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額及用途（如“辦公用A4紙，80g，500包，用于日常打印”）。填寫《采購申請單》：需完整填寫申請單基礎(chǔ)信息（包括申請人姓名、所屬部門、申請日期、聯(lián)系方式）、采購詳情（物品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、資金來源）、緊急程度（一般/緊急）及附件（如技術(shù)規(guī)格書、比價(jià)記錄、項(xiàng)目需求說明等）。部門內(nèi)部初審：提交至需求部門負(fù)責(zé)人（部門經(jīng)理），負(fù)責(zé)人審核需求的合理性、必要性及預(yù)算是否符合部門年度預(yù)算計(jì)劃，確認(rèn)無誤后簽字。二、采購部門審核操作主體：采購專員（采購部員工）操作內(nèi)容：接收申請：需求部門提交經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字的《采購申請單》及相關(guān)附件，采購專員核對申請單信息完整性，缺失項(xiàng)需退回補(bǔ)充。需求合規(guī)性審查：審核采購內(nèi)容是否符合公司采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否需公開招標(biāo)等）、預(yù)估預(yù)算是否在采購權(quán)限范圍內(nèi)（如單次采購金額≤5萬元由采購部審批，＞5萬元需提交管理層審批）。市場調(diào)研與比價(jià)（非緊急小額采購）：對常規(guī)物品，需提供至少3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單或電商平臺(tái)比價(jià)記錄；對專業(yè)設(shè)備或服務(wù)，可協(xié)調(diào)技術(shù)部門協(xié)助評估供應(yīng)商資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、過往合作案例等）。出具審核意見：填寫《采購申請單》中“采購部門審核”欄，明確“同意按流程推進(jìn)”“需補(bǔ)充材料”或“建議調(diào)整采購方案”等意見，簽字后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。三、財(cái)務(wù)部門復(fù)核操作主體：財(cái)務(wù)專員（財(cái)務(wù)部員工）操作內(nèi)容：資金與預(yù)算復(fù)核：核對采購申請的預(yù)算金額是否已納入部門年度預(yù)算，資金來源（如運(yùn)營資金、項(xiàng)目資金）是否合規(guī)，避免超預(yù)算或無預(yù)算采購。成本合理性審查：結(jié)合市場價(jià)格歷史數(shù)據(jù)，評估預(yù)估單價(jià)的合理性，對顯著偏離市場價(jià)的申請要求采購部門補(bǔ)充說明。出具復(fù)核意見：在《采購申請單》“財(cái)務(wù)部門復(fù)核”欄簽字，確認(rèn)“預(yù)算充足，同意采購”“預(yù)算不足，需調(diào)整申請”或“建議優(yōu)化成本后重新申報(bào)”。四、管理層審批（根據(jù)采購金額分級）操作主體：對應(yīng)審批權(quán)限的管理人員操作內(nèi)容：小額采購（≤5萬元）：由采購部負(fù)責(zé)人（采購總監(jiān)）審批，重點(diǎn)審核采購必要性、供應(yīng)商選擇合規(guī)性及成本控制情況。大額采購（5萬-20萬元）：由分管副總（副總）審批，需結(jié)合采購部門與財(cái)務(wù)部門意見，評估采購對業(yè)務(wù)目標(biāo)的支持度及投入產(chǎn)出比。重大采購（＞20萬元）：提交總經(jīng)理（總經(jīng)理）審批，必要時(shí)召開采購評審會(huì)，邀請需求部門、采購、財(cái)務(wù)、技術(shù)負(fù)責(zé)人共同參與，最終形成審批結(jié)論。審批人在《采購申請單》“管理層審批”欄簽署意見并簽字，明確“同意執(zhí)行”“暫緩執(zhí)行”或“駁回重審”。五、采購執(zhí)行與結(jié)果反饋操作主體：采購專員、需求部門經(jīng)辦人操作內(nèi)容：供應(yīng)商確定：審批通過后，采購部門根據(jù)審核通過的供應(yīng)商選擇方案（如招標(biāo)、詢價(jià)、單一來源采購等）確定最終供應(yīng)商，簽訂采購合同（如涉及）。采購訂單下達(dá)：向供應(yīng)商發(fā)出正式采購訂單，明確交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式及付款條款。物品/服務(wù)交付與驗(yàn)收：供應(yīng)商按約定交付后，需求部門經(jīng)辦人組織驗(yàn)收（可邀請技術(shù)部門或使用人參與），核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合申請要求，填寫《采購驗(yàn)收單》并簽字確認(rèn)。結(jié)果反饋：采購專員將《采購驗(yàn)收單》復(fù)印件、《采購申請單》審批聯(lián)整理歸檔，并在采購管理系統(tǒng)中更新采購狀態(tài)，同步反饋至需求部門及財(cái)務(wù)部門。核心表單模板表單名稱：采購申請單基礎(chǔ)信息內(nèi)容申請編號（系統(tǒng)自動(dòng)，如CG-2024-001）申請人姓名所屬部門部門名稱申請日期YYYY-MM-DD聯(lián)系方式電話號碼（僅內(nèi)部聯(lián)系用）采購詳情內(nèi)容采購類型□物品□服務(wù)（勾選）物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)單位（如：臺(tái)、套、批）數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）資金來源□運(yùn)營資金□項(xiàng)目資金□其他（勾選并說明）采購用途（簡要說明，如“用于項(xiàng)目辦公耗材采購”）緊急程度□一般□緊急（勾選）附件清單□技術(shù)規(guī)格書□比價(jià)記錄□合同草案□其他審批流程簽字/意見需求部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________采購部門審核意見：__________簽字：__________日期：__財(cái)務(wù)部門復(fù)核意見：__________簽字：__________日期：__管理層審批意見：__________簽字：__________日期：__執(zhí)行結(jié)果內(nèi)容最終供應(yīng)商合同編號（如有）實(shí)際采購金額（元）驗(yàn)收情況□合格□不合格（勾選，不合格需說明原因）驗(yàn)收人簽字：__________日期：__________使用關(guān)鍵提示與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購申請需基于已批準(zhǔn)的年度預(yù)算，無預(yù)算或超預(yù)算申請需提前提交預(yù)算調(diào)整申請，避免因預(yù)算不足導(dǎo)致采購延誤。信息完整性要求：《采購申請單》中“采購詳情”欄需填寫完整，規(guī)格型號、數(shù)量等信息模糊可能導(dǎo)致采購偏差，影響后續(xù)驗(yàn)收；附件（如技術(shù)參數(shù)、比價(jià)記錄）是審核的重要依據(jù)，不得遺漏。審批時(shí)效管理：一般采購申請需在提交后3個(gè)工作日內(nèi)完成審批；緊急采購申請需在申請單中標(biāo)注“緊急”，并啟動(dòng)加急流程，各部門需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核環(huán)節(jié)，保證業(yè)務(wù)連續(xù)性。供應(yīng)商合規(guī)性：采購部門需建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇名錄內(nèi)供應(yīng)商；新供應(yīng)商引入需評估其資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認(rèn)證、經(jīng)營狀況），避免與無資質(zhì)供應(yīng)商合作。驗(yàn)收與追溯：需求部門需嚴(yán)格按采購要求驗(yàn)收，驗(yàn)收不合格需及時(shí)