企業(yè)采購供應商管理標準作業(yè)程序一、適用范圍與工作場景本程序適用于企業(yè)采購部門對供應商全生命周期管理的標準化操作，涵蓋供應商準入、評估、合作、績效監(jiān)控及退出等環(huán)節(jié)。具體工作場景包括：新供應商引入前的資質(zhì)審核、現(xiàn)有供應商年度/季度績效評價、采購合作中異常問題處理、供應商關(guān)系優(yōu)化調(diào)整等。適用于制造、服務、工程等各類有采購需求的企業(yè)，保證供應商管理流程規(guī)范、透明、高效。二、標準化操作流程（一）需求提出與供應商尋源輸入：采購需求計劃（含物料/服務名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付時間等）、預算范圍。操作步驟：采購專員根據(jù)需求計劃，通過企業(yè)合格供應商庫、行業(yè)展會、公開招標平臺、行業(yè)協(xié)會推薦等渠道收集潛在供應商信息。對收集到的供應商進行初步篩選，剔除明顯不符合資質(zhì)（如無相關(guān)經(jīng)營資質(zhì)、產(chǎn)能不足）或報價遠超預算的供應商，形成《潛在供應商清單》。輸出：《潛在供應商清單》（含供應商名稱、聯(lián)系方式、主營產(chǎn)品/服務、初步報價等）。負責人：采購專員。（二）供應商資質(zhì)初審輸入：《潛在供應商清單》、供應商資質(zhì)證明材料（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認證、生產(chǎn)許可證、過往合作案例證明等）。操作步驟：采購專員核對供應商提交的資質(zhì)材料，保證其真實性、有效性和完整性（如營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)、認證范圍與采購需求匹配）。對涉及安全生產(chǎn)、特殊行業(yè)的供應商，需額外審核其安全生產(chǎn)許可證、環(huán)保達標證明等文件。審核通過后，填寫《供應商資質(zhì)初審表》，注明審核意見；審核不通過的，書面通知供應商并說明原因，從清單中剔除。輸出：《供應商資質(zhì)初審表》（含審核結(jié)論、附件清單）。負責人：采購專員、采購經(jīng)理*。（三）供應商現(xiàn)場考察（必要時）輸入：資質(zhì)初審通過的供應商名單、考察提綱（含生產(chǎn)/服務流程、質(zhì)量控制、產(chǎn)能、倉儲物流、管理體系等）。操作步驟：對于關(guān)鍵物料/服務（如原材料、核心零部件）或首次合作的供應商，組織跨部門考察小組（含采購、質(zhì)量、生產(chǎn)等部門人員）進行現(xiàn)場考察。考察小組依據(jù)《供應商現(xiàn)場考察評分表》逐項評分，重點核實實際產(chǎn)能與申報是否一致、質(zhì)量管控措施是否落實、生產(chǎn)環(huán)境是否符合要求等?？疾旖Y(jié)束后，形成《供應商現(xiàn)場考察報告》，明確考察結(jié)論（推薦、暫緩推薦或不推薦）。輸出：《供應商現(xiàn)場考察報告》《供應商現(xiàn)場考察評分表》。負責人：考察小組組長*（由質(zhì)量經(jīng)理或生產(chǎn)經(jīng)理擔任）、考察組員。（四）供應商綜合評審與選定輸入：《供應商資質(zhì)初審表》《供應商現(xiàn)場考察報告》（如有）、供應商報價單、樣品測試報告（如需）。操作步驟：采購部門組織供應商評審會議，參會人員包括采購經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、使用部門負責人、財務代表等。評審小組依據(jù)《供應商綜合評估評分表》，從價格競爭力（20%）、質(zhì)量保障能力（30%）、交付及時性（20%）、服務水平（15%）、合作穩(wěn)定性（15%）等維度對供應商進行打分。綜合得分≥80分的供應商列為“合格供應商”；60-79分的列為“備選供應商”；＜60分的淘汰。若合格供應商≥2家，優(yōu)先選擇綜合得分最高者；若僅1家合格，需由總經(jīng)理*審批后方可確定合作。輸出：《供應商綜合評審會議紀要》《合格供應商名單》。負責人：采購經(jīng)理*、評審小組成員。（五）供應商合同簽訂與信息錄入輸入：《合格供應商名單》、采購合同模板、雙方協(xié)商確定的合作條款（價格、交付周期、質(zhì)量標準、違約責任等）。操作步驟：采購專員根據(jù)合同模板與供應商擬定正式合同，經(jīng)法務部門審核、總經(jīng)理審批后，雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同生效。將供應商信息（名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、合同編號、合作期限、資質(zhì)文件等）錄入企業(yè)供應商管理系統(tǒng)，建立供應商檔案，并更新《合格供應商名錄》。輸出：采購合同（正本至少2份，雙方各執(zhí)1份）、《供應商檔案信息表》。負責人：采購專員、法務專員、總經(jīng)理。（六）供應商合作過程管理輸入：采購訂單、供應商交付的物料/服務、質(zhì)量檢驗報告。操作步驟：采購專員根據(jù)生產(chǎn)/需求計劃向供應商下達采購訂單，明確交付時間、地點、驗收標準等。供應商交付物料/服務后，質(zhì)量部門依據(jù)《進料檢驗標準》進行檢驗，檢驗合格后方可入庫；不合格的，填寫《不合格品處理單》，通知供應商限期整改或退貨，并記錄整改結(jié)果。采購專員跟蹤供應商交付及時性，對延遲交付的情況，要求供應商提交《延遲交付說明》，評估影響并協(xié)調(diào)解決，必要時啟動違約條款。輸出：采購訂單、進料檢驗報告、《不合格品處理單》、交付跟蹤記錄。負責人：采購專員、質(zhì)量檢驗員、倉庫管理員。（七）供應商績效評估與分級輸入：供應商合作數(shù)據(jù)（交付及時率、合格品率、價格穩(wěn)定性、服務響應速度、問題整改率等）、質(zhì)量部門反饋、使用部門評價。操作步驟：采購部門每季度/年度組織供應商績效評估，周期根據(jù)供應商重要性及合作穩(wěn)定性確定（核心供應商季度評估，一般供應商年度評估）。依據(jù)《供應商績效評估表》，對供應商進行量化評分（90-100分為A級，80-89分為B級，60-79分為C級，＜60分為D級）。評估結(jié)果經(jīng)采購經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理審核后，形成《供應商績效評估報告》，并反饋至供應商：A級供應商給予訂單傾斜、優(yōu)先付款等待遇；B級供應商維持合作；C級供應商發(fā)出《整改通知書》，限期30日內(nèi)整改；D級供應商啟動淘汰流程。輸出：《供應商績效評估表》《供應商績效評估報告》《整改通知書》（如需）。負責人：采購專員、采購經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理。（八）供應商優(yōu)化與退出輸入：《供應商績效評估報告》、整改結(jié)果、連續(xù)合作異常記錄（如多次延遲交付、質(zhì)量不達標拒不整改）。操作步驟：對于C級供應商未在期限內(nèi)完成整改或整改后仍不達標的，降級為D級；對于D級供應商，由采購部門發(fā)出《供應商終止合作通知書》，明確終止日期及后續(xù)清算事宜（如未交付訂單處理、質(zhì)量責任追溯等）。因企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整、產(chǎn)品停產(chǎn)等原因不再需要合作的供應商，提前60日書面通知，協(xié)商解除合同，完成檔案歸檔。定期對《合格供應商名錄》進行更新，淘汰長期無合作、績效持續(xù)低下的供應商，補充優(yōu)質(zhì)新供應商，保證供應商庫活力。輸出：《供應商終止合作通知書》、合同解除協(xié)議、更新后的《合格供應商名錄》。負責人：采購專員、采購經(jīng)理、總經(jīng)理。三、配套工具表單（一）供應商資質(zhì)初審表供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼申請合作品類聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊地址資質(zhì)材料清單□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□質(zhì)量體系認證□其他（請注明）材料審核情況□真實有效□材料不全□資質(zhì)過期□虛假信息（說明：_________）審核結(jié)論□通過□不通過（原因：_________）審核人審核日期部門（二）供應商綜合評估評分表供應商名稱評估日期評估維度權(quán)重得分（0-100）加權(quán)得分價格競爭力20%質(zhì)量保障能力30%交付及時性20%服務水平15%合作穩(wěn)定性15%綜合得分評審意見□推薦□備選□淘汰（說明：_________）評審小組簽字采購經(jīng)理：_________質(zhì)量經(jīng)理：_________使用部門負責人*：_________（三）供應商績效評估表（季度/年度）供應商名稱評估周期評估指標目標值實際值得分（0-100）交付及時率≥95%進料合格率≥98%價格穩(wěn)定性無上漲服務響應速度24小時問題整改率100%綜合得分等級評定□A級（優(yōu)秀）□B級（良好）□C級（合格）□D級（不合格）改進建議評估人評估日期部門（四）供應商問題整改跟蹤表問題描述（含發(fā)生時間、影響范圍）責任供應商整改要求整改期限整改結(jié)果（附證明材料）驗收結(jié)論□通過□未通過跟蹤人跟蹤日期驗收人驗收日期四、關(guān)鍵控制要點（一）資質(zhì)審核合規(guī)性供應商資質(zhì)文件必須在有效期內(nèi)，且與采購業(yè)務范圍嚴格匹配（如食品供應商需具備《食品生產(chǎn)許可證》，醫(yī)療器械供應商需具備《醫(yī)療器械經(jīng)營許可證》）。禁止與無資質(zhì)、資質(zhì)過期或虛假資質(zhì)的供應商合作，從源頭規(guī)避法律風險和質(zhì)量風險。（二）評估指標客觀性供應商評估指標需量化、可考核，避免主觀臆斷。如“交付及時率”以采購訂單約定交付時間為準，“合格品率”以質(zhì)量部門檢驗結(jié)果為準，保證評估結(jié)果公平公正。核心供應商與一般供應商的評估指標權(quán)重可差異化調(diào)整（如核心供應商側(cè)重質(zhì)量與交付，一般供應商側(cè)重價格與服務）。（三）績效動態(tài)管理績效評估結(jié)果需與供應商利益直接掛鉤，對優(yōu)秀供應商給予激勵（如增加訂單份額、優(yōu)先支付貨款），對不合格供應商及時約束（限期整改、減少訂單、終止合作），形成“優(yōu)進劣退”的良性循環(huán)。建立“績效-整改-復評”機制，對C級供應商整改后需重新評估，達標后方可恢復合作資格。（四）信息保密與檔案管理供應商信息（如報價、成本數(shù)據(jù)、技術(shù)參數(shù)等）屬于企業(yè)商業(yè)秘密，采購人員需嚴格遵守保密規(guī)定，嚴