機關事務管理規(guī)范與流程手冊一、引言機關事務管理工作是保障機關高效運轉、提升服務質量的核心支撐，涵蓋資產管理、后勤保障、公務接待、會議組織、公車調度、檔案管理等多領域。本手冊旨在通過明確規(guī)范標準、優(yōu)化工作流程，推動機關事務管理工作標準化、精細化、規(guī)范化，為機關高效履職提供堅實保障。手冊適用于機關各部門及所屬單位，各崗位人員應嚴格遵循本手冊要求開展工作，確保事務管理合法合規(guī)、高效有序。二、資產管理規(guī)范與流程（一）資產登記與入庫1.規(guī)范要求：機關所有資產（含固定資產、低值易耗品）須按“一物一碼”原則建立臺賬，登記內容包括資產名稱、規(guī)格型號、購置時間、價值、使用部門及責任人等。資產購置后，由資產管理部門會同財務部門、使用部門進行驗收，驗收合格后7個工作日內完成臺賬錄入與資產編碼賦碼，確保賬實相符。2.工作流程：需求部門提交《資產購置申請單》，經部門負責人、分管領導審批后，交采購部門執(zhí)行。采購完成后，需求部門、采購部門、資產管理部門聯(lián)合驗收，填寫《資產驗收單》。資產管理部門憑驗收單錄入資產管理系統(tǒng)，生成資產編碼，同步更新財務臺賬；使用部門領取資產時，與責任人簽訂《資產使用責任書》。（二）資產使用與維護1.規(guī)范要求：資產使用人應妥善保管資產，定期進行清潔、保養(yǎng)（設備類資產每月至少維護1次），不得擅自轉借、挪用或改裝。資產管理部門每季度開展資產巡檢，重點核查資產使用狀態(tài)、存放位置及責任人履職情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.工作流程：使用人日常維護資產，發(fā)現(xiàn)故障或損壞時，填寫《資產維修申請單》，經部門負責人審批后，交資產管理部門安排維修（緊急故障可先行報修，24小時內補填申請）。資產管理部門聯(lián)系維修單位或自行組織維修，維修完成后填寫《資產維修記錄表》，更新資產臺賬。每季度末，使用部門提交《資產使用情況報告》，資產管理部門結合巡檢結果，形成季度資產使用分析報告，報分管領導審閱。（三）資產處置與報廢1.規(guī)范要求：資產處置（調撥、轉讓、報廢）須嚴格履行審批程序，報廢資產須達到使用年限或經專業(yè)機構鑒定無維修價值。處置收入（如報廢資產殘值）須全額上繳財政，嚴禁坐支或截留。2.工作流程：使用部門提出資產處置申請，填寫《資產處置申請表》，附資產臺賬、鑒定報告（報廢需提供），經部門負責人、資產管理部門初審后，報分管領導、主要領導審批（重大資產處置需提交黨組會審議）。審批通過后，資產管理部門牽頭組織處置：調撥資產需與接收單位辦理交接手續(xù)，更新臺賬；轉讓資產通過公開交易平臺掛牌處置；報廢資產交由指定回收機構處理，回收憑證交財務部門做賬。處置完成后，資產管理部門更新資產臺賬，財務部門同步調整賬務，形成《資產處置總結報告》存檔。三、后勤保障管理規(guī)范與流程（一）辦公環(huán)境維護1.規(guī)范要求：辦公區(qū)域實行“網格化”管理，各部門負責所屬區(qū)域的衛(wèi)生清潔、設施維護及安全巡查。物業(yè)管理部門每日對公共區(qū)域（走廊、會議室、衛(wèi)生間等）進行保潔，每周開展1次設施設備（空調、電梯、消防系統(tǒng)等）巡檢，確保辦公環(huán)境整潔、設施運行正常。2.工作流程：部門日常維護：使用人發(fā)現(xiàn)辦公設施損壞（如燈具不亮、桌椅損壞），填寫《設施維修申請單》，經部門負責人簽字后交物業(yè)管理部門，物業(yè)管理部門24小時內安排維修（緊急情況即時響應）。物業(yè)日常保潔：按《辦公區(qū)域保潔標準》開展工作，每日上午、下午各清潔1次公共區(qū)域，每周五進行深度保潔，保潔完成后填寫《保潔工作記錄表》。設施巡檢：物業(yè)管理部門每周一上午對設施設備進行巡檢，填寫《設施巡檢記錄表》，發(fā)現(xiàn)隱患立即整改，重大隱患及時報分管領導并制定整改方案。（二）物資采購與管理1.規(guī)范要求：機關物資采購遵循“按需采購、集中管理、節(jié)約高效”原則，分為集中采購、分散采購兩類。集中采購由采購部門統(tǒng)一組織，分散采購由需求部門提出申請，經審批后執(zhí)行，采購金額超限額的須納入集中采購。物資入庫須驗收，出庫須登記，庫存物資每月盤點1次。2.工作流程：需求申報：部門每月25日前提交下月《物資需求計劃表》，經部門負責人、采購部門初審后，報分管領導審批（大額采購需黨組會審議）。采購執(zhí)行：采購部門根據(jù)審批后的需求計劃，屬于集中采購目錄的，委托政府采購中心或定點供應商采購；分散采購的，需求部門在定點供應商范圍內自行采購，采購后3個工作日內將發(fā)票、合同交采購部門備案。入庫與出庫：物資到貨后，采購部門、倉庫管理員、需求部門聯(lián)合驗收，填寫《物資驗收單》，倉庫管理員錄入庫存系統(tǒng)；部門領用物資時，填寫《物資領用單》，經部門負責人簽字后領取，倉庫管理員同步更新庫存。庫存管理：倉庫管理員每月末進行庫存盤點，填寫《庫存盤點表》，與系統(tǒng)數(shù)據(jù)核對，差異部分查明原因并報采購部門、財務部門處理。四、公務接待管理規(guī)范與流程（一）接待標準與審批1.規(guī)范要求：公務接待須嚴格執(zhí)行“先審批、后接待”制度，接待標準按當?shù)毓珓战哟芾磙k法執(zhí)行（如用餐標準、住宿標準），嚴禁超標準接待、同城接待，陪餐人數(shù)原則上不超過來賓人數(shù)的1/3。2.工作流程：接待申請：承辦部門填寫《公務接待審批單》，說明接待對象、事由、人數(shù)、日程安排及預算，經部門負責人、辦公室（接待管理部門）初審后，報分管領導審批（重要接待報主要領導審批）。方案制定：審批通過后，辦公室會同承辦部門制定接待方案，明確接待流程、陪同人員、用餐住宿安排等，提前1個工作日通知相關部門做好準備。（二）接待實施與結算1.規(guī)范要求：接待用餐以家常菜為主，嚴禁提供高檔酒水、香煙，住宿安排在定點賓館或符合規(guī)定的場所。接待結束后，承辦部門須在5個工作日內完成費用結算，附接待審批單、菜單、發(fā)票、住宿清單等憑證。2.工作流程：接待實施：陪同人員按接待方案開展工作，用餐、住宿現(xiàn)場核對人數(shù)、標準，確保合規(guī)；活動結束后，承辦部門收集相關憑證，填寫《公務接待費用報銷單》。費用結算：財務部門審核報銷憑證，確認符合標準后予以報銷，同時將接待情況錄入公務接待管理系統(tǒng)，接受審計監(jiān)督。五、會議管理規(guī)范與流程（一）會議籌備1.規(guī)范要求：機關會議實行分類管理（如黨組會、辦公會、業(yè)務會），會議審批遵循“精簡、高效”原則，可合并的會議盡量合并，參會人員須嚴格按通知要求出席，嚴禁無關人員參會。2.工作流程：會議申請：承辦部門填寫《會議審批單》，說明會議主題、時間、地點、參會人員、議程及預算，經部門負責人、辦公室初審后，報分管領導審批（重要會議報主要領導審批）。方案制定：審批通過后，承辦部門制定會議方案，明確會議議程、材料準備、會場布置、后勤保障等，提前2個工作日通知參會人員，同時將會議材料（如匯報稿、決議草案）發(fā)至參會人員郵箱。會場準備：辦公室或承辦部門提前1天布置會場（擺放桌簽、調試設備、準備茶水），會議當天提前30分鐘到場檢查，確保設備正常運行。（二）會議組織與收尾1.規(guī)范要求：會議主持人須嚴格把控時間，確保議程高效推進；參會人員須遵守會場紀律，關閉手機或調至靜音，嚴禁遲到早退。會議結束后，承辦部門須在3個工作日內形成會議紀要，重要決議跟蹤督辦。2.工作流程：會議組織：主持人按議程主持會議，記錄人員做好會議記錄；如需表決，現(xiàn)場組織投票并公布結果。紀要與督辦：承辦部門根據(jù)會議記錄，2個工作日內起草會議紀要，經部門負責人審核、分管領導審定后印發(fā)；對會議決議事項，明確責任部門、完成時限，納入機關督辦系統(tǒng)，定期通報進展。會場清理：會議結束后，承辦部門或辦公室及時清理會場，回收文件、設備歸位，做好會場衛(wèi)生。六、公車管理規(guī)范與流程（一）公車使用申請與調度1.規(guī)范要求：公車使用須嚴格執(zhí)行“派車單”制度，僅限公務活動使用，嚴禁私用、挪用，節(jié)假日公車須封存（特殊情況經審批可使用）。公車調度遵循“先急后緩、統(tǒng)籌安排”原則，優(yōu)先保障緊急公務、重要活動。2.工作流程：用車申請：部門填寫《公車使用申請單》，說明用車事由、時間、地點、人數(shù)，經部門負責人審批后，提前1個工作日交公車管理部門（緊急公務可臨時申請，2小時內補填）。調度安排：公車管理部門根據(jù)申請情況，統(tǒng)籌調度車輛，填寫《派車單》（注明車牌號、駕駛員、行程），提前通知駕駛員；駕駛員憑派車單出車，出車前檢查車輛狀況，確保安全。（二）公車維護與管理1.規(guī)范要求：公車實行“一車一檔”管理，駕駛員負責日常保養(yǎng)（如清潔、檢查胎壓、機油），每月定期進行安全檢查；維修須在定點維修廠進行，維修費用按規(guī)定報銷，嚴禁擅自改裝、外借車輛。2.工作流程：日常維護：駕駛員每日出車前、收車后檢查車輛，填寫《公車日常檢查表》，發(fā)現(xiàn)故障及時報告；每月末對車輛進行全面保養(yǎng)，保養(yǎng)記錄交公車管理部門存檔。維修與報銷：車輛需維修時，駕駛員填寫《公車維修申請單》，經公車管理部門審核、分管領導審批后，送定點維修廠維修；維修完成后，駕駛員核對維修項目、費用，憑發(fā)票、維修清單到財務部門報銷，公車管理部門更新車輛檔案。安全管理：公車管理部門每季度組織駕駛員開展安全培訓，每年進行1次車況檢查，確保車輛安全運行；節(jié)假日期間，除值班車輛外，其余公車封存于指定地點，鑰匙交公車管理部門保管。七、檔案管理規(guī)范與流程（一）檔案收集與歸檔1.規(guī)范要求：機關檔案實行“誰產生、誰負責”原則，各部門須及時收集本部門產生的文件、會議記錄、合同協(xié)議、報表等資料，每年年底前完成歸檔。檔案歸檔須確保完整、準確、系統(tǒng)，電子檔案與紙質檔案同步歸檔。2.工作流程：資料收集：部門指定專人負責檔案收集，日常工作中及時整理文件，每月末將本月產生的資料分類整理，填寫《檔案移交清單》。歸檔審核：每年12月，部門將整理好的檔案交檔案管理部門，檔案管理部門審核檔案的完整性、規(guī)范性，對不符合要求的退回補充；審核通過后，辦理移交手續(xù)，檔案管理部門將檔案編號、錄入檔案管理系統(tǒng)。（二）檔案利用與保管1.規(guī)范要求：檔案借閱須履行審批手續(xù)，涉密檔案嚴格按保密規(guī)定管理，嚴禁擅自復制、傳播。檔案保管場所須符合“八防”要求（防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防高溫），定期檢查檔案狀況。2.工作流程：檔案借閱：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱事由、檔案名稱、借閱期限，經部門負責人、檔案管理部門審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)（涉密檔案需分管領導審批）；借閱人須妥善保管檔案，按時歸還，如需續(xù)借，提前1個工作日申請。檔案保管：檔案管理部門定期（每半年）對檔案進行檢查，填寫《檔案檢查記錄表》，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等情況及時修復；每年對檔案進行數(shù)字化備份，確保檔案安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制機關事務管理工作接受內部監(jiān)督（由紀檢監(jiān)察部門、審計部門開展定期檢查）和外部監(jiān)督（接受上級部門、社會監(jiān)督）。各部門每月自查事務管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時整改；紀檢監(jiān)察部門每季度開展專項檢查，重點檢查資產管理、公務接待、公車使用等領域的合規(guī)性，檢查結果通報全局。（二