企業(yè)保密信息管理流程范本一、流程目的為規(guī)范企業(yè)保密信息的全生命周期管理，防范泄密風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)核心競爭力與合法權(quán)益，確保符合《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《商業(yè)秘密保護(hù)規(guī)定》等法律法規(guī)要求，特制定本流程。二、適用范圍本流程適用于企業(yè)各部門、崗位在經(jīng)營活動中產(chǎn)生、處理、存儲、傳輸?shù)谋Ｃ苄畔?，包括但不限于：技術(shù)類：核心技術(shù)方案、專利資料、未公開的研發(fā)數(shù)據(jù)；經(jīng)營類：戰(zhàn)略規(guī)劃、客戶合同、供應(yīng)商底價、營銷方案；財務(wù)類：未公開的財務(wù)報表、預(yù)算數(shù)據(jù)、投融資計劃；隱私類：員工個人信息、客戶隱私數(shù)據(jù)、合作伙伴商業(yè)秘密。三、管理原則1.分級管理：根據(jù)信息涉密程度、泄露后果劃分等級，實施差異化管控；2.權(quán)責(zé)明確：明確各部門、崗位的保密職責(zé)，落實“誰主管、誰負(fù)責(zé)，誰使用、誰負(fù)責(zé)”；3.全程管控：覆蓋保密信息“識別-存儲-傳輸-使用-銷毀”全生命周期，杜絕管理盲區(qū)；4.最小授權(quán)：僅向必要人員授予必要權(quán)限，限制信息擴(kuò)散范圍。四、保密信息識別與分級（一）識別流程1.部門梳理：各部門每季度梳理業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的信息，形成《信息清單》（含信息內(nèi)容、產(chǎn)生場景、使用范圍），提交至企業(yè)保密管理部門；2.聯(lián)合判定：保密管理部門聯(lián)合法務(wù)、技術(shù)、合規(guī)等部門，結(jié)合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)戰(zhàn)略需求，判定是否屬于“保密信息”；3.動態(tài)更新：當(dāng)業(yè)務(wù)調(diào)整、法規(guī)變化或信息價值改變時，及時更新《信息清單》。示例：研發(fā)部的“新產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)”、銷售部的“客戶合同及聯(lián)系方式”、財務(wù)部的“未公開預(yù)算數(shù)據(jù)”，均需納入保密信息范圍。（二）分級標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合信息泄露的潛在影響，將保密信息分為三級：密級判定標(biāo)準(zhǔn)（示例）標(biāo)識方式-----------------------------------------------------------------------核心保密信息泄露將導(dǎo)致企業(yè)重大損失（如核心技術(shù)、戰(zhàn)略規(guī)劃）標(biāo)注“核心密級”重要保密信息泄露會造成較大影響（如項目方案、供應(yīng)商底價）標(biāo)注“重要密級”一般保密信息泄露有一定風(fēng)險（如員工個人信息、日常運營數(shù)據(jù)）標(biāo)注“一般密級”分級后形成《企業(yè)保密信息目錄》，由保密管理部門備案并動態(tài)維護(hù)。五、全生命周期管控流程（一）存儲管理1.物理存儲：核心、重要保密信息：存放于保密柜/專用機(jī)房，配備門禁、監(jiān)控、溫濕度控制，非授權(quán)人員禁止進(jìn)入；一般保密信息：可加密存儲于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器，定期（如每月）備份至離線介質(zhì)。2.電子存儲：所有保密信息需加密處理（如采用AES-256算法），存儲設(shè)備（電腦、U盤、服務(wù)器）需設(shè)置強(qiáng)密碼（長度≥12位，含大小寫、數(shù)字、符號）；禁止將涉密信息存儲于個人設(shè)備（如私人電腦、手機(jī)）或公共云盤。3.介質(zhì)管理：涉密U盤、硬盤等需登記編號，由專人保管，使用前填寫《涉密介質(zhì)使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；使用后立即歸還，保密管理部門定期核查介質(zhì)狀態(tài)（如是否遺失、是否被違規(guī)拷貝）。（二）傳輸管理1.內(nèi)部傳輸：通過企業(yè)內(nèi)部加密通訊工具（如企業(yè)微信密聊、內(nèi)部OA系統(tǒng)）傳輸，禁止使用個人郵箱、QQ、微信等非授權(quán)工具；傳輸核心、重要信息時，需在標(biāo)題或內(nèi)容中標(biāo)注密級（如“【核心密級】2024年戰(zhàn)略規(guī)劃”）。2.外部傳輸：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人+保密管理部門雙重審批，填寫《涉密信息外部傳輸審批表》，注明接收方、用途、傳輸方式；3.紙質(zhì)傳輸：核心、重要文件需密封包裝，由專人遞送，附《涉密文件傳遞單》（記錄收發(fā)人、時間、內(nèi)容）；一般文件可通過企業(yè)內(nèi)部文件交換系統(tǒng)，禁止通過普通快遞郵寄涉密文件。（三）訪問與使用管理1.權(quán)限分配：保密管理部門聯(lián)合人力資源部、業(yè)務(wù)部門，依據(jù)“最小授權(quán)”原則制定《保密信息權(quán)限清單》；核心信息僅限核心團(tuán)隊、高管訪問，重要信息限部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)崗位，一般信息限業(yè)務(wù)相關(guān)人員。2.使用申請：外部協(xié)作方（如供應(yīng)商、合作方）需使用時，需簽訂《保密協(xié)議》，明確使用范圍、期限及違約責(zé)任，由法務(wù)部審核。3.使用記錄：建立《保密信息使用臺賬》，記錄使用人、時間、操作內(nèi)容（如“2024.05.01，張三，查閱核心技術(shù)方案，用于項目評審”）；電子文檔需開啟操作日志審計（如記錄訪問、修改、刪除行為），紙質(zhì)文件需登記借閱/歸還時間。（四）銷毀管理1.電子信息：核心、重要信息：通過專業(yè)軟件（如CCleaner安全擦除）徹底刪除，物理銷毀存儲介質(zhì)（如硬盤粉碎、芯片燒毀）；一般信息：加密后刪除，定期（如每季度）清空回收站，服務(wù)器數(shù)據(jù)保留備份后格式化。2.紙質(zhì)文件：核心、重要文件：使用碎紙機(jī)粉碎或焚燒，禁止隨意丟棄；一般文件：碎紙后可回收，或歸檔至保密檔案庫（超過保存期后統(tǒng)一銷毀）。3.銷毀記錄：填寫《保密信息銷毀登記表》，記錄銷毀內(nèi)容、方式、時間、經(jīng)辦人，留存憑證（如碎紙機(jī)運行記錄、介質(zhì)銷毀照片）。六、監(jiān)督與改進(jìn)（一）定期檢查保密管理部門每季度抽查各部門執(zhí)行情況，重點檢查：存儲環(huán)境（如保密柜是否上鎖、服務(wù)器是否加密）；權(quán)限設(shè)置（是否存在越權(quán)訪問）；使用記錄（是否完整、合規(guī)）；介質(zhì)管理（是否登記、是否違規(guī)外帶）。檢查結(jié)果形成《保密檢查報告》，通報各部門并督促整改。（二）違規(guī)處理對違規(guī)行為（如違規(guī)傳輸、越權(quán)訪問、泄露信息），根據(jù)情節(jié)輕重處理：輕微違規(guī)：警告、扣罰績效；嚴(yán)重違規(guī)：調(diào)崗、辭退；觸犯法律：移交司法機(jī)關(guān)，追究刑事責(zé)任。（三）培訓(xùn)與宣貫新員工入職：需參加“保密管理流程”專項培訓(xùn)，考核通過后方可上崗；全員教育：每年組織1-2次保密培訓(xùn)（含案例分析、法規(guī)解讀、技術(shù)防范），