稅務(wù)公司發(fā)票管理規(guī)范制度

稅務(wù)公司發(fā)票管理規(guī)范制度第一章總則第一條目的為加強本稅務(wù)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票的領(lǐng)購、開具、取得和保管等行為，保障公司財務(wù)核算的準確性和稅務(wù)合規(guī)性，有效防范稅務(wù)風(fēng)險，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本稅務(wù)公司及其所屬各部門、各分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中涉及的各類發(fā)票管理活動。第三條管理原則1.合法性原則：發(fā)票管理活動必須嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.真實性原則：發(fā)票的開具、取得和使用應(yīng)如實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，確保發(fā)票信息真實可靠。3.完整性原則：對發(fā)票的領(lǐng)購、開具、取得、保管等各個環(huán)節(jié)進行全面管理，確保發(fā)票管理工作的完整性。4.及時性原則：按照規(guī)定的時間和要求辦理發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)，及時處理發(fā)票管理中的問題。第二章發(fā)票管理職責(zé)分工第四條財務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司發(fā)票管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)一辦理發(fā)票的領(lǐng)購、繳銷等稅務(wù)手續(xù)，建立發(fā)票領(lǐng)購、使用、庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。3.審核發(fā)票的開具內(nèi)容、格式等是否符合規(guī)定，對不符合要求的發(fā)票予以退回并要求相關(guān)人員重新開具。4.負責(zé)對取得的發(fā)票進行真實性、合法性、有效性審核，對不符合規(guī)定的發(fā)票不予報銷或入賬，并及時通知相關(guān)人員進行處理。5.妥善保管發(fā)票存根聯(lián)、記賬聯(lián)等會計資料，按照會計檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。第五條業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.在業(yè)務(wù)活動中，按照合同約定和客戶要求，及時、準確地向客戶開具發(fā)票，并確保發(fā)票開具信息與業(yè)務(wù)實際情況一致。2.負責(zé)將開具的發(fā)票及時送達客戶，并做好發(fā)票交接記錄。3.在對外支付款項或取得服務(wù)時，應(yīng)按規(guī)定取得合法有效的發(fā)票，并及時提交給財務(wù)部門進行審核。4.配合財務(wù)部門做好發(fā)票管理工作，提供與發(fā)票相關(guān)的業(yè)務(wù)資料和信息。第六條其他部門職責(zé)其他部門在涉及發(fā)票相關(guān)事項時，應(yīng)積極配合財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，確保發(fā)票管理工作的順利進行。第三章發(fā)票的領(lǐng)購與繳銷第七條發(fā)票領(lǐng)購1.財務(wù)部門指定專人負責(zé)發(fā)票領(lǐng)購工作，領(lǐng)購人員應(yīng)熟悉發(fā)票領(lǐng)購的相關(guān)規(guī)定和流程。2.領(lǐng)購發(fā)票前，領(lǐng)購人員應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，填寫《發(fā)票領(lǐng)購申請表》，詳細注明所需發(fā)票的種類、數(shù)量等信息，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審核批準后，向主管稅務(wù)機關(guān)辦理發(fā)票領(lǐng)購手續(xù)。3.領(lǐng)購發(fā)票時，領(lǐng)購人員應(yīng)仔細核對發(fā)票的種類、數(shù)量、號碼等信息是否與《發(fā)票領(lǐng)購申請表》一致，并檢查發(fā)票的印刷質(zhì)量、聯(lián)次等是否符合規(guī)定。確認無誤后，在發(fā)票領(lǐng)購簿上簽字確認。4.領(lǐng)購的發(fā)票應(yīng)及時交回公司財務(wù)部門，由專人負責(zé)保管。保管人員應(yīng)建立發(fā)票庫存臺賬，記錄發(fā)票的領(lǐng)購日期、種類、數(shù)量、號碼等信息。第八條發(fā)票繳銷1.當發(fā)票使用完畢或因其他原因需要繳銷發(fā)票時，財務(wù)部門應(yīng)及時整理發(fā)票存根聯(lián)、記賬聯(lián)等相關(guān)資料，填寫《發(fā)票繳銷申請表》，注明發(fā)票的種類、數(shù)量、號碼、開具情況等信息，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審核批準后，向主管稅務(wù)機關(guān)辦理發(fā)票繳銷手續(xù)。2.辦理發(fā)票繳銷手續(xù)時，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的要求提供相關(guān)資料，如發(fā)票領(lǐng)購簿、發(fā)票存根聯(lián)、作廢發(fā)票等。經(jīng)稅務(wù)機關(guān)審核無誤后，完成發(fā)票繳銷工作。3.對于已繳銷的發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)在發(fā)票庫存臺賬上進行相應(yīng)記錄，并將繳銷資料歸檔保存。第四章發(fā)票的開具第九條開具要求1.公司對外發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)收取款項，收款方應(yīng)當向付款方開具發(fā)票；特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票。2.開具發(fā)票應(yīng)當按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.發(fā)票開具的內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，包括但不限于客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息。4.開具發(fā)票應(yīng)使用中文，民族自治地方可以同時使用當?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。5.嚴禁開具虛假發(fā)票、虛開發(fā)票或開具與實際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。第十條開具流程1.業(yè)務(wù)部門在完成業(yè)務(wù)交易后，根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況填寫《發(fā)票開具申請單》，詳細注明客戶信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等信息，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)合同、訂單等資料，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到《發(fā)票開具申請單》后，對申請單及相關(guān)資料進行審核，重點審核客戶信息的準確性、業(yè)務(wù)內(nèi)容的真實性、金額的合理性等。審核無誤后，安排開具發(fā)票。3.發(fā)票開具人員按照審核通過的《發(fā)票開具申請單》內(nèi)容，在稅務(wù)開票系統(tǒng)中準確錄入發(fā)票信息，開具發(fā)票。開具完成后，將發(fā)票打印出來，并加蓋發(fā)票專用章。4.發(fā)票開具人員應(yīng)將開具好的發(fā)票與《發(fā)票開具申請單》進行核對，確保發(fā)票內(nèi)容與申請單一致。核對無誤后，將發(fā)票交給業(yè)務(wù)部門。5.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將發(fā)票送達客戶，并要求客戶在《發(fā)票送達回執(zhí)》上簽字確認。《發(fā)票送達回執(zhí)》應(yīng)及時交回財務(wù)部門存檔。第十一條作廢與紅沖1.若發(fā)票開具錯誤或發(fā)生銷貨退回、銷售折讓等情況，需要作廢發(fā)票的，應(yīng)在當月內(nèi)收回發(fā)票全部聯(lián)次，并在稅務(wù)開票系統(tǒng)中進行作廢處理。作廢發(fā)票應(yīng)注明“作廢”字樣，并妥善保管。2.若發(fā)票已跨月或無法收回全部聯(lián)次，需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的規(guī)定，由購買方或銷售方在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，經(jīng)稅務(wù)機關(guān)系統(tǒng)校驗通過后，銷售方根據(jù)校驗通過的《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》開具紅字發(fā)票。3.對于作廢或紅沖的發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)在發(fā)票庫存臺賬和相關(guān)記賬憑證中進行相應(yīng)記錄，并將作廢發(fā)票或紅字發(fā)票的相關(guān)資料歸檔保存。第五章發(fā)票的取得第十二條取得要求1.公司在購買貨物、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動支付款項時，應(yīng)當向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。2.取得的發(fā)票必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、完整、真實。3.取得的增值稅專用發(fā)票應(yīng)在規(guī)定的認證期限內(nèi)進行認證，認證通過后方可作為進項稅額抵扣憑證。第十三條審核流程1.業(yè)務(wù)人員取得發(fā)票后，應(yīng)首先對發(fā)票的基本信息進行初步審核，包括發(fā)票的種類、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或服務(wù)內(nèi)容、金額、稅額等是否齊全、準確，發(fā)票專用章是否加蓋清晰等。審核無誤后，在發(fā)票背面簽字確認，并及時將發(fā)票提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)人員提交的發(fā)票后，對發(fā)票進行進一步審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，發(fā)票開具內(nèi)容與業(yè)務(wù)實際情況是否相符，發(fā)票的格式是否符合規(guī)定，發(fā)票的稅率、稅額計算是否正確等。3.對于增值稅專用發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)通過增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺等方式進行認證。認證通過的發(fā)票，方可作為進項稅額抵扣憑證；認證不通過的發(fā)票，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)人員與開票方聯(lián)系，要求其重新開具或進行相關(guān)處理。4.經(jīng)財務(wù)部門審核不符合規(guī)定的發(fā)票，應(yīng)及時退還給業(yè)務(wù)人員，并告知其原因。業(yè)務(wù)人員應(yīng)負責(zé)在規(guī)定的時間內(nèi)重新取得符合要求的發(fā)票。第十四條報銷與入賬1.業(yè)務(wù)人員取得符合要求的發(fā)票后，應(yīng)按照公司費用報銷制度的規(guī)定，填寫費用報銷單，將發(fā)票及相關(guān)附件粘貼整齊，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，提交給財務(wù)部門進行報銷。2.財務(wù)部門對費用報銷單及發(fā)票等附件進行審核，審核無誤后，按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進行報銷付款，并及時進行賬務(wù)處理。3.對于取得的發(fā)票涉及固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等長期資產(chǎn)的，財務(wù)部門應(yīng)按照相關(guān)會計準則的規(guī)定，及時進行入賬核算，并做好資產(chǎn)的登記和管理工作。第六章發(fā)票的保管與歸檔第十五條保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保發(fā)票存放安全、整潔、干燥，防止發(fā)票損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。2.發(fā)票應(yīng)按照種類、號碼順序進行分類存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立發(fā)票庫存臺賬，詳細記錄發(fā)票的出入庫情況，定期進行盤點，確保賬實相符。3.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。4.對于作廢發(fā)票、紅字發(fā)票等特殊發(fā)票，應(yīng)單獨存放，并在發(fā)票庫存臺賬中進行特殊標注，以便于管理和查詢。第十六條歸檔管理1.財務(wù)部門應(yīng)定期將發(fā)票相關(guān)資料進行歸檔整理，包括發(fā)票存根聯(lián)、記賬聯(lián)、發(fā)票領(lǐng)購簿、發(fā)票繳銷資料、發(fā)票開具申請單、發(fā)票送達回執(zhí)、發(fā)票認證清單等。2.發(fā)票歸檔資料應(yīng)按照會計檔案管理的要求進行編號、裝訂，編制檔案目錄，注明檔案的名稱、年度、月份、內(nèi)容等信息。3.歸檔后的發(fā)票資料應(yīng)存放在專門的會計檔案庫中，由專人負責(zé)管理。查閱、調(diào)閱發(fā)票檔案資料時，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，辦理相關(guān)審批手續(xù)，并進行登記。第七章監(jiān)督與檢查第十七條內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)定期對公司發(fā)票管理情況進行自查，檢查發(fā)票的領(lǐng)購、開具、取得、保管等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，發(fā)票庫存臺賬是否準確、完整，發(fā)票的使用是否合規(guī)等。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公司發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，對發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票業(yè)務(wù)的合規(guī)性等進行審查，并出具審計報告。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改建議，督促相關(guān)部門進行整改。第十八條外部檢查配合1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)等外部監(jiān)管部門的發(fā)票檢查工作，如實提供發(fā)票管理相關(guān)資料和信息，不得拒絕、隱瞞或弄虛作假。2.對于稅務(wù)機關(guān)等外部監(jiān)管部門檢查發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)認真對待，按照要求及時進行整改，并將整改情況及時反饋給相關(guān)部門