某稅務(wù)公司打印機質(zhì)量管控細(xì)則

一、總則1.目的：為確保某稅務(wù)公司所使用打印機的質(zhì)量，提高打印工作效率，保障稅務(wù)業(yè)務(wù)的正常開展，減少因打印機質(zhì)量問題導(dǎo)致的工作延誤和成本增加，特制定本質(zhì)量管控細(xì)則。2.適用范圍：本細(xì)則適用于某稅務(wù)公司內(nèi)所有辦公場所使用的打印機設(shè)備，包括但不限于激光打印機、噴墨打印機、針式打印機等不同類型的打印機。3.管控原則：堅持預(yù)防為主、全過程管控的原則。從打印機的采購、驗收、使用、維護(hù)到報廢處理等各個環(huán)節(jié)，進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把控，確保打印機始終處于良好的運行狀態(tài)，為稅務(wù)工作提供可靠支持。二、采購管控1.需求評估-各部門根據(jù)實際工作需求，定期對打印機的使用情況進(jìn)行評估。結(jié)合業(yè)務(wù)量增長、人員變動等因素，確定是否需要新增打印機或?qū)ΜF(xiàn)有打印機進(jìn)行升級替換。-向行政部門提交詳細(xì)的打印機需求報告，包括所需打印機的類型、功能、預(yù)計使用量等信息。2.供應(yīng)商選擇-行政部門建立合格打印機供應(yīng)商名錄，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行全面考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。-通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、實地考察等方式，篩選出至少三家符合要求的供應(yīng)商，并邀請其參與打印機采購項目的投標(biāo)。3.采購合同-與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確打印機的型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。-在合同中約定質(zhì)量保證期和違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件，并承諾在質(zhì)量問題出現(xiàn)時及時響應(yīng)并解決。三、驗收管控1.驗收準(zhǔn)備-打印機到貨前，行政部門通知使用部門和技術(shù)人員共同參與驗收工作。提前準(zhǔn)備好驗收所需的工具和場地，確保驗收工作的順利進(jìn)行。-對照采購合同和技術(shù)規(guī)格要求，制定詳細(xì)的驗收清單，明確驗收項目和標(biāo)準(zhǔn)。2.外觀檢查-對打印機的包裝進(jìn)行檢查，確保包裝完好無損。打開包裝后，檢查打印機外觀是否有劃痕、磕碰、掉漆等缺陷，各部件連接是否牢固。-檢查打印機的標(biāo)識、型號、規(guī)格等信息是否與采購合同一致。3.功能測試-按照打印機的操作手冊，進(jìn)行通電測試。檢查打印機的開機、自檢、預(yù)熱等功能是否正常，顯示屏是否顯示正常信息。-進(jìn)行打印測試，包括打印文本、圖片、表格等不同類型的文件，檢查打印質(zhì)量，如文字是否清晰、圖像是否完整、有無重影、模糊等問題。-測試打印機的各項附加功能，如復(fù)印、掃描、傳真（如有）等功能是否正常，各項參數(shù)設(shè)置是否準(zhǔn)確。4.驗收報告-驗收人員根據(jù)驗收情況填寫詳細(xì)的驗收報告，記錄驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題和測試結(jié)果。對驗收合格的打印機，簽字確認(rèn)并辦理入庫手續(xù)。-對驗收不合格的打印機，及時與供應(yīng)商溝通，要求其按照合同約定進(jìn)行更換、維修或整改，直至驗收合格。四、使用管控1.使用培訓(xùn)-新打印機安裝調(diào)試完成后，由技術(shù)人員對使用部門的員工進(jìn)行操作培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括打印機的基本操作、日常維護(hù)、常見故障排除等方面。-提供詳細(xì)的操作手冊和培訓(xùn)資料，確保員工能夠熟練掌握打印機的使用方法，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致打印機損壞。2.使用規(guī)范-要求員工按照操作手冊的規(guī)定正確使用打印機，嚴(yán)禁隨意更改打印機的設(shè)置參數(shù)。在打印前，仔細(xì)檢查打印內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯誤打印造成紙張浪費。-規(guī)定打印機的使用范圍，嚴(yán)禁使用打印機打印與稅務(wù)工作無關(guān)的內(nèi)容。對于重要文件的打印，應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。-合理安排打印任務(wù)，避免打印機長時間連續(xù)工作，影響其使用壽命。如遇打印機卡紙等突發(fā)情況，應(yīng)按照正確的方法進(jìn)行處理，不得強行拉扯紙張。3.使用登記-建立打印機使用登記制度，要求員工在每次使用打印機時進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括使用時間、使用人、打印內(nèi)容、打印份數(shù)等信息。-通過使用登記，統(tǒng)計打印機的使用情況，以便合理安排維護(hù)計劃和耗材采購，同時也便于追溯打印機的使用歷史。五、維護(hù)管控1.日常維護(hù)-制定打印機日常維護(hù)計劃，要求使用人員每日對打印機進(jìn)行清潔。清潔內(nèi)容包括打印機外部的灰塵擦拭、進(jìn)紙口和出紙口的紙屑清理等。-定期檢查打印機的耗材余量，如墨盒、硒鼓等，及時更換耗材，確保打印機正常工作。在更換耗材時，應(yīng)按照正確的方法進(jìn)行操作，避免損壞打印機。2.定期保養(yǎng)-每季度或每半年（根據(jù)打印機使用頻率確定），由專業(yè)技術(shù)人員對打印機進(jìn)行全面保養(yǎng)。保養(yǎng)內(nèi)容包括內(nèi)部部件的清潔、潤滑、校準(zhǔn)等。-對打印機的打印頭、搓紙輪、輸紙輥等關(guān)鍵部件進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的故障隱患，延長打印機的使用壽命。3.故障維修-當(dāng)打印機出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時報告給技術(shù)人員。技術(shù)人員對故障進(jìn)行初步判斷，能夠自行解決的，應(yīng)盡快修復(fù)；對于復(fù)雜故障，及時聯(lián)系打印機供應(yīng)商的售后服務(wù)人員或?qū)I(yè)維修機構(gòu)進(jìn)行維修。-建立故障維修記錄，詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、維修過程、維修時間、維修人員等信息。通過對故障維修記錄的分析，總結(jié)故障發(fā)生的規(guī)律，采取相應(yīng)的預(yù)防措施。六、耗材管控1.耗材采購-行政部門根據(jù)打印機的使用情況和耗材消耗規(guī)律，制定合理的耗材采購計劃。優(yōu)先選擇與打印機品牌相匹配的原裝耗材，確保打印質(zhì)量和打印機的正常運行。-對耗材供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格篩選，建立合格供應(yīng)商名錄。在采購過程中，通過招標(biāo)、詢價等方式，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的耗材供應(yīng)商。2.耗材驗收-耗材到貨后，按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。檢查耗材的包裝是否完好、型號規(guī)格是否與打印機匹配、數(shù)量是否準(zhǔn)確等。-對新采購的耗材進(jìn)行試用，確保其質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)耗材存在質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商溝通，要求其更換或退貨。3.耗材庫存管理-建立耗材庫存管理制度，設(shè)置專門的耗材存放倉庫，對耗材進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰。定期對耗材庫存進(jìn)行盤點，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確。-根據(jù)打印機的使用情況和耗材消耗速度，設(shè)定合理的耗材安全庫存。當(dāng)庫存低于安全庫存時，及時進(jìn)行補貨，避免因耗材短缺影響工作。七、報廢管控1.報廢鑒定-定期對打印機進(jìn)行評估，由技術(shù)人員根據(jù)打印機的使用年限、維修記錄、性能狀況等因素，判斷打印機是否達(dá)到報廢標(biāo)準(zhǔn)。-對于存在嚴(yán)重故障且維修成本過高、技術(shù)性能落后無法滿足工作需求、使用年限過長且零部件老化嚴(yán)重等情況的打印機，可鑒定為報廢設(shè)備。2.報廢申請-使用部門填寫打印機報廢申請單，詳細(xì)說明打印機的基本信息、報廢原因等，并提交給行政部門。行政部門審核后，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報廢處理-經(jīng)批準(zhǔn)報廢的打印機，由行政部門統(tǒng)一進(jìn)行處理。可根據(jù)實際情況，選擇將報廢打印機進(jìn)行拆解回收、捐贈給有需要的單位或委托專業(yè)的報廢設(shè)備處理機構(gòu)進(jìn)行處理。-在報廢處理過程中，確保打印機中的數(shù)據(jù)得到徹底清除，防止稅務(wù)信息泄露。同時，做好報廢處理記錄，包括處理時間、處理方式、處理結(jié)果等信息。八、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.各部門應(yīng)嚴(yán)