稅務(wù)公司辦公設(shè)備管理辦法

一、總則1.目的：為加強(qiáng)稅務(wù)公司辦公設(shè)備的管理，確保辦公設(shè)備的正常使用，提高辦公效率，降低運(yùn)營成本，特制定本辦法。2.適用范圍：本辦法適用于稅務(wù)公司內(nèi)所有辦公設(shè)備的購置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等管理活動(dòng)。辦公設(shè)備包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、辦公桌椅等。3.管理原則：辦公設(shè)備管理遵循“統(tǒng)一管理、責(zé)任到人、合理調(diào)配、節(jié)約使用”的原則，確保設(shè)備的合理配置與有效利用。二、管理職責(zé)1.行政部門-負(fù)責(zé)制定和完善辦公設(shè)備管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-統(tǒng)籌辦公設(shè)備的采購計(jì)劃，組織采購工作，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。-建立辦公設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的購置、使用、維修、報(bào)廢等信息，定期進(jìn)行盤點(diǎn)。-負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的調(diào)配、報(bào)廢等相關(guān)手續(xù)的辦理。2.使用部門-負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的日常使用和保管，指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的管理。-根據(jù)工作需要，提出辦公設(shè)備的采購申請，配合行政部門做好采購工作。-及時(shí)反饋設(shè)備的故障、損壞等情況，協(xié)助行政部門進(jìn)行維修和保養(yǎng)。-配合行政部門做好辦公設(shè)備的盤點(diǎn)工作。三、設(shè)備購置1.采購申請-使用部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設(shè)備采購申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門。-行政部門對采購申請進(jìn)行審核，根據(jù)公司的實(shí)際需求和預(yù)算情況，提出審核意見。如申請合理，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；如申請不合理，與使用部門溝通后進(jìn)行調(diào)整。2.采購流程-經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過的采購申請，由行政部門負(fù)責(zé)組織采購。行政部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競爭性談判等。-在采購過程中，行政部門要嚴(yán)格按照公司的采購制度和相關(guān)法律法規(guī)，與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。-采購合同簽訂后，行政部門要跟蹤采購進(jìn)度，確保設(shè)備按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。設(shè)備到貨后，行政部門要組織使用部門和相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可辦理入庫手續(xù)。四、設(shè)備驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備-設(shè)備到貨前，行政部門通知使用部門和相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括確定驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收人員等。-驗(yàn)收人員要熟悉設(shè)備的采購合同、技術(shù)規(guī)格等相關(guān)文件，掌握設(shè)備的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.驗(yàn)收內(nèi)容-設(shè)備的外觀檢查，包括設(shè)備的包裝、外殼是否完好，有無損傷、變形等情況。-設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號等是否與采購合同一致。-設(shè)備的技術(shù)性能測試，按照設(shè)備的技術(shù)規(guī)格要求，對設(shè)備的各項(xiàng)性能指標(biāo)進(jìn)行測試，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)行。-設(shè)備的隨機(jī)附件、資料等是否齊全，包括說明書、保修卡、合格證等。3.驗(yàn)收報(bào)告-驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員要填寫《辦公設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、設(shè)備名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、驗(yàn)收結(jié)果等信息。-《辦公設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告》經(jīng)驗(yàn)收人員簽字后，交行政部門存檔。如驗(yàn)收不合格，行政部門要及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決問題，直至設(shè)備驗(yàn)收合格。五、設(shè)備入庫與領(lǐng)用1.設(shè)備入庫-驗(yàn)收合格的設(shè)備，由行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公設(shè)備入庫單》，將設(shè)備入庫存儲。-行政部門要對入庫設(shè)備進(jìn)行分類存放，建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，確保設(shè)備賬目清晰。2.設(shè)備領(lǐng)用-使用部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。-行政部門根據(jù)《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》，為使用部門發(fā)放設(shè)備，并在設(shè)備臺賬上記錄設(shè)備的領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。-領(lǐng)用人在領(lǐng)用設(shè)備時(shí)，要對設(shè)備的外觀、數(shù)量、配件等進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后簽字領(lǐng)取。六、設(shè)備使用與保管1.使用培訓(xùn)-新設(shè)備投入使用前，行政部門要組織相關(guān)人員對設(shè)備的使用方法、操作規(guī)程、注意事項(xiàng)等進(jìn)行培訓(xùn)，確保使用人員能夠正確操作設(shè)備。-對于一些復(fù)雜的辦公設(shè)備，行政部門可邀請供應(yīng)商的技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場培訓(xùn)，提高使用人員的操作技能和維護(hù)水平。2.使用規(guī)范-使用人員要嚴(yán)格按照設(shè)備的操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)，不得違規(guī)操作，以免造成設(shè)備損壞。-在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)異常情況，使用人員要立即停止使用，并及時(shí)向行政部門報(bào)告，不得自行拆卸或維修設(shè)備。3.保管責(zé)任-辦公設(shè)備實(shí)行“誰使用、誰保管”的原則，使用人員要對所使用的設(shè)備負(fù)保管責(zé)任，確保設(shè)備的安全和完整。-使用人員要妥善保管設(shè)備的隨機(jī)附件、資料等，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。-如因使用人員保管不善或違規(guī)操作導(dǎo)致設(shè)備損壞或丟失，使用人員要承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃-行政部門要根據(jù)辦公設(shè)備的使用情況和設(shè)備供應(yīng)商的建議，制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，明確維護(hù)保養(yǎng)的項(xiàng)目、周期、責(zé)任人等。-維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃要納入公司的年度工作計(jì)劃，確保設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量進(jìn)行。2.日常維護(hù)-使用人員要做好設(shè)備的日常維護(hù)工作，包括設(shè)備的清潔、檢查、潤滑等。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有灰塵、污漬等，要及時(shí)進(jìn)行清理；如發(fā)現(xiàn)設(shè)備的零部件有松動(dòng)、損壞等情況，要及時(shí)報(bào)告行政部門。-行政部門要定期對設(shè)備的日常維護(hù)情況進(jìn)行檢查，確保使用人員的日常維護(hù)工作落實(shí)到位。3.定期保養(yǎng)-按照設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，行政部門要定期組織專業(yè)人員對辦公設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，包括設(shè)備的全面檢查、調(diào)試、維修等。-在設(shè)備保養(yǎng)過程中，保養(yǎng)人員要詳細(xì)記錄保養(yǎng)情況，包括保養(yǎng)日期、設(shè)備名稱、保養(yǎng)項(xiàng)目、更換的零部件等信息，并將保養(yǎng)記錄交行政部門存檔。4.維修管理-設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員要及時(shí)向行政部門報(bào)告，行政部門要根據(jù)設(shè)備的故障情況，安排專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。-對于一些簡單的故障，行政部門可組織內(nèi)部維修人員進(jìn)行維修；對于一些復(fù)雜的故障，行政部門可聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。-維修人員在維修設(shè)備時(shí)，要填寫《辦公設(shè)備維修記錄》，詳細(xì)記錄維修情況，包括維修日期、設(shè)備名稱、故障現(xiàn)象、維修方法、更換的零部件等信息，并將維修記錄交行政部門存檔。八、設(shè)備調(diào)配與報(bào)廢1.設(shè)備調(diào)配-因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可進(jìn)行辦公設(shè)備的調(diào)配。設(shè)備調(diào)配由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，使用部門提出設(shè)備調(diào)配申請，經(jīng)行政部門審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理設(shè)備調(diào)配手續(xù)。-行政部門要做好設(shè)備調(diào)配的記錄工作，及時(shí)更新設(shè)備臺賬，確保設(shè)備信息的準(zhǔn)確性。2.設(shè)備報(bào)廢-辦公設(shè)備符合下列條件之一的，可申請報(bào)廢：-已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備技術(shù)性能嚴(yán)重下降，無法滿足工作需要，維修成本過高的。-因意外事故或自然災(zāi)害等原因，導(dǎo)致設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)或修復(fù)后仍無法正常使用的。-因技術(shù)進(jìn)步，設(shè)備已被淘汰，失去使用價(jià)值的。-設(shè)備報(bào)廢由使用部門提出申請，填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、購置日期、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門。-行政部門對設(shè)備報(bào)廢申請進(jìn)行審核，組織相關(guān)專業(yè)人員對設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)設(shè)備是否符合報(bào)廢條件。如符合報(bào)廢條件，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；如不符合報(bào)廢條件，與使用部門溝通后進(jìn)行處理。-經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過的設(shè)備報(bào)廢申請，行政部門要按照公司的固定資產(chǎn)管理規(guī)定，辦理設(shè)備報(bào)廢手續(xù)，包括設(shè)備的清理、處置等。同時(shí)，行政部門要在設(shè)備臺賬上記錄設(shè)備的報(bào)廢信息，確保設(shè)備賬目清晰。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-行政部門要定期對辦公設(shè)備的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括設(shè)備的購置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。-監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場檢查、查閱資料、聽取匯報(bào)等方式進(jìn)行，確保監(jiān)督檢查工作的有效性。2.考核評價(jià)-建立辦公設(shè)備管理考核評價(jià)制度，對各部門和使用人員的辦公設(shè)備管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。考核評價(jià)內(nèi)容包括設(shè)備的完好率、使用率、維護(hù)保養(yǎng)情況、違規(guī)操作情況等。-考核評價(jià)結(jié)果與部門和個(gè)人的績效考核掛鉤，對辦公設(shè)備管理工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對辦公設(shè)備管理不善的部門