一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)對(duì)外銷售產(chǎn)品或服務(wù)時(shí)的合同全生命周期管理，涵蓋從合同起草、內(nèi)部審核、審批生效到履約跟蹤、歸檔存儲(chǔ)的各環(huán)節(jié)。適用于銷售部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)審批負(fù)責(zé)人，適用于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品銷售、定制化服務(wù)銷售、長(zhǎng)期框架協(xié)議等各類銷售合同場(chǎng)景，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險(xiǎn)可控。二、合同管理職責(zé)分工1.銷售部門負(fù)責(zé)合同起草，對(duì)接客戶需求，明確產(chǎn)品/服務(wù)規(guī)格、價(jià)格、交付時(shí)間等商務(wù)條款；核對(duì)客戶主體資格（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等基礎(chǔ)信息）；跟蹤合同履約進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決履約中的商務(wù)問題。2.法務(wù)部門審核合同法律條款的合法性、合規(guī)性，重點(diǎn)審查主體資格、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心內(nèi)容；對(duì)合同條款提出修改建議，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。3.財(cái)務(wù)部門審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、稅費(fèi)承擔(dān)、開票信息、回款周期等；評(píng)估客戶的信用狀況及回款風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)提出信用條件調(diào)整建議。4.審批負(fù)責(zé)人根據(jù)合同金額及重要性履行最終審批職責(zé)；對(duì)合同的商務(wù)、法律、財(cái)務(wù)綜合風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行把控，簽署審批意見。三、合同審核全流程操作細(xì)則步驟1：合同起草與初步確認(rèn)操作內(nèi)容：銷售代表*某根據(jù)客戶需求，使用《銷售合同（標(biāo)準(zhǔn)模板）》起草合同，明確以下核心信息：合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人等）；產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；合同金額（含單價(jià)、總價(jià)）、付款方式（如預(yù)付款比例、尾款支付節(jié)點(diǎn)）、開票信息（稅率、項(xiàng)目名稱）；交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)；違約責(zé)任（如逾期交付、逾期付款的違約金計(jì)算方式）、爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟管轄地）。銷售部門負(fù)責(zé)人*某對(duì)合同商務(wù)條款進(jìn)行初審，保證產(chǎn)品描述、價(jià)格、交付時(shí)間等與客戶需求一致，并與客戶完成初步溝通確認(rèn)。輸出成果：《銷售合同（草案）》《客戶主體資格核查表》（含營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）。步驟2：法務(wù)部門審核操作內(nèi)容：銷售部門將《銷售合同（草案）》及相關(guān)附件提交法務(wù)部門，審核重點(diǎn)包括：客戶主體資格是否合法有效（如企業(yè)是否存續(xù)、授權(quán)代理人權(quán)限是否充足）；合同條款是否符合《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確、合理，爭(zhēng)議解決方式是否可執(zhí)行；是否存在法律漏洞（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、不可抗力等約定）。法務(wù)專員*某在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，出具《法務(wù)審核意見表》，對(duì)存在問題的條款標(biāo)注修改建議并說明理由。輸出成果：《法務(wù)審核意見表》（含“通過”“修改后通過”“不通過”及具體意見）。步驟3：財(cái)務(wù)部門審核操作內(nèi)容：銷售部門根據(jù)法務(wù)審核意見修改合同后，提交財(cái)務(wù)部門，審核重點(diǎn)包括：付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例不超過合同總額30%、尾款需驗(yàn)收合格后支付等）；稅費(fèi)承擔(dān)約定是否清晰（如是否為含稅價(jià)、稅率是否符合規(guī)定）；客戶信用狀況是否良好（如歷史回款記錄、是否存在逾期），必要時(shí)要求客戶提供擔(dān)保；開票信息是否準(zhǔn)確（如納稅人識(shí)別號(hào)、地址電話、開戶行及賬號(hào)）。財(cái)務(wù)經(jīng)理*某在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，出具《財(cái)務(wù)審核意見表》，對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)條款提出調(diào)整建議。輸出成果：《財(cái)務(wù)審核意見表》（含“同意”“需調(diào)整”及具體意見）。步驟4：最終審批與生效操作內(nèi)容：銷售部門匯總法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見，對(duì)合同進(jìn)行最終修改，形成《銷售合同（終稿）》，附《法務(wù)審核意見表》《財(cái)務(wù)審核意見表》提交審批負(fù)責(zé)人。根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)審批：合同金額≤10萬元：銷售總監(jiān)*某審批；10萬元＜合同金額≤50萬元：分管副總*某審批；合同金額＞50萬元：總經(jīng)理*某審批。審批負(fù)責(zé)人在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，簽署《合同審批表》，明確“同意簽署”“修改后簽署”或“不予簽署”意見。輸出成果：《合同審批表》（含審批人簽字及意見）、《銷售合同（終稿）》（正式文本一式三份，雙方各執(zhí)一份，公司留存一份）。步驟5：用印與合同分發(fā)操作內(nèi)容：銷售部門憑審批通過的《合同審批表》及《銷售合同（終稿））到行政部申請(qǐng)合同用印，保證用印文本與審批版本一致，不得私自修改條款。行政專員*某核對(duì)用印申請(qǐng)材料無誤后，加蓋公司合同專用章或公章，登記《合同用印登記表》（記錄用印日期、合同編號(hào)、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息）。銷售部門在3個(gè)工作日內(nèi)將合同正本送達(dá)客戶，并要求客戶簽字蓋章確認(rèn)，同時(shí)將客戶簽字蓋章的合同副本收回，同步提交法務(wù)、財(cái)務(wù)部門備案。輸出成果：已用印的《銷售合同（正本）》《合同用印登記表》、客戶簽字蓋章的合同副本。步驟6：履約跟蹤與歸檔操作內(nèi)容：履約跟蹤：銷售代表*某按合同約定跟蹤交付進(jìn)度，填寫《合同履約跟蹤表》，記錄交付時(shí)間、驗(yàn)收情況、客戶反饋等；財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定跟蹤回款，逾期未回款的及時(shí)發(fā)起催款流程。歸檔管理：合同履行完畢（含交付驗(yàn)收、回款完成）后，銷售部門將合同正本、審批文件、履約記錄（如驗(yàn)收單、回款憑證）等整理成冊(cè)，提交檔案管理部門歸檔，電子版同步存儲(chǔ)至公司合同管理系統(tǒng)，保存期限不少于10年。輸出成果：《合同履約跟蹤表》、合同檔案（紙質(zhì)+電子）。四、常用模板表格表1：銷售合同審核表合同編號(hào)合同名稱客戶名稱銷售代表起草日期合同基本信息產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量單價(jià)（元）審核部門意見銷售部門初審意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：法務(wù)部門審核意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)部門審核意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：審批意見審批負(fù)責(zé)人：職務(wù)：審批結(jié)果：□同意□修改后同意□不同意意見：簽字：日期：表2：合同審批權(quán)限表合同金額（元）審批層級(jí)審批人≤10萬銷售總監(jiān)*某10萬-50萬分管副總*某＞50萬總經(jīng)理*某表3：合同履約跟蹤表合同編號(hào)客戶名稱產(chǎn)品/服務(wù)約定交付時(shí)間實(shí)際交付時(shí)間驗(yàn)收情況（□合格□不合格）回款金額（元）回款時(shí)間履約問題及處理負(fù)責(zé)人五、關(guān)鍵管理注意事項(xiàng)條款完整性：合同必須包含核心條款（主體信息、標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任等），避免模糊表述（如“盡快”“大概”），保證無遺漏條款。審核時(shí)效性：法務(wù)、財(cái)務(wù)部門需在規(guī)定工作日內(nèi)完成審核，緊急合同可啟動(dòng)加急流程，但不得簡(jiǎn)化審核環(huán)節(jié)。信息保密：合同涉及的商業(yè)秘密（如客戶信息、價(jià)格條款）需嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁泄露給無關(guān)人員，電子合同需加密存儲(chǔ)。變更管理：合同履行中如需變更（如交付時(shí)間調(diào)整、價(jià)格修改），需簽訂《合