采購訂單管理工具供應(yīng)商信息及合同管理版使用指南一、適用工作場景本工具適用于企業(yè)采購部門在日常工作中對供應(yīng)商全生命周期信息的管理，以及采購訂單關(guān)聯(lián)合同的簽訂、執(zhí)行、變更、歸檔等全流程管控。具體場景包括：新供應(yīng)商合作前的資質(zhì)審核與信息建檔；現(xiàn)有供應(yīng)商信息的定期更新與維護(hù)（如聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)文件等）；采購訂單時(shí)快速關(guān)聯(lián)供應(yīng)商基礎(chǔ)信息及歷史合作數(shù)據(jù)；合同起草、審批、簽署、履約跟蹤的全流程線上化管理；合同到期提醒、續(xù)簽評估及歷史合同查詢與追溯。二、詳細(xì)操作流程（一）供應(yīng)商信息采集與建檔操作目標(biāo)：建立完整、準(zhǔn)確的供應(yīng)商檔案，為采購訂單和合同簽訂提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。信息收集采購專員*通過供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表、營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書（如ISO體系認(rèn)證、行業(yè)生產(chǎn)許可等）、法人證件號碼明等文件，收集供應(yīng)商基礎(chǔ)信息。對于已有合作記錄的供應(yīng)商，需同步調(diào)取歷史合作評價(jià)（如交貨及時(shí)率、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、服務(wù)響應(yīng)速度等），補(bǔ)充至供應(yīng)商檔案。信息錄入登錄采購管理系統(tǒng)，進(jìn)入“供應(yīng)商管理”模塊，“新增供應(yīng)商”，按模板填寫《供應(yīng)商基礎(chǔ)信息表》（見“核心數(shù)據(jù)模板”部分），保證信息與原始文件一致。資質(zhì)文件掃描件（支持PDF、JPG格式），設(shè)置資質(zhì)文件有效期，系統(tǒng)將在到期前30天自動(dòng)提醒更新。分級與分類根據(jù)供應(yīng)商合作重要性（如戰(zhàn)略供應(yīng)商、常規(guī)供應(yīng)商、備用供應(yīng)商）及行業(yè)類型（如原材料供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商等），設(shè)置供應(yīng)商等級和標(biāo)簽，便于后續(xù)篩選與管理。審核與激活采購經(jīng)理對錄入信息進(jìn)行初審，法務(wù)專員審核資質(zhì)文件合規(guī)性，審核通過后激活供應(yīng)商檔案，狀態(tài)更新為“可用”；若審核不通過，退回采購專員*補(bǔ)充或修正信息。（二）采購訂單關(guān)聯(lián)供應(yīng)商信息操作目標(biāo)：保證采購訂單與供應(yīng)商信息準(zhǔn)確綁定，避免訂單錯(cuò)誤。選擇供應(yīng)商在采購訂單創(chuàng)建界面，通過供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼或等級標(biāo)簽快速篩選目標(biāo)供應(yīng)商，系統(tǒng)自動(dòng)帶出該供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息（如聯(lián)系人、電話、地址、開戶行等）。核對信息一致性采購專員*需核對訂單中的供應(yīng)商信息與檔案中的最新信息是否一致（如聯(lián)系人變更、地址更新等），如有差異，優(yōu)先更新供應(yīng)商檔案后再訂單。關(guān)聯(lián)歷史合作記錄系統(tǒng)自動(dòng)顯示該供應(yīng)商的歷史合作訂單數(shù)量、總金額、履約評價(jià)等數(shù)據(jù)，供采購專員*參考，輔助決策本次采購數(shù)量、價(jià)格及付款條件。（三）合同創(chuàng)建與審批操作目標(biāo)：規(guī)范合同起草流程，保證合同條款合法合規(guī)，與采購訂單信息一致。合同模板調(diào)用根據(jù)采購訂單類型（如標(biāo)準(zhǔn)采購訂單、定制化訂單），從合同模板庫中選擇對應(yīng)的合同模板（如《原材料采購合同》《服務(wù)采購合同》），系統(tǒng)自動(dòng)填充訂單基本信息（如訂單編號、采購物料/服務(wù)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交貨日期等）。條款補(bǔ)充與修改采購專員補(bǔ)充合同特殊條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等），法務(wù)專員審核條款的合法性與完整性，保證與采購訂單內(nèi)容無沖突。審批流程發(fā)起在系統(tǒng)中提交合同審批，按預(yù)設(shè)流程逐級審批（如采購經(jīng)理→財(cái)務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理*），審批節(jié)點(diǎn)可自定義，審批過程中支持在線批注修改意見。合同簽署與歸檔審批通過后，系統(tǒng)正式合同PDF版本，采購專員*與供應(yīng)商線下或通過電子簽章系統(tǒng)完成簽署；簽署完成后，將合同掃描件及電子版至系統(tǒng)“合同管理”模塊，關(guān)聯(lián)對應(yīng)的采購訂單編號。（四）合同執(zhí)行與跟蹤操作目標(biāo)：實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履約進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺并解決履約異常問題。履約計(jì)劃錄入采購專員*根據(jù)合同約定，錄入關(guān)鍵履約節(jié)點(diǎn)（如交貨日期、驗(yàn)收日期、付款日期等），設(shè)置系統(tǒng)提醒規(guī)則（如交貨前3天提醒、付款前5天提醒）。進(jìn)度更新與反饋供應(yīng)商通過供應(yīng)商端口提交履約進(jìn)度（如發(fā)貨憑證、驗(yàn)收報(bào)告等），采購專員*在系統(tǒng)中確認(rèn)進(jìn)度，若出現(xiàn)延遲（如未按期交貨），及時(shí)記錄原因并協(xié)調(diào)解決。驗(yàn)收與確認(rèn)物料/服務(wù)送達(dá)后，質(zhì)檢專員*按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）錄入系統(tǒng)，不合格需填寫《異常處理單》，跟蹤供應(yīng)商整改情況。付款申請關(guān)聯(lián)驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)專員*根據(jù)合同約定的付款條件（如驗(yàn)收后30天付款），在系統(tǒng)中關(guān)聯(lián)合同及驗(yàn)收單付款申請，審批通過后安排付款。（五）合同變更與續(xù)簽操作目標(biāo)：規(guī)范合同變更流程，保證變更內(nèi)容合法合規(guī)，保障雙方權(quán)益。變更申請發(fā)起因需求變更、市場變化等原因需修改合同時(shí)由采購專員*發(fā)起合同變更申請，說明變更原因、變更內(nèi)容及對采購訂單的影響。變更審批與執(zhí)行變更申請經(jīng)原審批流程審核通過后，系統(tǒng)《合同變更協(xié)議》，與原合同一并歸檔；變更后的條款自動(dòng)更新至采購訂單及合同執(zhí)行進(jìn)度表。續(xù)簽評估與發(fā)起合同到期前90天，系統(tǒng)自動(dòng)提醒采購專員*對供應(yīng)商進(jìn)行續(xù)簽評估（參考?xì)v史履約評價(jià)、合作穩(wěn)定性、價(jià)格競爭力等），評估通過后啟動(dòng)續(xù)簽流程，操作同新合同簽訂。（六）信息歸檔與查詢操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商及合同信息的集中存儲(chǔ)與快速查詢，提升數(shù)據(jù)利用效率。自動(dòng)歸檔供應(yīng)商信息、采購訂單、合同文件、履約記錄、驗(yàn)收報(bào)告等資料，系統(tǒng)按“供應(yīng)商編號+合同編號”規(guī)則自動(dòng)歸檔至對應(yīng)檔案庫，支持分類標(biāo)簽管理（如“有效合同”“已到期合同”“異常履約”）。多維度查詢支持按供應(yīng)商名稱、合同編號、簽訂日期、履約狀態(tài)、合同金額等維度進(jìn)行模糊查詢或精準(zhǔn)檢索，查詢結(jié)果可導(dǎo)出為Excel或PDF格式，用于數(shù)據(jù)分析或匯報(bào)。三、核心數(shù)據(jù)模板（一）供應(yīng)商基礎(chǔ)信息表序號字段名稱填寫要求示例內(nèi)容1供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司2統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位信用代碼911101083供應(yīng)商等級戰(zhàn)略供應(yīng)商/常規(guī)供應(yīng)商/備用供應(yīng)商常規(guī)供應(yīng)商4所屬行業(yè)按國家標(biāo)準(zhǔn)行業(yè)分類填寫計(jì)算機(jī)、通信和其他電子設(shè)備制造業(yè)5聯(lián)系人主要對接人姓名6聯(lián)系方式有效聯(lián)系方式7注冊地址詳細(xì)到省市區(qū)街道北京市海淀區(qū)路號8開戶銀行簽約賬戶開戶行中國工商銀行支行9銀行賬號簽約賬戶賬號6222X10資質(zhì)文件PDF掃描件，注明有效期營業(yè)執(zhí)照（有效期至2025-12-31）11合作歷史自動(dòng)帶出（訂單數(shù)、總金額、履約評分）訂單數(shù)20筆，總金額500萬，履約評分95分（二）采購訂單-供應(yīng)商關(guān)聯(lián)表訂單編號供應(yīng)商編號供應(yīng)商全稱訂單金額（元）下單日期交貨日期關(guān)聯(lián)合同編號履約狀態(tài)PO20241001S2024001科技有限公司100,0002024-10-012024-10-31HT20241001進(jìn)行中PO20241002S2024002商貿(mào)有限公司50,0002024-10-052024-11-15HT20241002待交付（三）合同基本信息表合同編號采購訂單編號供應(yīng)商全稱合同金額（元）簽訂日期生效日期到期日期合同類型主要條款摘要（質(zhì)量、付款）HT20241001PO20241001科技有限公司100,0002024-10-012024-10-012024-12-31原材料采購合同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：ISO9001；付款方式：驗(yàn)收后30天付全款HT20241002PO20241002商貿(mào)有限公司50,0002024-10-052024-10-052025-01-05服務(wù)采購合同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：服務(wù)響應(yīng)時(shí)間≤24小時(shí)；付款方式：分兩期付，簽約付50%，驗(yàn)收付50%（四）合同履約進(jìn)度跟蹤表合同編號關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期負(fù)責(zé)人完成狀態(tài)異常說明（如有）附件（如驗(yàn)收報(bào)告）HT20241001物料發(fā)貨2024-10-252024-10-25采購專員*已完成-發(fā)貨單掃描件HT20241001質(zhì)量驗(yàn)收2024-10-302024-11-02質(zhì)檢專員*已完成延遲2天，原因：物流異常驗(yàn)收報(bào)告HT20241001尾款支付2024-11-30-財(cái)務(wù)專員*待進(jìn)行--四、關(guān)鍵使用要點(diǎn)（一）信息準(zhǔn)確性保障供應(yīng)商信息錄入時(shí)，需以營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)文件等原始材料為準(zhǔn)，嚴(yán)禁手動(dòng)修改或虛構(gòu)信息；供應(yīng)商聯(lián)系方式、地址等關(guān)鍵信息變更時(shí)，須在3個(gè)工作日內(nèi)更新至系統(tǒng)，保證信息實(shí)時(shí)有效；合同條款與采購訂單內(nèi)容必須一致，避免因金額、數(shù)量、日期等差異導(dǎo)致履約爭議。（二）審批流程合規(guī)性供應(yīng)商準(zhǔn)入、合同簽訂等關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須按預(yù)設(shè)流程審批，嚴(yán)禁跳過審批節(jié)點(diǎn)或線下審批后補(bǔ)錄系統(tǒng)；法務(wù)專員*需對所有合同條款進(jìn)行合規(guī)性審查，重點(diǎn)審核違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密協(xié)議等條款，保證符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)要求。（三）文件管理規(guī)范性所有資質(zhì)文件、合同文本、驗(yàn)收報(bào)告等資料需系統(tǒng)原件（掃描件或電子版），保證文件可追溯；合同變更時(shí)，需簽訂《合同變更協(xié)議》，并作為原合同的補(bǔ)充文件一并歸檔，避免“口頭變更”或“單方修改”。（四）數(shù)據(jù)安全與保密