行政事務(wù)流程審批及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊一、總則1.1目的與意義為規(guī)范公司行政事務(wù)審批流程，提高行政效率，保證檔案資料完整、安全、可追溯，特制定本手冊。通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，減少流程冗余，降低行政風(fēng)險(xiǎn)，為公司日常運(yùn)營提供穩(wěn)定支撐。1.2適用范圍本手冊適用于公司各部門及全體員工的行政事務(wù)審批（如費(fèi)用報(bào)銷、用印申請、辦公用品申領(lǐng)等）及檔案管理工作，涵蓋行政類文件、審批記錄、檔案資料的全生命周期管理。1.3術(shù)語定義行政事務(wù)審批：指對(duì)日常行政活動(dòng)中涉及的各類申請進(jìn)行審核、批準(zhǔn)的管理流程。檔案管理：指對(duì)行政事務(wù)審批過程中形成的具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管和利用的活動(dòng)。歸檔范圍：指在行政事務(wù)審批及管理過程中需長期或永久保存的文件資料清單。二、行政事務(wù)審批標(biāo)準(zhǔn)化操作流程2.1日常費(fèi)用報(bào)銷審批流程適用場景：員工因公支出（如辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、交通費(fèi)等）的費(fèi)用報(bào)銷。操作步驟：發(fā)起申請：員工登錄OA系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)《費(fèi)用報(bào)銷審批表》），填寫報(bào)銷事由、費(fèi)用明細(xì)（含日期、金額、用途）、附件清單（如發(fā)票、行程單等），確認(rèn)無誤后提交至部門負(fù)責(zé)人。部門審核：部門負(fù)責(zé)人*核對(duì)報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性及預(yù)算額度，確認(rèn)無誤后簽字，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)復(fù)核：財(cái)務(wù)專員*審核票據(jù)合法性（如發(fā)票抬頭、稅號(hào)是否正確）、金額計(jì)算準(zhǔn)確性及附件完整性，對(duì)不符合要求的退回并注明原因；審核通過后簽字，流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)*根據(jù)費(fèi)用金額及審批權(quán)限進(jìn)行最終審批（單筆費(fèi)用≤5000元由部門負(fù)責(zé)人審批，＞5000元需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。出納付款：審批完成后，員工憑OA系統(tǒng)審批記錄（或紙質(zhì)審批表）至出納處領(lǐng)取報(bào)銷款項(xiàng)，出納確認(rèn)信息無誤后付款。歸檔留存：每月末，財(cái)務(wù)部門將已報(bào)銷的審批單、發(fā)票等資料整理成冊，移交行政檔案管理員歸檔。2.2公章/合同章使用申請審批流程適用場景：以公司名義對(duì)外發(fā)出的公文、合同、證明文件等需加蓋公章或合同章的場景。操作步驟：提交申請：申請人填寫《用印申請單》，注明用印文件名稱、份數(shù)、用途、用印日期及經(jīng)辦人，附需蓋章文件電子版（或紙質(zhì)版），提交至部門負(fù)責(zé)人。部門初審：部門負(fù)責(zé)人*核對(duì)用印文件內(nèi)容是否與部門業(yè)務(wù)相關(guān)，表述是否準(zhǔn)確，確認(rèn)無誤后簽字，流轉(zhuǎn)至行政部。行政部審核：行政專員*檢查用印文件是否符合公司管理規(guī)定（如合同是否經(jīng)法務(wù)預(yù)審、公文格式是否規(guī)范），確認(rèn)用印必要性后簽字，流轉(zhuǎn)至分管行政領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)審批：分管行政領(lǐng)導(dǎo)*審核用印文件的合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)，簽字批準(zhǔn)后，申請人至行政部用印登記。用印與登記：行政管理員*核對(duì)《用印申請單》與審批文件一致后，加蓋公章/合同章，并在《用印登記簿》記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。文件返還：用印完成后，行政管理員將文件返還申請人，并提醒申請人妥善保管，重要文件需抄送行政部備案。2.3辦公用品申領(lǐng)審批流程適用場景：部門或員工因工作需要申領(lǐng)辦公文具、耗材、設(shè)備等。操作步驟：提交需求：每月25日前，各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，提交至部門負(fù)責(zé)人。部門匯總：部門負(fù)責(zé)人*審核申領(lǐng)合理性（避免重復(fù)申領(lǐng)、浪費(fèi)），簽字后匯總至行政部。行政部審核：行政專員*核對(duì)庫存情況（優(yōu)先調(diào)配現(xiàn)有庫存），結(jié)合部門預(yù)算及公司規(guī)定，確認(rèn)申領(lǐng)數(shù)量，簽字后流轉(zhuǎn)至行政部經(jīng)理。審批采購：行政部經(jīng)理*審批通過后，行政部根據(jù)采購流程統(tǒng)一采購（緊急物品可申請加急采購）。發(fā)放與簽收：物品到貨后，行政部通知各部門領(lǐng)取，申領(lǐng)人核對(duì)物品名稱、數(shù)量無誤后在《辦公用品發(fā)放登記表》簽字確認(rèn)。庫存管理：行政部每月更新《辦公用品庫存臺(tái)賬》，保證賬實(shí)相符，低值易耗品每季度盤點(diǎn)一次。2.4會(huì)議室使用申請審批流程適用場景：部門或員工因會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)需使用公司會(huì)議室。操作步驟：提交申請：申請人通過OA系統(tǒng)（或填寫《會(huì)議室使用申請表》）提交申請，注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)）、使用時(shí)長，提交至部門負(fù)責(zé)人。部門審核：部門負(fù)責(zé)人*確認(rèn)會(huì)議必要性及部門工作安排，簽字后流轉(zhuǎn)至行政部。行政部統(tǒng)籌：行政專員*根據(jù)會(huì)議室使用情況（避免時(shí)間沖突），分配會(huì)議室并簽字確認(rèn)，反饋至申請人。設(shè)備調(diào)試：如需使用設(shè)備，申請人提前1個(gè)工作日與行政部確認(rèn)，行政部安排人員調(diào)試設(shè)備或指導(dǎo)申請人使用。使用與歸還：會(huì)議結(jié)束后，申請人清理會(huì)議室衛(wèi)生、關(guān)閉設(shè)備，并在《會(huì)議室使用登記表》記錄實(shí)際使用情況，行政部定期檢查。三、行政檔案管理規(guī)范3.1檔案分類與編號(hào)規(guī)則分類標(biāo)準(zhǔn)：年度：按檔案形成年度分類（如2024年檔案）。事務(wù)類型：分為“費(fèi)用報(bào)銷類”“用印管理類”“辦公用品類”“會(huì)議管理類”“制度文件類”等。保管期限：分為“永久”（如公司章程、重要合同）、“長期”（10-30年，如費(fèi)用憑證、會(huì)議紀(jì)要）、“短期”（3-5年，如辦公用品申領(lǐng)記錄）。編號(hào)規(guī)則：-，例如：“2024-費(fèi)用-001”表示2024年費(fèi)用報(bào)銷類第1號(hào)檔案。3.2檔案收集與歸檔流程收集責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)人為本部門行政檔案收集第一責(zé)任人，每月末整理本部門形成的審批單、記錄、文件等，保證資料完整、無遺漏。整理移交：各部門將整理好的檔案填寫《行政檔案歸檔清單》（注明檔案名稱、編號(hào)、份數(shù)、形成日期、移交人），移交至行政檔案管理員。審核歸檔：行政檔案管理員核對(duì)檔案清單與實(shí)物是否一致，分類編號(hào)后存入檔案柜，并在《檔案總臺(tái)賬》登記檔案編號(hào)、名稱、存放位置、歸檔日期。3.3檔案保管與期限管理保管要求：檔案存放于專用檔案柜，具備防火、防潮、防蟲、防盜條件；電子檔案需定期備份（每月1次），存儲(chǔ)于公司服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤。到期處理：檔案保管期滿前1個(gè)月，由行政部會(huì)同相關(guān)部門鑒定，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案重新劃定保管期限，無保存價(jià)值的經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀（銷毀時(shí)需2人監(jiān)銷，填寫《檔案銷毀清單》）。3.4檔案查閱與借閱規(guī)范查閱權(quán)限：公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱本部門檔案，跨部門查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意；外部單位查閱需持單位介紹信，經(jīng)分管行政領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱流程：申請人填寫《檔案借閱申請表》，注明檔案名稱、編號(hào)、借閱事由、借閱期限，經(jīng)審批后至檔案管理員處辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過3個(gè)工作日。歸還與保密：借閱檔案需妥善保管，不得涂改、抽取、損毀；歸還時(shí)檔案管理員檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后簽字；涉密檔案嚴(yán)禁外借，僅限指定人員在檔案室查閱。四、標(biāo)準(zhǔn)化模板表格及填寫說明4.1費(fèi)用報(bào)銷審批表（模板）申請人部門日期報(bào)銷事由□辦公費(fèi)□差旅費(fèi)□交通費(fèi)□其他：________費(fèi)用明細(xì)日期金額（元）報(bào)銷總金額（大寫）______________________元（小寫）￥_______審批意見部門負(fù)責(zé)人：_________日期：_______財(cái)務(wù)專員：_________日期：_______分管領(lǐng)導(dǎo)*：_________日期：_______填寫說明：費(fèi)用明細(xì)需逐項(xiàng)填寫，不得合并；附件需粘貼在審批表后，并在“附件”欄注明數(shù)量；金額大小寫需一致，涂改無效。4.2用印申請單（模板）申請人部門日期用印文件名稱文件份數(shù)用印日期用印用途附件清單□電子版□紙質(zhì)版（共____頁）審批意見部門負(fù)責(zé)人：_________日期：_______行政專員：_________日期：_______分管行政領(lǐng)導(dǎo)*：_________日期：_______用印登記用印日期：_______經(jīng)辦人：_________管理員：_________填寫說明：用印文件名稱需與附件一致；涉密文件需注明“涉密”字樣；用印后返還的文件需在“附件清單”勾選“已返還”。4.3辦公用品申領(lǐng)表（模板）申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品清單物品名稱規(guī)格審批意見部門負(fù)責(zé)人：_________日期：_______行政專員：_________日期：_______行政部經(jīng)理*：_________日期：_______發(fā)放記錄發(fā)放人：_________領(lǐng)取人：_________日期：_______填寫說明：申領(lǐng)需提前1個(gè)工作日提交，緊急物品需備注“加急”；數(shù)量填寫阿拉伯?dāng)?shù)字，用途需簡明扼要。4.4行政檔案歸檔清單（模板）歸檔部門歸檔人歸檔日期檔案編號(hào)檔案名稱形成日期審核意見檔案管理員*：_________日期：_______填寫說明：檔案編號(hào)需按“3.1檔案分類與編號(hào)規(guī)則”填寫；保管期限需明確“永久”“長期”“短期”；備注欄可填寫特殊說明（如原件/復(fù)印件）。五、執(zhí)行規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示5.1流程執(zhí)行通用要求所有審批需在OA系統(tǒng)或紙質(zhì)單據(jù)上完成，嚴(yán)禁口頭審批；申請人需對(duì)提交材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，虛假信息將納入績效考核；審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，特殊情況需注明原因并反饋；檔案管理員需每月5日前完成上月檔案歸檔，保證檔案及時(shí)入庫。5.2常見問題處理指引審批單據(jù)退回：如因材料不全、填寫錯(cuò)誤被退回，申請人需在1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充完善后重新提交；檔案遺失：檔案遺失需及時(shí)向行政部報(bào)告，由遺失部門出具《檔案遺失說明》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字后，補(bǔ)做復(fù)印件并標(biāo)注“補(bǔ)件”，檔案管理員在《檔案總臺(tái)賬》備注；會(huì)議室沖突：如遇會(huì)議室已被占用，申請人需調(diào)整時(shí)間