行政日常辦公文檔存檔與歸檔指南辦公室通用版一、適用范圍與工作場景本指南適用于各類企事業(yè)單位、機關(guān)團體辦公室日常行政工作中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)及電子文檔的規(guī)范化存檔與歸檔管理，涵蓋以下典型場景：日常辦公文檔：通知、通報、請示、報告、函件等行政公文；會議管理文檔：會議通知、議程、簽到表、會議紀要、決議事項跟蹤表；制度流程文檔：公司章程、管理制度、操作規(guī)范、流程圖等；人事管理文檔：員工入職登記表、勞動合同、離職申請、培訓(xùn)記錄、績效考核表（涉及個人隱私部分單獨加密）；資產(chǎn)管理文檔：辦公設(shè)備采購合同、驗收單、維修記錄、資產(chǎn)臺賬；項目專項文檔：項目立項報告、實施方案、進度計劃、驗收報告、總結(jié)材料；對外協(xié)作文檔：合作協(xié)議、往來函件、公函回執(zhí)等。通過規(guī)范存檔與歸檔，保證文檔可追溯、易查詢、保安全，為日常辦公決策、歷史問題追溯、年度審計檢查等提供有效支持。二、標準化操作流程（一）文檔分類：明確維度，有序劃分一級分類（按部門/職能）：根據(jù)文檔形成部門或管理職能劃分，如“行政部”“人力資源部”“財務(wù)部”“項目管理部”等，保證責任到部門。二級分類（按文檔類型）：在一級分類下按文檔性質(zhì)細分，如“行政部”下可分“公文管理”“會議管理”“資產(chǎn)管理”；“人力資源部”下分“招聘入職”“培訓(xùn)發(fā)展”“薪酬績效”。三級分類（按時間/密級）：在二級分類下按形成年度或密級進一步細化，如“2024年度”“秘密級”“內(nèi)部公開”，便于快速定位。示例：行政部2024年6月會議紀要的分類路徑為“行政部-會議管理-2024年度-秘密級”。（二）初步整理：篩選排序，規(guī)范基礎(chǔ)完整性檢查：核對文檔是否包含關(guān)鍵要素（如公文需有文號、標題、主送機關(guān)、發(fā)文單位、日期；會議紀要需有時間、地點、參會人、決議事項），缺失部分及時補充或標注說明。去重篩選：刪除重復(fù)掃描件、草稿稿（需保留最終正式版本）、無效信息（如無關(guān)附件、臨時便簽）。排序裝訂：按形成時間順序或邏輯關(guān)系排列，紙質(zhì)文檔使用不銹鋼夾或膠裝成冊（單份文檔不超過50頁，超過分冊裝訂），電子文檔統(tǒng)一重命名（格式：“分類代碼-文檔名稱-形成日期-版本號”，如“XZ-GW-20240615-001”）。（三）信息登記：建立臺賬，動態(tài)記錄使用《文檔存檔信息登記表》（詳見第三部分）詳細記錄文檔信息，保證“檔可查、賬可依”。登記內(nèi)容包括文檔編號、名稱、分類、形成日期、形成部門/人、頁數(shù)/存儲大小、存放位置、歸檔日期、備注等，由經(jīng)辦人簽字確認后錄入電子臺賬（如Excel或OA系統(tǒng)）。（四）歸檔存儲：分類存放，安全保管紙質(zhì)文檔歸檔：存放：按分類編號順序存入專用文件柜，文件柜標注清晰分類標簽（如“行政部-會議管理-2024年度”），柜內(nèi)使用防潮、防火資料盒，每盒附《文檔目錄卡》注明盒內(nèi)文檔清單。位置：涉密文檔存放于帶鎖保密柜，普通文檔存放于公共資料區(qū)，遠離水源、陽光直射及腐蝕性物品。電子文檔歸檔：存儲：按分類建立電子文件夾層級（如“行政部/會議管理/2024年度/秘密級”），電子文檔存儲于公司指定服務(wù)器或加密云盤，個人電腦僅保留臨時副本，定期同步至服務(wù)器。備份：重要電子文檔每月進行本地備份（移動硬盤）及異地備份（云端），備份數(shù)據(jù)標注備份日期及責任人。（五）定期維護：動態(tài)更新，保證可用季度檢查：每季度末由各部門檔案管理員對本部門存檔文檔進行清點，檢查是否存在缺失、損壞、變質(zhì)情況，及時補充或修復(fù)，更新《文檔存檔信息登記表》。年度整理：每年12月對全年文檔進行系統(tǒng)性梳理，剔除失效文檔（如已廢止制度、已完成項目資料），失效文檔需標注“已失效”字樣并單獨存放，保存期限不少于2年（法律另有規(guī)定的除外）。（六）借閱管理：規(guī)范流程，責任到人借閱申請：借閱人填寫《文檔借閱登記表》（需注明文檔編號、名稱、借閱事由、借閱期限、借閱人簽字），部門負責人審批（涉密文檔需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。借閱歸還：檔案管理員核對登記信息后提供文檔，借閱期限不超過5個工作日（特殊情況可續(xù)借，續(xù)期不超過3天），歸還時檢查文檔完整性，確認無誤后注銷借閱記錄。禁止行為：借閱期間不得涂改、抽取、復(fù)制、外傳文檔（經(jīng)批準的復(fù)制需由檔案管理員監(jiān)督），涉密文檔嚴禁帶離辦公區(qū)域。三、文檔存檔信息登記模板文檔存檔信息登記表（紙質(zhì)版/電子版通用）文檔編號文檔名稱分類（一級-二級-三級）形成日期形成部門/人頁數(shù)/存儲大小存放位置（柜號/文件夾路徑）歸檔日期經(jīng)辦人備注（如密級、有效期等）填寫說明：文檔編號規(guī)則：“部門拼音首字母-文檔類型拼音首字母-年份-流水號”（如行政部會議紀要：XZ-ZJ-2024-001）；存放位置：紙質(zhì)文檔填寫“文件柜-層-盒”（如“A柜-3層-5盒”），電子文檔填寫服務(wù)器路徑（如“//服務(wù)器/行政部/會議管理/2024年度”）；備注：標注“秘密”“內(nèi)部公開”“已失效”等狀態(tài)，或注明“關(guān)聯(lián)項目：項目2024年實施方案”。四、關(guān)鍵管理要點（一）保密性管理涉密文檔（如未公開制度、合同草案、人事敏感信息）需單獨分類存放，借閱需經(jīng)部門負責人及以上領(lǐng)導(dǎo)審批，嚴禁非相關(guān)人員查閱；電子涉密文檔需加密存儲，密碼由檔案管理員專人保管，定期更換（每季度一次）。（二）完整性管理文檔歸檔時需保證附件、審批單、簽批頁等關(guān)聯(lián)材料齊全，避免只存而缺失關(guān)鍵支撐材料；項目類文檔需包含“立項-實施-驗收-總結(jié)”全流程材料，保證項目閉環(huán)可追溯。（三）及時性管理日常辦公文檔需在形成后3個工作日內(nèi)完成初步整理，5個工作日內(nèi)完成歸檔登記及存儲；會議紀要在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)整理完成并經(jīng)參會負責人簽字確認后歸檔。（四）規(guī)范性管理文檔命名、分類、編號需統(tǒng)一標準，各部門不得自行調(diào)整，如需修改需報辦公室備案；紙質(zhì)文檔使用A4紙打印，手寫材料需用黑色簽字筆，字跡清晰可辨；電子文檔格式優(yōu)先選用PDF（防止格式錯亂）、Word、Excel等通用格式，圖片類文檔分辨率不低于300DPI。（五）電子文檔專項管理電子文檔刪除前需確認是否已備份至服務(wù)器，避免誤刪導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；定期對電子