醫(yī)院財務(wù)管理系統(tǒng)使用說明書一、系統(tǒng)概述醫(yī)院財務(wù)管理系統(tǒng)是為優(yōu)化醫(yī)院財務(wù)流程、提升管理效率與合規(guī)性而開發(fā)的專業(yè)化管理工具，覆蓋賬務(wù)處理、預(yù)算管控、報銷審核、報表分析等核心財務(wù)場景，支持多終端實時數(shù)據(jù)同步，助力醫(yī)院實現(xiàn)財務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)可視化與管理精細(xì)化。二、核心功能模塊說明（一）賬務(wù)處理模塊1.憑證管理新增憑證：進(jìn)入“賬務(wù)處理-憑證管理-新增憑證”，選擇憑證類型（記賬憑證/收款憑證等）、日期，填寫摘要、會計科目、借貸方金額，支持上傳發(fā)票、合同等附件（格式限PDF、JPG，大小≤10M）。填寫完成后點擊“提交審核”，流轉(zhuǎn)至財務(wù)主管審批。憑證審核：財務(wù)主管在“待辦任務(wù)”中查看待審核憑證，核對摘要、科目、金額及附件合規(guī)性，點擊“通過”或“駁回”（駁回需填寫原因）。審核通過的憑證自動進(jìn)入“記賬”狀態(tài)，駁回的憑證退回制單人修改。憑證查詢：通過“憑證查詢”功能，按憑證號、日期、科目、狀態(tài)（草稿/審核中/已記賬）檢索歷史憑證，支持導(dǎo)出Excel明細(xì)或打印憑證。2.賬目查詢選擇“賬務(wù)處理-賬目查詢”，可按會計科目、時間范圍、憑證類型篩選賬目，系統(tǒng)實時展示科目余額、發(fā)生額及關(guān)聯(lián)憑證，支持穿透式查看明細(xì)（如點擊“管理費用”可展開下級科目及對應(yīng)憑證）。3.結(jié)賬處理月末需完成“結(jié)賬處理”：進(jìn)入“賬務(wù)處理-結(jié)賬管理”，系統(tǒng)自動檢查未記賬憑證、試算平衡狀態(tài)，確認(rèn)無誤后點擊“月末結(jié)賬”，生成結(jié)賬報告（含本期收支、余額信息）。結(jié)賬后禁止修改本期憑證，需反結(jié)賬時聯(lián)系系統(tǒng)管理員（需提交書面申請）。（二）預(yù)算管理模塊1.預(yù)算編制科室提報：各科室登錄系統(tǒng)后，在“預(yù)算管理-科室預(yù)算”中填寫本科室年度/季度預(yù)算（含人員經(jīng)費、設(shè)備采購、辦公經(jīng)費等項目），上傳預(yù)算說明（如設(shè)備采購需附采購清單），提交至財務(wù)科。財務(wù)匯總與審批：財務(wù)科在“預(yù)算管理-匯總審核”中整合各科室預(yù)算，與歷史數(shù)據(jù)、醫(yī)院戰(zhàn)略目標(biāo)比對后，提交分管院長審批。審批通過的預(yù)算自動生效，生成“預(yù)算控制指標(biāo)”。2.執(zhí)行監(jiān)控進(jìn)入“預(yù)算管理-執(zhí)行監(jiān)控”，可按科室、項目、時間維度查看預(yù)算使用進(jìn)度（如“設(shè)備采購”預(yù)算已使用60%），系統(tǒng)自動對超支風(fēng)險（如使用進(jìn)度≥80%）發(fā)送預(yù)警通知（短信/系統(tǒng)彈窗）。3.預(yù)算調(diào)整因業(yè)務(wù)變更需調(diào)整預(yù)算時，科室在“預(yù)算管理-調(diào)整申請”中填寫調(diào)整原因、調(diào)整金額及項目，上傳支撐材料（如上級批復(fù)、合同變更協(xié)議），提交財務(wù)科審核。財務(wù)科復(fù)核后，提交院長辦公會審批，審批通過后系統(tǒng)自動更新預(yù)算指標(biāo)。（三）報銷管理模塊1.報銷申請員工登錄系統(tǒng)后，在“報銷管理-報銷申請”中選擇報銷類型（差旅費/辦公費/醫(yī)療費等），填寫報銷事由、金額、收款賬戶（需與工資卡一致），上傳合規(guī)票據(jù)（發(fā)票需驗真，電子發(fā)票直接上傳PDF，紙質(zhì)發(fā)票需掃描），點擊“提交”。2.審核流程科室初審：科室負(fù)責(zé)人在“待辦任務(wù)”中核對報銷事由、票據(jù)合規(guī)性，點擊“通過”或“駁回”（駁回需說明原因，如“發(fā)票抬頭錯誤”）。財務(wù)復(fù)核：財務(wù)人員檢查報銷金額與預(yù)算匹配度、票據(jù)真?zhèn)危_認(rèn)無誤后提交“領(lǐng)導(dǎo)審批”。領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)或院長在“待辦任務(wù)”中查看報銷詳情，點擊“同意支付”或“駁回”。3.支付管理審核通過的報銷單自動進(jìn)入“支付管理”，出納選擇支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/內(nèi)部賬戶劃轉(zhuǎn)），錄入支付流水號后點擊“支付完成”，系統(tǒng)同步更新報銷狀態(tài)為“已支付”，員工可在“報銷查詢”中查看支付進(jìn)度。（四）報表統(tǒng)計模塊1.財務(wù)報表系統(tǒng)自動生成資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表：進(jìn)入“報表統(tǒng)計-財務(wù)報表”，選擇報表類型、時間范圍（月度/季度/年度），點擊“生成報表”，支持導(dǎo)出PDF/Excel或直接打印。2.自定義報表如需個性化報表（如“科室成本分析表”），進(jìn)入“報表統(tǒng)計-自定義報表”，拖拽選擇字段（如科室、項目、金額、時間），設(shè)置報表格式（表格/柱狀圖/折線圖），保存為模板（如“2024年科室成本模板”），后續(xù)可直接調(diào)用。3.統(tǒng)計分析通過“報表統(tǒng)計-統(tǒng)計分析”，可按科室、項目、時間維度分析收支趨勢（如“一季度門診收入同比增長15%”），系統(tǒng)自動生成可視化圖表（餅圖/折線圖），支持導(dǎo)出分析報告。（五）系統(tǒng)管理模塊1.用戶管理系統(tǒng)管理員在“系統(tǒng)管理-用戶管理”中，可新增、修改、停用用戶賬號，重置密碼（需驗證用戶身份，如綁定手機號驗證）。2.權(quán)限設(shè)置按角色分配權(quán)限：財務(wù)主管可設(shè)置“憑證審核、預(yù)算審批”權(quán)限，會計僅開放“憑證制單、賬目查詢”權(quán)限，出納僅開放“支付管理、報銷查詢”權(quán)限。權(quán)限變更需提交書面申請，由管理員操作。3.數(shù)據(jù)維護(hù)備份與恢復(fù)：進(jìn)入“系統(tǒng)管理-數(shù)據(jù)維護(hù)”，可手動備份數(shù)據(jù)（生成加密壓縮包，需存儲至指定服務(wù)器），或設(shè)置自動備份（如每日24:00自動備份）。數(shù)據(jù)恢復(fù)需由管理員操作，需提供備份文件及授權(quán)證明。冗余清理：定期清理3年以上的冗余數(shù)據(jù)（如已結(jié)賬的歷史憑證副本），釋放服務(wù)器空間，操作前需確認(rèn)數(shù)據(jù)已歸檔。三、操作流程指引（一）系統(tǒng)登錄1.打開系統(tǒng)網(wǎng)址（或客戶端），輸入賬號（工號）、密碼（初始密碼為身份證后6位，首次登錄需修改），填寫驗證碼（如“請輸入圖片中的數(shù)字：1234”），點擊“登錄”。2.忘記密碼時，點擊“忘記密碼”，通過綁定手機號接收驗證碼，重置密碼。（二）賬務(wù)處理操作（以“新增憑證”為例）1.登錄后，點擊左側(cè)菜單“賬務(wù)處理-憑證管理-新增憑證”。2.選擇憑證類型（如“記賬憑證”）、日期（默認(rèn)當(dāng)前日期，可修改）。3.填寫“摘要”（如“支付一季度房租”），選擇“會計科目”（如“管理費用-房租”），輸入“借方金額”（如“____”），點擊“新增分錄”，選擇貸方科目（如“銀行存款-工行XX支行”），輸入貸方金額（需與借方平衡）。4.點擊“附件上傳”，選擇本地票據(jù)圖片/PDF，上傳后點擊“提交審核”。5.審核通過后，系統(tǒng)自動標(biāo)記為“已記賬”，可在“賬目查詢”中查看該憑證影響的科目余額。（三）預(yù)算編制與調(diào)整（以“科室提報預(yù)算”為例）1.科室負(fù)責(zé)人登錄后，點擊“預(yù)算管理-科室預(yù)算-新增預(yù)算”。2.選擇預(yù)算周期（年度/季度）、科室（如“內(nèi)科”），填寫預(yù)算項目（如“設(shè)備采購”）、金額（如“____”），上傳采購清單（PDF）。3.點擊“提交”，預(yù)算流轉(zhuǎn)至財務(wù)科審核。4.若需調(diào)整已生效的預(yù)算，進(jìn)入“預(yù)算管理-調(diào)整申請”，填寫調(diào)整原因（如“新增一臺呼吸機采購”）、調(diào)整金額（如“+____”），上傳采購合同，提交審核。（四）報銷申請與審核（以“差旅費報銷”為例）1.員工登錄后，點擊“報銷管理-報銷申請-差旅費報銷”。2.填寫出差事由（如“北京參加學(xué)術(shù)會議”）、起止日期、交通/住宿/補貼金額，上傳機票行程單、酒店發(fā)票、審批單（需科室負(fù)責(zé)人簽字掃描件）。3.點擊“提交”，報銷單流轉(zhuǎn)至科室負(fù)責(zé)人初審。4.科室負(fù)責(zé)人審核通過后，流轉(zhuǎn)至財務(wù)復(fù)核（檢查發(fā)票真?zhèn)?、金額與預(yù)算匹配度），再流轉(zhuǎn)至領(lǐng)導(dǎo)審批。5.審批通過后，出納在“支付管理”中選擇“銀行轉(zhuǎn)賬”，錄入流水號，點擊“支付完成”，員工可在“報銷查詢”中查看支付狀態(tài)。（五）報表生成與導(dǎo)出（以“月度資產(chǎn)負(fù)債表”為例）1.登錄后，點擊“報表統(tǒng)計-財務(wù)報表-資產(chǎn)負(fù)債表”。2.選擇時間范圍（如“2024年3月”），點擊“生成報表”。3.核對報表數(shù)據(jù)（如“貨幣資金”“應(yīng)收賬款”余額），確認(rèn)無誤后點擊“導(dǎo)出PDF”或“打印”。四、注意事項1.權(quán)限管理：嚴(yán)禁借用他人賬號登錄，權(quán)限變更需經(jīng)財務(wù)科與信息科雙重審批，避免越權(quán)操作（如出納不得審核憑證）。2.數(shù)據(jù)安全：定期修改密碼（建議每季度一次），避免在公共網(wǎng)絡(luò)（如網(wǎng)吧、共享WiFi）操作系統(tǒng)，若發(fā)現(xiàn)賬號異常（如異地登錄），立即聯(lián)系管理員凍結(jié)賬號。3.操作合規(guī)：憑證附件需真實有效（發(fā)票需驗真，合同需加蓋公章），預(yù)算調(diào)整需附書面依據(jù)，報銷票據(jù)需符合《醫(yī)院財務(wù)報銷制度》，違規(guī)操作將被系統(tǒng)記錄并追責(zé)。4.數(shù)據(jù)備份：每月末手動備份數(shù)據(jù)（或確認(rèn)自動備份完成），備份文件需存儲至加密U盤或指定服務(wù)器，避免因硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。5.系統(tǒng)維護(hù)：系統(tǒng)升級（如功能迭代、漏洞修復(fù)）將在凌晨2:00-4:00進(jìn)行，屆時系統(tǒng)將臨時不可用，需提前保存操作數(shù)據(jù)。五、常見問題解答（一）登錄類問題Q：輸入賬號密碼后提示“賬號或密碼錯誤”？A：檢查賬號是否為工號（如“001”），密碼是否含大小寫（初始密碼為身份證后6位，首次登錄需修改），若仍錯誤，聯(lián)系管理員重置密碼（需提供工號、姓名、手機號）。（二）憑證類問題Q：憑證審核被駁回，如何修改？A：進(jìn)入“賬務(wù)處理-憑證管理-草稿箱”，找到被駁回的憑證，點擊“修改”，根據(jù)駁回原因（如“摘要不清晰”“附件缺失”）調(diào)整后重新提交審核。（三）預(yù)算類問題Q：預(yù)算超支預(yù)警后，如何處理？A：進(jìn)入“預(yù)算管理-執(zhí)行監(jiān)控”，查看超支項目的明細(xì)（如“辦公經(jīng)費超支20%”），若為合理支出，提交“預(yù)算調(diào)整申請”；若為非必