采購申請(qǐng)及審批流程模板標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商管理版一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景日常采購需求：如生產(chǎn)物料、辦公用品、服務(wù)外包等常規(guī)采購項(xiàng)目的申請(qǐng)與審批；新供應(yīng)商引入：首次合作供應(yīng)商的資質(zhì)審核、評(píng)估及采購流程標(biāo)準(zhǔn)化管理；緊急采購處理：需快速響應(yīng)的突發(fā)性采購需求（如設(shè)備故障維修、臨時(shí)物料短缺），在合規(guī)前提下簡(jiǎn)化流程；采購流程優(yōu)化：企業(yè)對(duì)現(xiàn)有采購審批環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理，通過標(biāo)準(zhǔn)化模板提升效率、降低風(fēng)險(xiǎn)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購申請(qǐng)發(fā)起：需求確認(rèn)與單據(jù)填寫操作目標(biāo)：明確采購需求，保證申請(qǐng)信息完整、準(zhǔn)確，為后續(xù)審批及供應(yīng)商選擇提供依據(jù)。操作步驟：需求部門發(fā)起申請(qǐng)：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請(qǐng)單》（模板1），詳細(xì)說明：采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量及用途；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)及預(yù)算來源（如“年度生產(chǎn)預(yù)算”“部門專項(xiàng)費(fèi)用”）；期望交付時(shí)間、特殊要求（如質(zhì)量認(rèn)證、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)）；建議供應(yīng)商（如有，需提供供應(yīng)商名稱及合作歷史簡(jiǎn)要說明）。采購部門初審：采購專員收到申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核對(duì)：采購內(nèi)容是否與部門職責(zé)匹配，是否符合公司采購政策；預(yù)算是否超標(biāo)（超出預(yù)算需需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》）；技術(shù)參數(shù)是否清晰，避免后續(xù)供應(yīng)商理解偏差。初審?fù)ㄟ^后，提交至需求部門負(fù)責(zé)人復(fù)核。責(zé)任主體：需求部門申請(qǐng)人、采購專員輸出成果：《采購申請(qǐng)單》（初審版）（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估：合規(guī)性與性價(jià)比優(yōu)先操作目標(biāo)：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程篩選合格供應(yīng)商，保證采購物資/服務(wù)質(zhì)量可控、成本合理。操作步驟：供應(yīng)商信息收集：新供應(yīng)商：采購專員通過公開渠道（如行業(yè)展會(huì)、招標(biāo)平臺(tái)、推薦名錄）收集供應(yīng)商信息，要求供應(yīng)商提供《供應(yīng)商資質(zhì)文件》（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告等），填寫《供應(yīng)商基本信息表》（模板2）?，F(xiàn)有供應(yīng)商：從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選，優(yōu)先選擇合作良好、履約記錄優(yōu)的供應(yīng)商；若現(xiàn)有供應(yīng)商無法滿足需求，啟動(dòng)新供應(yīng)商引入流程。供應(yīng)商評(píng)估：采購部門組織技術(shù)部、質(zhì)量部（必要時(shí)邀請(qǐng)法務(wù)部）成立評(píng)估小組，根據(jù)《供應(yīng)商評(píng)估表》（模板3）進(jìn)行量化打分（總分100分），評(píng)分維度包括：資質(zhì)合規(guī)性（20分）：是否具備行業(yè)必備資質(zhì)（如ISO9001認(rèn)證、3C認(rèn)證等）；產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量（30分）：樣品測(cè)試結(jié)果、歷史質(zhì)量投訴率、質(zhì)量保證體系；價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（25分）：報(bào)價(jià)是否低于市場(chǎng)均價(jià)，是否有批量折扣；履約能力（15分）：交付周期、產(chǎn)能、應(yīng)急響應(yīng)能力；信用記錄（10分）：有無失信行為、訴訟記錄。評(píng)分≥80分為“優(yōu)秀”，60-79分為“合格”，＜60分淘汰。確定供應(yīng)商：評(píng)估小組根據(jù)得分排名，結(jié)合采購需求優(yōu)先級(jí)，確定1-3家候選供應(yīng)商，提交采購經(jīng)理審核。責(zé)任主體：采購專員、評(píng)估小組（技術(shù)部、質(zhì)量部等）、采購經(jīng)理輸出成果：《供應(yīng)商基本信息表》《供應(yīng)商評(píng)估表》《候選供應(yīng)商名單》（三）多級(jí)審批：流程合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)控制操作目標(biāo)：通過分級(jí)審批機(jī)制，保證采購決策符合公司制度，規(guī)避超預(yù)算、違規(guī)采購等風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：部門級(jí)審批：需求部門負(fù)責(zé)人審核采購申請(qǐng)的必要性及需求合理性，簽署“同意”或“駁回”意見（駁回需注明原因，退回需求部門修改）。采購部門審批：采購經(jīng)理審核供應(yīng)商選擇合規(guī)性、價(jià)格合理性及與預(yù)算匹配度，重點(diǎn)關(guān)注：是否從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，新供應(yīng)商是否完成評(píng)估；報(bào)價(jià)是否符合公司《采購價(jià)格管理辦法》，是否有更低成本替代方案。審批通過后，提交至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部審批：財(cái)務(wù)專員核對(duì)采購預(yù)算、資金支付計(jì)劃，審核總價(jià)是否在預(yù)算范圍內(nèi)，資金來源是否合規(guī)。金額≤1萬元：財(cái)務(wù)經(jīng)理審批；1萬元＜金額≤5萬元：財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；金額＞5萬元：總經(jīng)理審批（重大采購需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議）。審批結(jié)果反饋：所有審批完成后，采購專員將審批通過的《采購申請(qǐng)單》反饋至需求部門，同步啟動(dòng)采購執(zhí)行流程；若審批不通過，注明原因并退回需求部門。責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人、采購經(jīng)理、財(cái)務(wù)專員/經(jīng)理/總監(jiān)、總經(jīng)理輸出成果：審批通過的《采購申請(qǐng)單》（終版）（四）采購執(zhí)行與合同簽訂：履約保障操作目標(biāo)：明確采購雙方權(quán)責(zé)，保證物資/服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)交付。操作步驟：下達(dá)采購訂單：采購專員根據(jù)審批結(jié)果，向選定供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（模板4），注明：采購物品/服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；交付時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；付款方式（如“驗(yàn)收合格后30天付全款”）、違約責(zé)任。合同簽訂（單筆采購金額≥2萬元或長(zhǎng)期合作項(xiàng)目）：采購專員根據(jù)《采購訂單》起草《采購合同》（模板5），法務(wù)部審核合同條款（重點(diǎn)審核違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、爭(zhēng)議解決方式），經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。履約跟蹤：采購專員定期跟進(jìn)供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時(shí)交付；若遇可能延期情況，要求供應(yīng)商提前3天書面通知，協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整計(jì)劃。責(zé)任主體：采購專員、法務(wù)部、供應(yīng)商輸出成果：《采購訂單》《采購合同》（正本歸檔）（五）驗(yàn)收與付款：閉環(huán)管理操作目標(biāo)：驗(yàn)證采購成果是否符合要求，完成資金支付，形成采購管理閉環(huán)。操作步驟：貨物/服務(wù)驗(yàn)收：需求部門聯(lián)合質(zhì)量部（必要時(shí)邀請(qǐng)技術(shù)部）按《采購訂單》及合同約定進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（模板6），內(nèi)容包括：數(shù)量核對(duì)：是否與訂單一致；質(zhì)量檢驗(yàn)：外觀、功能、技術(shù)參數(shù)是否符合要求（需提供檢測(cè)數(shù)據(jù)或照片）；服務(wù)評(píng)估：若為服務(wù)類采購，需評(píng)估服務(wù)響應(yīng)速度、完成效果等。驗(yàn)收合格：需求部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格：填寫《不合格品處理單》，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。發(fā)票審核與付款：供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票，采購專員核對(duì)發(fā)票信息與訂單、合同一致，提交財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部確認(rèn)驗(yàn)收合格后，按合同約定安排付款，同步更新《供應(yīng)商履約記錄表》（模板7）。責(zé)任主體：需求部門、質(zhì)量部、采購專員、財(cái)務(wù)部輸出成果：《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《付款憑證》《供應(yīng)商履約記錄表》三、核心工具模板清單模板1：采購申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算來源期望交付時(shí)間采購用途說明技術(shù)參數(shù)/服務(wù)要求建議供應(yīng)商（如有）合作歷史（簡(jiǎn)要）需求部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購部門初審意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核簽字：日期：最終審批意見簽字：日期：模板2：供應(yīng)商基本信息表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼成立時(shí)間注冊(cè)資本注冊(cè)地址聯(lián)系人聯(lián)系電話（虛擬）電子郵箱（虛擬）主營業(yè)務(wù)核心產(chǎn)品/服務(wù)年?duì)I業(yè)額行業(yè)地位資質(zhì)證書（列出名稱及編號(hào)）主要合作客戶（近3年）供應(yīng)商自述優(yōu)勢(shì)采購部門初審意見簽字：日期：模板3：供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱評(píng)估日期評(píng)估小組評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)分值得分備注資質(zhì)合規(guī)性具備全部必備資質(zhì)20缺少1項(xiàng)非核心資質(zhì)10產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量樣品測(cè)試合格，無歷史質(zhì)量投訴30樣品基本合格，有1次輕微投訴20價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力低于市場(chǎng)均價(jià)5%以上25與市場(chǎng)均價(jià)持平15履約能力交付周期≤約定時(shí)間，產(chǎn)能充足15交付周期延遲≤3天10信用記錄無失信、訴訟記錄10有1次已解決糾紛5總分100評(píng)估結(jié)論□優(yōu)秀（≥80分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）評(píng)估小組簽字技術(shù)：質(zhì)量：采購：模板4：采購訂單訂單編號(hào)采購申請(qǐng)單號(hào)下單日期供應(yīng)商名稱采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）幣種交付時(shí)間交付地點(diǎn)驗(yàn)收方式付款方式訂單備注采購專員需求部門確認(rèn)供應(yīng)商確認(rèn)（簽字蓋章）模板5：采購合同（核心條款框架）合同編號(hào)：簽訂日期：簽訂地點(diǎn)：甲方（采購方）：公司名稱乙方（供應(yīng)商）：公司名稱采購內(nèi)容：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)（詳見附件1《采購清單》）。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及甲方技術(shù)要求（詳見附件2《技術(shù)規(guī)范》）。交付：時(shí)間：____年__月__日前；地點(diǎn)：甲方指定地點(diǎn)；運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)：乙方負(fù)責(zé)。驗(yàn)收：甲方應(yīng)在收到貨物后__個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；服務(wù)類項(xiàng)目按階段驗(yàn)收。付款：驗(yàn)收合格后__天內(nèi)，乙方開具發(fā)票，甲方支付%貨款，剩余%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期（__個(gè)月）無問題后支付。違約責(zé)任：乙方延期交付，每逾期1天按合同總額__%支付違約金；貨物不合格，乙方負(fù)責(zé)退換并承擔(dān)損失。爭(zhēng)議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟。其他：本合同一式__份，甲乙雙方各執(zhí)__份，自雙方簽字蓋章之日起生效。模板6：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收單號(hào)采購訂單號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)供應(yīng)商名稱物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)際結(jié)果是否合格數(shù)量核對(duì)與訂單一致外觀檢查無破損、變形功能測(cè)試（如：抗壓強(qiáng)度≥10MPa）服務(wù)評(píng)估（如：響應(yīng)時(shí)間≤2小時(shí)）驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（需注明不合格原因及整改要求）需求部門簽字質(zhì)量部簽字采購部確認(rèn)模板7：供應(yīng)商履約記錄表供應(yīng)商名稱合同編號(hào)采購內(nèi)容金額（元）履約日期驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：）交付及時(shí)性□按時(shí)□延遲__天（原因：）質(zhì)量問題□無□有（問題描述及處理結(jié)果：）付款及時(shí)性□按時(shí)□延遲__天（原因：）綜合評(píng)價(jià)□優(yōu)秀□良好□一般□較差記錄人更新日期四、使用過程中的關(guān)鍵提示（一）信息填寫完整性與準(zhǔn)確性《采購申請(qǐng)單》中“技術(shù)參數(shù)”“采購用途”等字段需詳細(xì)填寫，避免模糊表述（如“一批辦公用品”應(yīng)明確為“A4紙100包，70g，白色”）；供應(yīng)商資質(zhì)文件需在采購前收集齊全，保證在有效期內(nèi)（如營業(yè)執(zhí)照副本需在年檢后及時(shí)更新）。（二）審批時(shí)效管理各審批環(huán)節(jié)需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購可啟動(dòng)“綠色通道”，但需事后補(bǔ)全審批手續(xù)）；超過審批時(shí)限未處理的，申請(qǐng)人可向采購部門負(fù)責(zé)人反饋，協(xié)調(diào)推進(jìn)流程。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理每季度更新《合格供應(yīng)商名錄》，淘汰評(píng)分連續(xù)兩次＜60分或出現(xiàn)重大履約問題的供應(yīng)商；建立《供應(yīng)商黑名單》，對(duì)存在欺詐、提供假冒偽劣產(chǎn)品等行為的供應(yīng)商，永久禁止合作。（四）數(shù)