采購需求與審批標準化流程工具模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本標準化流程適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的日常采購業(yè)務(wù)，涵蓋生產(chǎn)物料、辦公用品、固定資產(chǎn)、服務(wù)外包等各類采購類型。典型應(yīng)用場景包括：常規(guī)采購：如部門每月固定的辦公用品補采、生產(chǎn)原料周期性采購；項目采購：如新項目建設(shè)所需設(shè)備、技術(shù)服務(wù)的專項采購；緊急采購：如設(shè)備突發(fā)故障需立即更換的備件采購；戰(zhàn)略采購：如年度框架協(xié)議下的長期供應(yīng)商合作采購。通過標準化流程，可規(guī)范采購需求提報、審批、執(zhí)行全環(huán)節(jié)，提升效率、控制成本、防范合規(guī)風險。二、標準化流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與提報需求部門發(fā)起采購需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計劃、辦公消耗、項目立項等），填寫《采購需求申請表》（見表1），明確以下信息：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量；預(yù)估單價及總預(yù)算（需符合公司預(yù)算管理規(guī)定）；用途說明、期望到貨日期（緊急采購需標注“緊急”及原因）；歷史采購信息（如有，需提供供應(yīng)商名稱、上次成交價等）。需求部門負責人對需求的合理性、必要性及預(yù)算準確性進行審核簽字。附件準備根據(jù)采購類型補充相關(guān)附件：固定資產(chǎn)采購需提供《固定資產(chǎn)采購審批單》及技術(shù)參數(shù)確認書；服務(wù)類采購需提供《服務(wù)需求說明書》（含服務(wù)范圍、標準、期限等）；大額/復雜采購需提供3家以上供應(yīng)商的初步報價單或市場調(diào)研報告。（二）需求評審與分級審批采購部初審采購部在收到《采購需求申請表》及附件后1個工作日內(nèi)完成初審，重點核查：需求描述是否清晰、規(guī)格參數(shù)是否明確；預(yù)算是否符合公司采購預(yù)算標準（如超預(yù)算需注明原因并附預(yù)算調(diào)整申請）；采購類型劃分是否準確（如是否屬于集中采購目錄內(nèi)物品）。初審通過后，按采購金額及類型提交對應(yīng)審批層級；初審不通過的，退回需求部門補充材料。分級審批根據(jù)采購金額及風險等級，審批權(quán)限如下（示例，企業(yè)可自定義）：小額采購（≤5000元）：需求部門負責人→采購部經(jīng)理→財務(wù)部備案；中額采購（5000元-5萬元）：需求部門負責人→采購部經(jīng)理→財務(wù)部經(jīng)理→分管副總；大額采購（＞5萬元）：需求部門負責人→采購部經(jīng)理→財務(wù)部經(jīng)理→分管副總→總經(jīng)理→董事長（根據(jù)公司章程調(diào)整）；緊急采購：需求部門負責人→采購部經(jīng)理→分管副總（可先電話溝通，后補簽書面審批）。審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成審批（緊急采購2小時內(nèi)反饋），重點審核：需求的必要性及是否符合公司戰(zhàn)略；預(yù)算的合理性與資金來源；采購方式的選擇（如招標、詢比價、單一來源等）。（三）采購方式確定與供應(yīng)商選擇采購方式匹配根據(jù)審批結(jié)果及采購特點，選擇合適采購方式：公開招標：適用于金額較大（如＞20萬元）、標準化的采購項目（如大型設(shè)備、批量原料）；邀請招標：適用于技術(shù)復雜、潛在供應(yīng)商較少的項目，需邀請3家以上合格供應(yīng)商；詢比價：適用于小額、通用型物品（如辦公用品、標準件），需向3家以上供應(yīng)商詢價，比價后選擇性價比最優(yōu)；單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購（如專利產(chǎn)品、定點采購），需提供唯一性說明并經(jīng)總經(jīng)理審批；競爭性談判：適用于需求不明確、技術(shù)復雜的項目，需與供應(yīng)商多輪談判確定方案。供應(yīng)商篩選與評估采購部通過公司合格供應(yīng)商庫、公開招標平臺、市場調(diào)研等方式篩選供應(yīng)商，優(yōu)先選擇：資質(zhì)齊全（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、ISO認證等）；過往合作評價良好（無質(zhì)量、交期、合規(guī)問題）；報價合理且在預(yù)算范圍內(nèi)。新供應(yīng)商需填寫《供應(yīng)商準入申請表》，采購部組織技術(shù)、質(zhì)量、財務(wù)等部門進行現(xiàn)場評審，評審通過后納入合格供應(yīng)商庫。（四）合同簽訂與訂單下達合同擬定采購部根據(jù)采購結(jié)果與供應(yīng)商擬定《采購合同》，合同內(nèi)容需包含：標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標準、驗收方法及違約責任；交貨期限、地點、運輸方式；付款方式、發(fā)票類型及開票信息；保密條款、爭議解決方式等。合同需經(jīng)法務(wù)部（如有）審核，保證合規(guī)性。合同審批與簽訂合同審批流程參照“分級審批”權(quán)限，審批通過后由授權(quán)代表（如總經(jīng)理、采購總監(jiān)）與供應(yīng)商簽訂，合同一式三份（采購部、財務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份）。訂單下達采購部根據(jù)簽訂的《采購合同》，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建《采購訂單》，明確訂單號、供應(yīng)商信息、物料明細、交貨期等，并同步發(fā)送至供應(yīng)商及相關(guān)部門（如倉庫、需求部門）。（五）訂單執(zhí)行與交付驗收訂單跟蹤供應(yīng)商需按訂單要求組織生產(chǎn)/備貨，采購部在交貨期前3天跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)進度，保證按時交付；如遇延期風險，供應(yīng)商需提前5天書面告知，采購部協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整計劃或更換供應(yīng)商。貨物/服務(wù)交付供應(yīng)商按約定時間、地點交付貨物，提供送貨單、產(chǎn)品合格證、檢測報告等資料；服務(wù)類采購需按服務(wù)方案啟動服務(wù)，并提供階段性成果報告。驗收確認貨物驗收：需求部門、倉庫、采購部共同參與，對照《采購訂單》《技術(shù)參數(shù)說明書》核對：數(shù)量是否相符、包裝是否完好；外觀是否有破損、規(guī)格型號是否正確；必要時送第三方機構(gòu)檢測（如特種設(shè)備、原材料）。服務(wù)驗收：需求部門根據(jù)《服務(wù)需求說明書》逐項驗收服務(wù)質(zhì)量，出具《服務(wù)驗收報告》。驗收合格后，三方在《驗收單》（見表2）上簽字確認；不合格的，需注明原因并書面通知供應(yīng)商整改或退貨，整改后重新驗收。（六）付款結(jié)算與財務(wù)處理發(fā)票核對供應(yīng)商在驗收合格后5個工作日內(nèi)提供合規(guī)增值稅發(fā)票，采購部核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額、項目等）與合同、訂單、驗收單是否一致，無誤后提交財務(wù)部。付款審批財務(wù)部收到發(fā)票后3個工作日內(nèi)完成審核，確認應(yīng)付金額、付款方式，按公司財務(wù)審批流程提交付款（權(quán)限參照“分級審批”）。款項支付財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬方式向供應(yīng)商付款，付款后同步更新《應(yīng)付賬款臺賬》，并將付款憑證復印件交采購部存檔。（七）采購檔案歸檔采購部負責整理采購全流程資料，包括：《采購需求申請表》、審批記錄、供應(yīng)商報價單、采購合同、《驗收單》、發(fā)票、付款憑證等，按“一單一檔”原則歸檔，保存期限不少于5年（重要檔案如固定資產(chǎn)采購需保存10年以上）。三、常用配套表單模板表1：采購需求申請表申請部門申請日期年月日需求類型□生產(chǎn)物料□辦公用品□固定資產(chǎn)□服務(wù)外包□其他優(yōu)先級□緊急□高□中□低物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)需求數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明期望到貨日期年月日歷史采購信息（如有）供應(yīng)商名稱：上次成交價：上次采購日期：需求部門負責人簽字：日期：采購部初審意見：□通過□退回（原因：）審批人：日期：財務(wù)部審核意見：□預(yù)算符合□超預(yù)算（附預(yù)算調(diào)整申請）審批人：日期：最終審批意見：分管副總/總經(jīng)理：日期：表2：驗收單驗收單編號采購訂單號供應(yīng)商名稱驗收日期年月日物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號應(yīng)收數(shù)量實收數(shù)量驗收項目標準結(jié)果（合格/不合格）備注（如：外觀、尺寸、功能、服務(wù)響應(yīng)等）驗收結(jié)論：□合格□不合格（整改要求：）需求部門簽字：倉庫簽字（貨物類）：采購部簽字：供應(yīng)商簽字（確認）：日期：日期：日期：四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制點與風險防范（一）需求合理性控制嚴禁“為采購而采購”，需求部門需提供詳細的使用場景或項目背景，采購部定期對采購需求進行復盤，分析異常需求（如頻次過高、數(shù)量突增）并預(yù)警。（二）預(yù)算與審批權(quán)限管控嚴格執(zhí)行預(yù)算審批流程，超預(yù)算采購需提交《預(yù)算調(diào)整申請》，說明調(diào)整原因及資金來源；審批人不得越權(quán)審批，嚴禁“先采購后補批”。（三）供應(yīng)商合規(guī)管理供應(yīng)商需簽訂《廉潔合作協(xié)議》，禁止商業(yè)賄賂；采購部定期對供應(yīng)商進行績效評估（質(zhì)量、交期、價格、服務(wù)等），評分低于80分的暫停合作，連續(xù)2次不合格的清退出庫。（四）緊急采購特殊處理緊急采購需由需求部門負責人書面說明緊急原因（如生產(chǎn)停機、安全），經(jīng)分管副總審批后可簡化流程（如先電話詢價、后補簽手續(xù)），但需保留完