人力資源管理基礎(chǔ)工作單模板使用指南一、適用工作場景人力資源管理基礎(chǔ)工作表單是企業(yè)HR日常管理的重要工具，適用于以下典型場景：新員工入職管理：完成員工信息采集、合同簽訂、入職引導(dǎo)等流程，保證新員工快速融入組織；員工信息動態(tài)維護：記錄員工崗位調(diào)整、薪資變動、聯(lián)系方式更新等關(guān)鍵信息變更，保障人事檔案準(zhǔn)確性；內(nèi)部流程審批：如崗位異動申請、培訓(xùn)報名、請假/休假審批等，規(guī)范跨部門協(xié)作與流程管控；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計：匯總員工結(jié)構(gòu)信息、考勤記錄、績效結(jié)果等，為人力資源規(guī)劃、薪酬調(diào)整提供數(shù)據(jù)支持。二、表單填寫與流轉(zhuǎn)流程（一）表單發(fā)起明確需求類型：根據(jù)管理場景選擇對應(yīng)表單（如《員工入職登記表》《崗位變更申請表》等），保證表單類型與業(yè)務(wù)匹配；獲取標(biāo)準(zhǔn)模板：通過企業(yè)HR管理系統(tǒng)、內(nèi)部共享文件夾或HR部門領(lǐng)取最新版表單模板，避免使用過期版本；確認(rèn)發(fā)起權(quán)限：一般由員工本人（如信息變更）、部門負(fù)責(zé)人（如崗位異動申請）或HR專員（如新員工入職）發(fā)起，需符合權(quán)限管理要求。（二）信息填寫基礎(chǔ)信息完整：按表單要求逐項填寫員工編號、姓名、部門、崗位、入職日期等核心信息，保證無遺漏；內(nèi)容真實準(zhǔn)確：學(xué)歷、工作經(jīng)歷、聯(lián)系方式等信息需提供真實證明材料（如畢業(yè)證、離職證明），填寫內(nèi)容與原始材料一致；特殊事項備注：如涉及“競業(yè)限制條款”“試用期約定”等特殊內(nèi)容，需在備注欄詳細(xì)說明并附相關(guān)協(xié)議文件。（三）審核與審批部門初審：部門負(fù)責(zé)人審核表單內(nèi)容的合理性與業(yè)務(wù)必要性（如崗位變更是否符合部門編制需求）；HR復(fù)核：HR專員核對信息規(guī)范性（如合同期限是否符合法律規(guī)定、社保公積金繳納基數(shù)是否準(zhǔn)確）；終審確認(rèn)：HR負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限完成最終審批，涉及重大事項（如高管任命、大規(guī)模薪資調(diào)整）需提交企業(yè)管理層審議。（四）歸檔與存檔電子歸檔：審批完成的表單掃描存入HR管理系統(tǒng)，按“員工編號+年份+表單類型”命名，保證可追溯；紙質(zhì)存檔：重要表單（如勞動合同、崗位變更協(xié)議）需打印并由員工本人簽字確認(rèn)后，放入員工人事檔案袋，保存期限符合《檔案法》要求（一般至少保存至員工離職后2年）。三、常用基礎(chǔ)表單模板（一）員工入職登記表項目填寫內(nèi)容基本信息員工編號：__________姓名：某性別：□男□女出生年月：__________民族：__________身份證號：________________聯(lián)系方式：________________緊急聯(lián)系人：__________教育背景最高學(xué)歷：__________畢業(yè)院校：__________專業(yè)：__________畢業(yè)時間：__________工作經(jīng)歷前工作單位：________________擔(dān)任職務(wù)：__________入職時間：__________離職原因：__________入職信息擬入職部門：__________擬任崗位：__________入職日期：__________試用期：□3個月□6個月合同信息勞動合同期限：□1年□2年□3年□無固定期限薪資標(biāo)準(zhǔn)（稅前）：__________元/月附件清單□身份證復(fù)印件□學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件□離職證明□體檢報告□其他：________________簽字確認(rèn)員工簽字：__________日期：__________HR專員簽字：__________日期：__________（二）崗位變更申請表項目填寫內(nèi)容申請人信息姓名：某員工編號：__________原部門：__________原崗位：__________入職日期：__________變更信息擬變更部門：__________擬變更崗位：__________生效日期：__________變更類型：□晉升□調(diào)崗□降職變更原因□業(yè)務(wù)發(fā)展需要□個人能力提升□組織架構(gòu)調(diào)整□其他：__________________________部門意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________（說明：需明確變更后職責(zé)、薪資調(diào)整建議）HR審核意見簽字：__________日期：__________（核對崗位編制、薪資是否符合公司制度）分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：__________日期：__________（三）月度考勤統(tǒng)計表部門姓名員工編號應(yīng)出勤天數(shù)實際出勤遲到/次早退/次曠工/天請假類型（天）備注行政部某X20240012221100事假：1遲到10分鐘銷售部某X202400222220000部門負(fù)責(zé)人簽字__________HR復(fù)核簽字__________統(tǒng)計周期______年____月四、使用要點與風(fēng)險提示（一）信息真實性管理員工提供虛假信息（如偽造學(xué)歷、隱瞞競業(yè)限制協(xié)議）可能導(dǎo)致勞動合同無效，企業(yè)有權(quán)解除勞動關(guān)系且無需支付經(jīng)濟補償；HR在入職時需嚴(yán)格核查原件，留存復(fù)印件并注明“與原件一致”。（二）流程時效性控制入職表單需在員工到崗3個工作日內(nèi)完成填寫與審批，逾期未辦理可能影響社保公積金繳納；考勤統(tǒng)計表需在每月5日前提交HR，保證薪資核算準(zhǔn)確。（三）保密與合規(guī)要求表單中涉及的員工薪資、家庭住址、健康信息等隱私數(shù)據(jù)，僅HR部門及相關(guān)審批人員可查閱，嚴(yán)禁外泄；崗位變更、薪資調(diào)整等表單需符合《勞動合同法》規(guī)定，避免“未協(xié)商一致單方面調(diào)崗”等法律風(fēng)險。（四）填寫規(guī)范統(tǒng)一表單內(nèi)日期格式統(tǒng)一為“YYYY