行業(yè)通用采購申請與審批流程模板（成本控制版）一、模板適用范圍與應(yīng)用目標二、采購申請全流程操作步驟（一）需求發(fā)起與部門初審需求提出申請人（部門員工/項目負責(zé)人）根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請表》（詳見第三節(jié)模板），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、期望交付時間等核心信息。對于常規(guī)采購（如辦公用品），可參考《常用物資采購目錄》填寫；對于非常規(guī)采購（如大型設(shè)備、定制化服務(wù)），需附詳細的技術(shù)參數(shù)說明或需求調(diào)研報告。部門負責(zé)人審核申請人將填寫的《采購申請表》提交至本部門負責(zé)人（如部門經(jīng)理），部門負責(zé)人需重點審核：采購需求的合理性（是否符合部門年度工作計劃、是否存在重復(fù)采購）；預(yù)估成本的準確性（參考歷史采購價格、市場價格波動，避免虛高報價）；急迫性判斷（非緊急需求可納入常規(guī)采購流程，緊急需求需標注“加急”并說明原因）。審核通過后，部門負責(zé)人在“部門意見”欄簽字確認，并提交至財務(wù)部進行預(yù)算核對。（二）預(yù)算審核與成本匹配財務(wù)部預(yù)算核查財務(wù)部（財務(wù)審核人）收到《采購申請表》后，通過企業(yè)ERP系統(tǒng)或預(yù)算管理臺賬，核對申請部門的預(yù)算余額：若預(yù)算充足，需確認采購項目是否在預(yù)算范圍內(nèi)，標注“預(yù)算已預(yù)留”；若預(yù)算不足，需退回申請人并協(xié)助調(diào)整采購需求（如降低規(guī)格、減少數(shù)量）或申請追加預(yù)算（需附《預(yù)算追加申請表》）。財務(wù)部需在1個工作日內(nèi)完成審核，并在“財務(wù)審核意見”欄簽字，同步反饋至申請人。（三）采購申請表完善與提交申請人根據(jù)財務(wù)部反饋，調(diào)整《采購申請表》內(nèi)容（如需），補充供應(yīng)商信息（至少提供2-3家候選供應(yīng)商，附報價單或合作記錄）、采購方式建議（如公開招標、詢比價、單一來源采購等）。完善后，將《采購申請表》及相關(guān)附件（需求說明、報價單、技術(shù)參數(shù)等）提交至采購部。（四）采購部復(fù)核與方案制定采購部初審采購部（采購專員）收到申請后，重點復(fù)核：采購需求的技術(shù)可行性與市場供應(yīng)情況（是否存在更優(yōu)替代方案）；供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、過往合作評價等）；采購方式的合規(guī)性（達到招標金額標準的需啟動招標流程，小額采購可采用詢比價）。成本優(yōu)化建議采購部需結(jié)合市場行情，對采購成本進行分析：若預(yù)估單價高于市場均價10%以上，需重新組織詢價或調(diào)整供應(yīng)商；對于長期采購項目，可建議簽訂年度框架協(xié)議以鎖定優(yōu)惠價格；對于可批量采購的物資，協(xié)調(diào)其他部門合并需求以降低單位成本。復(fù)核通過后，采購部在“采購部意見”欄填寫成本控制建議及推薦供應(yīng)商，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）分級審批與權(quán)限管理根據(jù)采購金額及重要性，實行分級審批（以下為示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：采購金額（人民幣）審批人5,000元以下部門負責(zé)人+采購部經(jīng)理5,000-50,000元部門負責(zé)人+采購部經(jīng)理+分管副總50,000元以上分管副總+總經(jīng)理+董事長（如需）審批人需在2個工作日內(nèi)完成審批，重點審核：采購成本的合理性（是否匹配預(yù)算、是否符合市場價格）；采購必要性（是否為生產(chǎn)經(jīng)營必需、是否存在閑置浪費風(fēng)險）；流程合規(guī)性（是否完成前置審核、附件是否齊全）。審批通過后，《采購申請表》生效，由采購部組織實施；審批駁回的，需注明原因并退回申請人。（六）采購執(zhí)行與過程跟蹤供應(yīng)商確定與訂單下達采購部根據(jù)審批結(jié)果，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同（明確價格、質(zhì)量標準、交付時間、違約責(zé)任等），并通過ERP系統(tǒng)下達采購訂單。對于小額零星采購，可直接通過“供應(yīng)商比價確認單”執(zhí)行，比價過程需留存書面記錄。訂單跟蹤與風(fēng)險預(yù)警采購專員需跟蹤訂單執(zhí)行進度，保證供應(yīng)商按時、按質(zhì)交付；若出現(xiàn)延期或質(zhì)量異常，需及時啟動應(yīng)急預(yù)案（如更換供應(yīng)商、扣除違約金），并同步反饋至申請人及財務(wù)部。（七）驗收、入庫與成本核算貨物/服務(wù)驗收采購物品到貨后，由申請人所在部門（使用部門）聯(lián)合采購部、財務(wù)部共同驗收：核對數(shù)量、規(guī)格型號是否與訂單一致；檢查質(zhì)量是否達到技術(shù)標準（需提供質(zhì)檢報告或驗收記錄）；服務(wù)類采購需確認服務(wù)成果是否符合合同約定（如項目驗收報告）。驗收合格后，三方在《驗收單》上簽字確認；驗收不合格的，由采購部負責(zé)退換貨或索賠。入庫與財務(wù)結(jié)算驗收合格的物品由倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，入庫單；采購部憑《采購申請表》《采購合同》《驗收單》《入庫單》等資料，提交財務(wù)部申請付款。財務(wù)部核對單據(jù)無誤后，按合同約定支付款項，并在ERP系統(tǒng)中更新采購成本臺賬，保證成本數(shù)據(jù)準確可追溯。三、采購申請表模板及填寫說明（一）采購申請表模板采購申請表申請編號：申請部門申請日期年月日采購類別□物資類□設(shè)備類□服務(wù)類□工程類預(yù)算科目采購詳情物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)采購用途（請詳細說明使用場景、必要性，如“生產(chǎn)A產(chǎn)品所需原材料”“辦公區(qū)空調(diào)維修”）期望交付時間年月日前供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱1聯(lián)系人供應(yīng)商名稱2聯(lián)系人審批意見部門負責(zé)人簽字：財務(wù)審核簽字：采購部意見簽字：分級審批分管副總：簽字執(zhí)行情況合同編號：采購經(jīng)辦人簽字：（二）填寫說明申請編號：由采購部統(tǒng)一編制，格式為“CG-年份-部門代碼-序號”（如“CG-2023-SC-001”），便于追溯管理。規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)：需明確、具體，避免模糊描述（如“辦公用A4紙”需注明“70g白色，500張/包”）。預(yù)算科目：需與企業(yè)財務(wù)預(yù)算體系一致（如“原材料采購”“辦公費”“固定資產(chǎn)購置”）。供應(yīng)商信息：至少提供2家合格供應(yīng)商，報價需包含運費、稅費等所有費用，附供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）。采購方式建議：根據(jù)企業(yè)《采購管理辦法》填寫，達到公開招標金額標準的（如50萬元以上）必須選擇“招標”。四、成本控制關(guān)鍵注意事項（一）預(yù)算剛性約束，杜絕超預(yù)算采購嚴格執(zhí)行“無預(yù)算不采購，超預(yù)算不審批”原則，確需追加預(yù)算的，需提交《預(yù)算追加申請表》，說明追加原因、金額及對成本的影響，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后方可執(zhí)行。財務(wù)部每月匯總各部門采購預(yù)算執(zhí)行情況，對超預(yù)算部門進行預(yù)警，督促分析原因并整改。（二）供應(yīng)商管理，優(yōu)選性價比方案建立合格供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進行評價（包括價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等），淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參與競爭。大額采購采用公開招標或邀請招標，通過競爭降低采購成本；小額采購堅持“貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉”原則，留存比價記錄備查。（三）審批時效管理，避免流程延誤各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成（如部門負責(zé)人1個工作日、財務(wù)部1個工作日、分管領(lǐng)導(dǎo)2個工作日），緊急采購需求可啟動“綠色通道”，但需事后補全審批手續(xù)。采購部定期統(tǒng)計流程耗時，對審批節(jié)點超時的部門進行通報，保證采購效率。（四）采購執(zhí)行監(jiān)督，防范合規(guī)風(fēng)險采購合同需經(jīng)法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）審核，明確違約責(zé)任、質(zhì)量保證條款，避免合同糾紛導(dǎo)致成本增加。采購專員不得與供應(yīng)商存在利益關(guān)聯(lián)，禁止收受回扣、賄賂等行為，違者按企業(yè)規(guī)定