供應鏈管理產(chǎn)品采購流程指南一、適用范圍與應用場景本指南適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、零售業(yè)、服務業(yè)等）的產(chǎn)品采購環(huán)節(jié)，覆蓋從需求產(chǎn)生到付款結算的全流程管理。具體應用場景包括：常規(guī)采購：企業(yè)日常生產(chǎn)運營所需的標準化原材料、輔料、辦公用品等；項目專項采購：為特定項目（如新產(chǎn)品研發(fā)、工程建設）采購的非標設備、定制化物料；緊急采購：因突發(fā)需求（如設備故障、訂單激增）導致的臨時性采購；戰(zhàn)略采購：長期合作的大宗物料、核心零部件采購，需通過供應商優(yōu)化降低成本。二、采購流程全階段操作指引（一）需求提報與審核操作目標：明確采購需求，保證需求合理、合規(guī)，為后續(xù)采購提供依據(jù)。責任主體：需求部門、采購部門、財務部門。操作步驟：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目進度或庫存情況，填寫《產(chǎn)品采購申請表》（見模板1），詳細注明產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預估單價、總價、用途、需求到貨日期、技術參數(shù)（如適用）及緊急程度（一般/緊急）。部門審核：需求部門負責人對需求的必要性、合理性進行審批，確認數(shù)量與實際匹配、預算在部門可控范圍內(nèi)。采購部門復核：采購部門審核申請表完整性，重點核對：需求描述是否清晰（避免“一批物料”“辦公用紙”等模糊表述）；預估單價是否參考歷史采購價或市場行情，超預算需求是否說明原因；緊急采購是否附《緊急采購審批單》（需分管副總簽字）。財務部門確認：財務部門審核預算額度，保證采購資金已落實或符合公司資金計劃。輸出成果：審批通過的《產(chǎn)品采購申請表》（原件留存采購部，復印件抄送需求部門、財務部）。（二）供應商選擇與管理操作目標：通過規(guī)范化的供應商尋源與評估，選擇合格供應商，保障采購質量與成本控制。責任主體：采購部門、質檢部門、技術部門（如適用）、審計部門（監(jiān)督）。操作步驟：供應商尋源：常規(guī)采購：優(yōu)先從《合格供應商名錄》中選擇供應商（名錄內(nèi)供應商需通過年度評審）；新供應商開發(fā)：通過行業(yè)展會、招標平臺、行業(yè)協(xié)會等渠道收集供應商信息，要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如ISO9001、行業(yè)生產(chǎn)許可證）、近3年業(yè)績證明、產(chǎn)品檢測報告等。供應商資質審核：采購部門聯(lián)合質檢、技術部門對供應商資質進行初審，重點核查：營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍是否涵蓋采購產(chǎn)品；生產(chǎn)/經(jīng)營許可證書是否在有效期內(nèi)；特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）是否具備合規(guī)資質；財務狀況（資產(chǎn)負債率、現(xiàn)金流等）是否滿足合作要求。供應商評估與比價：對通過資質審核的供應商，至少邀請3家進行報價（緊急采購可適當減少，但需保留比價記錄）；組織技術部門對供應商產(chǎn)品質量（樣品測試報告、工藝標準）、交期（產(chǎn)能、物流能力）、服務（售后響應、退換貨政策）進行評估，填寫《供應商評估表》（見模板2）；綜合價格（占比40%）、質量（占比30%）、交期（占比20%）、服務（占比10%）計算綜合得分，選擇得分最高者作為候選供應商。供應商確定：候選供應商經(jīng)采購經(jīng)理*、分管副總審批后，納入《合格供應商名錄》；戰(zhàn)略采購需簽訂《供應商合作協(xié)議》，明確合作期限、供貨范圍、價格機制、違約責任等。輸出成果：《供應商資質審核表》《供應商評估表》《合格供應商名錄》《供應商合作協(xié)議》。（三）采購合同簽訂操作目標：通過書面合同明確雙方權利義務，規(guī)避法律風險，保障采購雙方權益。責任主體：采購部門、法務部門（審核）、供應商。操作步驟：合同起草：采購部門根據(jù)《產(chǎn)品采購申請表》、供應商報價及合作協(xié)議，起草《采購合同》（見模板3），核心條款包括：產(chǎn)品信息：名稱、規(guī)格型號、品牌（如指定）、數(shù)量、單價、總價（含稅/不含稅）；質量標準：國家標準、行業(yè)標準或雙方約定的技術參數(shù)，明確驗收方式（全檢/抽檢、抽樣標準）；交付條款：交貨時間（精確到日期）、地點（如“采購方指定倉庫”）、運輸方式（費用承擔方）、包裝要求；付款方式：預付款比例（通?！?0%）、到貨款比例（如60%）、質保金比例（如10%）及支付條件（如“到貨驗收合格后30日內(nèi)支付到貨款”）；違約責任：逾期交貨（按日收取違約金）、質量不合格（退換貨、賠償損失）、付款逾期（按LPR計息）等；爭議解決：約定仲裁或訴訟管轄地。合同審核：法務部門審核合同條款的合法性、嚴謹性，重點檢查違約責任是否明確、爭議解決方式是否合規(guī)、知識產(chǎn)權條款是否涉及第三方風險；采購部門根據(jù)審核意見修改合同，直至通過。合同簽署：雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章（合同章），采購部門將合同原件分發(fā)至需求部門、財務部、倉庫留存，掃描件同步存檔。輸出成果：經(jīng)雙方簽署的《采購合同》（一式N份，按公司存檔要求份數(shù)執(zhí)行）。（四）訂單執(zhí)行與交付跟蹤操作目標：保證供應商按合同約定及時、準確交付產(chǎn)品，保障采購進度。責任主體：采購部門、供應商、需求部門。操作步驟：訂單下達：采購部門根據(jù)合同簽訂結果，向供應商下達《采購訂單》（可基于合同模板，注明訂單號、交貨批次、特殊要求等），要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)確認訂單并反饋預計交貨日期。生產(chǎn)/備貨跟蹤：采購專員*定期與供應商對接，確認生產(chǎn)進度（如“已排產(chǎn)”“已完成30%”）、庫存情況，對交期風險（如原材料短缺、產(chǎn)能不足）提前預警，協(xié)調供應商調整計劃或尋找替代方案。物流安排：供應商按訂單要求發(fā)貨后，需將《發(fā)貨清單》（含產(chǎn)品名稱、數(shù)量、批次號、物流單號）同步發(fā)送至采購部門；采購部門將物流信息告知需求部門，保證收貨方做好接貨準備。輸出成果：《采購訂單》《發(fā)貨清單》、物流跟蹤記錄。（五）驗收入庫操作目標：核對交付產(chǎn)品與合同約定的一致性，保證數(shù)量準確、質量合格，辦理入庫手續(xù)。責任主體：需求部門、質檢部門、倉庫、采購部門。操作步驟：到貨核對：產(chǎn)品送達后，倉庫根據(jù)《發(fā)貨清單》核對外包裝完整性（是否破損、變形）、數(shù)量（與發(fā)貨單是否一致），如有差異當場記錄并反饋采購專員*。質量檢驗：質檢部門：依據(jù)合同約定的質量標準，對產(chǎn)品進行抽樣或全檢，填寫《產(chǎn)品驗收單》（見模板4），檢驗項目包括：外觀（無劃痕、污漬）、規(guī)格（尺寸、參數(shù)）、功能（如抗壓強度、導電率）、合格證/檢測報告是否齊全；需求部門：對產(chǎn)品的適用性（如非標設備的技術參數(shù)匹配度）進行確認，簽字驗收。入庫處理：合格產(chǎn)品：倉庫辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明入庫時間、倉庫貨位、批次號，同步更新庫存臺賬；不合格產(chǎn)品：質檢部門出具《不合格品處理單》，采購部門及時與供應商溝通，明確處理方式（退貨、換貨、降價接受），并跟蹤處理進度，保證問題產(chǎn)品不流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。輸出成果：《產(chǎn)品驗收單》《入庫單》《不合格品處理單》。（六）付款結算操作目標：依據(jù)合同約定完成貨款支付，保證財務流程合規(guī)，維護供應商合作關系。責任主體：采購部門、財務部門、供應商。操作步驟：發(fā)票核對：供應商開具符合稅務要求的增值稅專用發(fā)票，采購部門核對發(fā)票信息（產(chǎn)品名稱、數(shù)量、金額、稅額）與合同、訂單、驗收單是否一致，確認無誤后提交財務部門。付款審批：財務部門審核發(fā)票合規(guī)性、付款條件（如“到貨驗收合格后30日內(nèi)”），編制《付款申請單》，附合同、訂單、驗收單、發(fā)票等單據(jù)，按審批權限逐級簽字（采購經(jīng)理*→財務經(jīng)理→總經(jīng)理）?？铐椫Ц叮贺攧詹块T通過銀行轉賬等方式向供應商付款，付款后同步更新供應商應付賬款臺賬，并將付款憑證復印件抄送采購部門。對賬管理：采購部門每季度與供應商對賬，核對往來賬款是否一致，保證無遺漏或錯付。輸出成果：《付款申請單》、付款憑證、對賬記錄。三、關鍵環(huán)節(jié)模板工具包模板1：產(chǎn)品采購申請表申請部門申請人申請日期產(chǎn)品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）用途□日常生產(chǎn)□項目采購□緊急補貨□其他：________需求到貨日期技術參數(shù)（可附頁）：部門負責人審批：采購部門復核：財務部門確認：意見：__________意見：__________意見：__________簽字：__________簽字：__________簽字：__________日期：__________日期：__________日期：__________模板2：供應商評估表供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話注冊地址成立時間注冊資本主營業(yè)務資質證書（編號、有效期）：__________合作案例（項目名稱、時間、客戶評價）：__________評估指標評分標準（滿分100分）得分價格（40%）低于市場均價5%以上40分，持平30分，高5%以內(nèi)20分，高5%以上0分______質量（30%）抽檢合格率100%30分，≥95%20分，≥90%10分，＜90%0分______交期（20%）按時交付100%20分，延遲≤3天15分，延遲＞3天0分______服務（10%）售后響應≤24小時10分，≤48小時5分，＞48小時0分______總分______評估結論：□合格□不合格□有條件合格（需整改：__________）采購部門意見：質檢部門意見：技術部門意見：簽字：__________簽字：__________簽字：__________日期：__________日期：__________日期：__________模板3：采購合同（核心條款節(jié)選）合同編號：__________甲方（采購方）：__________乙方（供應商）：__________簽訂地點：__________簽訂日期：__________1.產(chǎn)品信息產(chǎn)品名稱規(guī)格型號品牌單位數(shù)量單價（元）總價（元）合計2.質量標準乙方交付的產(chǎn)品需符合以下標準：□國家標準（GB/T）□行業(yè)標準（HB）□雙方確認的技術附件（編號：__________），并附產(chǎn)品合格證、檢測報告。3.交付條款3.1交貨時間：______年______月______日前；3.2交貨地點：甲方指定倉庫（地址：__________）；3.3運輸方式：□乙方負責運費□甲方承擔運費，乙方代辦；3.4包裝要求：防潮、防震，包裝費用由______方承擔。4.付款方式□預付款：合同簽訂后______日內(nèi)，甲方向乙方支付總金額的______%；□到貨款：產(chǎn)品驗收合格后______日內(nèi)，甲方向乙方支付總金額的______%；□質保金：總金額的______%作為質保金，質保期滿（______個月）無質量問題后______日內(nèi)支付。5.違約責任5.1乙方逾期交貨，每延遲1日，按逾期部分金額的______%向甲方支付違約金，累計不超過合同總額的______%；逾期超過______日，甲方有權解除合同。5.2產(chǎn)品質量不合格，乙方應在______日內(nèi)更換或退貨，并承擔由此產(chǎn)生的費用；如給甲方造成損失，乙方應予以賠償。模板4：產(chǎn)品驗收單驗收單編號采購合同號采購訂單號產(chǎn)品名稱規(guī)格型號數(shù)量供應商到貨日期驗收日期驗收項目驗收標準結果（合格/不合格）外觀無破損、變形，標識清晰□合格□不合格（描述：__________）規(guī)格尺寸/參數(shù)符合合同約定□合格□不合格（實測值：__________）功能__________（如抗壓強度≥10MPa）□合格□不合格（實測值：__________）資料合格證、檢測報告齊全□合格□不合格（缺失：__________）綜合驗收結論：□合格□不合格（不合格品處理方式：□退貨□換貨□降價______%）需求部門確認：質檢部門確認：倉庫確認：簽字：__________簽字：__________簽字：__________日期：__________日期：__________日期：__________四、流程執(zhí)行核心注意事項（一）合規(guī)性管理嚴格執(zhí)行公司《采購管理制度》，嚴禁化整為零規(guī)避招標（如單筆采購超5萬元需公開招標）；緊急采購需經(jīng)分管副總審批，且事后3個工作日內(nèi)補辦手續(xù)，說明緊急原因；供應商選擇過程需保留比價記錄、評估表等資料，審計部門可隨時調閱。（二）風險控制質量風險：對關鍵物料（如原材料、核心零部件）要求供應商提供第三方檢測報告，必要時安排駐廠監(jiān)造；交期風險：對長周期物料（如定制化設備），在合同中約定逾期交貨的最高違約金比例（不超過合同總額的20%），并要求供應商提供產(chǎn)能證明；法律風險：合同條款需經(jīng)法務部門審核，避免使用“大概”“盡量”等模糊表述，明確違約責任和爭議解決方式。（三）溝通與協(xié)同需求部門變更采購需求（如數(shù)量、規(guī)格）時，需提前3個工作日書面通知采購部門，避免因信息滯后導致交期延誤；采購部門需定期向需求部門反饋供應商交期、質量表現(xiàn)